Исходящее письмо с запросом коммерческих предложений направляется в формате PDF, подписанное автором электронно-цифровой подписью, с адреса электронной почты, выделенным для ведения переписки по инвестиционному проекту и указанному по соответствующему менеджеру по управлению инвестированием в договоре на управление инвестиционным проектом.

Все Входящие письма, полученные по электронной почте или через систему электронного документооборота, и связанные с ними Исходящие письма вкладываются автором запроса коммерческого предложения в виде ссылок в Письмо выбора Поставщика/Подрядчика в системе электронного документооборота.

1.3.3. Обязан обеспечить Размещение информации о новой компании на сайте юридических лиц, в т.ч. обеспечить размещение обновленной информации для договоров с авансовыми платежами по выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) (сроком давности не более 2 месяцев для закупок товаров/работ/услуг стоимостью более 500 тыс. руб. и не более 6 месяцев – в остальных случаях); обновленной информации по свидетельству о допуске СРО для соответствующих видов работ.

1.3.4. Обязан оформить результаты выбора Поставщика/Подрядчика письмом на Управляющего ИСП с указанием варианта закупки (Безтендерная закупка/ Безальтернативная/ Безотлагательная/ По результатам тендера) и приложением следующих документов:

• ссылок на входящие и исходящие письма относительно запросов на коммерческие предложения
• портфолио организации (для вариантов закупки: Безтендерная и По результатам тендера) с приложением списка рекомендателей с указанием номеров телефонов, дат и содержания рекомендаций, названия организации и ФИО респондента
• результатов выездного аудита Поставщика , отсутствующего на сайте юридических лиц, для договоров на сумму более 1,5 млн. рублей. Предмет выездного аудита:
  • аффилированность с компаниями, находящимся в Реестре недобросовестных контрагентов;
  • учет Поставщиком требований клиента при заключении договора на поставку;
  • осуществление Поставщиком процесса закупок, включая оценку поставщиков сырья и материалов и их входного контроля;
  • складирование Поставщиком сырья и материалов (обеспечение сохранности и выполнение требований к хранению);
  • производство и контроль качества продукции на всех этапах;
  • выходной контроль готовой продукции;
  • складирование и поставка готовой продукции (оценивается, при возможности, дисциплина поставок);
  • пост гарантийное обслуживание (действия после поставки, если это предусмотрено);
  • работа с рекламациями и браком;
  • степень удовлетворенности клиентов;
  • опыт работы компании на рынке;
  • качество обслуживания;
  • конкурентные преимущества, а также лидерство на рынке конкретной продукции;
  • имидж поставщика
• Ведомостей подсчета трудозатрат/ Ресурсных ведомостей в сравнительной таблице по ценам Подрядчиков/Поставщиков вместе с гиперссылками на товары/работы/услуги, заведенные на сайт единичных ресурсов по полученным коммерческим предложениям. В случае несовпадения трудозатрат по Подрядчикам указать по каждой позиции Ведомости подсчета трудозатрат трудоемкость работ.

Действие 1.3.4. Вариант А: Безтендерная закупка

1.3.4.А1. Для закупок товаров/работ/услуг стоимостью более 300 тыс. руб. от Подрядчиков/Поставщиков, по которым на сайте единичных ресурсов CGC за последние два года отсутствует информация о трех и более заключенных договорах, запрос Портфолио выполненных проектов/объектов/договоров (дата старта, дата завершения, объем работ по подписанным актам выполненных работ - в тыс. рублей) с одним-двумя рекомендателями по каждому проекту/ объекту/ договору.

1.3.4.А2. Срок существования организации по дате ОГРН не менее одного года (с учетом официального письма за печатью организации о проведенной реорганизации).Опыт работы в рассматриваемой области Поставок/Подряда не менее одного года.

1.3.4.А3. Положительная оценка от двух и более рекомендателей.

1.3.4.А4. Количество Продавцов аналогичных товаров по закупаемой работе/товару (с актуальностью цен не более 90 календарных дней) на сайте единичных ресурсов CGC не должно быть меньше трех.

1.3.4.А5. Срок выполнения работ не должен превышать срок по оперативному графику реализации инвестиционно-строительного проекта.

1.3.4.А6. Безтендерная закупка НЕ допускается для закупок товаров/работ/услуг стоимостью более 500 тыс. руб. при НАЛИЧИИ ДАННЫХ ТРЕБОВАНИЙ со стороны Менеджера по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора из списка контактных лиц, зафиксированных приказом по организации Инвестора.

