СТО МИ пользователя «Аренда имущества»

Описание

Система предназначена для автоматизации процессов по аренде имущества управляющих компаний и собственников, сдающих в аренду объекты основных средств. Продукт учитывает специфику расчета арендной платы и создание документов, сопровождающих арендную деятельность. Программа решает задачи как бухгалтерского, так и управленческого учета.

Справочник «Типы расчёта аренды»

Справочник располагается в подсистеме Аренда ОС → Справочники → Типы расчета аренды (рисунок 1).

На рисунке 2 представлен внешний вид справочника. Справочник имеет иерархический вид.

По кнопке или по клавише «Insert» на клавиатуре открывается форма создания нового элемента справочника (рисунок 3).

Реквизиты справочника:

Пример формы элемента справочника представлен на рисунке 4.

Справочник «Основные средства»

Справочник располагается в подсистеме Аренда ОС → Справочники → Основные средства (рисунок 5).

Справочник «Основные средства» иерархический. На рисунке 6 представлен внешний вид справочника.

По кнопке или по клавише «Insert» на клавиатуре открывается форма нового элемента справочника (рисунок 7).

Реквизиты справочника:

Вкладка «Основные сведения»:

Вкладка «Бухгалтерский учёт»

Закладка «Общие»:

При нажатии на кнопку «Ввести на основании» создается и заполняется новый элемент справочника (рисунок 9):

По нажатию кнопки «История» формируется таблица с информацией по всем собственникам и инвентарным номерам по дате принятия к учету основного средства (рисунок 10). Данные собираются из регистра сведений «Местонахождение ОС (упр. учет)» по документам «Принятие к учету ОС», «Корректировка записей регистров» и по данным реквизита «Предыдущий собственник» из карточки основного средства.

Для каждого элемента справочника можно сформировать печатную форму «Форма ОС-6». Для этого необходимо нажать кнопку «Форма ОС-6», откроется обработка «Инвентарная карточка ОС (Форма ОС-6) с заполненными полями, нажать кнопку «Сформировать». Пример сформированной печатной формы представлен на рисунке 11.

По ссылке «Ввести документ принятия к учету» открывается форма выбора операции вида операции для документа «Принятие к учету ОС» (рисунок 12).

После выбора вида операции на экране появляется форма нового документа «Принятие к учёту ОС». На рисунке 13 представлен пример документа «Принятие к учету ОС: Оборудование».

По ссылке «Ввести документ списания» открывается форма документа «Списание ОС» (рисунок 14).

Закладка «Амортизация»:

Закладка «Прочее»:

Вкладка «Налоговый учет»

Закладка «Общие»:

По ссылке «Ввести документ принятия к учету» открывается форма выбора вида операции для документа «Принятие к учету ОС» (рисунок 15).

После выбора вида операции на экране появляется форма нового документа «Принятие к учёту ОС». На рисунке 13 представлен пример документа «Принятие к учету ОС: Оборудование».

По ссылке «Ввести документ списания» открывается форма документа «Списание ОС» (рисунок 14).

Закладка «Амортизация»:

Вкладка «Показатели»:

Справочник «Технические состояния»

Справочник «Технические состояния» представлен на рисунке 16.

При помощи кнопок на панели управления пользователь имеет возможность добавления/редактирования/установки пометки удаления элементов .

Форма элемента справочника имеет вид, представленный на рисунке 17.

Реквизиты:

Документ «Установка базовых параметров для групп ОС»

Документ предназначен для установки базовых параметров группы основных средств.

Документ располагается в подсистеме Аренда ОС → Документы → Установка базовых параметров для групп ОС (рисунок 18).

На рисунке 19 представлен список документов «Установка базовых параметров для групп ОС».

При помощи кнопки на панели управления или по клавише «Insert» на клавиатуре происходит создание документа (рисунок 20).

Реквизиты документа:

Реквизиты табличной части «Основные средства»:

После заполнения реквизитов документ необходимо записать и провести (рисунок 21).

Документ «Регистрация параметров ОС»

Документ предназначен для привязки оказываемых услуг к основным средствам. Документ находится в подсистеме: Амортизация / Переоценка ОС Обработки Регистрация параметров ОС.

Нажав на кнопку , или клавишу «Insert» на клавиатуре открывается выбор вида операции для документа (рисунок 22).

Коэффициенты выработки:

Позволяет заполнять коэффициенты пересчета для параметров выработки основных средств (используются при расчете выработки ОС).

Услуги по группам ОС:

Позволяет выполнить привязку услуг к основным средствам.

Реквизиты документа:

Реквизиты табличной части:

На рисунках 23, 24 представлены формы новых документов для двух видов операций.

В документе необходимо заполнить реквизит «Организация». Реквизит «Способ расчета» заполняется для вида операции «Услуги по группам ОС».

Табличная часть документа заполняется двумя способами:

При заполнении документа, если у основного средства уже сделана привязка к услуге, то соответствующие поля будут заполнены.

В случае если единица измерения параметра выработки отличается от единицы измерения детальной услуги, необходимо указывать коэффициент пересчета. Если же единицы измерения совпадают, то появится следующее сообщение (рисунок 25).

На рисунках 26,27 представлены примеры проведенных документов по видам операций.

