(Действующий) СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»

Общие положения

Сервис «Электронные документы» представляет собой площадку для взаимодействия в рамках единого информационного пространства группе заинтересованных лиц для коллективной работы над документами:
  • Создание документов,
  • Обсуждение документов,
  • Согласование документов,
  • Регистрация документов,
  • Исполнение документов.
В данной инструкции описан алгоритм работы с формами электронных документов в СЭД Папир. Общие принципы работы с сервисом «Электронные документы» описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Использование сервиса «Электронные документы» подтверждает принятие условий Соглашения об использовании системы электронного документооборота Papir.

Глоссарий

Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Входящий документ – документ, поступивший в организацию.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из организации.
Дата договора – дата, указываемая в номере договора и являющаяся его реквизитом.
Дата начала – дата начала действия договора: срок, начиная с которого контрагенты должны начать выполнять свои обязательства по договору.
Дата создания документа – дата фактического создания электронного документа, является атрибутом истории документа, который не является реквизитом договора.
Дата окончания – дата окончания действия договора: срок, к которому контрагенты должны исполнить свои обязательства по договору.
Дата подписания – дата, когда уполномоченные представители контрагентов подписали документ электронной подписью.
Договор – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Исполнительная документация – текстовые и графические материалы, отражающие фактическое исполнение проектных решений и фактическое положение объектов капитального строительства и их элементов в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства по мере завершения определенных в проектной документации работ.
Контрагент – юридическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель), являющееся одной из сторон договора, которое при заключении договора берет на себя определенные обязательства.
Администратор – пользователь с максимальными правами доступа к электронным документам.
Представитель – владелец документа, который является представителем контрагента и автором документа и осуществляет контроль надлежащего исполнения Редактором своих обязанностей, а также смену статуса договора вручную в случае необходимости.
Контролер – ответственный за обеспечение централизованного, контролируемого учета документации, поступающей и отправляемой во внешние организации.
Контролер – пользователь, который может выполнять некоторые действия с документом, роль выдается только по запросу.
Объекты строительства – информация об объектах строительства, может использоваться в электронных документах, а также в графиках календарно-сетевого планирования.
Редактор – ответственный за обеспечение заключения договора.
Письмо – электронный документ, который может содержать одну и более печатную форму (текст письма + приложения к нему), которые как пакет документов можно создать, обсуждать, согласовывать, подписывать.
Покупатель – контрагент, имеющий намерение приобрести, либо приобретающий Товары, Работы, Услуги, и заключающий договор на поставку Товаров, Работ, Услуг.
Поставщик – контрагент, непосредственно осуществляющий деятельность по предоставлению Товаров, Работ, Услуг в рамках договора на поставку.
ПУД – первичный учетный документ (счет-фактура, акт выполненных работ).
Регистрация – присвоение идентификационных номеров внутренним и внешним документам; запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистратор – ответственный за регистрацию в системе поступившей корреспонденции (автор документа).
Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.
Строительный контроль (технический надзор) – комплекс экспертно-проверочных мероприятий, осуществляемых с целью обеспечения точного соблюдения определяемых проектом стоимости, сроков, объемов и качества производимых работ и строительных материалов.
Уполномоченный представитель – представитель контрагента, уполномоченный совершать сделки (заключать договоры) от имени контрагента.
Удостоверяющий документ (документ-основание) – документ, дающий право физическому лицу действовать в интересах организации при заключении договора.
Другие термины указаны в СТО УП «Реестр терминов develop-man».

Договоры

В договоре доступно изменение значения сторон, если у него отсутствуют дочерние документы или они имеют статус «Черновик», «Отменен», «Прекратила действие». Если стороны изменяются при наличии дочерних документов, то при сохранении документа появится сообщение об ошибке (рисунок 1).
Ошибка при изменении сторон в договоре при наличии неотмененных дочерних документов.
527 × 154 пикс.     Открыть в новом окне Ошибка при изменении сторон в договоре при наличии неотмененных дочерних документов.
Поле «Всего сумма (с НДС)» выводится в шапке договора при создании к нему спецификации. Значение данного поля является суммой по полю «Всего сумма (с НДС)» всех дочерних спецификаций договора в статусе «Действует» и «Исполнено».
Сохранение документа «Сторно спецификации» и «Сторно прайсовой спецификации» в статусе «Действует» к дочерней спецификации изменяет значение поля «Всего сумма (с НДС)» в спецификации, к которой было создано сторно. Соответственно изменяется общая сумма по договору. Отмена сторно влияет на изменение общей суммы договора аналогичным образом (см. Сторно спецификации и Сторно прайсовой спецификации).

Раздел «Проверка работ по договору»

Данный раздел предназначен для отображения сводной информации о работе контрагента по данному договору за указанный период. Пример отчета представлен на рисунке 2.
Пример отчета о  работах по договору.
1160 × 695 пикс.     Открыть в новом окне Пример отчета о работах по договору.
Раздел доступен только для следующих форм договоров:
При первом открытии раздела отчет отображается в несформированном виде. Но если отчет сформировали, то до обновления информации по карточке всего документа повторные открытия раздела отображают сформированный отчет, что позволяет переключаться между разделами договора и возвращаться обратно.
В отчете присутствуют следующие разделы:
  • Период формирования проверки,
  • Выполнение договора,
  • «Посещение объекта по договору»,
  • Информация о полноте комплекта документов по сотрудникам в период c <Дата начала> по <Дата окончания>,
  • Информация о Субподрядчиках.
В каждом разделе отчета есть кнопка «Сформировать», доступная только пользователям с ролью «Менеджер», «Редактор проекта» и «Администратор». При нажатии на данную кнопку в разделе «Период формирования проверки» будут обновлены отчетные данные во всех разделах (рисунок 3). При нажатии на кнопку в других разделах, данные будут обновлены только для данного раздела.
Кнопка "Сформировать" для обновления данных во всех разделах отчета.
872 × 400 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Сформировать" для обновления данных во всех разделах отчета.