Утративший силу
Рисунок 2 − Последовательность операций Варианта 1Б, когда Поставщик и Инвестор не работают в одной информационной системе
С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса Спецификации к договорам поставки создаются Менеджерами ИСП по следующим правилам:
1Б4. ПУД (ТОРГ-12) подписывает нарочно Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору).
1Б5. Карточку ПУД создает Сотрудник Управления ДОУ на основании поступивших ПУД от Поставщика или Менеджера ИСП в течение двух рабочих дней. Срок сдачи ПУД: два рабочих дня, включая дату подписания ПУД Поставщиком. При этом карточка ПУД Менеджером ИСП после обработки на согласующих в СЭД приобретает статус «На согласовании».
1Б6. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора по Лотус входит Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору). Срок согласования один полный (полным днем считается день до 12:00) рабочий день. После завершения согласования (с положительными визами) карточка ПУД обрабатывается Менеджером ИСП на Сотрудника Управления ДОУ. При этом, когда документ ожидает подписания, карточка ПУД в СЭД приобретает статус «На подписании». Срок подписания отчета Менеджером ИСП – один рабочий день.
1Б7. ПУД (поступление на Инвестора) регистрирует (записывает) в 1С: Бухгалтерия Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору), только на основании действующей спецификации к действующему договору. Номер и дата созданного документа в 1С: Бухгалтерия указывается им в карточке ПУД одновременно с ее согласованием. Срок для создания документа в 1С: Бухгалтерия – два рабочих дня от даты подписания ПУД Поставщиком.
1Б8. Указание на проведение ПУД в 1С: Бухгалтерия в бухгалтерском учете дается в карточке ПУД Сотрудником Управления ДОУ в течение трех рабочих дней после подписания ПУД нарочно.
1Б9. ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете подтверждает в 1С: Бухгалтерия Сотрудник Управление по Внедрению и сопровождению корпоративных систем. При этом, после отражения документа в учете, карточка ПУД в СЭД приобретает статус «Проведенный» в сроки, установленные по договору оказания услуг Инвестору.
1Б10. Задание на внесение в сетку платежей дается в карточке ПУД Менеджером ИСП на Менеджера по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора после проведения ПУД в бухгалтерском учете. При этом статус карточки ПУД в СЭД не изменяется.
1) сначала в управленческом учёте происходит отражение отчётов о выполнении промежуточных работ с целью авансирования работ Подрядчика (см. Действие 2);
2) затем после выполнения всех промежуточных работ по пакету работ происходит отражение в управленческом и бухгалтерском учете актов приёма-сдачи выполненных работ (см. Действие 3). После отражения в учете актов приема-сдачи отчёты о выполнении промежуточных работ удаляются из Карточки пакета работ по расходам бюджета инвестиционного проекта на сайте проекта.
Рисунок 3 – Последовательность операций Варианта 2А, когда Подрядчик и Инвестор работают в одной информационной системе бухгалтерского учета
2А1. Отчеты о выполнении промежуточных работ создаются в 1С: Бухгалтерия Подрядчиками самостоятельно и направляются на согласование Инвестору по системе электронного документооборота.
2А2. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора (отчета о выполнении промежуточной работы) входят: Управляющий ИСП (Контролер ответственного менеджера по договору); Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору); Менеджер по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора. Срок согласования и Отчета – не более трех рабочих дней каждым из согласующих. Срок подписания Отчета ЭЦП – не более одного рабочего дня.
2А3. После подписания отчета о выполнении промежуточной работы ЭЦП обеими сторонами, отчет автоматически отражается в управленческом учете на сайте проекта. Исполнитель Подрядчика присваивает статус карточки ПУД «Проведенный».
2А4. Оплата задолженности по проведенным ПУД (отчетам о выполнении промежуточных работ) в управленческом учете, инициируется Исполнителем Подрядчика. После направления задания на внесение в сетку платежей, статус карточки ПУД не изменяется.
Рисунок 4 − Последовательность операций Варианта 2Б, когда Подрядчик и Инвестор не работают в одной информационной системе бухгалтерского учета
2Б1. После получения уведомления по СЭД от Сотрудника Управления ДОУ или копий документов по электронной почте от Подрядчика Менеджер ИСП создает в 1С: Бухгалтерия Отчет о выполнении промежуточных работ (СТО Форма документа «Отчет о выполнении промежуточных работ») и выгружает его из 1С: Бухгалтерия в СЭД для согласования и подписания.
2Б2. В цикл ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОГО согласования карточки ПУД со стороны Инвестора (Отчета о выполнении промежуточной работы) входят: Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору); Инженер по контролю качества (представитель Инвестора, осуществляющий контроль качества подрядных работ – только для согласования акта контроля качества промежуточной работы); Управляющий ИСП (Контролер ответственного менеджера по договору); Менеджер по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора. Сроки согласования указаны на рис. 4. При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД.
При согласовании Менеджер ИСП вкладывает в карточку ПУД ссылку на письмо с актом контроля качества промежуточной работы и актом приема-передачи исполнительной документации в архив.
2Б3. После завершения согласования Отчета с положительными визами карточка ПУД автоматически направляется Сотруднику Управления ДОУ для распечатывания Отчета на подпись. Сотрудник Управления ДОУ контролирует обязательное наличие в цикле согласования положительной визы Менеджера по контролю и аналитике со стороны Инвестора из списка контактных лиц («просрочил» не приравнивается к визе «подписал»). После распечатывания отчета Сотрудник Управления ДОУ присваивает карточке ПУД в СЭД статус «На подписи».
После присвоения данного статуса Менеджер ИСП – автор Отчета в 1С и Инженер по контролю качества получают автоматическое уведомление о необходимости подписания нарочно Отчета о выполнении промежуточной работы и акта контроля качества промежуточной работы соответственно.
2Б4. После подписания Отчета о выполнении промежуточной работы нарочно обеими сторонами Сотрудник Управления ДОУ вкладывает в карточку ПУД подписанный экземпляр Отчета и присваивает карточке ПУД статус «Подписан». После этого, на следующий день, Отчет автоматически направляется на включение в сетку платежей и оплату Специалисту по сопровождению финансовых операций в информационных системах (консалтинговой организации, осуществляющей по договору с Инвестором управление расчетным счетом), а также Менеджеру по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора для контроля включения в сетку платежей. Одновременно с направлением на оплату отчет автоматически отражается в управленческом учете на сайте проекта.
- через регистрацию уведомления (как входящего письма), исполнительной документации, проекта Отчета о выполнении промежуточной работы в консалтинговой организации, осуществляющей по договору с Инвестором функции по приему, обработке, отправке документации.
- через отправку по электронной почте на рабочий адрес Менеджера ИСП уведомления, проекта Отчета о выполнении промежуточной работы, акта контроля качества и исполнительной документации (для ускорения процесса согласования) и через регистрацию только исполнительной документации в консалтинговой организации, осуществляющей по договору с Инвестором функции по приему, обработке, отправке документации.
2Б6. Специалист по информационной и технической поддержке Инвестора (см. список контактных лиц) с помощью формы «Карточка спецификации к договору по инвестиционному проекту» осуществляет контроль за своевременным подписанием Отчетов и акта приема-передачи выполненного Пакета работ.
2Б7. Автоматическое уведомление о превышении срока подписания акта приема-передачи пакета работ (когда подписаны Отчеты по всем промежуточным работам) направляется один раз в неделю на Контролера ответственного менеджера (Управляющего ИСП) и Ответственного менеджера (Менеджера ИСП) из карточки договора в СЭД.
