| РАЗРАБОТАН взамен СТО СМК Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов (Изменение № 2 от 01.02.2019)ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: 01 сентября 2019 г.С изменениями №3 от 01.09.2019 |
1.1. Настоящий СТО устанавливает порядок подготовки и предоставления аналитической информации на основании завершенных учетных процессов в рамках ПО «Работа с задолженностью», а именно: порядок проведения инвентаризации финансовых обязательств, сверки взаиморасчетов с контрагентами, работы с задолженностью подотчетных лиц.
1.2. Требования СТО распространяются и обязательны для исполнения:
а) сотрудниками Управления по внедрению:
- отделом автоматизации;
- отделом сопровождения;
- отделом отчетности;
- отделом регламентных операций.
б) Заказчиком.
2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:
- СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов организаций;
- СТО СМК Методологическая инструкция «Инвентаризация финансовых обязательств»;
- СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия Заказчика»;
- СТО СМК Методологическая инструкция «Работа с задолженностью подотчетных лиц»;
СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия сотрудника отдела автоматизации».
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных СТО, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) СТО. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
СТО СМК «Термины, определения, сокращения»
4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным СТО, несут все участники процесса, упомянутые в тексте настоящего СТО.
4.2. Контроль соблюдения требований данного СТО участниками процесса осуществляет руководитель структурного подразделения консалтинговой организации, оказывающей услуги в области IT-менеджмента.
5.1. Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов заключается в последовательности действий сотрудника отдела автоматизации (далее – Исполнитель) или Заказчика, определенной в соответствующих инструкциях.
5.2. Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов включает следующие виды работ:
- Работа с задолженностью подотчетных лиц
- Инвентаризация финансовых обязательств
- Сверка взаиморасчетов с контрагентами (в том числе с учетом существенного критерия*);
*Существенный критерий – существенными признаются обязательства, по которым сальдо на 1 число месяца, в котором создана Заявка(Поручение), и/или обороты за текущий отчетный период по умолчанию составляют более 10% от общей суммы финансовых обязательств.
5.3. Периодичность подготовки и предоставления аналитической информации на основании завершенных учетных процессов, причины запуска, сроки, объем работ, результат и применяемое ПО указаны в таблице (приложение 1).
5.4. Зоны ответственности в рамках подготовки и предоставления аналитической информации на основании завершенных учетных процессов указаны в таблице (приложение 2).
5.5. Действия Исполнителя и Заказчика в рамках данного СТО осуществляются в учетной системе 1С:Бухгалтерия (далее – УС) и в ИС.
5.6. Выгрузка Документа «Акт сверки» по данным БУ Заказчика в ИС доступна только сотрудникам отдела автоматизации.
5.7. Трудоемкость действий Исполнителя по процессу регламентирована СТО СМК Блок-схема по бизнес-процессу оказания услуги Отдела автоматизации и стандартизации учетных технологий.
6.1. Инвентаризации финансовых обязательств: представляет собой подготовку и предоставление аналитической информации о результате завершённых учетных процессов путем проведения инвентаризации финансовых обязательств на определенную дату.
6.1.1. Проведение инвентаризации:
а) Обязательно согласно п. 27 Положения по бухгалтерскому учету N 34н в случаях:
- составления годовой БО;
- реорганизации/ликвидации Заказчика;
- смена ЕИО заказчика;
б) По инициативе (поручению Заказчика или представителя Заказчика по доверенности) в случаях:
- составления промежуточной БО;
- процедур в рамках банкротства Заказчика (наблюдение; финансовое оздоровление; внешнее управление; конкурсное производство; мировое соглашение);
- прочие причины.
6.1.2. Инвентаризация проводится по графику (при его наличии), предоставленному Начальником отдела автоматизации (или ведущим специалистом отдела автоматизации) в сроки, установленные в таблице 1.
