СТО МИ пользователя «Регламентированная отчетность»

Описание

Система «Регламентированная отчетность» предназначена для упорядочивания работы по подготовке и сдаче регламентированной отчетности.

Решение учитывает возможность хранения статусов отчетов, выгрузки в систему электронного документооборота Лотус для согласования и подписания ЭЦП, а также получения отчетов по результатам подготовки.

Процесс работы и выгрузки в СЭД Лотус регламентированных отчетов (рабочая конфигурация 1С: Бухгалтерия)

Расположение данных для выгрузки

Для выгрузки необходимо зайти в журнал отчетов. Журнал располагается в программе «1С: Предприятие – Бухгалтерия», Вкладка «Подсистемы» Регламентированная отчетность → Справочники → Регламентированные отчеты (рисунок 1).

В справочнике «Регламентированные отчеты» нажать кнопку «Журнал» (рисунок 2).

При первом открытии журнала появится форма «Особенности текущей версии подсистемы “Регламентированная отчетность”» и форма «Регламентированная и финансовая отчетность».

Внешний вид журнала представлен на рисунке 3.

Визуально форма разделена на 2 области:

Формирование структуры для выгрузки

Для выгрузки отчета в СЭД Лотус необходимо открыть меню «Выгрузка» и выбрать пункт «Выгрузить в Лотус», предварительно указав нужный отчет (выделить строку журнала отчетов).

Для удобного поиска в журнале отчетов предусмотрены фильтры. Поля для фильтрации расположены в нижней части журнала отчетов (рисунок 4).

Пример выбора отчета для выгрузки представлен на рисунке 5.

После нажатия на кнопку «Выгрузить в Лотус» открывается форма выбора пользователей, которые участвуют в согласовании и подписании, контролера, а также режима выгрузки.

По умолчанию:

Доступные режимы выгрузки:

Примечание: При ручном режиме выгрузки список подписывающих лиц не используется, табличная часть очищается и недоступна для редактирования.

Внешняя форма выбора представлена на рисунке 6.

Примечание: Согласование последовательное, его порядок определен порядком строк в табличной части.

Необходимо, чтобы у пользователей, участвующих в выгрузке в Лотус, были заполнены следующие поля:

В случае если эти поля не заполнены, появится соответствующее предупреждение, и выгрузка будет приостановлена.

Факт выгрузки отразится в служебном окне, внизу экрана, также можно будет увидеть значок СЭД Лотус в соответствующей строке списка.

Перейти в карточку СЭД Лотус можно после нажатия кнопки «Открыть в Лотус» (рисунок 7).

Работа с выгруженным отчетом

Отчет выгружается в базу ПУД. По одному отчету создается одна карточка ПУД, поиск документа по группировкам базы ПУД. 

Тип документа – «Регламентированная отчетность».

В кратком содержании содержится информация: тип отчетности + вид отчетности + отчетный период + номер корректировки, а также дата выгрузки. 

Тип отчетности – это папка из справочника «Регламентированные отчеты», вид отчетности – наименование отчета.

Отчет выгружается в формате .xps с целью невозможности для редактирования.

Каждая форма в регламентированном отчете (титульный лист, разделы) отображается на новой странице в выгруженном отчете, следуя друг за другом.

Пример отчета в программе 1С представлен на рисунке 8.

Пример печатной формы выгруженного отчета в формате .xps представлен на рисунке 9.

Из рисунка можно увидеть, что файл состоит из 4 страниц, каждая из которых соответствует определенной форме регламентного отчета.

Внешний вид карточки в СЭД Лотус представлен на рисунке 10.

После выгрузки отчет автоматически направляется на согласование, в СЭД Лотус переходит в статус «На согласовании». Согласующим ежедневно приходит напоминание.

Примечание: При отклонении документа (в ручном режиме выгрузки), статус в 1С изменяется в течение часа, при этом документ в Лотусе не должен блокироваться пользователем.

Контролер ежедневно получает напоминание по всем отчетам по личной почте. 

Ссылка на ПУД

После согласования:

Отправка отчета в контролирующий орган:

Процесс работы и смена статусов

Статусы отчетов в 1С:

Примечание: В случае если возникла необходимость доработать документ, у пользователя есть возможность изменить статус, при котором документ будет доступен для редактирования.

Статусы отчетов в Лотус:

Схема алгоритма процесса выгрузки в Лотус (рисунок 11):

Отчет «Реестр по сдаче отчетности»

Отчет располагается в программе 1С Предприятие: Бухгалтерия. Вкладка «Подсистемы» → Регламентированная отчетность → Отчеты → Реестр по сдаче отчетности» (рисунок 12).

