СТО СМК 70.22.14 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Начальник Архива

1. ОБЩАЯ ЦЕЛЬ ДОЛЖНОСТИ

Организация и ведение архивного дела в организации, обеспечение хранения, регистрации, учета, систематизации и использования документов. Организация высокорентабельного производственного процесса через эффективное управление персоналом, непрерывное развитие компании, эффективное использование материальных и финансовых ресурсов для получения максимальной прибыли.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Подчиненность:

-непосредственная: Управляющему организации;

2.2. В подчинении:

-непосредственном: инженеры по научно-технической информации 1.

2.3. Замещение:

-инженер по научно-технической информации (при частичном выполнении обязанностей) по приказу управляющего организации.

2.4. Начальник архива принимается и освобождается от должности приказом управляющего.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ДОЛЖНОСТИ

3.1. Требования к квалификации:

- Образование: высшее профессиональное;

-Специальность: документовед, библиограф или опыт работы в области ведения архивного дела.

-Опыт работы: не менее 1 года в должности инженера по научно-технической информации.

3.2. Навыки и знания:

-умение систематизировать документацию;

-умение вести учет и выдачу документации;

-умение работать со сторонними организациями;

-умение работать на персональном компьютере и с офисной техникой,

-знание постановлений, распоряжений, приказов, других руководящих и нормативных документов вышестоящих и других органов, касающихся работы архивов;

-знание Государственной системы документационного обеспечения управления;

-знание порядка оформления и хранения документов, поступающих в архив, и действующей систему их классификации;

-знание основ организации производства, труда и управления;

-знание этики делового общения.

3.3. Должен знать:

-правила техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

-стандарты организации, положения, правил внутреннего трудового распорядка;

-законодательство о труде;

-настоящую должностную инструкцию;

-правила и нормы охраны труда.

3.4. Личные качества:

-организаторские и лидерские качества;

-коммуникабельность;

-самостоятельность в принятии решений в рамках своих полномочий;

-исполнительность;

-работоспособность;

-инициативность;

-стрессоустойчивость.

4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

4.1. Начальник Архива должен организовать:

4.1.1 работы по ведению архивного дела в организации;

4.1.2 прием, регистрацию, систематизацию, хранение и выдачу документов или их копий;

4.1.3 проверку комплектности принимаемой документации;

4.1.4 работу по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование хранимой документации;

4.1.5 поиск необходимых материалов;

4.1.6 контроль состояния архивных документов, соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

4.1.7 комплектование документации для выдачи по заявке;

4.1.8 методическое сопровождение архивного делопроизводства;

4.1.9 разработку инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела;

4.1.10 инструктировать Заказчиков о порядке формирования, подготовке и сдаче дел в архив.

4.2. Для соблюдения требований по технике безопасности начальник архива обязан:

4.2.1 соблюдать правила и нормы по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности;

4.2.2 не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия;

4.2.3 обеспечивать сохранность и конфиденциальность информации на персональном компьютере (использовать пароль доступа, не передавать важные сведения в общую сеть и пр.);

4.3. Для обеспечения качества при выполнении работ начальник архива обязан:

4.3.1 при выявлении нарушений соблюдения локальных нормативных актов организации в области документационного обеспечения управления подготавливать и документировать информацию о нарушениях, формулировать рекомендации по улучшению и предоставлять руководству;

4.3.2. соблюдать требования действующего законодательства по защите персональных данных при обработке и/или передаче третьим лицам персональных данных работников организации и Заказчиков;

4.3.3. своевременно выполнять письменные и устные распоряжения и приказы управляющего организацией;

4.3.4. своевременно проводить ознакомление работников под роспись с должностными инструкциями и изменениям к ним;

4.3.5. составлять план работы архива;

4.3.6. при увольнении передавать дела, документы и рабочее место Управляющему организацией либо другому сотруднику, назначенному управляющим, в срок до десяти рабочий дней по акту приема-передачи дел. Материальные ценности, взятые в аренду, передаются лицам, ответственным за возврат из аренды, что подтверждается актом приема-передачи дел.

5. ПРАВА И ПОЛНОМОЧИЯ

Для выполнения обязанностей начальнику архива предоставлены права:

- требовать от управляющего создания необходимых условий труда для выполнения служебных обязанностей: обеспечение хорошо освещенного рабочего места, оснащенного компьютером и принтером;

- в пределах своей компетенции сообщать непосредственному управляющему обо всех выявленных недостатках и вносить предложения по их устранению;

- вносить предложения по совершенствованию работы отдела и упрощению документооборота, проводить контроль и анализ деятельности архива;

- знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности;

- запрашивать лично или по поручению управляющего у руководителей и специалистов организации информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;

- вносить предложения по привлечению к решению возложенных на него задач специалистов других организаций;

- давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности;

- представлять предложения руководителю организацией по премированию работников, согласно действующим положениям за высокие производственные показатели и качество услуг при условии выполнения в срок заданий;

- требовать от подчиненных исполнения своих распоряжений.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Финансовая ответственность предусматривает снижение премии пропорционально прибыли либо её полное лишение. Финансовая ответственность наступает:

-перед организацией за убытки, причиненные виновными действиями (или бездействием), в том числе неисполнением, обязанностей возложенных на него настоящими должностными инструкциями, договором о материальной ответственности и действующим законодательством;

-за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка «Положением об оплате труда и премировании», действующим на предприятии, предусматривается уменьшение премиальных выплат.

6.2. За ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, нарушение правил внутреннего распорядка предусматриваются следующие виды дисциплинарной ответственности: замечание; выговор; увольнение.

Приложение 1

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

С должностной инструкцией Начальника Архива

С должностной инструкцией ознакомлен(а), обязуюсь исполнять

№ пп
ФИО (полностью)
Подпись
Дата