(Утративший силу) СТО МИ пользователя по работе с ПО «Заявки на предоставление услуг»...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу

СТО МИ пользователя по работе с ПО «Заявки на предоставление услуг»

Описание системы

Система предназначена для осуществления деятельности по работе с заявками по услугам. В системе можно отслеживать ход согласования и исполнения заявок по услугам.
В инструкции описана работа с заявками по услугам в СЭД Lotus и в программе 1С: Предприятие.
В СЭД Lotus описана предварительная настройка заявок; создание и настройка услуг; создание и работа с заявками; формирование отчетов по созданным заявкам; описание видов, этапов и статусов заявок; настройка доступа к заявкам; Заведение регулярно оказываемых услуг.
В 1С: Предприятие осуществляется работа со справочниками: Справочник «Управления/отделы организаций», Справочник «Заявки Лотус»; Регистр сведений «Настройка услуг по объектам 1С». Доступны обработки: Обработка «Изменить договор в заявках», Обработка «Групповое изменение некорректных договоров в заявках», Обработка «Генерация актов по оказанным услугам» и формирование отчета по расшифровке состава услуг по актам.

Работа с заявками по услугам в СЭД lotus

Настройка БД «Заявки»

Права доступа:
Всем пользователям базы (кроме администраторов) раздать права Authors, в т.ч. DraftReader. Поставить флажок Create Documents.
Для группы пользователей, которым требуется видеть ВСЕ ДОКУМЕНТЫ, дать роль [editAll]. Также установить роль LocalDomainServers.
Обычный пользователь видит заявку, если он:
  • автор
  • руководитель заказчика
  • участвовал в согласовании документа
  • контролер
  • исполнитель
  • ему пересылалась заявка через кнопку «обработать»
  • он добавлен в доступ вручную.

Определения

Услуга – совокупность мероприятий и действий, которая может быть оказана заказчику организацией.
Карточка услуги – документ, в котором указаны основные параметры услуги, а также указаны контролеры и исполнители услуги по управлениям/отделам, сопутствующие услуги (если есть), настройки бизнес-процессов и дополнительные поля, предлагаемые для заполнения заказчику при создании заявки по данной услуге.
Настройки услуги – исполнители, контролеры, сопутствующие услуги, дополнительные поля и настройка бизнес-процесса в карточке услуги.
Сопутствующая (детальная) услуга – услуга, которая должна или может быть выполнена вместе с некоторой заданной услугой и указанная в настройках услуги.
Комплексная услуга – услуга, вместе с которой может быть выполнена совокупность сопутствующих услуг.
Заявка – создаваемый заказчиком документ-требование выполнить услугу организации. В заявке присутствуют стадии выполнения, характеризующие её жизненный цикл.
Комплексная заявка – заявка, созданная на основе комплексной услуги.
Сопутствующая (детальная) заявка – заявка на сопутствующую услугу, имеющая «родителя» – комплексную заявку.

Создание и настройка карточки услуги

Предварительные требования, не относящиеся к работе с БД «Услуги».
1. Услуга должна быть заведена в 1С.
2. Услуга должна быть выгружена в промежуточную «шину данных» – БД «Товары и услуги» (выгрузка данных осуществляется в автоматическом режиме ежедневно).
Порядок действий по созданию и настройке карточки услуги.
1. Открыть вид «Услуги → по разделам» (рисунок 1).
Вид "Услуги -> по разделам"
268 × 59 пикс.     Открыть в новом окне Вид "Услуги -> по разделам"
2. Нажать кнопку «Получить из БД «Услуги» (рисунок 2).
Кнопка - Получить из БД "Услуги"
473 × 103 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка - Получить из БД "Услуги"
3. В открывшемся окне выбрать услугу или услуги, которые требуется завести в данной БД и нажать «ОК» (рисунок 3).
Список услуг
754 × 487 пикс.     Открыть в новом окне Список услуг
4. После выполнения действий, указанных выше, в БД будут созданы не повторяющиеся карточки услуг (если была выбрана услуга, которая уже заведена в БД, будет выведено сообщение о невозможности создания карточки услуги-дубликата). Если в карточке услуги еще нет настроек, то на основании этой услуги пока нельзя создать заявку.
5. В открытой карточке услуги необходимо выбрать или заполнить вручную раздел (или разделы через запятую), в которых нужно поместить карточку услуги на рисунках 4, 5 (разбиение по разделам – логическое, чтобы пользователю было легче ориентироваться в списке услуг).
Выбор раздела
727 × 345 пикс.     Открыть в новом окне Выбор раздела
Отображение выбранного раздела
1118 × 68 пикс.     Открыть в новом окне Отображение выбранного раздела
5.1 Количество по факту выполнения.
5.1.1 В карточке настройки услуги можно указать пункт «количество по факту выполнения».
Для таких заявок контролерам и исполнителям до момента выгрузки заявки в 1С доступно изменение количества по факту по заявке: для этого нужно перейти в режим редактирования Редактирование производится независимо от того, является ли услуга «обычной», «комплексной» или «сопутствующей».
В примере, представленном на рисунке 6, количество указано ранее.
Пример отражения количества, указанного ранее
328 × 76 пикс.     Открыть в новом окне Пример отражения количества, указанного ранее
В примере, представленном на рисунке 7, количество не было указано ранее.
Пример отражения количества, указанного по факту
333 × 78 пикс.     Открыть в новом окне Пример отражения количества, указанного по факту
5.1.2 При создании заявки для услуг с количеством по факту выполнения количество не вводится. Если услуга комплексная, и хотя бы одна из сопутствующих – по факту выполнения, общая сумма не показывается. В карточке комплексной заявки поля итого по заявке пересчитываются (для этого нужно перейти в режим редактирования)
5.1.3 В заявке нельзя поставить отметку о выполнении, если в ней есть услуга с выставленным флажком и количество по такой услуге равно 0.
6. Назначение исполнителей и контролеров по услуге.
Для того чтобы изменить список управлений/отделов необходимо нажать на соответствующую кнопку редактирования. Пример представлен на рисунке 8.
Изменение списка управлений/отделов
677 × 285 пикс.     Открыть в новом окне Изменение списка управлений/отделов
В открывшемся окне (рисунок 9) следует указать управление/отдел и контролеров заявки. Исполнителей можно не указывать, в этом случае, при отправке на исполнение заявка отправляется только контролерам, которым следует через меню «обработки» назначить исполнителей.