1.3.4.А7. Отсутствие Поставщика/Подрядчика в Реестре недобросовестных контрагентов на сайте: http://www.develop-man.ru/.

Действие 1.3.4. Вариант Б: Безальтернативная закупка

1.3.4.Б1. Условие применения данного варианта закупки - наличие на региональном рынке и на сайте единичных ресурсов меньше двух Продавцов закупаемых работ/товаров (с актуальностью цен не более 90 календарных дней) или решение Инвестора о выборе Подрядчика/Поставщика, зафиксированное приказом по организации Инвестора.

1.3.4.Б2. Срок выполнения работ не должен превышать срок по оперативному графику реализации инвестиционно-строительного проекта.

1.3.4.Б3. Отсутствие Поставщика/Подрядчика в Реестре недобросовестных контрагентов на сайте: http://www.develop-man.ru/.

Действие 1.3.4. Вариант В: Безотлагательная закупка

1.3.4.В1. Условие применения данного варианта закупки – аварийная ситуация на строительном объекте, значительные прямые финансовые потери для Инвестора (более 500 тыс. рублей).

1.3.4.В2. Положительная виза Инвестора при согласовании договора.

1.3.4.В3. Отсутствие Поставщика/Подрядчика в Реестре недобросовестных контрагентов на сайте: http://www.develop-man.ru/.

Действие 1.3.4. Вариант Г: Закупка по результатам тендера

1.3.4.Г1. Выбор тендерной площадки (при необходимости), заключение договора на проведение тендера с предоставлением конкурсной документации. Допускается проведение тендера силами команды инвестиционно-строительного проекта.

1.3.4.Г2. Размещение информации о тендере на сайте закупки.

1.3.4.Г3. Определения конкурсных условий, в т.ч. с включением следующих обязательных требований:

• наличие портфолио выполненных проектов/объектов/договоров (дата старта, дата завершения, объем работ по подписанным актам выполненных работ - в тыс. рублей) с одним-двумя рекомендателями по каждому проекту/объекту/договору
• срок существования организации по дате ОГРН не менее одного года (с учетом официального письма за печатью организации о проведенной реорганизации)
• опыт работы в рассматриваемой области Поставок/Подряда не менее одного года
• Положительная оценка от двух и более рекомендателей
• Количество Продавцов аналогичных товаров по закупаемой работе/товару (с актуальностью цен не более 90 календарных дней) на сайте единичных ресурсов CGC не должно быть меньше трех
• Предельная стоимость для тендера не должна превышать рассчитанного значения «Предельная цена» или «Цена CGC рекомендуемая» на сайте единичных ресурсов
• Срок выполнения работ не должен превышать срок по оперативному графику реализации инвестиционно-строительного проекта.

1.3.4.Г4. Оформление результатов выбора Поставщика/Подрядчика письмом на Управляющего ИСП с приложением протокола тендерной комиссии.

1.3.4.Г5. Отсутствие Поставщика/Подрядчика в Реестре недобросовестных контрагентов на сайте: http://www.develop-man.ru/.

Действие 2: Создание спецификаций и приложений к договору

Требования, обязательные для исполнения Управляющим ИСП и Менеджерами по управлению инвестированием:

2.1. Договоры подряда (СТД СМК 009-2012 Договор строительного подряда (из материалов Заказчика) ) должны заключаться отдельно от договоров поставок материалов. Такое решение позволяет подрядным организациям использовать упрощённую систему налогообложения, что снижает их затраты. Такое решение позволяет заказчику снижать затраты за счёт покупки услуг без НДС. Такое решение позволяет заказчику с высокой степенью прозрачности анализировать стоимость работ и сравнивать с аналогами.

Исключение для следующих видов работ: поставка и монтаж индивидуального теплового пункта и насосных установок; поставка и монтаж оконных и витражных конструкций; поставка и монтаж лифтового оборудования; поставка и монтаж системы вентиляции и кондиционирования; поставка и монтаж малых форм; озеленение; поставка и монтаж металлических ограждений лестничных маршей, крылец, входов, пандусов, кровель, козырьков; поставка и монтаж металлических лестниц, решеток, приямков; поставка и монтаж металлических ограждений территорий (заборы, ворота, калитки, ограждения спортивных, детских и контейнерных площадок) – применять стандартную форму договора СТД СМК 019-2012 Договор строительного подряда на монтаж оборудования и конструкций.

2.2. Договоры подряда не должны содержать информации об объемах работ, выраженных в физических единицах измерения (м², м³, тонны, метры и др.).