Изменения по документу записываются в регистр сведений «Услуги по группам ОС».

Документ «Передача ОС в аренду»

Документ предназначен для регистрации факта передачи основных средств в аренду и субаренду.

Документ находится в подсистеме: Аренда ОС Документы Передача ОС в аренду (рисунок 28).

На рисунке 29 представлен список документов «Передача ОС в аренду».

Нажав на кнопку , или клавишу «Insert» на клавиатуре открывается выбор вида операции для документа (рисунок 30).

Форма документа «Передача ОС в текущую аренду Организации» представлена на рисунке 31.

Для вида операции «Сдача помещений» вкладка «Передача в аренду» не отображается.

Реквизиты документа:

Обработка «Карточка клиента»

Обработка «Карточка клиента» запускается из документов «Передача ОС в аренду» и «Возврат ОС из аренды» по кнопке «Карта клиента» на панели функций (рисунок 32).

В шапке обработки автоматически заполняется организация согласно реквизиту из шапки документа (рисунок 33).

При изменении организации табличная часть перезаполняется (рисунок 34).

Реквизиты табличной части:

Заполнение документа

Реквизиты шапки документа «Отражать в БУ», «Нет ПУД» доступны для редактирования только пользователям с ролью «Бухгалтер» или «Главбух» (рисунок 38).

Реквизиты шапки «Организация», «Контрагент», «Договор контрагента» заполняются пользователем вручную или автоматически на основании обработки «Карточка клиента» с помощью кнопки «Заполнить данными по карте клиента» (рисунок 39).

После выбора необходимой организации в документе «Передача ОС в текущую аренду» автоматически заполняются следующие реквизиты:

Вкладка «Передача в аренду»

Реквизиты вкладки «Передача в аренду»:

Если признак не установлен, то колонка не отображается;

Реквизит «Местонахождение ОС» является обязательным для заполнения при следующих условиях:

Если данный реквизит не заполнен, то появляется служебное сообщение, при этом документ возможно только записать (рисунок 44).

Автоматическое заполнение реквизита «Местонахождение ОС» выполняется при выборе ОС по строке следующим образом:

Если данных нет, тогда по следующему пункту.

Если данных нет, тогда по следующему пункту.

Если была переоценка основных средств, то устанавливается «Оценочная стоимость» на дату последней переоценки.

Если реквизит не заполнен, документ не блокируется при проведении.

Если реквизит не заполнен, документ не блокируется при проведении.

Справочник «Техническое состояние» имеет значения «Технически исправен», «Технически не исправен». Доступен для дополнения значений (рисунок 51).

Табличная часть документа заполняется двумя способами:

По кнопке «Подбор» открывается обработка «Подбор ОС» (рисунок 52).

Выбрав основное средство, появляется форма (рисунок 53).

После ввод цены ОС и нажатия кнопки «ОК» основное средство добавляется в табличную часть. Значение поля «Стоимость амортизационная» заполняется введенной ценой ОС.

По кнопке открывается форма «Введите штрихкод» (рисунок 54).

Если найдено совпадение по штрих-коду после ввода, основное средство добавляется в табличную часть (рисунок 55).

По кнопке «Заполнить» → «Заполнить ОС из принятых к учету» открывается список документов «Принятие к учету ОС» (рисунок 56).

После выбора необходимого документа табличная часть «Передача в аренду» автоматически заполняется основными средствами из принятых к учету по документу «Принятие к учету ОС» (рисунок 57).

По кнопке «Заполнить» → «Заполнить ОС из переданных в аренду» открывается список документов «Передача ОС в аренду» (рисунок 58).

После выбора необходимого документа табличная часть «Передача в аренду» автоматически заполняется основными средствами из переданных в аренду по документу «Передача ОС в аренду» (рисунок 59).

По кнопке «Заполнить» → «Заполнить амортизационную стоимость для списка ОС» колонка «Стоимость амортизационная» заполняется стоимостью остатков основных средств по регистру «Основные средства» (рисунок 60).

По кнопке «Заполнить» → «Заполнить стоимость аренды» параметры табличной части «Передача в аренду» заполняются данными из документа «Установка базовых параметров для групп ОС» (рисунки 61, 62).

По кнопке «Изменить» открывается форма обработки «Обработка табличной части», которая представлена на рисунке 63.

Реквизиты табличной части обработки:

Режим изменения параметров выбирается из списка (рисунок 64).

Пользователь на форме обработки имеет возможность установить тип расчета аренды из справочника «Типы расчета аренды» (рисунок 65).

По кнопкам на панели управления добавить/удалить/изменить основные средства табличной части документа (рисунок 66).

По кнопкам «Установить флажки», «Снять флажки» производится выбор необходимых строк табличной части обработки.

По кнопке «ОК» производится действие по изменению табличной части документа «Передача ОС в аренду» (рисунок 67).

По кнопке «Показать остатки ОС» открывается форма обработки «Показать остатки» (рисунок 68).

На форме обработки «Показать остатки» выводятся данные по остаткам основного средства по всем складам на дату документа.

Вкладка «Параметры приема-передачи»

Реквизит «МОЛ сдал (бух)» выбирается ответственным лицом из справочника «Физические лица» (рисунок 69).

