Последовательность операций представлена на рисунке 1:

С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса спецификации к договорам поставки создаются менеджерами ИСП по следующим правилам:

- к отменяемой спецификации создается в 1С: Бухгалтерия документ «Сторно спецификации» (подсистема «Управление договорами/ Документы»), который отменяет привязку спецификации к бюджету инвестиционного проекта и обнуляет остатки по спецификации (для исключения возможности будущих приходов по этой спецификации; проведенные ПУД в бухгалтерском учете до момента создания документа «Сторно спецификации» остаются связанными с отменяемой спецификацией);

- затем, на основании документа «Сторно спецификации», создается новая спецификация, содержащая строки из отменяемой, по которым не была выполнена поставка, при необходимости строки редактируются и добавляются новые; после привязки новой спецификации к договору данная спецификация отправляется на согласование и подписание ЭЦП или нарочно и, затем переводится в действующую по поручению Менеджера ИСП Сотрудником структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющей функции по приему, обработке, отправке документации (далее − Сотрудника Управления ДОУ);

- в том случае, когда по условиям договора новая спецификация заменяет старую (например, см. п. 11.2 для СТД № 009-2012 Договор строительного подряда (из материалов заказчика)) сторнированная спецификация отсоединяется Менеджером ИСП от договора в СЭД через функцию «Разорвать связь».

1А5. При создании документа реализации/поступления в 1С: Бухгалтерия, с целью исключения перерасхода по бюджету проекта, автоматически контролируется не превышение поставляемого количества заказанному по остаткам каждой позиции одноименного Товара/Работы/Услуги из спецификации к договору поставки.

1А7. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора по Лотус входят: Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору).

1А8. ПУД (ТОРГ-12) подписывают ЭЦП через карточку ПУД: Исполнитель Поставщика и Менеджер ИСП, имеющие доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору). Срок согласования и подписания ЭЦП − один рабочий день.

1А9. ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете проводится автоматически (см. МИ «Централизованные поставки, продажа по проекту») после подписания ЭЦП ТОРГ-12 обеими сторонами и Счет-фактуры (выданной) Исполнителем Поставщика, имеющим доверенность на подписание ПУД.

Вариант 1Б: Поставщик и Инвестор не работают в одной информационной системе бухгалтерского учета

Последовательность операций представлена на рисунке 2.

С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса Спецификации к договорам поставки создаются Менеджерами ИСП по следующим правилам:

1Б5. Карточку ПУД создает Сотрудник Управления ДОУ на основании поступивших ПУД от Поставщика или Менеджера ИСП в течение двух рабочих дней. Срок сдачи ПУД: два рабочих дня, включая дату подписания ПУД Поставщиком. При этом карточка ПУД Менеджером ИСП после обработки на согласующих в СЭД приобретает статус «На согласовании».

1Б6. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора по Лотус входит Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору). Срок согласования один полный (полным днем считается день до 12:00) рабочий день. После завершения согласования (с положительными визами) карточка ПУД обрабатывается Менеджером ИСП на Сотрудника Управления ДОУ. При этом, когда документ ожидает подписания, карточка ПУД в СЭД приобретает статус «На подписании». Срок подписания отчета Менеджером ИСП – один рабочий день.

1Б7. ПУД (поступление на Инвестора) регистрирует (записывает) в 1С: Бухгалтерия Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору), только на основании действующей спецификации к действующему договору. Номер и дата созданного документа в 1С: Бухгалтерия указывается им в карточке ПУД одновременно с ее согласованием. Срок для создания документа в 1С: Бухгалтерия – два рабочих дня от даты подписания ПУД Поставщиком.

1Б8. Указание на проведение ПУД в 1С: Бухгалтерия в бухгалтерском учете дается в карточке ПУД Сотрудником Управления ДОУ в течение трех рабочих дней после подписания ПУД нарочно.

1Б9. ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете подтверждает в 1С: Бухгалтерия Сотрудник Управление по Внедрению и сопровождению корпоративных систем. При этом, после отражения документа в учете, карточка ПУД в СЭД приобретает статус «Проведенный» в сроки, установленные по договору оказания услуг Инвестору.

