(Для менеджеров должно войти в привычку отчитываться по задачам в назначенный день недели, для построения качественного отслеживания реализации проекта, с целью принятия необходимых решений, если пойдет какое-либо отклонение в реализации проекта. Причем, в регламенте работы менеджера указано, что он должен еженедельно отчитываться по работам в ИС управления проектами).

Способ отчетности: трудозатраты за период.

Пользователь вводит фактическое начало задачи, фактические трудозатраты за период. После данных процедур пользователь отправляет информацию на утверждение руководителю. После ознакомления руководитель обновляет и опубликовывает изменения. Ответственным за корректное внесение информации и актуальность представленной на сайте информации по проекту является управляющий ИСП.

Заполнение отчетности происходит в несколько этапов.

На сайте PWA выбирается вкладка «задачи», отображающая все назначенные задачи, по которым необходимо отчитываться еженедельно (находятся на исполнении в данный момент). Выбирается отчетный период, через кнопку «выбрать период».

Выбирается представление – мои назначения (менеджеры ИСП). Группировка в данном представлении упорядочивает информацию пошагово, 1 шаг – имя проекта, 2 шаг – имя задачи (рис. 35).

1646 × 831 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 35

Далее вводится фактическое начало задачи;

Вводятся фактические трудозатраты по задаче; (Если вы введете в столбец «Итого за период» сразу потраченные на задачу часы, то система автоматически введет дату фактического начала, равную дате начала)

Выбирается галочка слева напротив задачи (рис. 36), и нажимаем «сохранить»;

1664 × 543 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 36

Выбирается вкладка «Отправить состояние – выбранные задачи» на утверждение управляющему ИСП (рис. 37).

Рис. 37

После данных шагов все заполненные задачи автоматически отправляются управляющему ИСП.

Управляющий ИСП заходит во вкладку утверждения (рис. 38) :

1920 × 1080 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 38

Управляющий ИСП просматривает от кого, какие задачи, с какими данными ему пришли на согласование и если он соглашается с ними, то проставляет галочки напротив задач и нажимает на кнопку «принять» (рис. 39).

1920 × 1080 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 39

Приняв данные задачи управляющему ИСП необходимо перейти на вкладку «Обновление состояния» (рис. 40)

1920 × 1080 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 40

Вкладка «обновление состояния» (рис. 41), на данной вкладке представлена информация о состоянии утвержденных ранее работ.

1920 × 1080 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 41

На вкладке «обновления состояния» (рис. 42) управляющему ИСП необходимо выбрать все утвержденные ранее задачи и нажать кнопку «Опубликовать», публикация нужна для внесения утвержденных данных в проект.

1920 × 1080 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 42

Если все действия были выполнены правильно, то на вкладке «обновления состояния» отобразится, что утвержденные задачи опубликованы (рис. 43). Перейдя в проект, можно убедиться, что задачи обновлены.

1920 × 1080 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 43

Добавить документ на сайт проекта:

Необходимо прикрепить документ на сайт проекта, нажав в разделе «документы» (рис. 44) ссылку: "создайте документ".

Рис. 44

Откроется меню «Добавление документа» (рис. 45)

Через кнопку «обзор» необходимо добавить документ и выбрать необходимую папку для размещения документа.

Рис. 45

Для создания обсуждения (рис. 46) следует нажать ссылку «новое обсуждение».

1076 × 632 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 46

Ввести необходимые данные (рис. 47):1) тему обсуждения; 2) текст обсуждения;

1076 × 731 пикс.     Открыть в новом окне

Рис. 47