Для организаций, применяющих режим «Только МОЛбух», если реквизит не заполнен, выводится служебное сообщение «Необходимо заполнить реквизит «МОЛ сдал (бух)» (рисунок 70).

При этом, документ возможно записать в программе 1С: Бухгалтерия, но нет возможности провести и выгрузить в ИБ Лотус.

Реквизит «МОЛ принял (бух)» указывается ответственным лицом из справочника «Физические лица».

Для организаций, применяющих режим «Только МОЛбух», если данный реквизит не заполнен, появляется служебное сообщение «Необходимо заполнить реквизит «МОЛ принял (бух)», при этом документ не блокируется при проведении (рисунок 71).

Реквизит «Доверенности» выбирается ответственным лицом из справочника «Доверенности» (рисунок 72).

Реквизиты «МОЛ принял (бух)», «Доверенности» можно заполнить автоматически на основании обработки «Карточка клиента».

Для организаций, не применяющих режим «Только МОЛбух» реквизиты заполняются следующим образом (рисунок 73):

Проведение документа

В зависимости от установки галочки «Отражать в БУ» формирование движений не изменяется.

При проведении документа проводится проверка даты начала и даты окончания доверенности:

Документ можно записать в программе 1С: Бухгалтерия, но нет возможности провести и выгрузить в ИБ Лотус.

Документ возможно записать в программе 1С: Бухгалтерия, но нельзя провести и выгрузить в ИБ Лотус.

При проведении выполняется проверка даты начала и даты окончания договора при различных условиях:

Документ можно записать в программе 1С: Бухгалтерия, но нельзя провести и выгрузить в ИБ Лотус.

Документ возможно записать в программе 1С: Бухгалтерия, но нельзя провести и выгрузить в ИБ Лотус.

При проведении документа без установленной галочки «Отражать в БУ» проводки по хозрасчетному регистру не формируются (рисунок 78).

Программа также проводит проверку на дату акта передачи ОС в аренду фактического наличия основного средства в подотчете материально-ответственного лица по регистру сведений «Местонахождение ОС (бух)»:

При попытке проведения формируется служебное сообщение «Основное средство Инв. № находится на хранении в организации. Необходимо оформить документ МХ-3»,

При записи документа формируется служебное сообщение «Основное средство Инв.№ не находится в организации, необходимо оформить возврат из аренды/проката» (рисунок 80).

Вкладка «Выгрузка в лотус»

На вкладке «Выгрузка в лотус» расположена табличная часть «Список согласующих и подписывающих» (рисунок 81).

Реквизит «Физ. лицо» переносится автоматически из реквизитов вкладки «Параметры приема-передачи» «МОЛ сдал (бух)» и «МОЛ принял (бух)» (рисунок 82).

Галочки «Согласование», «Подписание» так же проставляются автоматически.

Реквизиты на данной вкладке доступны для редактирования (рисунок 83).

При выгрузке выполняется проверка на наличие у физ. лица адреса в системе Лотус – если в списке есть хотя бы одно такое физ. лицо, то документ выгружается только на согласование и появляется сообщение «Внимание! Документ не будет отправлен на подписание. Добавьте файл вручную».

В документах, которые выгружаются только на согласование, в шапке документа выводится надпись, что статус возвращен не будет (рисунок 84).

По таким документам, пока не проставлена галочка «Отражать в БУ» можно изменить статус – «Подписан» или «Отклонен».

Для документа с видом операции «Сдача стороннему контрагенту»

Для документа с видом операции «Сдача стороннему контрагенту» выгрузка доступна только для проведенного документа (рисунок 85).

Если установлен флаг «Согласование», то документ выгружается только на согласование, при этом статус документа в 1С формируется «На согласовании» (рисунок 86).

Если не установлен флаг «Согласование», то документ выгружается в ИБ Лотус, статус документа в 1С не устанавливается.

В карточку первичного учетного документа пользователь самостоятельно прикладывает сканированный документ (подписанный).

Ответственный организации-заказчика обрабатывает карточку в статус «В отдел учета и отчетности».

Специалист консалтинговой организации устанавливает флаг «Отражать в БУ», при этом формируются бухгалтерские проводки (рисунок 87).

В карточке первичного учетного документа на вкладке «Исполнение» автоматически добавляется запись «Организация, передача ОС в текущую аренду № от дата», статус карточки «Проведенный» (рисунок 88).

При проведении документа с установленной галочкой «Отражать в БУ» в системе 1С устанавливается статус документа «Подписан» (рисунок 89).

Для документов с видами операции «Сдача организации», «Сдача помещений»

Для документов с видами операции «Сдача организации», «Сдача помещений» возможна выгрузка в Лотус с подписанием (рисунок 90).

Если документ уже отправлялся только на согласование, то при повторной выгрузке добавить подписание уже нельзя.

Если же первичная выгрузка была на согласование и подписание, то повторная выгрузка будет аналогично на согласование и подписание, при этом физ. лица в списках могут быть различными.

Печатная форма проведенного документа выгружается в СЭД Лотус по кнопке «Выгрузить в Лотус».

Выгрузка в СЭД Лотус доступна только для проведенного документа с пустым статусом либо со статусом «Отклонен» (рисунок 91).

Документ со статусом «Отклонен» доступен для редактирования и повторной выгрузки с установкой нового цикла согласования и подписания (рисунок 92).

