Регламент по Организации корпоративного мероприятия (до 150 чел.) |
Трудоемкость: 80 н/ч Технологические сроки: 3-5 мес. |
||
№ |
Операция |
Технологические сроки |
Ответственный |
1. Подготовительный этап, трудоемкость 50 н/ч | |||
1 |
Заявка в ОРиСО на организацию мероприятия |
за 3-5 месяцев |
Заказчик |
2 |
Заполнение брифа на проведение мероприятия: определение общей концепции мероприятия, выбор площадки для проведения |
за 3 месяца |
ИВК (ОРиСО) |
3 |
Согласование брифа |
за 3 месяца |
Заказчик |
4 |
Подготовка списков приглашенных на мероприятие |
за 2-3 месяца |
Управление персоналом УК "Стройком" |
5 |
Согласование списков приглашенных с руководителями компаний |
за 2-3 месяца |
Управление персоналом УК "Стройком" |
6 |
Согласование списков приглашенных на мероприятие VIP-персон |
за 2-3 месяца |
ИВК (ОРиСО) |
7 |
Разработка подробного сценария мероприятия (предложения по официальной и развлекательной части) |
за 2-3 месяца |
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
8 |
Подготовка фуршетного предложения |
за 2-3 месяца |
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
9 |
Подготовка общей сметы на проведение мероприятия |
за 2-3 месяца |
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
10 |
Согласование сценария, фуршетного меню, общей сметы |
за 2-3 месяца |
Заказчик |
11 |
Распределение общей суммы по смете согласно утвержденной схемы (при условии оплаты работ несколькими компаниями) |
за 1,5-2 месяца |
ИВК (ОРиСО) |
12 |
Согласование сметы на проведение мероприятия с руководителями компаний Заказчиков (при условии оплаты работ несколькими компаниями) |
за 1,5-2 месяца |
Руководителями компаний Заказчиков |
13 |
Документооборот: заключение договора с агентством на проведение мероприятия |
за 2 месяца |
ИВК (ОРиСО) |
Для информации: необходимо учитывать общее время документооборота: | |||
заключение оригинального договора |
от 18 до 45 дней |
модераторы, юридический отдел, ДОУ |
|
заключение СТД-договора |
от 7 до 20 дней |
модераторы, ДОУ |
|
заключение приложений к существующему договору |
от 2 до 7 дней |
модераторы, ДОУ |
|
14 |
Разработка дизайн-макетов фирменной продукции: пригласительные, конверты, грамоты и пр. |
за 2 месяца |
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
15 |
Согласование дизайн-макетов |
за 2 месяца |
Заказчик |
16 |
Документооборот: оплата работ подрядчиков: |
||
заведение счета |
за 2 недели |
ИВК (ОРиСО) |
|
согласование счета |
за 1 неделю |
Заказчик |
|
проведение платежа |
по факту согласования счета и перечисления д/с на р/с ИВК, но не позднее - 3-х дней до проведения мероприятия |
ИВК (ОРиСО) |
|
проведение закрывающих документов |
по факту заключения договора/приложения |
ИВК (ОРиСО) |
|
17 |
Печать фирменной продукции |
за 1 месяц |
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
2. Организационный этап, трудоемкость 30 н/ч | |||
18 |
Подготовка грамот для вручения, пригласительных для рассылки/раздачи |
за 3 недели |
ИВК (ОРиСО) |
19 |
Доставка пригласительных до VIP-персон |
за 1 неделю |
ИВК (ОРиСО) |
20 |
Подготовка оборудования, реквизитов для проведения мероприятия |
за 1 неделю |
ИВК (ОРиСО) |
21 |
Контроль работы подрядчика по оборудованию площадки под проведение мероприятия |
за 1 день/в день проведения |
ИВК (ОРиСО) |
22 |
Проведение генеральной репетиции мероприятия |
в день проведения мероприятия |
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
23 |
Участие сотрудников ОРиСО в проведении мероприятия (решение организацонных вопросов, контроль работы подрядчика и др.), 2 чел. |
в день проведения мероприятия |
ИВК (ОРиСО) |
24 |
Вывоз оборудования и реквизитов |
в день проведения мероприятия |
ИВК (ОРиСО), подрядчик |
25 |
Проведение анализа по итогам организации мероприятия |
в течение 2 недель после проведения мероприятия |
ИВК (ОРиСО) |
26 |
Проведение анкетирования участников мероприятия для получения обратной связи (по запросу Заказчика) |
в течение 1 месяца после проведения мероприятия |
ИВК (ОРиСО) |
* примечание: сопутствующие работы по проведению мероприятия (организация и проведение фотосессии, изготовление слайд-шоу, подготовка фотоотчета и новостных материалов) включены в отдельные услуги и выставляются по факту согласно прайса ОРиСО/ИВК. |
|||