СТО СМК 70.22.14 Формирование и ведение баз данных по кадрам
1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Данный Стандарт организации (далее – СТО) устанавливает порядок формирования и ведения базы данных по кадрам, включая документирование трудовых отношений в определенных трудовым законодательством случаях, в том числе с использованием квалифицированной электронной подписи.
1.2. Требования данного СТО распространяются и обязательны для исполнения сотрудниками организации, оказывающей услуги по формированию и ведению базы данных по кадрам (далее – специалист ОФБДК), руководителями и ответственными лицами организаций-Заказчиков, штатными и трудоустраиваемыми сотрудниками, физическими лицами, оказывающими услуги по гражданско-правовому договору (подряду), практикантами, стажерами организации, оказывающей услуги по формированию и ведению базы данных по кадрам, и организаций-Заказчиков.
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федеральный закон "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011;
- Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования;
- Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении положения о воинском учете»;
- Постановление Правительства РФ от 14.11.2002 г. № 823 «О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»;
- Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
- Приказ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
- Постановление от 17 ноября 2007 г. N 781 «Об утверждении положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- Приказ от 13 февраля 2008 года № 55-86-20 «Об утверждении порядка проведения классификации информационных систем персональных данных»;
- СТО СМК 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов";
- СТО СМК 82.19.13 Электронная цифровая подпись. Требования к работе Удостоверяющего центра;
- СТД СМК 008-2012 Трудовой договор.
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
3.1. Термины и определения:
3.1.1. Документирование - Запись необходимой информации по установленным правилам и формам.
3.1.2. Кадровое делопроизводство - Деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами.
3.1.3. Обработка персональных данных - Действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
3.1.4. Перевод - Постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
3.1.5. Перемещение - Передвижение работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
3.1.6. Персональные данные - Любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.
3.1.7. Электронная подпись - Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
3.1.8. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - ЭП) - электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011.
3.1.9. Удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011 г.
3.1.10. Трудовой договор - Соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
3.1.11. Трудовые отношения - отношения, возникающие между работником и работодателем на основании трудового договора.
3.1.12. Нетрудовые отношения – отношения, возникающие между организацией – Заказчиком и ИП, физическими лицами, оказывающими услуги по гражданско-правовому договору (подряду), практикантами, стажерами.
3.1.13. Кадровые документы - документы по учету личного состава работников (приказы, решения, заявления, справки, отчеты, графики и др.) и документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются - положения, инструкции, постановления и др.);
3.1.14. Сотрудник (наемный работник) - лицо, работающее по трудовому договору и подчиняющееся внутреннему трудовому распорядку и иным локальным актам, регламентирующим трудовые отношения с Работодателем.
3.1.15. Трудоустраиваемый сотрудник - Физическое лицо, с которым у Работодателя (Заказчика) заключается трудовой договор.
3.1.16. Физлицо – физическое лицо, с которым у организации – Заказчика возникают нетрудовые отношения, персональные данные которого ОФБДК вносит в ИС.
3.1.17. Работодатель - сторона трудового договора, юридическое или физическое лицо, нанявшее на работу хотя бы одного наемного работника.
3.1.18. Заказчик - Организация (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо), состоящая в договорных отношениях с исполнителем и являющаяся заказчиком его услуг.
3.2. Сокращения:
ГОСТ – государственный стандарт;
ГОСТ Р – национальный стандарт;
ДОУ – документационное обеспечение управления;
ИС – информационная система;
БД – база данных;
ОФБДК – отдел формирования баз данных по кадрам;
СМК – система менеджмента качества;
СТО – стандарт организации.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Специалисты ОФБДК несут ответственность за:
- соблюдение требований действующего трудового законодательства;
- соблюдение установленных данным СТО сроков документирования трудовых правоотношений;
- обеспечение сохранности и конфиденциальности персональных данных работников при их обработке.
4.2. Трудоустраиваемые сотрудники несут ответственность за предоставление полного пакета юридически действительных документов, необходимых для заключения трудового договора.
4.3. Штатные сотрудники, руководители и ответственные лица организаций-Заказчиков несут ответственность за соблюдение действующего трудового законодательства, а также сроков предоставления первичных документов для учета рабочего времени на основании согласованных заявок.
4.4 Контроль соблюдения требований данного СТО осуществляет руководитель организации, оказывающей услуги по формированию и ведению базы данных по кадрам.