1Б10. Задание на внесение в сетку платежей дается в карточке ПУД Менеджером ИСП на Менеджера по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора после проведения ПУД в бухгалтерском учете. При этом статус карточки ПУД в СЭД не изменяется.

Действие 2: Отражение фактических расходов по пакетам работ в бюджете ИСП по промежуточным работам

2) затем после выполнения всех промежуточных работ по пакету работ происходит отражение в управленческом и бухгалтерском учете актов приёма-сдачи выполненных работ (см. Действие 3). После отражения в учете актов приема-сдачи отчёты о выполнении промежуточных работ удаляются из Карточки пакета работ по расходам бюджета инвестиционного проекта на сайте проекта.

Вариант 2А: Подрядчик и Инвестор работают в одной информационной системе бухгалтерского учета

2А1. Отчеты о выполнении промежуточных работ создаются в 1С: Бухгалтерия Подрядчиками самостоятельно и направляются на согласование Инвестору по системе электронного документооборота.

2А2. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора (отчета о выполнении промежуточной работы) входят: Управляющий ИСП (Контролер ответственного менеджера по договору); Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору); Менеджер по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора. Срок согласования и Отчета – не более трех рабочих дней каждым из согласующих. Срок подписания Отчета ЭЦП – не более одного рабочего дня.

2А3. После подписания отчета о выполнении промежуточной работы ЭЦП обеими сторонами, отчет автоматически отражается в управленческом учете на сайте проекта. Исполнитель Подрядчика присваивает статус карточки ПУД «Проведенный».

2А4. Оплата задолженности по проведенным ПУД (отчетам о выполнении промежуточных работ) в управленческом учете, инициируется Исполнителем Подрядчика. После направления задания на внесение в сетку платежей, статус карточки ПУД не изменяется.

Вариант 2Б: Подрядчик и Инвестор не работают в одной информационной системе бухгалтерского учета

2Б1. После получения уведомления по СЭД от Сотрудника Управления ДОУ или копий документов по электронной почте от Подрядчика Менеджер ИСП создает в 1С: Бухгалтерия Отчет о выполнении промежуточных работ (СТО Форма документа «Отчет о выполнении промежуточных работ») и выгружает его из 1С: Бухгалтерия в СЭД для согласования и подписания.

2Б2. В цикл ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОГО согласования карточки ПУД со стороны Инвестора (Отчета о выполнении промежуточной работы) входят: Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору); Инженер по контролю качества (представитель Инвестора, осуществляющий контроль качества подрядных работ – только для согласования акта контроля качества промежуточной работы); Управляющий ИСП (Контролер ответственного менеджера по договору); Менеджер по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора. Сроки согласования указаны на рис. 4. При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД.

При согласовании Менеджер ИСП вкладывает в карточку ПУД ссылку на письмо с актом контроля качества промежуточной работы и актом приема-передачи исполнительной документации в архив.

2Б3. После завершения согласования Отчета с положительными визами карточка ПУД автоматически направляется Сотруднику Управления ДОУ для распечатывания Отчета на подпись. Сотрудник Управления ДОУ контролирует обязательное наличие в цикле согласования положительной визы Менеджера по контролю и аналитике со стороны Инвестора из списка контактных лиц («просрочил» не приравнивается к визе «подписал»). После распечатывания отчета Сотрудник Управления ДОУ присваивает карточке ПУД в СЭД статус «На подписи».

После присвоения данного статуса Менеджер ИСП – автор Отчета в 1С и Инженер по контролю качества получают автоматическое уведомление о необходимости подписания нарочно Отчета о выполнении промежуточной работы и акта контроля качества промежуточной работы соответственно.

2Б4. После подписания Отчета о выполнении промежуточной работы нарочно обеими сторонами Сотрудник Управления ДОУ вкладывает в карточку ПУД подписанный экземпляр Отчета и присваивает карточке ПУД статус «Подписан». После этого, на следующий день, Отчет автоматически направляется на включение в сетку платежей и оплату Специалисту по сопровождению финансовых операций в информационных системах (консалтинговой организации, осуществляющей по договору с Инвестором управление расчетным счетом), а также Менеджеру по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора для контроля включения в сетку платежей. Одновременно с направлением на оплату отчет автоматически отражается в управленческом учете на сайте проекта.

