Действующий
- комплектность документации в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостью рабочих чертежей основного комплекта, ведомостью ссылочных и прилагаемых документов, спецификацией изделий, ведомостью электронных документов или с другим документом, в котором перечислены сдаваемые на хранение подлинники;
- наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации;
- правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101;
- правильность заполнения информационно-удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.
Примечание - Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми подписями, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.
5.2.1 Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).
При ручной регистрации подлинников перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге, выполняемой на бумажном носителе по форме 1 приложения 3 ГОСТ 2.501. При автоматизированной регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме.
5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.
5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации, независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.
- для рабочей документации - графические и текстовые документы, имеющие самостоятельное обозначение;
- для иной технической документации - сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов, имеющих свое наименование, шифр или обозначение.
2 При регистрации документов в электронной форме в графе "Примечание" инвентарной книги указывают формат файла.
3 При регистрации документов в бумажной форме в графе "Примечание" указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.
4 Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей).
5.2.5 В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.
5.2.6 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.
5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке (как архивному документу) присваивают один инвентарный номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.
5.2.8 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.
5.2.9 Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.
5.2.10 Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.
Примечание - При автоматизированной регистрации инвентарные номера могут быть присвоены до приемки подлинника в архив.
5.2.11 По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).
Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 1, 1а, 2 приложения А. Карточки учета, как правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном в приложении А.
5.2.12 На карточках учета документации по формам 1, 1а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений.
5.2.13 На карточках учета по форме 2 регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.
5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной и электронной форме.
Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) - в папках.
Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям ГОСТ Р 21.1101.
Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.