Повторная выгрузка осуществляется в ту же карточку в СЭД Лотус, если база данных ПУД, где она расположена, доступна для выгрузки. В противном случае создается новая карточка в текущей базе данных ПУД, связь с предыдущей карточкой не сохраняется.

В СЭД Лотус документ отправляется на согласование и на подпись ЭЦП по списку согласующих и подписывающих. В 1С статус документа автоматически устанавливается «На согласовании», документ блокируется от изменений.

После подписания статус документа в 1С автоматически устанавливается статус документа «Подписан» (рисунок 93).

При отражении документа 1С по БУ в карточке документа во вкладке «Исполнение» автоматически добавляется запись «Организация, передача ОС в текущую аренду № от дата», статус карточки устанавливается «Проведенный».

В статусе «Подписан» документ недоступен для редактирования кроме галочки «Отражать в БУ» (рисунок 94).

В статусе «Подписан» с установленной галочкой «Отражать в БУ» документ недоступен для редактирования.

При установке «Старая версия» в СЭД Лотус в 1С документа автоматически переходит в статус «Отклонен» и становится доступным для редактирования.

Соответствие статусов документов в СЭД Лотус и 1С показано на рисунке 95.

Статус СЭД Лотус
Статус 1С
На подписании
На согласовании
После подписания ЭЦП
Подписан
Проведенный
После отражения по БУ
Отклонен
Отклонен

Срок автоматического отклонения документа − 3 рабочих дня.

Обработка статусов

Если документ в статусе «Подписан», проведен и не отражен БУ, то регламентным заданием проставляется галочка «Отражать в БУ», документ проводится, соответственно, формируются бухгалтерские проводки, в ИБ Лотус в карточке документа во вкладке «Исполнение» автоматически добавляется запись «Организация, передача ОС в текущую аренду № от дата», статус карточки «Проведенный», специалисту (вариант рассылки «первичные док. по услугам») формируется задача «Процесс завершен, проверить отражение в бухгалтерском учете документ № от дата».

Если по какой-либо причине документ не смог провестись регламентным заданием, то формируется задача-уведомление бухгалтеру (вариант рассылки «первичные док. по услугам») «Процесс не завершен, проверить отражение в бухгалтерском учете документ № от дата».

Если документ «Отклонен», то в 1С он помечается на удаление (рисунок 96).

Вкладка «Дополнительно»

Внешний вид вкладки «Дополнительно» представлен на рисунке 97.

Реквизиты вкладки:

С даты документа «Передача ОС в аренду» после проведения начисляется аренда за основное средство.

Печатные формы документа

По кнопкам «Печать» → «Акт о приеме-передаче оборудования» открывается форма выбора вида акта передачи (рисунок 98).

После выбора вида акта для организаций с включенными режимами: «АОС доверенности», «Только МОЛ бух» печатная форма документа будет иметь вид, представленный на рисунке 99. В колонке «Комплектность» отображаются комплектующие ОС, количество комплектующих выводится в скобках.

Для организаций, по которым не установлен ни один из режимов работы «АОС доверенности» или «Только МОЛ бух» печатная форма документа будет иметь вид, представленный на рисунке 100.

Если признак «Комплектность» не установлен, то колонка «Комплектность» не отображается в печатной форме документа (рисунок 101).

С даты переходного этапа для ОС по организации (по регистру сведений «Свойства объектов») в столбце «Наименование» всех печатных форм документа «Передача ОС в аренду» указывается наименование объекта основных средств и инвентарный номер объекта предыдущего собственника.

Документ «Начисление арендной платы за ОС»

Документ располагается в подсистеме Аренда ОС → Документы → Начисление арендной платы за ОС (рисунок 102).

Форма документа представлена на рисунке 103.

Реквизиты документа:

Реквизиты табличной части вкладки «Параметры расчёта»:

Заполнение вкладки «Параметры расчёта»

По кнопке «Заполнить» происходит заполнение табличной графиком рабочих и выходных дней за период, указанный в шапке документа. Признак «Выходной» устанавливается в значении «Истина», если день является выходным (рисунок 104).

По кнопке «Заполнить продолжительность» заполняется колонка «Продолжительность» принимает значение «8» – количество рабочих часов в день, кроме выходных дней (рисунок 105).

Внизу рассчитывается общее количество рабочих часов за период.

При установке признака «Разделить по организациям» в значении «Истина» открывается видимость вкладки «Арендаторы» (рисунок 106).

По кнопке «Заполнить» происходит заполнение табличной части контрагентами организации, указанной в шапке документа, основные средства которой находятся в аренде или субаренде. Табличная часть «Договоры и спецификации» заполняется договорами контрагентов и спецификациями к ним (рисунок 107).

Табличную часть документа можно редактировать при помощи кнопок на панели управления (рисунок 108).

Если документ «Начисление арендной платы за ОС» не проведен, то генерация документов не происходит (рисунок 109).

По кнопке «Генерация актов услуг» открывается форма «Рассчитанные арендаторы» (рисунок 110).

По кнопке «ОК» происходит генерация актов оказанных услуг аренды проката по выбранным арендаторам по договорам и спецификациям к договору.

