Действующий
6.9 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ..." в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.
7.1 В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.
7.2 Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома - отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.
В каждую папку (том, альбом), а также в каждую единицу учета электронного документа включают лист (листы) "Содержание", которое выполняют в соответствии с ГОСТ Р 21.1101, с перечислением находящихся документов в последовательности их расположения.
7.3 Архивные копии отражают содержание документации на момент подписания (утверждения), передачи для строительства, сдачи объекта в эксплуатацию, восстановления. Наличие архивных копий отражают в карточках учета по форме 1 приложения А. Учет и хранение архивных копий выполняют в соответствии с 5.4.3.
7.4 Складывание копий документов в бумажной форме на формат А 4 производят в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501.
7.5 Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п.
Рабочие копии документов предназначены для обслуживания производственных подразделений. Число рабочих учтенных копий и места их хранения (выдачи-приемки) устанавливает организация.
7.6 При приемке копий документов в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.
При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).
7.7 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 5.2.
7.8 На каждую регистрируемую копию (или комплект копий документов) в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рисунками Г.6 и Г.7 (приложение Г) с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа.
На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.
7.9 Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 приложения А.
- в графе 3 - обозначение подлинника документа по основной надписи и имя файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов;
- в графе 6 - отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа;
- в графе 9 - условное обозначение вида документации: П - для проектной документации; Р - для рабочей документации; И - для иной технической документации;
- в графе 10 - условное обозначение формы носителя информации документации: Б - для документов в бумажной форме; Э - для электронных документов.
Лист 3 | Стадия Р | Наименование объекта и место строительства | Шифр объекта | ||
Продолж. на листе 4 | Форма выпуска Б* | Н-ский автокомбинат Станция технического обслуживания | 2504 | ||
Инв. номер | Дата поступления | Обозначение | Наименование | Кол. листов | Особые отметки |
3578 | 17.03.2008 | 2504-2-КЖ файл | Конструкции железобетонные | 68 | |
Каркасы пространственные | |||||
3579 | То же | 2504-2-КЖ.И-КП1 | КП1 | 1 | Изм.1, N 5-08, 01.05.2008 |
3580 | " | 2504-2-КЖ.И-КП2 | КП2, КП2-01 | 2 | |
Изделия соединительные | |||||
3581 | " | 2504-2-КЖ.И-МС1 | МС1-01, МС1-02 | 1 | |
3582 | " | 2504-2-КЖ.И-МС4 | МС4 | 1 | |
3615 | 25.04.2008 | 2504-2-АР файл | Архитектурные решения | 45 | |
3661 | 10.06.2008 | 2504-2-ОВ файл | Отопление и вентиляция | 24 | |
3662 | 11.06.2008 | 2504-2-ОВ.С | Спецификация оборудования, изделий и материалов систем отопления и вентиляции | 10 | |
Номер разрешения | Дата приема | Обозначение изменяемого документа | Подразделение, составившее разрешение | Подпись о приеме разрешения и дата | Примечание |
1 Журнал регистрации выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 с вертикальным или горизонтальным расположением листа.
Приложение Г (рекомендуемое). Образцы штампов по учету и обращению документов, выполненных в бумажной форме
Г.1 Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, приводимых в проектной и рабочей документации и в документах учета в процессе их обращения.
Г.2 Штамп "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ... г." с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках документов, с которых изготовлены восстановленные подлинники. Форма штампа приведена на рисунке Г.1.
Г.3 Штамп "АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН ... N ... от ... г." ставят (с указанием номера, даты регистрации разрешения на внесения изменений и подписи) на аннулированных подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета проектных документов. При отсутствии замены ставят прочерк. Форма штампа приведена на рисунке Г.2.
