Действующий
Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5.
4.7 В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:
- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;
- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронно-цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;
- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
- документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;
Примечание - Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация-разработчик.
4.8 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).
5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест; нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.
Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.
- комплектность документации в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостью рабочих чертежей основного комплекта, ведомостью ссылочных и прилагаемых документов, спецификацией изделий, ведомостью электронных документов или с другим документом, в котором перечислены сдаваемые на хранение подлинники;
- наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации;
- правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101;
- правильность заполнения информационно-удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.
Примечание - Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми подписями, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.
5.2.1 Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).
При ручной регистрации подлинников перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге, выполняемой на бумажном носителе по форме 1 приложения 3 ГОСТ 2.501. При автоматизированной регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме.
5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.
5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации, независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.
- для рабочей документации - графические и текстовые документы, имеющие самостоятельное обозначение;
- для иной технической документации - сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов, имеющих свое наименование, шифр или обозначение.
2 При регистрации документов в электронной форме в графе "Примечание" инвентарной книги указывают формат файла.
3 При регистрации документов в бумажной форме в графе "Примечание" указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.
4 Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей).
5.2.5 В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.
5.2.6 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.
5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке (как архивному документу) присваивают один инвентарный номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.