Документ «Акт оказанных услуг»

На рисунке 111 представлен пример сгенерированного акта оказанных услуг аренды проката.

В табличной части вкладки «Услуги по аренде прокату» сумма аренды отображается в колонке «Сумма» и вычисляется по формуле 1:

Сумма = Количество (количество дней аренды) * Цена (цена услуги аренды)

После проведения документа «Акт оказанных услуг» стартует бизнес-процесс «Выставление услуг» (рисунок 112).

Механизм работы бизнес-процесса «Выставление услуг» осуществляется стандартным образом.

Для организаций, применяющих режим «Только МОЛбух» и при условии, что контрагент применяет ПБУ 2/2008 - для соответствующей организации (соответствие определять через справочник «Фирмы и контрагенты») установлен признак «Применять ПБУ 2/2008» в учетной политике организации.

Информация об объекте в печатной форме «Акт об оказании услуг (с периодом)» отображается в виде группировки (рисунок 113).

Документ «Реализация товаров и услуг»

В документе «Реализация товаров и услуг» сгенерированном на основании документа «Акт оказанных услуг» с видом операции «Акт оказанных услуг аренды проката» для организаций, применяющих режим «Только МОЛбух» и при условии, что контрагент применяет ПБУ 2/2008, автоматически заполняется информация в реквизите «Объект» на основании задачи БП «Оказание услуг» (рисунки 114 и 115).

Документ «Поступление товаров и услуг»

В документе «Поступление товаров и услуг», сгенерированном на основании документа «Реализация товаров и услуг» при условии заполненного объекта по строке и применения ПБУ 2/2008 по организации, включения режима «Только МОЛбух» по контрагенту автоматически заполняются следующие реквизиты (рисунок 116):

Обработка «Проверка табличной части «Услуги»»

Данная обработка предназначена для проверки табличной части «Услуги» документа «Поступление товаров и услуг» по организации, которая применяет ПБУ 2/2008 (рисунок 117).

Программа формирует отбор действующих и исполненных договоров по организации с установленным признаком «Договор строительного подряда» и анализирует реквизит «Объект» в карточке договора.

По кнопке «Сформировать» собираются данные по поступлениям за определенный период.

Если объект из ТЧ поступления не входит в список отобранных по договорам, выделять строку красным цветом по действующим договорам и желтым по исполненным.

Информацию по поступлениям выводится в табличный документ.

Документ «Возврат ОС из аренды»

Документ «Возврат ОС из аренды» располагается в подсистеме Аренда ОС → Документы → Возврат ОС из аренды (рисунок 118).

Форма списка документов представлена на рисунке 119.

Нажав на кнопку , или на клавишу «Insert» на клавиатуре открывается форма выбора вида операции (рисунок 120), а затем форма нового документа (рисунок 121).

Реквизиты документа:

Реквизиты «Контрагент», «Договор контрагента» могут заполняться автоматически на основании обработки «Карточка клиента» либо вручную пользователем.

Реквизит «Документ основание» заполняется автоматически при создании документа «Возврат ОС из аренды» на основании документа «Передача ОС в аренду» (рисунок 122).

Вкладка «Основная»

Реквизиты вкладки «Основная» (рисунок 123):

При автоматическом заполнении значения реквизита «Техническое состояние» при записи документа пользователю выводится сообщение, представленное на рисунке 124.

По кнопке открывается форма «Введите штрихкод» (рисунок 125).

Если найдено совпадение по штрих-коду после ввода, основное средство добавляется в табличную часть (рисунок 126).

По кнопке «Заполнить» → «Заполнить ОС из переданных в аренду» открывается форма списка документов «Передача ОС в аренду» (рисунок 127).

После выбора документа, основные средства переносятся в табличную часть вкладки «Основная» (рисунок 128).

При возврате ОС из аренды в бухгалтерском учете формируется проводка: Кт 001.А субконто 1 арендодатель, субконто 2 основное средство на сумму остаточной стоимости основного средства. При этом если ОС было передано в аренду до переоценки, то и возврат из аренды должен производиться по старой стоимости (до переоценки, описание переоценки ОС см. в СТО МИ пользователя по работе с ПО «Учет ОС» (Амортизация)).

Вкладка «Параметры приема-передачи»

Если по организации включен режим «Только МОЛбух» и «АОС доверенности», то отображение вкладки «Параметры приема-передачи» будет иметь вид, представленный на рисунке 129.

Реквизиты:

Если по организации не включен режим «Только МОЛбух», то вкладка будет иметь вид (рисунок 130).

Реквизиты:

По кнопке «Отчет по физлицу» открывается отчёт по материально-ответственному лицу, который сдает основное средство (рисунок 131).

Если организация в шапке документа выбрана и признак «Вернуть арендодателю установлен», то открывается доступность реквизитов (рисунок 132):

Реквизит «МОЛ сдал (бух)» выбирается из справочника «Физические лица» ответственным лицом (рисунок 133).

Для организаций, применяющих режим «Только МОЛбух», если реквизит не заполнен, выходит служебное сообщение «Необходимо заполнить реквизит МОЛ сдал (бух)». Документ не блокируется при проведении (рисунок 134).

Реквизит «МОЛ принял (бух)» выбирается из справочника «Физические лица» ответственным лицом.