Отчет «Реестр по сдаче отчетности» формируется за период. Попадают отчеты в выбранный период по реквизитам дата начала и дата окончания отчетного периода.

Группировка строк по умолчанию:

Колонки отчета:

Возможность переключения между вариантами отчета реализована через поле списка: «Используемая группировка» (рисунок 13).

Варианты отчета:

— По наименованию отчета:

— По наименованию организации:

По кнопке «Сформировать» в форме отчета отображаются данные в соответствии с установленными параметрами и заданными настройками.

Пример представлен на рисунке 14.

Пример отчета с вариантом группировки «По наименованию организации» представлен на рисунке 15.

После нажатия на кнопку «Настройки» в форме отчета открываются поля параметров, отбора и сортировки.

Нажав на кнопку и выбрав пункт меню «Настройка структуры» открывается форма, представленная на рисунке 16.

Воспользовавшись настройкой структуры отчета, пользователь может изменять состав данных и выставлять отборы по своему усмотрению.

Процесс работы и выгрузки в СЭД Лотус регламентированной отчетности (1С: Зарплата и управление персоналом 3.1)

Основная информация

Для работы с документами регламентированной отчетности предназначена подсистема «Отчетность, справки» (рисунок 17).

Справочник «Настройка отправки регламентированной отчетности»

Справочник «Настройка отправки регламентированной отчетности» предназначен для настройки выгрузки документов регламентированной отчетности в СЭД Lotus Notes.

Внешний вид формы нового элемента справочника представлен на рисунке 18.

Реквизиты справочника:

При нажатии кнопки «Заполнить» табличная часть автоматически заполнится всеми доступными вариантами печатной формы для данного типа регламентированной отчетности (рисунок 20). Необходимо установить флаг «Выгружать» напротив тех печатных форм, которые должны будут выгружаться автоматически.

Важно!

Заполнение печатными формами доступно только для документов регламентированной отчетности с типом отличным от «Регламентированная отчетность».

Справочник «Бизнес-Процессы»

На рисунке 21 представлена форма нового элемента справочника «Бизнес-Процессы».

По умолчанию создан элемент «Сдача регламентированной отчетности».

Документ «Настройка проверки по бизнес-процессам»

Документ «Настройка проверки по бизнес-процессам» предназначен для настройки выборочной проверки регламентированной отчетности.

Внешний вид нового документа представлен на рисунке 22.

Реквизиты документа:

На рисунке 23 представлен пример заполненного документа «Настройка проверки по бизнес-процессам».

При проведении документа формируются движения по регистру сведений «Настройки проверки по бизнес-процессам».

Регистр сведений «Коды ОКТМО по организациям»

Регистр сведений предназначен для хранения кодов ОКТМО по организации, заполняется вручную пользователями с ролями «Полные права» и «Добавление изменение данных для начисления зарплаты».

Внешний вид регистра сведений представлен на рисунке 24.

Для добавления новой записи необходимо нажать кнопку «Создать», в открывшейся форме ввести следующие данные (рисунок 25):

Документы регламентированной отчетности

Документы регламентированной отчетности в конфигурации 1С: ЗиУП расположены в подсистеме «Отчетность, справки» в разделе «1С-Отчетность» (рисунок 26).

На рисунке 27 представлена форма списка документов регламентированной отчетности.

В журнале отображается статус выгрузки в СЭД Lotus Notes регламентированной отчетности. Для открытия документа в Лотус необходимо выделить нужный отчет и нажать кнопку «Открыть в Лотус».

По нажатию кнопки «Найти текущую задачу» открывается текущая задача бизнес-процесса «Сдача регламентированной отчетности» (рисунок 28), если бизнес-процесс не запущен или завершен, то появится соответствующее служебное сообщение (рисунок 29).

Выгрузка в Лотус регламентированной отчетности отдела кадров

Документы «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М» находятся в подсистеме «Редактирование СЗВ», которая доступна пользователям с ролью «ИВК доступ ОК к СЗВМ» (рисунок 30).

Для выгрузки документа «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М» в СЭД Lotus Notes необходимо нажать кнопку «Выгрузить в Лотус» на форме документа (рисунок 31).

После нажатия кнопки «Выгрузить в Лотус» открывается форма для настройки согласующих и подписывающих (рисунок 32):

Важно!

Карточка ПУД в Лотус будет отправлена на согласование и подписание пользователям с установленным флагом «Использовать».

Если закрыть данную форму, то процесс выгрузки в Лотус будет прерван.

