(Утративший силу) СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
Документ [ /32/4/11/ ]: СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения

СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения

РАЗРАБОТАН
взамен СТО СМК 4.2-001-2009 «Управление документацией. Общие положения» от 27.03.09
ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «27» октября 2009 г.
С изменением № 2 от "26" июля 2010 г.
С изменением № 3 от "15" октября 2010 г.

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящий Стандарт системы менеджмента качества (далее – СТО) устанавливает требования к управлению документацией в целях своевременного информационного обеспечения и поддержки управленческих решений.
1.2. Требования данного СТО обязательны для исполнения сотрудниками консалтинговых организаций, сотрудников структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по приему, обработке, отправке документации (далее - Управления ДОУ) и cтруктурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего централизованное хранение всей документации (далее - Архив), а также сотрудниками организаций, заключивших договоры оказания услуг с консалтинговыми организациями.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1. Стандарт разработан в соответствии с требованиями следующих нормативных документов:
- ИСО 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования.
- ИСО/ТО 10013:2007 Руководство по документированию системы менеджмента качества.
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
- Федеральный закон Российской Федерации № 184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании».
- Федеральный закон Российской Федерации № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон Российской Федерации № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
- Федеральный закон Российской Федерации № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи»;
- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- «Основные правила работы архивов организаций», одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации № 1182 от 31.07.2007.
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, в ред. решения Росархива от 27.10.2003;
- ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- СТО СМК 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов"
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Термины и определения:
3.1.1. внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
3.1.2. входящий документ: Документ, поступивший в организацию.
3.1.3. дело: Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
3.1.4. документационное обеспечение управления, ДОУ: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
3.1.5. документ: Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
3.1.6. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3.1.7. документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам.
3.1.8. запись по качеству: Документ, содержащий сведения о достигнутых результатах или свидетельство осуществлённой деятельности в результате функционирования основного процесса организации.
3.1.9. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
3.1.10. исходящий документ: Официальный документ, отправляемый из организации.
3.1.11. копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
3.1.12. номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
3.1.13. организация: Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, образованное в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.1.14. официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
3.1.15. оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
3.1.16. регистрация: Присвоение идентификационных номеров внутренним и внешним документам; запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
3.1.17. реквизит: Обязательные сведения для оформления документа, придающие ему юридическую силу.
3.1.18. руководитель: Ответственное лицо, организующее работу и несущее ответственность за ее выполнение подчиненными специалистами, служащими и рабочими.
3.1.19. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
3.1.20. система электронного документооборота, СЭД: Это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками.
3.1.21. согласование: Проверка возможности выполнения требований, установленных документом, всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами.
3.1.22. управление документами: Область управления, ответственная за эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и размещения документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой деятельности и деловых операциях.
3.1.23. шаблон: Совокупность параметров документа, предназначенных для многократного пользования. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, и облегчить восприятие документов.
3.2. Сокращения:
ГОСТ – государственный стандарт