Для организаций, применяющих режим «Только МОЛбух», если реквизит не заполнен выходит служебное сообщение «Необходимо заполнить реквизит МОЛ принял (бух)». Документ возможно записать в программе 1С: Бухгалтерия, нет возможности провести документ и выгрузить в ИБ Лотус (рисунок 135).

Реквизит «Доверенности» выбирается из справочника «Доверенности» ответственным лицом (рисунок 136).

Реквизиты «МОЛ принял (бух)», «Доверенности» могут заполняться автоматически на основании обработки «Карточка клиента».

Для организаций, не применяющих режим «Только МОЛбух» (рисунок 137):

Вкладка «Выгрузка в Lotus»

На вкладке «Выгрузка в Лотус» расположена табличная часть «Список согласующих и подписывающих» (рисунок 138).

Реквизит «Физ. лицо» формируется автоматически из реквизитов вкладки «Параметры приема-передачи» «МОЛ сдал (бух)» и «МОЛ принял (бух)» (рисунок 139).

Галочки «Согласование», «Подписание» проставляются автоматически.

Реквизиты на данной вкладке доступны для редактирования.

При выгрузке выполняется проверка на наличие у физ. лица адреса в системе Лотус – если в списке есть хотя бы одно такое физ. лицо, то документ выгружается только на согласование и появляется сообщение «Внимание! Документ не будет отправлен на подписание. Добавьте файл вручную».

В документах, которые выгружаются только на согласование, в шапке документа выводится надпись, что статус возвращен не будет.

По таким документам, пока не проставлена галочка «Отражать в БУ» можно изменить статус – «Подписан» или «Отклонен».

Для документа с видом операции «Возврат ОС от стороннего контрагента»

Для документа с видом операции «Возврат ОС от стороннего контрагента» выгрузка доступна только для проведенного документа (рисунок 140).

Если установлен признак «Согласование», то документ выгружается только на согласование, статус документа в 1С «На согласовании» (рисунок 141).

Если не установлен признак «Согласование», то документ выгружается в ИБ Лотус, статус документа в 1С не устанавливается.

В карточку первичного учетного документа пользователь самостоятельно прикладывает сканированный документ (подписанный).

Ответственный организации-заказчика обрабатывает карточку в статус «В отдел учета и отчетности».

Специалист консалтинговой организации устанавливает флаг «Отражать в БУ», при этом формируются бухгалтерские проводки (рисунок 142).

В карточке первичного учетного документа на вкладке «Исполнение» автоматически добавляется запись «Организация, возврат Ос из аренды № от дата», статус карточки «Проведенный».

При проведении документа с установленной галочкой «Отражать в БУ» в системе 1С устанавливается статус документа «Подписан» (рисунок 143).

Для документа с видом операции «Возврат ОС от организации»

Печатная форма проведенного документа выгружается в СЭД Лотус по кнопке «Выгрузить в Лотус».

Выгрузка в СЭД Лотус доступна только для проведенного документа с пустым статусом либо со статусом «Отклонен» (рисунок 144).

Документ со статусом «Отклонен» доступен для редактирования и повторной выгрузки с установкой нового цикла согласования и подписания. Повторная выгрузка осуществляется в ту же карточку в СЭД Лотус, если база данных ПУД, где она расположена, доступна для выгрузки. В противном случае создается новая карточка в текущей базе данных ПУД, связь с предыдущей карточкой не сохраняется.

При повторной выгрузке: если документ уже отправлялся только на согласование, то добавить подписание уже нельзя, если же первичная выгрузка была на согласование и подписание, то повторная выгрузка должна быть аналогично на согласование и подписание, причем физ. лица в списках могут быть различными.

В СЭД Лотус документ отправляется на согласование и на подпись ЭЦП по списку согласующих и подписывающих. В 1С статус документа автоматически устанавливается «На согласовании», документ блокируется от изменений.

После подписания ЭЦП статус документа в 1С автоматически устанавливается статус документа «Подписан».

При отражении документа 1С по БУ (установка галочки «Отразить в БУ») в карточке документа во вкладке «Исполнение» автоматически добавляется запись «Организация, Возврат ОС из текущей аренды № от дата», статус карточки устанавливается «Проведенный» (рисунок 145).

В статусе «Подписан» документ недоступен для редактирования, кроме галочки «Отражать в БУ» (рисунок 146).

В статусе «Подписан» с установленной галочкой «Отражать в БУ» документ недоступен для редактирования (рисунок 147).

При установке «Старая версия» в СЭД Лотус в 1С документа автоматически переходит в статус «Отклонен» и становится доступным для редактирования.

Соответствие статусов документов в СЭД Лотус и 1С показано на рисунке 148.

Статус СЭД Лотус
Статус 1С
На подписании
На согласовании
После подписания ЭЦП
Подписан
Проведенный
После отражения по БУ
Отклонен
Отклонен

Срок автоматического отклонения документа − 3 рабочих дня.

Обработка статусов

Если документ в статусе «Подписан», проведен и не отражен БУ, то регламентным заданием проставляется галочка «Отражать в БУ», документ проводится, соответственно, формируются бухгалтерские проводки, в ИБ Лотус в карточке документа во вкладке «Исполнение» автоматически добавляется запись «Организация, передача ОС в текущую аренду № от дата», статус карточки «Проведенный», специалисту (вариант рассылки «первичные док. по услугам») формируется задача «Процесс завершен, проверить отражение в бухгалтерском учете документ № от дата».

