Участник процесса |
Ответственное лицо / Организационная единица
|
Управляющий УК |
Руководитель Управляющей компании - организации, выполняющей функции управления МКД в процессе его эксплуатации |
Сотрудник УК |
Сотрудник Управляющей компании - организации, выполняющей функции управления МКД в процессе его эксплуатации |
Управляющий ГО |
Управляющий проекта «Гарантийное обслуживание» - Ответственный сотрудник организации – Инвестора (Застройщика), осуществляющий руководство проектом «Гарантийное обслуживание» и контролирующий деятельность подрядных организаций по исполнению гарантийных Заявок. |
Инженер по качеству |
Работник организации, оказывающей услуги строительного контроля, привлекаемый по заключенному с Застройщиком Договору оказания услуг для участия в комиссионных осмотрах помещений МКД по Заявлениям Собственников и оценки гарантийности случаев. |
Собственник |
Физическое или юридическое лицо, обладающее правом собственности на помещение МКД. |
• текущие заявки;
• аварийные заявки.
№ |
Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / |
Описание операции |
1. | Прием и регистрация Заявления Собственника об устранении замечаний к помещению МКД в рамках гарантийного обслуживания Сотрудник УК срок исполнения: в день обращения Собственника |
1. Сотрудник УК на основании заключенного с Управляющим ГО Агентского договора на обеспечение выполнения гарантийных обязательств и согласно СТО СМК 66.21.10 Порядок работы с гарантийными заявками принимает от Собственника Заявление об устранении замечаний.
2. Сотрудник УК анализирует Заявление Собственника на предмет его отнесения к гарантийным / негарантийным случаям.
3. При однозначном отнесении Заявления к не гарантийным случаям без комиссионного осмотра помещения МКД, Заявление подлежит исполнению в рамках текущего обслуживания МКД; далее осуществляется переход к СТО «Диспетчерское обслуживание собственников жилых и нежилых помещений».
4. Если Заявление подлежит исполнению в рамках гарантийного обслуживания МКД, Сотрудник УК на основании Заявления составляет в СЭД в разделе «Заявки / Диспетчерская ЖКХ (гарантийное обслуживание)» Заявку на гарантийное обслуживание. Заявка автоматически направляется ответственным исполнителям, в т.ч. и Управляющему ГО; далее осуществляется переход к операции 02.
|
2. | Организация и подведение итогов комиссионного осмотра помещения МКД Управляющий ГО срок исполнения: в течении 5-ти рабочих дней с момента получения Заявки;при необходимости (в зависимости от времени отклика Собственника) срок может быть увеличен. |
1. Управляющий ГО получает Заявку и на основании Агентского договора на обеспечение выполнения гарантийных обязательств передает Управляющему УК поручение на организацию и проведение осмотра помещения МКД согласно СТО СМК 66.21.10 Порядок работы с гарантийными заявками. При необходимости, Управляющий ГО дает рекомендации по составу комиссии. А также Управляющий ГО может сам принять участие в комиссионном осмотре помещения МКД.
3. По итогам осмотра помещения МКД Управляющий ГО: • получает от Управляющего УК и анализирует Акт осмотра с предварительным заключением комиссии о гарантийности / негарантийности случая;• принимает окончательное решение о приеме Заявки в работу в рамках проекта «ГО», либо об отказе исполнения Заявки по гарантии. 4. Если случай признан гарантийным, Управляющий ГО передает Управляющему УК поручение на организацию исполнения гарантийного Заявки; далее осуществляется переход к операции 03.
5. В ином случае Заявка подлежит исполнению в рамках текущего обслуживания МКД; далее осуществляется переход к СТО «Диспетчерское обслуживание собственников жилых и нежилых помещений»
|
3. | Организация исполнения гарантийной Заявки Управляющий УК срок исполнения: в соответствии с СТО СМК 66.21.10 Порядок работы с гарантийными заявками |
1. Управляющий УК:
• на основании заключенного с Управляющим ГО Агентского договора на обеспечение выполнения гарантийных обязательств организует исполнение гарантийной Заявки в соответствии с СТО СМК 66.21.10 Порядок работы с гарантийными заявками;• по окончании выполнения Заявки направляет Управляющему ГО ссылку на выполненную Заявку в СЭД с приложенными сканами завершающих документов (в т.ч. Акта выполненных работ, Задания на выполнение работ с подписью Собственника / Акта качества с подписью Собственника). Далее осуществляется переход к операции 04. |
4. | Контроль исполнения гарантийной Заявки Управляющий ГО срок исполнения: в течение периода исполнения Заявки |
1. Управляющий ГО контролирует исполнение Заявки в соответствии с СТО СМК 66.21.10 Порядок работы с гарантийными заявками; 2. При наличии риска невыполнения Заявки в срок, осуществляется переход к операции 05.3. Если у Управляющего ГО отсутствуют претензии к сроку и качеству выполнения Заявки, осуществляется переход к операции 07.4. Для закрытия Заявки в СЭД осуществляется переход к операции 06. |
5. | Принятие мер по исполнению Заявки Управляющий ГО срок исполнения: в течение периода исполнения Заявки |
1. Управляющий ГО принимает меры по исполнению Заявки: • при отставании срока выполнения Заявки либо при отсутствии со стороны стороннего Подрядчика действий для выполнения Заявки – связывается с Подрядчиком для выяснения ситуации; • при отказе Подрядчика от выполнения работ по гарантийной Заявке – обращается в юридический отдел для инициации судебного разбирательства и контролирует ход процесса; • при отсутствии у Подрядчика возможности выполнения Заявки / отказе Подрядчика - обращается к Управляющему УК для выполнения Заявки силами Управляющей компании. Далее осуществляется переход к операции 04. |
6. | Закрытие Заявки в СЭД Сотрудник УК срок исполнения: в день поступления завершающих документов |
1. Сотрудник УК на основании полученных подписанных завершающих документов (Акта выполненных работ, Задания на выполнение работ с подписью Собственника / Акта качества с подписью Собственника) присваивает Заявке в СЭД в разделе «Заявки / Диспетчерская ЖКХ (гарантийное обслуживание)» статус «Завершена», а также размещает в Заявке на вкладке «Документы» сканы завершающих документов. 2. Сотрудник УК направляет Управляющему ГО ссылку на выполненную Заявку в СЭД с приложенными сканами завершающих документов (в виде письма в СЭД либо в форме отчета за отчетный период), осуществляется переход к операции 07. |
7. | Формирование Базы данных проекта «Гарантийное обслуживание» Управляющий ГО срок исполнения: по итогам исполнения Заявки / по окончании отчетного месяца |
1. Управляющий ГО формирует и ведет Базу данных исполненных гарантийных Заявок, а также проводит анализ расходов проекта «ГО» в форме согласно СТО ФД «База данных проекта «Гарантийное обслуживание». 2. При получении от Сотрудника УК ссылок на выполненные Заявки в СЭД (в виде отчета или письма в СЭД) Управляющий ГО: • проверяет полноту комплекта и корректность оформления завершающих документов (в т.ч. Акта выполненных работ, Задания на выполнение работ с подписью Собственника / Акта качества с подписью Собственника); • при отсутствии необходимых завершающих документов по Заявке, либо при некачественном их оформлении (например, при отсутствии подписи Собственника в Расписке) - обращается к Управляющему УК для надлежащего оформления завершающих документов и их размещения в Заявке в СЭД; • размещает ссылку на выполненную Заявку в СЭД в Базе данных проекта «ГО». Далее осуществляется завершение процесса. |