Действующий
5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной и электронной форме.
Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) - в папках.
Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям ГОСТ Р 21.1101.
Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.
5.3.2 Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или A3 виде (в жестких папках) в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов.
- в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов;
- по объектам - в порядке возрастания обозначений документов (по основным комплектам рабочих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам);
5.3.4 Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях - по возрастанию обозначений документов в пределах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию.
Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование. Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация-разработчик.
5.3.5 Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 или A3 в специально отведенных папках. Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников.
5.4.1 Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших в негодность.
Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3 ГОСТ 2.501).
5.4.2 Выдачу подлинников для восстановления проводят по распоряжению руководителя (или его заместителя) организации - держателя подлинника.
5.4.3 Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа в бумажной форме с него выполняют архивную копию, на которой ставят штамп "АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" в соответствии с рисунком Г.7 (приложение Г). Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на хранение архивной копии документа.
В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).
В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях, архивную копию не выполняют.
Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву "К", цифру или др.)
5.4.4 При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп "АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН ... РАЗРЕШЕНИЕ N ... от ..." в соответствии с рисунком Г.2 (приложение Г). Если аннулирование проводится без замены, слово "заменен" в штампе зачеркивают.
5.4.5 Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например, копия, оригинал и т.д., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп "ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" в соответствии с рисунком Г.3 (приложение Г).
5.4.6 Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов, уложенными по возрастанию обозначений.
6.1 Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.
6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.
- размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;
- порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
6.4 В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.
6.5 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: "(Подпись)" и "(Дата)".
6.6 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
6.7 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.
6.8 Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: "Восстановленный подлинник N ..." с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
6.9 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ..." в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.
7.1 В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.
7.2 Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома - отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.
В каждую папку (том, альбом), а также в каждую единицу учета электронного документа включают лист (листы) "Содержание", которое выполняют в соответствии с ГОСТ Р 21.1101, с перечислением находящихся документов в последовательности их расположения.
7.3 Архивные копии отражают содержание документации на момент подписания (утверждения), передачи для строительства, сдачи объекта в эксплуатацию, восстановления. Наличие архивных копий отражают в карточках учета по форме 1 приложения А. Учет и хранение архивных копий выполняют в соответствии с 5.4.3.
7.4 Складывание копий документов в бумажной форме на формат А 4 производят в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501.