Для продолжения выгрузки в Лотус необходимо нажать кнопку «Продолжить выгрузку в Лотус». Откроется окно выбора печатной формы (рисунок 33). В данном окне необходимо установить флаг «Выгружать» и «На подписание» и нажать кнопку «Продолжить выгрузку в Лотус». Если не установить флажок «На подписание», то карточка в СЭД Лотус будет направлена только на согласование.

После нажатия кнопки «Продолжить выгрузку в Лотус» в СЭД Лотус создается новая карточка ПУД в видом «Регламентированная отчетность» (рисунок 34). Документ направляется на согласование, а при положительном результате согласования – на подписание.

Статус регламентированного отчета после выгрузки в Лотус автоматически меняется на «Сдан».

Важно!

Статус карточки в СЭД Lotus Notes в 1С: ЗиУП автоматически не возвращается.

Выгрузка в Лотус по бизнес-процессу «Сдача регламентированной отчетности»

Важно!

В разделе описан механизм выгрузки регламентированной отчетности в СЭД Lotus Notes, действующий с 25.11.2019. Для ранее выгруженных документов работает полный цикл согласования и/или подписания, без контроля срока подписания, а также отсутствует возврат статусов. Для выгрузки старых документов по новому механизму необходимо перезаписать документ регламентированной отчетности для запуска бизнес-процесса.

При записи следующих видов документов регламентированной отчетности, новых или с пустым статусом, устанавливается статус документа в Лотус «В работе»:

После записи указанных документов стартует бизнес-процесс «Сдача регламентированной отчетности».

Выгрузка документов «Регламентированный отчет» в СЭД Lotus Notes выполняется из задачи ответственному специалисту на этапе «Выгрузка в Лотус» бизнес –процесса «Сдача регламентированной отчетности» (см. Этап 4. Выгрузка в Лотус).

Печатная форма регламентированного отчета, определяемая по настройкам текущего отчета для документов «Регламентированный отчет» и по настройкам справочника «Настройка отправки регламентированной отчетности» для данного вида отчета, выгружается в базу ПУД с типом карточки «Регламентированный отчет».

После выгрузки регламентированный отчет автоматически направляется на подписание ЕИО Заказчика (физическое лицо, указанное в соответствующем реквизите задачи, документ в СЭД Lotus Notes переходит в статус «На подписании». Подписывающему ежедневно в течение 30 дней с момента отправки на подписание приходит напоминание. В 1С статус документа автоматически устанавливается «На подписании»

В карточке Лотус первичной регламентированной отчетности устанавливается срок подписания, если печатная форма до наступления срока подписания не подписана ЭЦП, то документ в СЭД Lotus Notes автоматически переходит в статус «Отклонен», в 1С устанавливается статус «Просрочил (подписал)». Регламентным заданием «ИВК_сдача рег отчетности» печатная форма документа выгружается повторно на подписание ЭЦП ЕИО Заказчика с соответствующим уведомлением (рисунок 35), бизнес-процесс переходит на следующий этап (см. Этап 6. Прикрепить квитанцию о приеме).

Если файл ЭЦП помечен как «Старая версия», то карточке в СЭД Lotus Notes и документу отчетности в 1С присваивается статус «Отклонен». Регламентное задание «ИВК_сдача рег отчетности» возвращает бизнес-процесс на этап выгрузки в Лотус (см. Этап 4. Выгрузка в Лотус). Повторная выгрузка печатной формы в Лотус допускается при нахождении документа в статусе «Отклонен». Выгрузка осуществляется в ту же карточку в СЭД Лотус, если база данных ПУД, где она расположена, доступна для выгрузки. В противном случае создается новая карточка в текущей базе данных ПУД, связь с предыдущей карточкой не сохраняется. Для первичной регламентированной отчетности срок подписания устанавливается повторно.

Соответствие статусов документа в СЭД Lotus Notes и 1С представлено в таблице 1.

Статус СЭД Lotus Notes
Статус 1С
На подписании
На подписании
Подписан
Подписан
Отклонен (как старая версия)
Отклонен
Отклонен (просрочил подписание)
Просрочил подписал
Подписан
Принят (после прикрепления квитанции об отправке)

Изменение статусов документа в СЭД Lotus Notes:

При выполнении задачи на этапе выгрузки квитанции о приеме бизнес-процесса «Сдача регламентированной отчетности» (см. Этап 6. Прикрепить квитанцию о приеме) в карточку ПУД Лотус прикрепляется файл квитанции о приеме регламентированной отчетности (рисунок 36).

Бизнес-процесс «Сдача регламентированной отчетности»

Старт бизнес-процесса «Сдача регламентированной отчетности» происходит после записи документов регламентированной отчетности.

На рисунке 37 представлен пример формы бизнес-процесса.

Реквизиты шапки:

На рисунке 38 представлена карта бизнес-процесса.