Таблица-1
| Случаи (причины) проведения инвентаризации | Предоставление графика | Сроки предоставления графика | Сопутствующая информация (источник) формирования графика инвентаризации |
| составление годовой БО | регулярно | не позднее 31 октября отчетного года | План аудита;График РСД Сроки сдачи отчетности по НнП |
| составление промежуточной БО | по необходимости | не позднее 1 числа последнего месяца квартала перед промежуточной отчетной датой | График промежуточной БО отчетного периода; График РСД промежуточного отчетного периода |
| реорганизация/ликвидация Заказчика | в течение 2-х рабочих дней | Документ в ИС от правового управления | |
| процедура в рамках банкротства Заказчика | |||
| смена ЕИО заказчика | |||
| прочие причины | прочие источники |
6.1.3. Инвентаризация финансовых обязательств в зависимости от состава инвентаризируемых обязательств, делится на инвентаризацию расчетов:
а) с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами и кредиторами: по счетам БУ: 60, 62, 58, 66, 67, 76, 86, за исключением субсчетов 62.2Ж, 62.73, 62.ДС, 62.Ж, 62.ПЮ, 76.3, 76.4, 76.8, 76.41, 76.А, 76.АВ, 76.АЖ, 76.В, 76.ВЛ, 76.Ж, 76.Ж2, 76.П, 76.ПЖ, 76.ФЛ
б) с подотчетными лицами: по счету БУ: 71
6.1.4. Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами состоит из процедур:
6.1.4.1. подготовка и предоставление Заявки(Поручения) на проведение инвентаризации;
6.1.4.2. подготовка и предоставление СТО СМК «Отчет по дебиторской и кредиторской задолженности» на 1 число месяца, в котором создана Заявка(Поручение) в целях определения ЕИО Заказчика (или представителем Заказчика по доверенности) объема инвентаризации (в полном объеме/в сокращенном объеме) и принятия оперативных мер по закрытию дебиторской и кредиторской задолженности (предоставление ПУД для отражения в БУ, работа с контрагентом в части оплаты долга/зачета встречных требований, уступки, перевода долга и т.д.). В случае, если проведение инвентаризации не является обязательным согласно п.6.1.1. СТО – данная процедура по умолчанию не выполняется.
6.1.4.3. проведение инвентаризации:
а) в полном объеме, при этом выполняются следующие процедуры:
- сверка взаиморасчетов с каждым контрагентом- участником ИС (с выгрузкой актов сверки по обязательствам с существенным критерием)
- сверка с не участником ИС (с подтверждением взаиморасчетов согласно п. 6.2.3. данного СТО только по обязательствам с существенным критерием, при условии наличия акта сверки в ИС в базе ПУД на дату инвентаризации согласно пп.а п.6.2.1. данного СТО). Или может быть согласован иной объем по поручению Заказчика (в т.ч. не проводить сверку с не участником ИС с возложением ответственности за не подтверждение взаиморасчетов на Заказчика);
- анализ задолженности на предмет списания в БУ;
- запуск автоматического процесса списания задолженности при наличии оснований.
б) в сокращенном объеме, при этом выполняются следующие процедуры:
- анализ задолженности на предмет списания в БУ;
- запуск автоматического процесса списания задолженности при наличии оснований.
6.1.5. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами состоит из процедур:
6.1.5.1. подготовка и предоставление Заявки(Поручения) на проведение инвентаризации;
6.1.5.2. проведение инвентаризации:
- анализ задолженности на предмет списания в БУ;
- запуск автоматического процесса списания задолженности при наличии оснований.
6.1.6. Порядок проведения инвентаризации финансовых обязательств установлен СТО СМК Методологическая инструкция «Инвентаризация финансовых обязательств».
6.2. Сверка взаиморасчетов с контрагентами: представляет собой подготовку и предоставление аналитической информации по обязательствам на основании завершенных учетных процессов путем проведения сверки взаимных расчетов по данным БУ Заказчика (далее –сверка взаиморасчетов).
6.2.1. Сверка взаиморасчетов с контрагентами проводится на основе полученного в ИС:
а) документа от не участника ИС (акт сверки, письмо (запрос, уведомление));
б) поручения от участника ИС (СЗ, электронное письмо, договор (этап к договору, соглашение));
в) отдельного распоряжения Руководителя Отдела автоматизации (внеплановая сверка);
г) этапа работ согласно п.3.5. СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия сотрудника отдела автоматизации» (плановая сверка), которая включает:
- сверку с участниками ИС ежеквартально, по состоянию на 1 число последнего месяца квартала;
- сверку с закрытыми паевыми инвестиционными фондами недвижимости (далее –ЗПИФ) 2 (два) раза в год, по состоянию на 30 июня и на 31 декабря отчетного года;
- сверку с партнерами (лицами, участвующими в ФХД на условиях имущественного или иного вклада) 1 (один) раз в год, по состоянию на 31 декабря отчетного года.
6.2.2. Сверка взаиморасчетов с контрагентами:
а) проводится:
- по счетам БУ, указанным в пп. а п. 6.1.2. данного СТО;
- по модулю [основание, период], при этом под основанием понимается заключенный договор между сторонами; под периодом понимается месяц/квартал/год/любой промежуточный временной интервал, указанный в основе проведения сверки взаиморасчетов.
б) не проводится:
- сотрудником отдела автоматизации по договорам долевого участия, заключенными с физическими лицами; расчетам за коммунальные услуги, оказываемые физическим лицам.
6.2.3. Сверка взаиморасчетов с контрагентами осуществляется:
а) без подтверждения взаиморасчетов Заказчика с контрагентом:
- представляет собой предоставление акта сверки по данным бухгалтерского учета Заказчика без проведения сверки взаимных расчетов с контрагентом.
Результат: Документ «Акт сверки» по данным бухгалтерского учета Заказчика.
