Действующий
6.6 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
6.7 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.
6.8 Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: "Восстановленный подлинник N ..." с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
6.9 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ..." в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.
7.1 В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.
7.2 Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома - отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.
В каждую папку (том, альбом), а также в каждую единицу учета электронного документа включают лист (листы) "Содержание", которое выполняют в соответствии с ГОСТ Р 21.1101, с перечислением находящихся документов в последовательности их расположения.
7.3 Архивные копии отражают содержание документации на момент подписания (утверждения), передачи для строительства, сдачи объекта в эксплуатацию, восстановления. Наличие архивных копий отражают в карточках учета по форме 1 приложения А. Учет и хранение архивных копий выполняют в соответствии с 5.4.3.
7.4 Складывание копий документов в бумажной форме на формат А 4 производят в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501.
7.5 Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п.
Рабочие копии документов предназначены для обслуживания производственных подразделений. Число рабочих учтенных копий и места их хранения (выдачи-приемки) устанавливает организация.
7.6 При приемке копий документов в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.
При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).
7.7 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 5.2.
7.8 На каждую регистрируемую копию (или комплект копий документов) в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рисунками Г.6 и Г.7 (приложение Г) с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа.
На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.
7.9 Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 приложения А.
- в графе 3 - обозначение подлинника документа по основной надписи и имя файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов;
- в графе 6 - отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа;
- в графе 9 - условное обозначение вида документации: П - для проектной документации; Р - для рабочей документации; И - для иной технической документации;
- в графе 10 - условное обозначение формы носителя информации документации: Б - для документов в бумажной форме; Э - для электронных документов.
Лист 3 | Стадия Р | Наименование объекта и место строительства | Шифр объекта | ||
Продолж. на листе 4 | Форма выпуска Б* | Н-ский автокомбинат Станция технического обслуживания | 2504 | ||
Инв. номер | Дата поступления | Обозначение | Наименование | Кол. листов | Особые отметки |
3578 | 17.03.2008 | 2504-2-КЖ файл | Конструкции железобетонные | 68 | |
Каркасы пространственные | |||||
3579 | То же | 2504-2-КЖ.И-КП1 | КП1 | 1 | Изм.1, N 5-08, 01.05.2008 |
3580 | " | 2504-2-КЖ.И-КП2 | КП2, КП2-01 | 2 | |
Изделия соединительные | |||||
3581 | " | 2504-2-КЖ.И-МС1 | МС1-01, МС1-02 | 1 | |
3582 | " | 2504-2-КЖ.И-МС4 | МС4 | 1 | |
3615 | 25.04.2008 | 2504-2-АР файл | Архитектурные решения | 45 | |
3661 | 10.06.2008 | 2504-2-ОВ файл | Отопление и вентиляция | 24 | |
3662 | 11.06.2008 | 2504-2-ОВ.С | Спецификация оборудования, изделий и материалов систем отопления и вентиляции | 10 | |