Этап 1. Проверка на ОКТМО

Проверка выполняется, если для данного регламентированного отчета установлен флаг «Выполнять проверку ОКТМО» в справочнике «Настройка отправки регламентированной отчетности». Соответствие определяется по наименованию регламентированного отчета.

Если флаг не установлен, то этап пропускается.

Если флаг установлен, то формируется задача служебному пользователю akt (рисунок 39).

Проверка ОКТМО в рамках задачи для служебного пользователя выполняется регламентным заданием «ИВК_сдача рег отчетности»: происходит сравнение кода ОКТМО в документе отчетности и кода ОКТМО из регистра «Коды ОКТМО по организациям» для данной организации:

Если коды ОКТМО совпадают, то происходит переход на следующий этап.

Если в регистре сведений «Коды ОКТМО по организациям» и в регламентированном отчете указаны различные коды, то задача переадресуется автору бизнес-процесса. При выполнении задачи коды ОКТМО сравниваются повторно и, если не соответствуют, то выводится сообщение пользователю (рисунок 43), задача не выполняется.

В логи фиксируется запись о результатах проверки ОКТМО служебным пользователем и при необходимости автором бизнес-процесса (рисунок 44).

Этап 2. Проверка начальником отдела

Этап проверки начальником отдела выполняется, если для данного вида регламентированной отчетности и для данной организации существует проведен документ «Настройка проверки по бизнес-процессам» с неустановленным флагом «Отключить».

На данном этапе формируется задача ответственному пользователю, указанному в соответствующем документе «Настройка проверки по бизнес-процессам» в реквизите «Проверяющий» (рисунок 45).

Важно!

Задача доступна только исполнителю – проверяющему из соответствующего документа «Настройка проверки по бизнес-процессам». При попытке открыть данную задачу другим лицом появляется служебное сообщение (рисунок 46), форма задачи не открывается.

Если в процессе проверки регламентированной отчетности возникли замечания, то их необходимо внести в текстовое поле «Замечания к документу», после этого появится кнопка «Отправить на доработку» (рисунок 47).

После нажатия на кнопку «Отправить на доработку» задача проверяющего становится выполненной, бизнес-процесс переходит на этап «Доработка отчетности», в табличную часть «Замечания по документу» бизнес-процесса «Сдача регламентированной отчетности» добавляется запись, содержащая текст замечания и ссылку на данную задачу (рисунок 48).

После выполнения задачи «Проверка начальников отдела» статус регламентированной отчетности меняется на «Подготовлен».

Этап 3. Доработка отчетности

Переход на данный этап выполняется только при нажатии кнопки «Отправить на доработку» из задачи этапа «Проверка начальником отдела». При переходе на данный этап ответственному специалисту – автору бизнес-процесса формируется задача (рисунок 49). В поле «Неотработанные замечания по отчету» отображается информация по неотработанным ранее замечаниям по документу-основанию.

При нажатии кнопки «Замечания отработаны» для всех замечаний вкладки «Замечания по документу» бизнес-процесса устанавливается флаг «Отработано» (рисунок 50), бизнес-процесс возвращается на этап «Проверка начальником отдела».

Важно!

Нажимая на кнопку «Замечания отработаны» ответственный специалист подтверждает, что все замечания по документу регламентированной отчетности устранены.

Этап 4. Выгрузка в Лотус

Автору бизнес-процесса «Сдача регламентированной отчетности» формируется задача о необходимости выгрузить в СЭД Lotus Notes регламентированную отчетность (рисунок 51).

Реквизиты задачи:

По нажатию кнопки «Выгрузить в Лотус» документ регламентированной отчетности выгружается в базу ПУД СЭД Lotus Notes (рисунок 53). Печатные формы на подписание для документа «Регламентированный отчет» берутся из настроек по текущему отчету, для остальных документов из настроек справочника «Настройка отправки регламентированной отчетности».

Важно!

Кнопка «Выгрузить в Лотус» недоступна, пока не указана ссылка на чек-лист.

Документ направляется на подписание ЭЦП ЕИО Заказчика, указанному в задаче, со сроком подписания.

Важно!

При выгрузке печатной формы корректировки регламентированного отчета в СЭД Lotus Notes срок подписания не устанавливается.

Задача выполняется автоматически после выгрузки в СЭД Lotus Notes. При попытке выполнить задачу без выгрузки в Лотус появляется соответствующее сообщение об ошибке (рисунок 54), задача не выполняется.

Этап 5. Подписание в Лотус

Для служебного пользователя akt формируется задача (рисунок 55).

Данная задача выполняется автоматически регламентным заданием «ИВК_сдача рег отчетности»:

Важно!