б) с подтверждением взаиморасчетов Заказчика с контрагентом.
- представляет собой проведение сверки взаимных расчетов по данным бухгалтерского учета Заказчика и контрагента.
Результат: Подтверждение наличия/отсутствия расхождений во взаиморасчетах Заказчика и контрагента (при плановой сверке взаиморасчетов между участниками ИС – допустимо не выгружать акты сверки, результат – СТО СМК «Отчет по взаиморасчетам»).
6.2.4. Ответственное лицо за проведение сверки (исполнитель) определяется в зависимости от вида контрагента, по которому происходит сверка и объема проводимой сверки согласно Приложения 1. Ответственным лицом может быть сотрудник отдела автоматизации или Заказчик.
6.2.5. Порядок проведения сверки взаиморасчетов с контрагентами установлен СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия сотрудника отдела автоматизации» и СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия Заказчика».
6.3. Работа с задолженностью подотчетных лиц: представляет собой подготовку и предоставление аналитической информации по обязательствам подотчетных лиц на основании завершенных учетных процессов.
6.3.1. Работа с задолженностью подотчетных лиц содержит следующие мероприятия:
а) подготовка и предоставление ПУД, устанавливающего сроки и правила составления и предоставления отчетности подотчетными лицами;
б) выявление задолженности подотчетных лиц, уведомление о наличии задолженности, обозначение мер по закрытию задолженности;
в) подготовка и предоставление ПУД для закрытия задолженности подотчетных лиц.
6.3.2. Подготовка и предоставление ПУД, устанавливающего сроки и правила составления и предоставления отчетности подотчетными лицами осуществляется на основе:
- получения в ИС уведомления о создании организации;
- получения в ИС заявки на актуализацию перечня подотчетных лиц.
6.3.3. Выявление задолженности подотчетных лиц, уведомление о наличии задолженности, обозначение мер по закрытию задолженности осуществляется на основе:
– задачи «Требуется выгрузить отчеты по физ.лицу по организации» в УС, автоматически формируемой по согласованной заявке «Документирование трудовых отношений с сотрудником в момент увольнения»;
- уведомления в ИС о создании организации;
- поручения (Заявка, СЗ, электронное письмо) в ИС от Заказчика о подготовке и предоставлении информации о задолженности подотчетных лиц.
6.3.4. Подготовка и предоставление ПУД для закрытия задолженности осуществляется в случаях:
- проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами согласно п.6.1.5.данного СТО;
- поручения (Заявка, СЗ, электронное письмо) в ИС от Заказчика о подготовке и предоставлении информации о задолженности подотчетных лиц.
6.3.5. Порядок работы с подотчетными лицами установлен СТО СМК Методологическая инструкция «Работа с задолженностью подотчетных лиц».
7.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандартов по представлению Управляющего проектом по стандартизации и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в данном СТО.
7.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в ИС в БД «Стандарты».
7.3. Данный СТО рассылается в электронном виде посредством ИС участникам системы стандартизации.
| Процесс | Периодичность | Характер процесса | Причины запуска процесса | Объем работ | Сроки исполнения | Результат | Наименование применяемого ПО | |
| Тип | Этап | |||||||
| Инвентаризация финансовых обязательств | 1. расчеты с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами и кредиторами; 2. расчеты с подотчетными лицами. | 1. Ежегодно | обязательно | Перед составлением годовой БО | Полный/сокращенный (п.6.1.3.3. СТО) | До даты подготовки отчетности согласно:- СТО СМК Закрытие периода - графика инвентаризации- СТО СМК Форма документа «Заявка (поручение) на проведение инвентаризации» | СТО СМК Форма документа Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;СТО СМК Форма документа Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами; СТО СМК Форма документа «Отчет о результатах инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности»;СТО СМК Форма документа «Поручение по итогам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности»; | «ПО: Предоставление аналитической информации о результате завершённых учетных процессов. Модуль: Финансовые обязательства» |
| 2. Ежеквартально | По поручению | Перед составлением промежуточной БО | Сокращенный (п.6.1.3.3. СТО) | |||||
| 3. В любой момент времени (по необходимости) | Реорганизация/ликвидация Заказчика или контрагента-участника ИС | Полный/сокращенный(п.6.1.3.3. СТО) | Согласно СТО СМК Форма документа «Заявка (поручение) на проведение инвентаризации» | |||||
| Процедуры в рамках банкротства Заказчика или контрагента | ||||||||
| смена ЕИО заказчика; | ||||||||
| Прочие причины | ||||||||
