Поручение на оплату инициатор направляет закрепленном за организацией сотруднику Управления в электронном виде посредством СЭД «Lotus Notes», либо почтовый клиент «Outlook».

Инициатором платежа могут являться:

- ЕИО;

- Уполномоченные лица ЕИО на взаимодействие с сотрудниками Управления по вопросам проведения оплат (менеджеры, специалисты по договорной работе);

- Контрагенты-кредиторы организации, находящиеся в информационной системе;

- Ответственные специалисты Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем ООО БИК (в части поручений/уведомлений на оплату налоговых платежей, заработной платы, штрафов, пеней, неустоек);

- Ответственные специалисты Правового управления ООО УК Стройком (в части поручений/уведомлений на оплату пошлин, нотариальных и других юридических расходов).

Инициатором платежа могут являться сотрудники Управления:

- в части поручений/уведомлений на оплату процентов, задолженности по кредитам, займам, оплата страховой премии по залоговому имуществу или оценки, прочих банковских комиссий;

- при осуществлении финансового сопровождения деятельности организации. Сотрудник Управления по письменному обращению Заказчика проводит анализ кредиторской задолженности организации. Направляет информацию ЕИО для рассмотрения и принятия решения по оплате кредиторской задолженности в виде реестра платежей или в виде письма через СЭД «Lotus Notes» в свободной форме (с учетом имеющихся остатков на расчетных счетах на момент направления информации).

Инициатор платежа в поручении на оплату указывает всю необходимую информацию для осуществления платежа:

- наименование организации-плательщика;

- наименование контрагента;

- реквизиты договора с контрагентом (при наличии договора);

- спецификация к договору (если существует более 1 спецификации);

- ссылка на ПУД (при необходимости оплаты конкретного ПУД);

-ссылка на Счет на оплату или отчет об оплате промежуточных работ (внесенный в базу ПУД), если платеж авансовый;

- Инвестиционный проект (в том числе объект строительства), проект/пакет работ Инвестиционного проекта, если платеж авансовый и в договоре/ спецификации не содержится данной информации;

- назначение платежа (налоги, заработная плата, пошлина и т.п.), если платеж не по договору;

- дополнительные реквизиты (КБК, период и т.п.), если оплата налоговых платежей или пошлин;

- оплата основного долга, процентов или штрафных санкций, если платеж по кредитному договору/договору займа;

- дополнительные данные (подотчетное лицо, цель выдачи, вид оплаты-наличные ДС или перечисления на реквизиты банковской карты), если выплата подотчетных сумм;

-сумма платежа;

- схемы движения денежных средств (при необходимости);

- предложения, из каких источников осуществить платеж (при необходимости).

Допускается получение информации от Инициатора платежа в виде реестров. Если по одной организации получены реестры от двух разных источников, то сотрудник Управления составляет общий реестр платежей по организации.

Сотрудник Управления должен провести анализ поступившего поручения на возможность осуществления оплаты.

В процессе проведения анализа сотрудник Управления проверяет:

Если поручение на оплату не содержит достаточный объем информации, позволяющий совершить платеж, сотрудник Управления направляет Инициатору платежа запрос на предоставление дополнительной информации посредством СЭД «Lotus Notes». После получения необходимой информации сотрудник Управления принимает поручение к рассмотрению в сроки, установленные п. 6.4.

- наличие и полноту информации о реквизитах получателя

Проверяется наличие и полнота информации о реквизитах получателя в 1С: Предприятие. При отсутствии данных в 1С, сотрудник Управления уведомляет Инициатора платежа о необходимости отражения реквизитов контрагента/получателя ДС в каталоге лиц.

- наличие основания для оплаты

Проверяется наличие договора в 1С: Предприятие и срок договора. В базе СЭД «Lotus Notes» - Договоры, проверяются условия по договору (предоплата, оплата по факту выполненных работ/оказанных услуг, при необходимости сроки оплаты).

Сотрудник Управления уведомляет инициатора платежа/ ЕИО о невозможности принятия поручения в работу в следующих случаях:

1) договор в 1С отсутствует;

2) истек срок действия договора;

3) сумма поручения на оплату превышает сумму предусмотренную в договоре.

- соответствие условиям договора (наличие кредиторской задолженности в случае, если условиями договора предусмотрена оплата по факту поставки, по факту выполненных работ, оказанных услуг, сроки, сумма по договору).

Проверяется соответствие суммы направленной в поручении на оплату сумме подтвержденной в учете организации кредиторской задолженности (по информации из 1С). Если анализируются варианты поступлений средств в организацию, проверяется достаточность задолженности для проведения оплат по всем контрагентам, через расчетные счета которых предполагается движение денежных средств. Используются несколько способов проверки задолженности:

Задаются следующие параметры: период, организация, вид субконто: контрагенты, договоры; далее формируется отчет через «Сформировать»;

Задаются следующие параметры: период, организация, контрагент, устанавливается отметка «только проверенные по БУ»; далее формируется отчет через «Сформировать»;

а) соответствие суммы отчета и порядка оплат по договору, проверка фактически произведенных авансовых платежей и документов в СЭД «Lotus Notes»;

б) для контрагентов-кредиторов, находящихся в единой информационной системе, в 1С:Предприятие: Заявки на платеж → Отчеты → Отчеты об оплате промежуточных работ.

Задаются необходимые параметры период, организация, контрагент –далее отчет формируется через «Сформировать»;