- через регистрацию уведомления (как входящего письма), исполнительной документации, проекта Отчета о выполнении промежуточной работы в консалтинговой организации, осуществляющей по договору с Инвестором функции по приему, обработке, отправке документации.

- через отправку по электронной почте на рабочий адрес Менеджера ИСП уведомления, проекта Отчета о выполнении промежуточной работы, акта контроля качества и исполнительной документации (для ускорения процесса согласования) и через регистрацию только исполнительной документации в консалтинговой организации, осуществляющей по договору с Инвестором функции по приему, обработке, отправке документации.

2Б6. Специалист по информационной и технической поддержке Инвестора (см. список контактных лиц) с помощью формы «Карточка спецификации к договору по инвестиционному проекту» осуществляет контроль за своевременным подписанием Отчетов и акта приема-передачи выполненного Пакета работ.

2Б7. Автоматическое уведомление о превышении срока подписания акта приема-передачи пакета работ (когда подписаны Отчеты по всем промежуточным работам) направляется один раз в неделю на Контролера ответственного менеджера (Управляющего ИСП) и Ответственного менеджера (Менеджера ИСП) из карточки договора в СЭД.

Действие 3: Отражение фактических расходов по пакетам работ в бюджете ИСП по выполненным работам

Вариант 3А: Подрядчик и Инвестор работают в одной информационной системе бухгалтерского учета

С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса Спецификации к договорам подряда создаются Менеджерами ИСП по следующим правилам:

3А3. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора для актов приема-передачи выполненных работ входят: Управляющий ИСП (Контролер ответственного менеджера по договору); Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору); Менеджер по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора. При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД. Срок согласования три полных (полным днем считается день до 12:00) рабочих дня. Срок подписания ЭЦП акта приема-передачи выполненных работ – не более одного рабочего дня.

3А4. ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете проводится автоматически после подписания ЭЦП акта приема-передачи выполненных работ обеими сторонами. Карточка ПУД автоматически получает статус «Проведенный».

Вариант 3Б: Подрядчик и Инвестор не работают в одной информационной системе бухгалтерского учета

3Б3. Карточку ПУД создает Сотрудник Управления ДОУ на основании поступивших ПУД от Подрядчика или Менеджера ИСП. Срок сдачи ПУД Менеджером ИСП: два рабочих дня, включая дату подписания ПУД Подрядчиком. При этом карточка ПУД после обработки на согласующих в СЭД приобретает статус «На согласовании».

3Б4. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора входят: Управляющий ИСП (Контролер ответственного менеджера по договору); Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД; Инженер по контролю качества (представитель Инвестора, осуществляющий контроль качества подрядных работ); Менеджер по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора. При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД. Срок согласования три полных (полным днем считается день до 12:00) рабочих дня. После завершения согласования (с положительными визами) карточка ПУД обрабатывается Менеджером по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора на Сотрудника Управления ДОУ. При этом, когда документ распечатан и ожидает подписания, карточка ПУД в СЭД приобретает статус «На подписании».

3Б6. ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете создает (записывает) и проводит в 1С: Сотрудник Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем только на основании действующей спецификации к действующему договору в сроки, установленные по договору оказания услуг Инвестору. При этом, после отражения документа в учете, карточка ПУД в СЭД приобретает статус «Проведенный».

2) по данным проведенных в управленческом учете отчетов о выполнении промежуточных работ (кроме последнего отчета) и данным из спецификаций к договору на выполнение подрядной работы;

3) по данным только спецификаций к договору на выполнение подрядной работы, когда Подрядчик не получал авансовых выплат по промежуточным работам и направил в адрес Заказчика акт приема-передачи выполненного пакета работ без отчета (-ов) о выполнении промежуточной (-ых) работ.

3Б8. Задание на внесение в сетку платежей дается в карточке ПУД Менеджером ИСП на Менеджера по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора после проведения ПУД в бухгалтерском учете. Статус карточки ПУД не изменяется.

