Действующий
При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).
7.7 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 5.2.
7.8 На каждую регистрируемую копию (или комплект копий документов) в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рисунками Г.6 и Г.7 (приложение Г) с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа.
На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.
7.9 Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 приложения А.
- в графе 3 - обозначение подлинника документа по основной надписи и имя файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов;
- в графе 6 - отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа;
- в графе 9 - условное обозначение вида документации: П - для проектной документации; Р - для рабочей документации; И - для иной технической документации;
- в графе 10 - условное обозначение формы носителя информации документации: Б - для документов в бумажной форме; Э - для электронных документов.
Лист 3 | Стадия Р | Наименование объекта и место строительства | Шифр объекта | ||
Продолж. на листе 4 | Форма выпуска Б* | Н-ский автокомбинат Станция технического обслуживания | 2504 | ||
Инв. номер | Дата поступления | Обозначение | Наименование | Кол. листов | Особые отметки |
3578 | 17.03.2008 | 2504-2-КЖ файл | Конструкции железобетонные | 68 | |
Каркасы пространственные | |||||
3579 | То же | 2504-2-КЖ.И-КП1 | КП1 | 1 | Изм.1, N 5-08, 01.05.2008 |
3580 | " | 2504-2-КЖ.И-КП2 | КП2, КП2-01 | 2 | |
Изделия соединительные | |||||
3581 | " | 2504-2-КЖ.И-МС1 | МС1-01, МС1-02 | 1 | |
3582 | " | 2504-2-КЖ.И-МС4 | МС4 | 1 | |
3615 | 25.04.2008 | 2504-2-АР файл | Архитектурные решения | 45 | |
3661 | 10.06.2008 | 2504-2-ОВ файл | Отопление и вентиляция | 24 | |
3662 | 11.06.2008 | 2504-2-ОВ.С | Спецификация оборудования, изделий и материалов систем отопления и вентиляции | 10 | |
Номер разрешения | Дата приема | Обозначение изменяемого документа | Подразделение, составившее разрешение | Подпись о приеме разрешения и дата | Примечание |
1 Журнал регистрации выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 с вертикальным или горизонтальным расположением листа.
Приложение Г (рекомендуемое). Образцы штампов по учету и обращению документов, выполненных в бумажной форме
Г.1 Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, приводимых в проектной и рабочей документации и в документах учета в процессе их обращения.
Г.2 Штамп "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ... г." с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках документов, с которых изготовлены восстановленные подлинники. Форма штампа приведена на рисунке Г.1.
Г.3 Штамп "АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН ... N ... от ... г." ставят (с указанием номера, даты регистрации разрешения на внесения изменений и подписи) на аннулированных подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета проектных документов. При отсутствии замены ставят прочерк. Форма штампа приведена на рисунке Г.2.
Г.4 Штамп "ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов. Форма штампа приведена на рисунке Г.3.
Г.5 Штамп "ЭКЗ. N ..." ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (томах, альбомах) и отдельных копиях. Форма штампа приведена на рисунке Г.4.