Если по какой-либо причине документ не смог провестись регламентным заданием, то формируется задача-уведомление бухгалтеру (вариант рассылки «первичные док. по услугам») «Процесс не завершен, проверить отражение в бухгалтерском учете документ № от дата».

Если документ «Отклонен», то в 1С он помечается на удаление (рисунок 149).

Вкладка «Дополнительно»

Внешний вид вкладки «Дополнительно» представлен на рисунке 150.

Реквизиты вкладки:

После проведения документа и выгрузки в СЭД Lotus Notes основное средство выбывает из аренды.

При возврате ОС из аренды в бухгалтерском учете формируется проводка Кт 001.А субконто 1 арендодатель, субконто 2 основное средство на сумму остаточной стоимости основного средства. При этом если ОС было передано в аренду до переоценки, то и возврат из аренды должен производиться по старой стоимости (до переоценки).

Для вида операции документа «Возврат ОС от стороннего контрагента» на вкладке «Дополнительно» реквизиты «Организация в лице», «Контрагент в лице» заполняются вручную.

Данные в печатной форме документа формируются согласно данной вкладки (рисунок 151):

Проведение документа

При проведении документа формирование движений в зависимости от установки галочки «Отражать в БУ» не изменяется.

При проведении документа программа проводит проверку даты начала и даты окончания действия доверенности:

Документ возможно записать в программе 1С: Бухгалтерия, но нет возможности провести документ и выгрузить в ИБ Лотус (рисунок 152),

Также программа проводит проверку на дату акта возврата ОС из аренды фактического наличия основного средства в подотчете материально-ответственного лица:

Документ возможно провести в программе 1С: Бухгалтерия, выгрузить в ИБ Лотус, запустить цикл согласования/подписания,

Документ возможно записать в программе 1С: Бухгалтерия, выгрузка в ИБ Лотус запрещена. При попытке проведении формируется служебное сообщение «Основное средство Инв. № находится на хранении в организации (наименование организации). Необходимо оформить документ МХ-3»,

Документ возможно только записать в программе 1С: Бухгалтерия, выгрузка в ИБ Лотус запрещена. При записи документа формируется служебное сообщение «Основное средство Инв.№ не находится в аренде/прокате у организации (рисунок 154).

Печатные формы документа

По кнопкам «Печать» → «Акт о возврате оборудования из аренды/проката» открывается форма выбора вида акта передачи (рисунок 155).

После выбора вида акта для организаций с включенными режимами: «АОС доверенности», «Только МОЛ бух» печатная форма документа будет иметь вид, представленный на рисунке 156. В колонке «Комплектность» отображаются комплектующие ОС, количество комплектующих выводится в скобках.

Для организаций, по которым не установлен ни один из режимов работы «АОС доверенности» или «Только МОЛ бух» печатная форма документа будет иметь вид, представленный на рисунке 157.

Если признак «Комплектность» не установлен, то колонка «Комплектность» не отображается в печатной форме документа (рисунок 158).

С даты переходного этапа для ОС по организации (по регистру сведений «Свойства объектов») в столбце «Наименование» всех печатных форм документа «Возврат ОС из аренды» указывается наименование объекта основных средств и инвентарный номер объекта предыдущего собственника.

Документ «Корректировка условий аренды»

Документ располагается в подсистеме Аренда ОС → Документы → Корректировка условий аренды (рисунок 159).

Внешний вид формы документа «Корректировка условий аренды» представлен на рисунке 160.

Реквизиты документа:

Реквизиты табличной части:

После выбора документа-основания документ автоматически заполняется по его данным (рисунок 161).

По кнопке «Заполнить» → «Заполнить из переданных» открывается список документов «Передача ОС в аренду» (рисунок 162).

После выбора необходимого документа, данные по нему переносятся в табличную часть.

После нажатия на кнопку «Изменить» открывается форма обработки «Обработка табличной части» (рисунок 163).

Реквизиты табличной части обработки:

Режим изменения параметров выбирается из списка (рисунок 164).

Пользователь на форме обработки имеет возможность установить тип расчета аренды из справочника «Типы расчета аренды» (рисунок 165).

По кнопкам на панели управления добавить/удалить/изменить основные средства табличной части документа (рисунок 166).

По кнопкам «Установить флажки», «Снять флажки» производится выбор необходимых строк табличной части для обработки.

По кнопке «ОК» производится действие по изменению табличной части документа «Корректировка условий аренды» (рисунок 167).

После проведения документа «Корректировка условий аренды» регистрируются изменения показателей для расчета аренды.

Документ «Смена договоров аренды»

Документ располагается в подсистеме Аренда ОС → Документы → Смена договоров аренды (рисунок 168).

На рисунке представлена форма документа «Смена договоров аренды» (рисунок 169).

Реквизиты документа:

Реквизиты табличной части:

После выбора организации, контрагента, наименования договора в поле «Старый договор» по кнопке «Заполнить параметры» табличная часть заполняется основными средствами по «старому договору» (рисунок 170).