При повторной выгрузке документа в СЭД Лотус при статусе отчетности «Просрочил подписал» документ направляется на подписание фактическому руководителю организации, а не физическому лицу, указанному в реквизите «ЕИО Заказчика».

Автор бизнес-процесса может вручную завершить задачу, не дожидаясь запуска регламентного задания ««ИВК_сдача рег отчетности», если документ находится в статусе «Подписал» или «Отклонен».

Руководитель отдела, определяемый по варианту адресации «Руководитель отдела по расчету ЗП», может вручную завершить задачу, если регламентированная отчетность находится в статусе «Просрочил (подписал)». В этом случае в бизнес-процессе устанавливается признак «Отправлен без подписания ЕИО».

Этап 6. Прикрепить квитанцию о приеме

На данном этапе, если тип документа «Регламентированный отчет», автору бизнес-процесса формируется задача о необходимости прикрепить квитанцию о приеме регламентированного отчета (рисунок 57).

При нажатии кнопки «Прикрепить квитанцию» открывается диалоговое окно выбора файла «Квитанция о приеме» в формате pdf (рисунок 58).

Важно!

В диалоговом окне выбора файла установлен фильтр по умолчанию:

Выбранный файл хранится в данных задачи.

Для просмотра приложенной квитанции необходимо нажать кнопку «Открыть квитанцию», приложенная квитанция откроется в отдельном окне (рисунок 59). Если квитанция не приложена, то появится сообщение об ошибке (рисунок 60).

Перед выполнением задачи необходимо указать дату фактической отправки отчетности.

При выполнении задачи выбранный файл квитанции выгружается в карточку ПУД СЭД Lotus Notes (рисунок 61), статус в лотус документа отчетности меняется на «Принят», статус отчетности – на «Сдано», бизнес-процесс завершается.

Важно!

Запрещено выполнение задачи до выбора файла квитанции о приеме или без указания даты отправки отчетности.

Для остальных типов документа регламентированной отчетности, например, «2-НДФЛ для передачи в ИФНС», создается задача служебному пользователю, которая выполняется автоматически по регламентному заданию «ИВК_сдача рег отчетности», файлы квитанции об отправке при этом не выгружаются, а фактическая дата отправки заполняется текущей датой, статус в лотус документа отчетности меняется на «Принят», статус отчетности – на «Сдано», бизнес-процесс завершается.

Сопоставление данных по регламентированной отчетности с СКБ

Обработка «Сопоставление данных по регламентированной отчетности с СКБ»

Обработка предназначена для загрузки данных из Excel и сопоставления их с документами регламентированной отчетности конфигурации 1С: ЗиУП.

Обработка «Сопоставление данных по регламентированной отчетности» расположена в подсистеме «Отчетность, справки» (рисунок 62).

Внешний вид обработки представлен на рисунке 63.

Реквизиты обработки:

На рисунке 64 представлен пример файла Excel для загрузки данных:

По нажатию кнопки «Загрузить данные из Excel» необходимо выбрать файл формата *.xlsx, данные файла будут подгружены в табличную часть «Данные Файла» (рисунок 65).

Реквизит «Организация ссылка» заполняется по ранее заполненному соответствию (см. Первичное заполнение), если соответствие ранее не было заполнено или добавлена новая организация, то соответствие необходимо заполнить (см. Первичное заполнение).

По нажатию кнопки «Записать данные в базу» происходит формирование движений по регистру сведений «Данные из СКБ по сдаче отчетности» на основании данных табличной части «Данные Файла» (рисунок 66):

По регламентному заданию «ИВК_сдача рег отчетности» выполняется подбор документа регламентированной отчетности необработанным записям регистра сведений «Данные из СКБ по сдаче отчетности». Подбор выполняется по наименованию регламентированного отчета и периоду, который определяется как дата окончания периода регламентированной отчетности + количество дней из настройки соответствующего элемента справочника «Настройка отправки регламентированной отчетности». Если документ регламентированной отчетности в соответствии с данными условиями будет подобран, то ссылка на него будет подставлена в реквизит «Рег отчет ЗУП» в соответствующее движение по регистру сведений «Данные из СКБ по сдаче отчетности». Если подходящий отчет не будет найден, то параметр останется незаполненным (рисунок 67).

Важно!

Документ регламентированной отчетности может быть использован только в одном движении регистра «Данные из СКБ по сдаче отчетности». При повторной загрузке данных отчет ЗиУП не будет заполнен.

Первичное заполнение

Первичное заполнение предназначено для настройки соответствия организации в отчете Excel с элементами справочника «Организации».