Действие 4: Отражение фактических расходов по пакетам работ в бюджете ИСП по поставленным машинам и механизмам и прочим услугам компаний

Вариант 4А: Поставщик и Инвестор работают в одной информационной системе бухгалтерского учета

4А3. Для договоров поставки спецификации с видом печатной формы «ПРАЙС» допускаются только для дублирующих позиций машин/механизмов/материалов. При проведении ПУД автоматически контролируется не превышение суммы по всем спецификациям к договору поставки: лимитным и прайсовым.

4А6. Карточку ПУД создает Поставщик. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора входит Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору). Срок согласования три полных (полным днем считается день до 12:00) рабочих дня. ПУД в течение одного рабочего дня после завершения согласования подписывает ЭЦП Менеджер ИСП и Исполнитель Поставщика, имеющие доверенность на подписание ПУД.

4А7. ПУД (реализация от Поставщика) и ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете проводится автоматически только на основании действующей спецификации к действующему договору после подписания ЭЦП акта приема-передачи выполненных услуг обеими сторонами. Статус карточки ПУД автоматически меняется на «Проведенный».

Вариант 4Б: Поставщик и Инвестор не работают в одной информационной системе бухгалтерского учета

4Б4. Карточку ПУД создает Сотрудник Управления ДОУ на основании поступивших ПУД от Поставщика или Менеджера ИСП. Срок сдачи ПУД Менеджером ИСП: два рабочих дня, включая дату подписания ПУД Поставщиком. При этом карточка ПУД после обработки на согласующих в СЭД приобретает статус «На согласовании».

4Б5. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора входит Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору). При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД. Срок согласования три полных (полным днем считается день до 12:00) рабочих дня.

4Б6. После завершения согласования (с положительными визами) ПУД распечатывается Сотрудником Управления ДОУ. При этом, когда документ распечатан и ожидает подписания, карточка ПУД в СЭД приобретает статус «На подписании».

4Б7. ПУД (поступление на Инвестора) создает (записывает) в 1С: Бухгалтерия Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД. Номер и дата созданного документа в 1С: Бухгалтерия указывается им в карточке договора. Срок для создания документа в 1С: Бухгалтерия – два рабочих дня от даты подписания ПУД Поставщиком.

4Б8. Указание на проведение ПУД в 1С: Бухгалтерия в бухгалтерском учете после его подписания нарочно дается на Бухгалтера по сопровождению автоматизированных учетных процессов в карточке ПУД Сотрудником Управления ДОУ.

4Б9. ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете проводит в 1С: Бухгалтерия Сотрудник Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем только на основании действующей спецификации к действующему договору в сроки, установленные по договору оказания услуг Инвестору. При этом, после отражения документа в учете, карточка ПУД в СЭД приобретает статус «Проведенный».

4Б10. Задание на внесение в сетку платежей дается в карточке ПУД Менеджером ИСП на Менеджера по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора после проведения ПУД в бухгалтерском учете. Статус карточки ПУД не изменяется.

Действие 5: Контроль достоверности данных по фактическим расходам в бюджете инвестиционно-строительного проекта на сайте проекта

5.1. Специалист по информационной и технической поддержки Инвестора (см. список контактных лиц) ежеквартально после 15 числа месяца следующего за отчетным запускает за прошедший отчетный период сверочный отчет в 1С: Бухгалтерия «Проверочный отчет по отражению факта доходов и расходов на сайте проектов» (подсистема «Услуги организаций/ Отчеты») по всем инвестиционно-строительным проектам, по которым он осуществляет поддержку.

5.2. На основании информации с сайта проектов по спецификациям к действующим договорам, по отчетам о выполнении пакетов работ второго уровня и из данного отчета о документах поступлений, отраженных и не отраженных на сайте проектов, Специалист по информационной и технической поддержки Инвестора производит исправление ошибок в отражении данных на сайте проектов и производит анализ причин не отражения данных. Выверенный результат Специалист по информационной и технической поддержки Инвестора отражает в отчете по форме «Отчет «Анализ исполнения графика и бюджета инвестиционного проекта»

5.3. В том случае, когда причины не носят систематический характер, Специалист по информационной и технической поддержки Инвестора производит ручное отражения факта на сайте проектов до 20 числа текущего месяца за прошедший отчетный период.