| Сверка взаиморасчетов с контрагентами | 1. сверка с участниками ИС;2. сверка с не участниками ИС. | 1. Ежегодно | обязательно | Перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности | С подтверждением/без подтверждения (п.6.2.3. СТО) | В сроки, установленные СТО СМК Форма документа «Заявка (поручение) на проведение инвентаризации» | СТО СМК Форма документа «Акт сверки взаимных расчетов» | «ПО: Предоставление аналитической информации по обязательствам на основании завершенных учетных процессов - контрагенты (1 блок)» |
| 2. В любой момент времени | По поручению | 1. документ от не участника ИС; (акт сверки, письмо (запрос, уведомление));2. заявка (поручение) от участника ИС (СЗ, электронное письмо, договор (этап к договору, соглашение)) 3. поручение от начальника Отдела автоматизации | В сроки, установленные СТО СМК Методологическая инструкция Подготовка и представление аналитической информации об обязательствах на основании завершенных учетных процессов. Модули: - период 1 год, 1 основание – период 1 год, не более 5 оснований- период 1 год, свыше 5 оснований- период более 1 года, 1 основание- период более 1 года, не более 5 оснований- период более 1 года, свыше 5 оснований | |||||
| 3. Ежеквартально (только по участникам ИС) | этап работ согласно п.3.5. СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия сотрудника отдела автоматизации» (плановая сверка) | С подтверждением (п.6.2.3. СТО) | в сроки, установленные Календарем учетных работ в рамках 4 этапа согласно СТО СМК Закрытие периода | Отчет по сверке в произвольной форме | Внешняя обработка «Сверка взаиморасчетов» | |||
| Работа с задолженностью подотчетных лиц | Подготовка и предоставление ПУД, установливающего сроки и правила составления и предоставления отчетности подотчетными лицами; | В любой момент времени | 1. При создании организации (регистрации юр.лица) | - | 2 дня | СТО СМК Форма документа Распоряжение о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами | «ПО: Предоставление аналитической информации по обязательствам на основании завершенных учетных процессов - подотчетные лица» | |
| Заявка (Поручение) | ||||||||
| выявление задолженности подотчетных лиц, уведомление о наличии задолженности, обозначение мер по закрытию задолженности | Ежемесячно | обязательно | Заявка регулярно оказываемая услуга «Подготовка и представление аналитической информации об обязательствах на основании завершенных учетных процессов. Модуль: Подотчетные лица» | 1 день (последний рабочий день месяца) | СТО СМК Форма документа Уведомление подотчетного лица о наличии задолженности по полученным денежным средствам в подотчет;СТО СМК Форма документа Уведомление руководителя о наличии задолженности по полученным подотчетным суммам сотрудников | |||
| подготовка и предоставление аналитической информации о задолженности по подотчетным суммам; | 1. При увольнении сотрудника2. В любой момент времени | 1. Обязательно2. По поручению | 1. Задача в 1с Бухгалтерия 2. Заявка (Поручение) | 2 дня | СТО СМК Форма документа Отчет «Анализ задолженности по 71 счету» | |||
| Подготовка и предоставление ПУД для закрытия задолженности. | По поручению | СТО СМК Форма документа «Согласие на удержание из заработной платы неиспользованной подотчетной суммы»;СТО СМК Форма документа «Приказ об удержании неиспользованной и невозвращенной подотчетной суммы» | ||||||
Зоны ответственности в рамках
подготовки и предоставления аналитической информации на основании завершенных учетных процессов
| Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов | Сверка без подтверждения взаиморасчетов Заказчика с контрагентом | Сверка с подтверждением взаиморасчетов Заказчика с контрагентом | |||
| Контрагент | Контрагент | ||||
| Не участник ИС | Участник ИС | Не участник ИС | |||
| основание | Проведение инвентаризация обязательств | сотрудник отдела автоматизации | Заказчик | ||
| поручение, заявка, СЗ от Заказчика в рамках заключения договоров | Заказчик | ||||
| расторжение договоров | Заказчик | ||||
| поручение, заявка, СЗ в ИС от Заказчика (представителя Заказчика по доверенности) на основании карточки ПУД (письмо (запрос, уведомление)) | Заказчик | ||||
| Плановая сверка взаиморасчетов между участниками ИС | - | сотрудник отдела автоматизации | - | ||
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
| Разработчик: Ведущий специалист по автоматизированной системе внутреннего контроля | Мякишева Ирина Юрьевна |
| Управляющий ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» | ИП Кагирова Галия Фаниловна |
| Руководитель Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем | Воробьева Оксана Николаевна |
| Начальник Отдела автоматизации и стандартизации учетных технологий | Третьякова Ирина Витальевна |
| Начальник Отдела формирования отчетности в информационных системах | Губина Лариса Юрьевна |
| Начальник Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов | Кузнецова Наталья Евгеньевна |
| Зам.начальника Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов | Мальцева Алена Владимировна |
| Начальник Отдела регламентных операций в Информационных системах | Бирюкова Анастасия Валерьевна |
| члены Совета директоров | Крикун Алексей АлександровичБондарева Наталья Анатольевна |