При загрузке данных из Excel табличная часть «Несопоставленные организации» заполняется списком организаций, по которым не установлено соответствие справочнику «Организации».

Для автоматического соответствия необходимо нажать кнопку «Первичное заполнение» – «Сопоставить организации», в результате будет выполнен поиск элементов справочника «Организации», совпадающих по наименованию, найденное значение будет подставлено в реквизит «Организация ссылка» (рисунок 68). Для остальных организаций необходимо установить соответствие вручную.

После того как соответствие установлено необходимо нажать кнопку «Первичное заполнение» – «Записать организации». Информация о соответствии наименования организации в СКБ Контур и элементов справочника «Организации» будет сохранена в конфигурации 1С: ЗиУП, а также автоматически заполнится в соответствующих строках табличной части «Данные Файла». При последующей работе обработки соответствующая организация в реквизит «Организация ссылка» подтянется автоматически.

Отчет «Сопоставление данных по выгрузке отчетов с СКБ»

Отчет предназначен для сравнения статусов и дат регламентированной отчетности в конфигурации 1С: ЗиУП и данных, загруженных из СКБ Контур.

Отчет расположен в подсистеме «Отчетность, справки» (рисунок 69).

На рисунке 70 представлена форма отчета.

Для формирования отчета нужно указать период (реквизиты «Начало периода» и «Окончание периода») и при необходимости «Организацию» и нажать кнопку «Сформировать». Данные собираются из регистра сведений «Данные из СКБ по сдаче отчетности».

На рисунке 71 представлен пример сформированного отчета. Для каждой организации и каждого отчета (по дате) отображается статус документа в конфигурации 1С: ЗиУП с датой фактической отправки отчетности (по данным задачи «Прикрепить квитанцию о приеме») и статус отчетности в СКБ Контур. Если не удалось сопоставить отчеты в 1С: ЗиУП и СКБ Контур, то в ячейке «Статус в лотус» отображается текст «Нет данных». Если статус СКБ Контур «Срок истек, отчет не отправлен» и для данного отчета отсутствует бизнес-процесс «Сдача регламентированной отчетности» или дата отправки в конфигурации 1С больше даты Контур, то ячейка статуса регламентированного отчета в 1С выделяется красным цветом.

Процесс работы и выгрузки в СЭД Лотус регламентированной отчетности (типовая конфигурация 1С: Бухгалтерия)

Основная информация

Регламентированная отчетность с функционалом выгрузки в СЭД Lotus Notes расположена в подсистеме «Налоги» (рисунок 72).

Процесс работы с регламентированной отчетностью аналогичен процессу в конфигурации 1С: ЗиУП:

Справочник «Настройка отправки регламентированной отчетности»

Справочник «Настройка отправки регламентированной отчетности» предназначен для настройки выгрузки документов регламентированной отчетности в СЭД Lotus Notes.

Внешний вид формы нового элемента справочника представлен на рисунке 73.

Реквизиты справочника:

Регистр сведений «Коды ОКТМО по организациям»

Регистр сведений предназначен для хранения кодов ОКТМО по организации, заполняется вручную пользователями с ролью «Бухгалтер БИК».

Работа с регистром в типовой конфигурации 1С: Бухгалтерия аналогична работе с одноименным регистром в конфигурации 1С: ЗиУП (см. Регистр сведений «Коды ОКТМО по организациям»).

Выгрузка в Лотус регламентированной отчетности

Важно!

В разделе описан механизм выгрузки документа «Регламентированный отчет» в СЭД Lotus Notes, действующий с 03.12.2019. Для ранее выгруженных документов: работает полный цикл согласования и подписания, без контроля срока подписания.

На рисунке 74 представлена форма списка регламентированной и финансовой отчетности.

В журнале отчета отображается статус регламентированной отчетности и знак выгрузки в СЭД Lotus Notes. Для открытия документа в Лотус необходимо выделить нужный отчет и нажать кнопку «Открыть в Лотус».

Выгрузка документов «Регламентированный отчет» в СЭД Lotus Notes выполняется из задачи ответственному специалисту на этапе «Выгрузка в Лотус» бизнес –процесса «Сдача регламентированной отчетности» (см. Этап 4. Выгрузка в Лотус).

Печатная форма регламентированного отчета выгружается в базу ПУД с типом карточки «Регламентированный отчет».