5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. Формирование и ведение базы данных по кадрам осуществляется при:
5.2. Основные функции специалиста ОФБДК при формировании и ведении базы данных по кадрам:
5.3. Формирование и ведение базы данных по кадрам осуществляется исключительно на основании электронных заявок от организации-Заказчика в СЭД и при отсутствии заявок не производится. Заявка подается сотрудником, руководителем структурного подразделения или руководителем организации. Решения о документировании трудовых отношений (согласование электронных заявок) принимаются руководителем организации либо уполномоченным лицом по доверенности. Срок согласования заявок руководителем (иным ответственным лицом) Заказчика в рамках данного СТО не регламентируется.
Заявка принимается в работу специалистом ОФБДК при ЛИЧНОМ обращении сотрудника с предоставлением ОРИГИНАЛОВ необходимых первичных документов не позднее срока, указанного в заявке или определенного законодательством.
Руководителям организаций-Заказчиков запрещается визировать личные заявления работников на бумажных носителях. Визирование заявлений производится путем согласования заявки посредством СЭД, либо подписания квалифицированной электронной подписью.
5.4. При формировании и ведении базы данных по кадрам создаются и используются следующие виды документов:
5.4.1. Документы сотрудника, на основании которых осуществляется формирование и ведение базы данных по кадрам:
Обязательно:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования СНИЛС;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
Дополнительно:
В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Например,
- медицинское заключение,
- свидетельство о заключении / расторжении брака при необходимости,
- свидетельство о рождении детей при необходимости,
- водительские права при необходимости,
- ИНН и пр.
5.4.2. Договорная документация:
- Трудовой договор по форме СТД СМК 008-2012 Трудовой договор, условия которого могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме путем подписания нового приложения к СТД СМК 008-2012 Трудовой договор.
- договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (в обязательном порядке заключается с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства);
- соглашение об обучении за счет средств работодателя.
5.4.3. Распорядительные документы:
Приказы по кадрам:
- Приказ о приеме на работу унифицированная форма Т-1, издается на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д.
- Приказ о переводе работника на другую работу (об изменении условий трудового договора: размера ставки, должности, прочих условий) унифицированная форма Т-5;
- Приказ о предоставлении отпуска унифицированная форма Т-6;
- Приказ о прекращении трудового договора унифицированная форма Т-8;
- Приказ о направлении в командировку унифицированная форма Т-9;
- Прочие приказы, регламентирующие трудовые отношения.
5.4.4. Учетные документы:
- Личная карточка унифицированная форма Т-2;
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- Прочие.
5.4.5. Первичные и оперативные документы:
- заявления, справки, листы нетрудоспособности работников, прочие;
- заявки сотрудников, руководителей организаций, создаваемые посредством СЭД для документирования трудовых отношений.
5.4.6. Прочие документы, регламентирующие трудовые отношения (ответственность за наличие и соблюдение которых несет руководитель организации):
- правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) Заказчика, не имеют унифицированный формы, как правило, содержат следующие основные разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Разработку ПВТР осуществляет консалтинговая организация, оказывающая услуги по поиску и подбору персонала, или ПВТР разрабатывает Заказчик, экспертизу проводит консалтинговая организация;
- положение об оплате труда (далее – ПОТ) Заказчика, объединяет и консолидирует применяемые в организации нормы и правила оплаты труда, а также системы премирования. Разработку ПОТ осуществляет консалтинговая организация, оказывающая услуги по бухгалтерскому учету, после чего консалтинговой организацией проводится экспертиза штатного расписания;
- штатное расписание унифицированная форма Т-3, является приложением к ПОТ организации, утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует бессрочно. При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество изменений, путем утверждения нового ПОТ. Разработку осуществляет консалтинговая организация, оказывающая услуги по бухгалтерскому учету, после чего консалтинговой организацией, оказывающей услуги по поиску и подбору персонала, проводится экспертиза штатного расписания;
- график отпусков унифицированная форма Т-7, применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам, составляется в Организации с учетом пожеланий работников, согласованных руководителем, ежегодно утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года ( ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
- табель учета рабочего времени унифицированная форма Т-13. В организации ответственным за ведение оперативного табеля лицом, которое назначается приказом руководителя, ведется оперативный табель, который сверяется с кадровым отчетом Т-13, сформированным специалистом ОФБДК по данным ИС. Табель служит для учета рабочего времени работников и оплаты труда;
- локальные акты по охране труда, согласно ст. 217 ТК РФ при численности работников свыше 50 человек вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области, если численность работников меньше 50 человек, руководитель может возложить обязанности по охране труда на определенного работника. Если обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель предприятия.
5.5. Документы Физлица, на основании которых осуществляется внесение персональных данных в ИС:
Обязательно:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования СНИЛС;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- трудовую книжку при наличии.