5.4. В том случае, когда причины носят систематический характер, Специалист по информационной и технической поддержки Инвестора направляет в формате файла EXCEL на Ведущего методолога, до 20 числа текущего месяца за прошедший отчетный период, перечень не отраженных на сайте ИСП документов поступлений с указанием установленных причин.

5.5. Специалист по информационной и технической поддержки Инвестора должен обеспечить 99,9% соответствия данных на сайте проектов по бюджету ИСП данным, отраженным в бухгалтерском учете в 1С: Бухгалтерия за текущий отчетный период.

Действие 6: Порядок внесения изменений в данные по фактическим расходам в бюджете ИСП на сайте проекта

6.1. Основанием для внесения изменений в комплект отчетных документов (например, изменение инвестиционного-строительного проекта для учета расходов, корректировка количества, наименования, перемещение ТМЦ с объекта на объект с указанием инвестиционных проектов и Соглашения на выдачу/получение займа (функционал указания проектов и соглашения находится в разработке)) является Письмо по СЭД на Главного бухгалтера Инвестора за подписью (ЭЦП) Менеджера ИСП, имеющего доверенность на подписание ПУД, и подписью (ЭЦП) Специалиста по информационной и технической поддержки Инвестора.

Согласно регламента закрытия периода редактирования документов, Сотрудник Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов имеет право внести изменения до 10 числа месяца, следующего за месяцем закрытия периода. В случае выявления расхождений Менеджер ИСП должен согласовать открытие периода с Главным бухгалтером по организации Инвестора в том же письме.

6.2. Основанием для сторнирования хозяйственных операций (например, возврат бракованного товара, возврат излишков, возвратной тары) является Письмо/ Претензионное письмо на Поставщика за подписью Менеджера ИСП, имеющего доверенность на подписание ПУД, с копией на Главного бухгалтера Инвестора.

6.3. Внесение изменений и сторнирование хозяйственных операций (в том числе при оформлении возврата излишков и возвратной тары) выполняет в информационной системе Сотрудником Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов на основании документов по п. 6.1, 6.2.

6.5. При подписании актов взаиморасчетов с Подрядчиками/ Поставщиками в рамках перераспределения сумм между договорами одного Инвестора, но разных ИСП, данные изменения отражаются Главным бухгалтером по организации Инвестора по документу в 1С: Бухгалтерия «Корректировка взаиморасчетов». При выполнении данной корректировки указываются инвестиционные проекты – доноры и акцепты, а также указывается номер Соглашения на выдачу/получение займа (функционал указания проектов и соглашения находится в разработке).

6.6. Как по мере выполнения работ по инвестиционному проекту, так и при подготовке к его закрытию Главный бухгалтер по организации Инвестора по документу в 1С: Бухгалтерия «Распределение объектов инфраструктуры» проводит распределение расходов с одного инвестиционного проекта на другой на основании Распоряжения за подписью Инвестора с указанием базы распределения. При выполнении данного распределения указываются инвестиционные проекты – доноры и акцепты, а также скорректированный акт приема-передачи СЧА (функционал указания проектов и акта находится в разработке).

После закрытия Инвестиционно-строительного проекта (донора) Менеджер по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора подготавливает Решение ЕИО о перераспределении расходов с Инвестиционного проекта развития территории на закрытый проект и направляет его на Главного бухгалтера Инвестора.

После закрытия Инвестиционно-строительного проекта (акцепта, а именно инфраструктурного проекта) Специалист информационной и технической поддержки Инвестора (см. список контактных лиц) подготавливает Решение ЕИО о перераспределении расходов с этого проекта на действующие ИСП (доноры) и направляет его Главного бухгалтера Инвестора.

СТО УП «Регламент отражения фактических расходов в бюджете инвестиционно-строительного проекта (ИСП)»

Действие 1: Отражение фактических расходов по пакетам работ в бюджете инвестиционно-строительного проекта (ИСП) по поставленным материалам

Вариант 1А: Поставщик и Инвестор работают в одной информационной системе бухгалтерского учета