После выгрузки регламентированный отчет автоматически направляется на подписание ЕИО Заказчика (физическое лицо, указанное в соответствующем реквизите задачи, документ в СЭД Lotus Notes переходит в статус «На подписании». Подписывающему ежедневно в течение 30 дней с момента отправки на подписание приходит напоминание. В 1С статус документа автоматически устанавливается «На подписании»

В карточке Лотус первичной регламентированной отчетности устанавливается срок подписания, если печатная форма до наступления срока подписания не подписана ЭЦП, то документ в СЭД Lotus Notes автоматически переходит в статус «Отклонен», в 1С устанавливается статус «Просрочил (подписал)». Регламентным заданием «ИВК_сдача рег отчетности» печатная форма документа выгружается повторно на подписание ЭЦП ЕИО Заказчика с соответствующим уведомлением (рисунок 75), бизнес-процесс переходит на следующий этап (см. Этап 6. Прикрепить квитанцию о приеме).

В случае подписания ЭЦП до наступления срока подписания или при подписании корректировки регламентированной отчетности в СЭД Lotus Notes и типовой конфигурации 1С: Бухгалтерия устанавливается статус «Подписан». Регламентное задание «ИВК_сдача рег отчетности» переводит бизнес-процесс на следующий этап (см. Этап 6. Прикрепить квитанцию о приеме).

Если файл ЭЦП помечен как «Старая версия», то карточке в СЭД Lotus Notes и документу отчетности в 1С присваивается статус «Отклонен». Регламентное задание «ИВК_сдача рег отчетности» возвращает бизнес-процесс на этап выгрузки в Лотус (см. Этап 4. Выгрузка в Лотус). Повторная выгрузка печатной формы в Лотус допускается при нахождении документа в статусе «Отклонен». Выгрузка осуществляется в ту же карточку в СЭД Лотус, если база данных ПУД, где она расположена, доступна для выгрузки. В противном случае создается новая карточка в текущей базе данных ПУД, связь с предыдущей карточкой не сохраняется. Для первичной регламентированной отчетности срок подписания устанавливается повторно.

Соответствие статусов документа в СЭД Lotus Notes и 1С представлено в таблице 2.

Статус СЭД Lotus Notes
Статус 1С
На подписании
На подписании
Подписан
Подписан
Отклонен (как старая версия)
Отклонен
Отклонен (просрочил подписание)
Просрочил подписал
Подписан
Принят (после прикрепления квитанции об отправке)

Изменение статусов документа в СЭД Lotus Notes:

При выполнении задачи на этапе выгрузки квитанции о приеме бизнес-процесса «Сдача регламентированной отчетности» (см. Этап 6. Прикрепить квитанцию о приеме) в карточку ПУД Лотус прикрепляется файл квитанции о приеме регламентированной отчетности (рисунок 76).

Бизнес-процесс «Сдача регламентированной отчетности»

Старт бизнес-процесса «Сдача регламентированной отчетности» происходит после записи документа «Регламентированный отчет».

На рисунке 77 представлен пример формы бизнес-процесса.

Реквизиты шапки:

На рисунке 78 представлена карта бизнес-процесса.

Этап 1. Проверка на ОКТМО

Проверка выполняется, если для данного регламентированного отчета установлен флаг «Выполнять проверку ОКТМО» в справочнике «Настройка отправки регламентированной отчетности». Соответствие определяется по наименованию регламентированного отчета.

Если флаг не установлен, то этап пропускается.

Если флаг установлен, то формируется задача служебному пользователю akt (рисунок 79).

Проверка ОКТМО в рамках задачи для служебного пользователя выполняется регламентным заданием «ИВК_сдача рег отчетности»: происходит сравнение кода ОКТМО в документе отчетности и кода ОКТМО из регистра «Коды ОКТМО по организациям» для данной организации:

Если коды ОКТМО совпадают, то происходит переход на следующий этап.

Если в регистре сведений «Коды ОКТМО по организациям» и в регламентированном отчете указаны различные коды, то задача переадресуется автору бизнес-процесса. При выполнении задачи коды ОКТМО сравниваются повторно и, если не соответствуют, то выводится сообщение пользователю (рисунок 82), задача не выполняется.

В логи фиксируется запись о результатах проверки ОКТМО служебным пользователем и при необходимости автором бизнес-процесса (рисунок 83).

Этап 2. Проверка начальником отдела

Этап проверки начальником отдела выполняется, если для данного вида регламентированной отчетности и для данной организации на дату отчета существует проведенный документ «Настройка проверки по бизнес-процессам» с неустановленным флагом «Отключить».

На данном этапе формируется задача ответственному пользователю, указанному в соответствующем документе «Настройка проверки по бизнес-процессам» в реквизите «Проверяющий» (рисунок 84).

Важно!

Задача доступна только исполнителю – проверяющему из соответствующего документа «Настройка проверки по бизнес-процессам». При попытке открыть данную задачу другим лицом появляется служебное сообщение (рисунок 85), форма задачи не открывается.