Дополнительно:
В отдельных случаях с учетом специфики работы организации–Заказчика, согласно заявке, предоставляются:
- медицинское заключение,
- свидетельство о заключении / расторжении брака при необходимости,
- свидетельство о рождении детей при необходимости,
- водительские права при необходимости,
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию,
- прочее.
6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
6.1. Формирование базы данных по кадрам при приеме на работу
6.1.1. При приеме на работу Работодатель должен ознакомить кандидата на вакантную должность с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.
6.1.2. Представитель работодателя формирует в СЭД электронную заявку на оформление трудовых отношений, в которой указывает основные условия трудового договора: должность, подразделение, способ оплаты труда, дата начала работы, срок трудового договора, наличие испытательного срока и т.п., согласует заявку с руководителем Работодателя.
6.1.3. Вновь устраиваемый сотрудник ЛИЧНО предоставляет специалисту ОФБДК документы, указанные в п.5.4.1 настоящего СТО.
6.1.4. Специалист ОФБДК на основании заявки в СЭД, оформленной и согласованной в соответствии с п.6.1.2. настоящего СТО, на дату трудоустройства осуществляет следующие действия:
- предоставляет трудоустраиваемому сотруднику необходимые пояснения и рекомендации, объясняет порядок действий при трудоустройстве;
6.2. Ведение базы данных по кадрам при переводе (перемещении)
6.2.1. Перевод работника на другую работу в рамках одной организации производится:
- по инициативе работника;
- по инициативе работодателя;
- в соответствие медицинскому заключению.
6.2.2. Основанием для документирования перевода (кадрового перемещения) на другую работу являются:
- заявка на перевод, оформленная и согласованная посредством СЭД руководителем Работодателя;
- личное заявление сотрудника.
6.2.3. Перевод работника без его согласия по инициативе работодателя на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя без согласия работника производится строго в случаях, предусмотренных трудовым законодательством;
6.2.4. Специалист ОФБДК на основании документов, указанных в п.6.2.2 настоящего СТО, в день обращения сотрудника, осуществляет следующие действия:
- проверяет на наличие и соответствие заявку;
- проверяет на наличие и соответствие заявление подошедшего ЛИЧНО на оформление работника;
- оформляет перевод в ИС 1С, распечатывает Приказ о переводе работника на другую работу формы Т-5, соглашение к трудовому договору по форме СТД СМК 008-2012 Трудовой договор 2 экземпляра, вносит запись в личную карточку сотрудника;
- подписывает у трудоустраиваемого сотрудника Приказ формы Т-5, соглашение к трудовому договору, запись о переводе в личной карточке формы Т-2 (в т.ч. с применением электронной подписи);
- передает на подпись руководителю Работодателя подписанные сотрудником документы: соглашение к трудовому договору, приказ о переводе на другую работу;
- вносит в трудовую книжку запись о переводе на другую работу;
- актуализирует форму Т-2 сотрудника.
6.3. Ведение базы данных по кадрам при оформлении отпусков.
6.3.1. Виды отпусков:
- основной (ежегодный оплачиваемый отпуск);
- дополнительные, в том числе:
а) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы;
б) работникам с ненормированным рабочим днем;
в) отпуска без сохранения заработной платы;
г) отпуска с сохранением среднего заработка работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения независимо от их организационно-правовых форм;
д) отпуска по беременности и родам;
е) отпуска по уходу за ребенком;
ж) отпуска работникам, усыновившим ребенка и пр.
6.3.2. Очередность предоставления основного оплачиваемого отпуска определяется Работодателем в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть уведомлен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.
6.3.3. В соответствие ПВТР ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника в случаях:
- временной нетрудоспособности работника;
- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством.
6.3.4. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.
6.3.5. Отзыв работника из отпуска допускается только с его письменного согласия. Неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
6.3.6. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам сотруднику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между сотрудником и работодателем.
6.3.7. Основанием для документирования отпуска в БД являются:
- заявка на отпуск, оформленная и согласованная посредством СЭД руководителем Работодателя за 14 календарных дней до даты начала отпуска;
- явка работника для оформления отпуска в ОФБДК, как минимум, за 5 дней до начала отпуска для своевременного расчета оплаты отпуска;
- заявление сотрудника (за исключением отпуска в соответствие утвержденному графику отпусков);
6.3.8. Специалист ОФБДК на основании документов, указанных в п.6.3.7 настоящего СТО, в день обращения сотрудника, осуществляет следующие действия:
- ознакамливает сотрудника с приказом о предоставлении отпуска;
6.3.9. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд ст. 124 ТК РФ. Остаток неиспользованных отпусков работников предоставляется ОФБДК Заказчику по заявке «Отчет по сотрудникам: списки, остатки отпусков и прочее».
