Утративший силу
При согласовании Менеджер ИСП вкладывает в карточку ПУД ссылку на письмо с актом контроля качества промежуточной работы и актом приема-передачи исполнительной документации в архив.
2Б3. После завершения согласования Отчета с положительными визами карточка ПУД автоматически направляется Сотруднику Управления ДОУ для распечатывания Отчета на подпись. Сотрудник Управления ДОУ контролирует обязательное наличие в цикле согласования положительной визы Менеджера по контролю и аналитике со стороны Инвестора из списка контактных лиц («просрочил» не приравнивается к визе «подписал»). После распечатывания отчета Сотрудник Управления ДОУ присваивает карточке ПУД в СЭД статус «На подписи».
После присвоения данного статуса Менеджер ИСП – автор Отчета в 1С и Инженер по контролю качества получают автоматическое уведомление о необходимости подписания нарочно Отчета о выполнении промежуточной работы и акта контроля качества промежуточной работы соответственно.
2Б4. После подписания Отчета о выполнении промежуточной работы нарочно обеими сторонами Сотрудник Управления ДОУ вкладывает в карточку ПУД подписанный экземпляр Отчета и присваивает карточке ПУД статус «Подписан». После этого, на следующий день, Отчет автоматически направляется на включение в сетку платежей и оплату Специалисту по сопровождению финансовых операций в информационных системах (консалтинговой организации, осуществляющей по договору с Инвестором управление расчетным счетом), а также Менеджеру по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора для контроля включения в сетку платежей. Одновременно с направлением на оплату отчет автоматически отражается в управленческом учете на сайте проекта.
- через регистрацию уведомления (как входящего письма), исполнительной документации, проекта Отчета о выполнении промежуточной работы в консалтинговой организации, осуществляющей по договору с Инвестором функции по приему, обработке, отправке документации.
- через отправку по электронной почте на рабочий адрес Менеджера ИСП уведомления, проекта Отчета о выполнении промежуточной работы, акта контроля качества и исполнительной документации (для ускорения процесса согласования) и через регистрацию только исполнительной документации в консалтинговой организации, осуществляющей по договору с Инвестором функции по приему, обработке, отправке документации.
2Б6. Специалист по информационной и технической поддержке Инвестора (см. список контактных лиц) с помощью формы «Карточка спецификации к договору по инвестиционному проекту» осуществляет контроль за своевременным подписанием Отчетов и акта приема-передачи выполненного Пакета работ.
2Б7. Автоматическое уведомление о превышении срока подписания акта приема-передачи пакета работ (когда подписаны Отчеты по всем промежуточным работам) направляется один раз в неделю на Контролера ответственного менеджера (Управляющего ИСП) и Ответственного менеджера (Менеджера ИСП) из карточки договора в СЭД.
Рисунок 5 – Последовательность операций Варианта 3А, когда Подрядчик и Инвестор работают в одной информационной системе бухгалтерского учета
С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса Спецификации к договорам подряда создаются Менеджерами ИСП по следующим правилам:
3А3. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора для актов приема-передачи выполненных работ входят: Управляющий ИСП (Контролер ответственного менеджера по договору); Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору); Менеджер по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора. При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД. Срок согласования три полных (полным днем считается день до 12:00) рабочих дня. Срок подписания ЭЦП акта приема-передачи выполненных работ – не более одного рабочего дня.
3А5. Оплата задолженности по проведенным ПУД в бухгалтерском учете, инициируется Исполнителем Подрядчика. Статус карточки ПУД не изменяется.
Рисунок 6 − Последовательность операций Варианта 3Б, когда Подрядчик и Инвестор не работают в одной информационной системе бухгалтерского учета
С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса Спецификации к договорам подряда создаются Менеджерами ИСП по следующим правилам:
3Б3. Карточку ПУД создает Сотрудник Управления ДОУ на основании поступивших ПУД от Подрядчика или Менеджера ИСП. Срок сдачи ПУД Менеджером ИСП: два рабочих дня, включая дату подписания ПУД Подрядчиком. При этом карточка ПУД после обработки на согласующих в СЭД приобретает статус «На согласовании».
3Б4. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора входят: Управляющий ИСП (Контролер ответственного менеджера по договору); Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД; Инженер по контролю качества (представитель Инвестора, осуществляющий контроль качества подрядных работ); Менеджер по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора. При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД. Срок согласования три полных (полным днем считается день до 12:00) рабочих дня. После завершения согласования (с положительными визами) карточка ПУД обрабатывается Менеджером по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора на Сотрудника Управления ДОУ. При этом, когда документ распечатан и ожидает подписания, карточка ПУД в СЭД приобретает статус «На подписании».
3Б5. Указание на проведение ПУД в 1С: Бухгалтерия в бухгалтерском учете дает в карточке ПУД Сотрудник Управления ДОУ после подписания ПУД нарочно.
3Б6. ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете создает (записывает) и проводит в 1С: Сотрудник Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем только на основании действующей спецификации к действующему договору в сроки, установленные по договору оказания услуг Инвестору. При этом, после отражения документа в учете, карточка ПУД в СЭД приобретает статус «Проведенный».
3Б7. Документ поступления в 1С: Бухгалтерия может создаваться Бухгалтером по сопровождению автоматизированных учетных процессов следующими тремя способами:
2) по данным проведенных в управленческом учете отчетов о выполнении промежуточных работ (кроме последнего отчета) и данным из спецификаций к договору на выполнение подрядной работы;
3) по данным только спецификаций к договору на выполнение подрядной работы, когда Подрядчик не получал авансовых выплат по промежуточным работам и направил в адрес Заказчика акт приема-передачи выполненного пакета работ без отчета (-ов) о выполнении промежуточной (-ых) работ.
3Б8. Задание на внесение в сетку платежей дается в карточке ПУД Менеджером ИСП на Менеджера по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора после проведения ПУД в бухгалтерском учете. Статус карточки ПУД не изменяется.
Действие 4: Отражение фактических расходов по пакетам работ в бюджете ИСП по поставленным машинам и механизмам и прочим услугам компаний
Рисунок 7 − Последовательность операций Варианта 4А, когда Поставщик и Инвестор работают в одной информационной системе бухгалтерского учета
С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса Спецификации к договорам поставки создаются Менеджерами ИСП по следующим правилам:
4А2. Спецификации с видом печатной формы «ПРАЙС» также должны быть привязаны к проекту и пакету работ из бюджета инвестиционного проекта.
4А3. Для договоров поставки спецификации с видом печатной формы «ПРАЙС» допускаются только для дублирующих позиций машин/механизмов/материалов. При проведении ПУД автоматически контролируется не превышение суммы по всем спецификациям к договору поставки: лимитным и прайсовым.
4А4. Для договоров оказания консалтинговых и прочих услуг количество спецификаций должно соответствовать количеству инвестиционно-строительных проектов.