Если в процессе проверки регламентированной отчетности возникли замечания, то их необходимо внести в текстовое поле «Замечания к документу», после этого появится кнопка «Отправить на доработку» (рисунок 86).

После нажатия на кнопку «Отправить на доработку» задача проверяющего становится выполненной, бизнес-процесс переходит на этап «Доработка отчетности», в табличную часть «Замечания по документу» бизнес-процесса «Сдача регламентированной отчетности» добавляется запись, содержащая текст замечания и ссылку на данную задачу (рисунок 87).

После выполнения задачи «Проверка начальников отдела» статус регламентированной отчетности меняется на «Подготовлен, выгружен в Лотус».

Этап 3. Доработка отчетности

Переход на данный этап выполняется только при нажатии кнопки «Отправить на доработку» из задачи этапа «Проверка начальником отдела». При переходе на данный этап ответственному специалисту – автору бизнес-процесса формируется задача (рисунок 88). В поле «Неотработанные замечания по отчету» отображается информация по неотработанным ранее замечаниям по документу-основанию.

При нажатии кнопки «Замечания отработаны» для всех замечаний вкладки «Замечания по документу» бизнес-процесса устанавливается флаг «Отработано» (рисунок 89), бизнес-процесс возвращается на этап «Проверка начальником отдела».

Важно!

Нажимая на кнопку «Замечания отработаны» ответственный специалист подтверждает, что все замечания по документу регламентированной отчетности устранены.

Этап 4. Выгрузка в Лотус

Автору бизнес-процесса «Сдача регламентированной отчетности» формируется задача о необходимости выгрузить в СЭД Lotus Notes регламентированную отчетность (рисунок 90).

Реквизиты задачи:

По нажатию кнопки «Выгрузить в Лотус» документ регламентированной отчетности выгружается в базу ПУД СЭД Lotus Notes (рисунок 92).

Важно!

Кнопка «Выгрузить в Лотус» недоступна, пока не указана ссылка на чек-лист.

Документ направляется на подписание ЭЦП ЕИО Заказчика, указанному в задаче, со сроком подписания.

Важно!

При выгрузке печатной формы корректировки регламентированного отчета в СЭД Lotus Notes срок подписания не устанавливается.

Задача выполняется автоматически после выгрузки в СЭД Lotus Notes. При попытке выполнить задачу без выгрузки в Лотус появляется соответствующее сообщение об ошибке (рисунок 93), задача не выполняется.

Этап 5. Подписание в Лотус

Для служебного пользователя akt формируется задача (рисунок 94).

Данная задача выполняется автоматически регламентным заданием «ИВК_сдача рег отчетности»:

Автор бизнес-процесса может вручную завершить задачу, не дожидаясь запуска регламентного задания ««ИВК_сдача рег отчетности», если документ находится в статусе «Подписал» или «Отклонен».

Руководитель отдела, определяемый по варианту адресации «Главный бухгалтер по открытию доступа», может вручную завершить задачу, если регламентированная отчетность находится в статусе «Просрочил (подписал)». В этом случае в бизнес-процессе устанавливается признак «Отправлен без подписания ЕИО».

Этап 6. Прикрепить квитанцию о приеме

На данном этапе автору бизнес-процесса формируется задача о необходимости прикрепить квитанцию о приеме регламентированного отчета (рисунок 96).

При нажатии кнопки «Прикрепить квитанцию» открывается диалоговое окно выбора файла «Квитанция о приеме» в формате pdf (рисунок 97).

Важно!

В диалоговом окне выбора файла установлен фильтр по умолчанию:

Выбранный файл хранится в данных задачи.

Для просмотра приложенной квитанции необходимо нажать кнопку «Открыть квитанцию», приложенная квитанция откроется в отдельном окне (рисунок 98). Если квитанция не приложена, то появится сообщение об ошибке (рисунок 99).

Также в рамках задачи необходимо заполнить дату фактической отправки отчетности.

При выполнении задачи выбранный файл квитанции выгружается в карточку ПУД СЭД Lotus Notes (рисунок 100), статус в лотус документа отчетности меняется на «Принят», статус отчетности – на «Сдано», бизнес-процесс завершается.

Важно!

Запрещено выполнение задачи до выбора файла квитанции о приеме и без указания фактической даты отправки отчетности.

Сопоставление данных по регламентированной отчетности с СКБ

Процесс работы аналогичен сопоставлению данных в конфигурации 1С: ЗиУП (см. Сопоставление данных по регламентированной отчетности с СКБ).

Обработка и отчет по сопоставлению данных регламентированной отчетности расположены в подсистеме «Налоги» (рисунок 101).