6.4. Ведение базы данных по кадрам при направлении в командировку
6.4.1. Основанием для оформления служебной командировки является заявка, оформленная и согласованная посредством СЭД руководителем Работодателя, в которой указываются:
- данные служебного задания унифицированной формы Т-10а: цель командировки, дата убытия, дата прибытия, общая продолжительность, место командировки: город, наименование принимающей организации.
6.4.2. На основании заявки в СЭД, оформленной в соответствии с п.6.4.1. настоящего СТО, специалист ОФБДК:
- распечатывает из 1С служебное задание форма Т-10а;
6.5. Ведение базы данных по кадрам при увольнении
6.5.1. Прекращение трудового договора производится по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ.
6.5.2. Основанием для документирования увольнения является заявка, оформленная и согласованная посредством СЭД руководителем Работодателя, в которой указывается дата подачи заявления на увольнения, дата увольнения (последний рабочий день), причина увольнения по ТК РФ, явка работника на оформление в день увольнения, заявление работника:
6.5.3. Документальные основания прекращения трудового договора:
- по соглашению сторон - соглашение о расторжении трудового договора между Работником и Работодателем;
- по инициативе работника – заявление работника;
- по истечении срока трудового договора - уведомление, направляемое сотруднику не позднее, чем за 3 (три) календарных дня до увольнения.
6.5.4. Специалист ОФБДК на основании документов, указанных в п.6.5.2, п.6.5.3 настоящего СТО, в день обращения сотрудника, осуществляет следующие действия:
6.6. Ведение базы данных по кадрам при формировании табеля учета рабочего времени
(Т-13)
6.6.1. Формирование табеля учета рабочего времени осуществляется согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
6.6.2. Специалист ОФБДК ежемесячно делает рассылку письма Заказчикам и их ответственным за ведение оперативного табеля со сроками сдачи табеля учета рабочего времени за последний закрытый месяц, согласно СТД СМК 020-2012 Договор оказания услуг по сопровождению программного обеспечения и баз данных (с изменениями № 2)
6.6.3. Ответственные за ведение табеля учета рабочего времени заполняют оперативный табель в 1С согласно СТО МИ пользователя «Оперативный табель учёта», Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и сообщают сотруднику ОФБДК о его заполнении.
6.6.4. Первичные документы Заказчика Отделом кадров и Расчетным отделом «Задним» числом в работу не принимаются. Документы, поступившие позже установленного срока, проводятся следующим расчетным месяцем по заявкам на корректировку табеля.
6.6.5. В период формирования табелей Отдел кадров оформляет только текущие увольнения «день в день».
6.6.6. В работу принимаются первичные документы, оформленные согласно требованиям законодательства: справки, свидетельства и др. – с печатями и подписями предоставившего их учреждения; листы нетрудоспособности - с печатями и подписями руководителя организации Заказчика и медицинской организации или распечатанный электронный лист нетрудоспособности.
6.6.7. Специалист ОФБДК проверяет на соответствие отчет Т-13 в базе кадрового учета 1С и Оперативный табель.
6.6.8. Выявленные несоответствия (неоформленные неявки, изменения условий трудового договора и прочие) устраняются по предоставленным Заказчиком первичным документам и заявкам.
6.6.9. Актуальный табель Т-13 в установленные сроки Руководители Заказчиков подписывают в Отделе кадров или им высылается Т-13 файлом, они подписывают на рабочем месте и курьером передают в ОФБДК в установленные сроки.
6.7. Внесение в ИС персональных данных Физлиц с нетрудовыми отношениями:
6.7.1. Внесение в ИС персональных данных Физлиц (ИП, физические лица, оказывающие услуги по гражданско-правовому договору (ГПД, подряду), практиканты, стажеры) с нетрудовыми отношениями осуществляется ОФБДК исключительно на основании электронных заявок «Прием на работу» от организации-Заказчика в СЭД и при отсутствии заявок не производится. Заявка подается представителем организации – Заказчика. При заполнении заявки в строке «Должность» автором указывается: ИП, подрядчик, стажер, практикант.
6.7.2. При расторжении договора подряда (ГПД) Заказчик подает в ОФБДК заявку «Документирование увольнения» для отключения доступов к СЭД в рамках сопутствующих заявок. При этом увольнение не документируется ОФБДК, т.е. Заказчики сами расторгают договор подряда, и оплата за оформление расторжения ГПД не взимается.
7. ВНЕСЕНИЕ И ЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ И РАССЫЛКА
7.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандартов по представлению Управляющего проектом по стандартизации и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов.
7.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в ИС в БД «Стандарты».
7.3. Данный СТО рассылается в электронном виде посредством ИС участникам системы стандартизации.