Для смены договора аренды необходимо в поле «Новый договор» указать нужный договор и провести документ (рисунок 171).

Обработка «Генерация корректировок условий аренды»

Обработка располагается в подсистеме Аренда ОС → Обработки → Генерация корректировок условий аренды (рисунок 172).

Форма обработки «Генерация корректировок условий аренды» представлена на рисунке 173.

Реквизиты шапки:

По кнопке «Заполнить» в табличную часть выводятся данные по основным средствам организации, которые находятся в аренде у контрагента на дату, указанную в шапке документа (рисунок 174).

Реквизиты табличной части обработки:

После внесения необходимых корректировок по кнопке «Сгенерировать» происходит генерация/ перезаполнения документа «Корректировка условий аренды», информация выводится в служебных сообщениях (рисунок 175).

Описание автоматизации процесса печати штрих кодов по объектам основных средств представлено в СТО МИ пользователя по работе с ПО «Аренда имущества (печать штрих кодов)».

Отчеты

Отчет «Местонахождение ОС»

Отчет располагается в подсистеме Аренда ОС → Отчеты → Местонахождение ОС (рисунок 176).

Форма отчета имеет вид (рисунок 177):

Отчет отображает данные об ОС по счетам 03.01, 03.02, 03.03 в разрезе контрагентов, объектов/складов, МОЛ упр на определенную дату.

Данные берутся из обработки с ненулевыми остатками, документ основание – последний документ, которым был установлен Мол упр для конкретного ОС.

Группировка строк по умолчанию:

Показатели:

По кнопке пользователь имеет возможность установить быстрые отборы (рисунок 178).

По кнопке «Сформировать» происходит формирование отчета по местонахождению ОС.

Отчет «Ведомость по аренде ОС»

Отчет располагается в подсистеме Аренда ОС → Отчеты → Ведомость по аренде ОС (рисунок 179).

Форма отчета имеет вид (рисунок 180):

По кнопке пользователь может установить отборы (рисунок 181).

В полях «Период с:», «по:» пользователь устанавливает необходимые даты для формирования отчёта (рисунок 182).

Группировка строк по умолчанию:

Поля отчета:

Показатели:

По кнопке «Сформировать» происходит формирование отчета (рисунок 183).

Отчет «Отчет о доходности ОС за период эксплуатации»

Отчет располагается в подсистеме Аренда ОС → Отчеты → Отчет о доходности ОС за период эксплуатации (рисунок 184).

Отчет выводится по организации – собственникам ОС с разбивкой по ОС. Отражает данные о дате ввода в эксплуатацию, сроке эксплуатации, фактической наработке и арендной плате за период.

Форма отчета представлена на рисунке 185.

По кнопке можно установить отборы по основному средству и организации в отчете (рисунок 186).

Группировка строк по умолчанию:

Поля отчета:

Показатели:

— Фактическая наработка:

— Арендная плата.

По кнопке «Сформировать» за установленный период дат происходит формирование данных о доходности ОС за период эксплуатации (рисунок 187).

Отчет «Отчет по сдаче в аренду основных средств»

Отчет располагается в подсистеме Аренда ОС → Отчеты → Отчет по сдаче в аренду основных средств (рисунок 188).

Форма отчета представлена на рисунке 189.

По кнопке пользователь может установить быстрые отборы по организации, арендатору, основному средству (рисунок 190).

Группировка строк по умолчанию:

Группировка колонок по умолчанию:

Показатели:

Ведомость по ОС (для аренды)

Отчет располагается в подсистеме Аренда ОС → Отчеты → Ведомость по ОС (для аренды) (рисунок 191).

Форма отчета «Ведомость по ОС (для аренды)» представлена на рисунке 192.

По кнопке пользователь может установить отборы по организации, признаку «Арендуется», арендатору, основному средству (рисунок 193).

Группировка строк по умолчанию:

Поля отчета:

Показатели отчета:

По кнопке «Сформировать» происходит формирование отчета (рисунок 194).

Расшифровка услуг аренды по материально-ответственным лицам

Данный отчет можно открыть из документа «Акт оказанных услуг» по нажатию кнопки «Отчеты» → «Расшифровка услуг аренды по материально-ответственным лицам» (рисунки 195, 196).

Группировки отчета:

Колонки отчета:

Информация в отчете отсортирована по ФИО, ОС (рисунок 197).

Если в течение периода акта МОЛ не менялось, то в отчете значение в столбце «Количество» указывается из табличной части документа «Акт оказанных услуг», в противном случае значение в столбце «Количество» рассчитывается по каждому МОЛ (рисунок 198).

Если за период акта менялось МОЛ и возникло несоответствие по суммарному значению столбца «Количество» для определенного ОС с соответствующим значением в табличной части документа «Акт оказанных услуг», то при формировании отчета появляется служебное сообщение (рисунок 199). В этом случае необходимо проверить последовательность заведения документов, формирующих текущее положение по МОЛ. Если все верно, то проверить корректность начисления арендной платы за ОС, по которой заполняется акт оказанных услуг.

При выгрузке в Лотус документа «Акт оказанных услуг» можно выбрать печатную форму «Расшифровка услуг аренды по материально-ответственным лицам», которая будет приложена информативно и на подпись ни к кому не уйдет (рисунок 200).