Договор подряда должен базироваться на заявлении подрядчика о желании выполнить работы в соответствии с графической и текстовой частями проекта за указанную сумму по указанному графику. Такое решение не позволит подрядчикам в ходе выполнения работ делать заявления о том, что какая-то часть работ не была предусмотрена условиями договора. Такое решение позволит сторонам обсуждать изменение стоимости работ в случае внесения изменений в графическую или текстовую часть проектной документации.

2.3. Подрядчик должен обосновать стоимость работ количеством единичных часовых работ (в нормо-часах) и стоимостью одного нормо-часа. Значения этих параметров являются существенными и должны быть указаны в договоре.

Такое решение позволит сторонам просто оценивать объёмы дополнительных работ, потребность в которых может возникать в результате внесения изменений в проектную документацию.

2.4. Заказчик обязан проверять заявленное Подрядчиком количество работ выраженное в нормо-часах, выполняя сравнение с ресурсной ведомостью по текущему инвестиционному проекту или аналогичным на сайте ИСП.

Заказчик всегда имеет возможность проведения контрольного расчёта затрат труда на основании МДС 81-35.2004. Методика определения стоимости строительной продукции на территории российской федерации.

2.5. Для ведомостей на материалы и оборудование, ведомостей на машины и механизмы к договору подряда (из материалов Заказчика) срок предоставления информации (наименование и количество материалов, оборудования, машин и механизмов, срок поставки и ссылок на сайт единичных ресурсов CGC ) Менеджерами по управлению инвестированием в поставку материалов и оборудования/ в обеспечение машинами и механизмами – четыре ПОЛНЫХ (до 12:00) рабочих дня от даты запроса Менеджера по управлению инвестированием, ответственного за заключение договора подряда.

2.6. В 1С Бухгалтерия Менеджер по управлению инвестированием должен создать спецификацию к договору подряда/поставки, осуществляя ее привязку к бюджету проекта на сайте инвестиционно-строительных проектов. Если в процессе привязки к бюджету проекта обнаружено превышение суммы доступного лимита по бюджету укрупненного ресурса, то он должен действовать следующим образом:

• если превышена сумма по Пакету работ, то согласовать письмом через Управляющего проектом с Инвестором перераспределение сумм расходов между пакетами работ или согласовать письмом через Управляющего проектом с Инвестором и советом директоров Инвестора увеличение бюджета проекта. Откорректированная сумма вносится в бюджет на сайте инвестиционно-строительных проектов Экономистом организации, аккредитованной Инвестором (см. список контактных лиц)

2.7. Не допускается при создании спецификации превышать физический объем единичного ресурса CGC (накопленным итогом) над количеством, зафиксированным по Ресурсной ведомости на сайте ИСП.

2.8. Используя стандартные формы договоров, Менеджер по управлению инвестированием должен создать текст договора и ВСЕ приложения к нему. В исключительных случаях (по визе Специалиста по контролю и анализу за инвестированием СЧА в ИСП в письме выбора Подрядчика/Поставщика) он может использовать оригинальные формы договоров.

2.9. В карточку договора должны быть добавлены ссылки на следующие письма (сайты): Обоснование выбора Подрядчика/Поставщика, актуальную (по измененным данным в Техническом задании и Рабочей документации) Ведомость подсчета трудозатрат (состав работ и количество трудозатрат должны полностью соответствовать составу работ и количеству трудозатрат указанных в Спецификации к Договору подряда)/ Ресурсную ведомость, Коммерческие предложения (с указанием Объекта строительства, Пакета работ, ФИО подписавшего с синей печатью организации) и ссылки на смежные Договора (для договоров подряда – ссылки на все договора поставки материалов, оборудования, машин и механизмов для одного Подрядчика; для договоров поставки – ссылки на договора подряда; при отсутствии смежных договоров – вместо ссылки пишется «Не требуется смежный договор»). Без приложенных ссылок Договор не рассматривается согласующими.

2.10. В случае если материалы и механизмы по Договору предоставляет Подрядчик, то ответственным лицом за поставку Подрядчиком материалов и механизмов является Менеджер по управлению инвестированием - ответственный за подписание договора подряда.

2.11. В случае изменения Договора (корректировка Рабочей документации, сроков строительства, Технического задания) в карточку договора Менеджер по управлению инвестированием обязан приложить ссылки на согласующие эти изменения письма и листы Рабочей документации.

Действие 3: Согласование договора и перевод его в действующий

Общие требования, обязательные для контроля за исполнением со стороны Специалиста по контролю и анализу за инвестированием СЧА в ИСП: