Система автоматизирует процесс синхронизации данных между 1С: Бухгалтерия и 1С: Зарплата и управление персоналом.
Разработка предусматривает синхронизацию 1С:ЗиУП и 1С:Бухгалтерия в части актов оказанных услуг физическим лицом.
Документ «Договор на выполнение работ с физ. лицом» расположен в подсистеме «Управление договорами» (рисунок 1).
Внешний вид документа представлен на рисунке 2.
Реквизиты шапки:
Реквизиты вкладки «Условия договора»:
Остальные реквизиты данной вкладки заполняются автоматически при создании документа (рисунок 5):
Для корректной обработки документов на форме списка выведен реквизит «Сгенерирован в ЗУП» (рисунок 6).
Табличная часть вкладки «Услуги»:
«Наименование услуги», «Ед. изм.», «Цена» заполняются автоматически после выбора реквизита шапки «Спецификация к договору» (рисунок 7).
Поля «Наименование услуги» и «Цена» недоступны для редактирования.
Поле «Количество» нужно заполнять количеством единиц. При его изменении сумма пересчитывается (рисунок 8).
Сумма по договору в целом будет пересчитана как итог по столбцу «Сумма» на вкладке «Услуги» (рисунок 9).
Реквизиты вкладки «Дополнительно» (рисунок 10):
Если данные поля заполнены, тогда они будут выведены на печатную форму (рисунок 11).
Паспортные данные физического лица прописываются в печатной форме автоматически, если они были заполнены в контактной информации.
Если договор по форме СТД СМК 248-2010, то добавляется следующая информация:
Вкладка «Отражение в БУ» содержит табличную часть «Распределение отражения в бух.учете»:
При заполнении документа, если по договору настроен вариант поступления (рисунок 12), то вкладка заполняется автоматически из настройки при заполнении договора контрагента в документе (рисунок 13).
Вкладка «Выгрузка в лотус» содержит стандартный набор компонентов (рисунок 14):
Табличная часть содержит колонки: «Физ. лицо», «Согласование», «Подписание».
В табличной части должно быть заполнено хотя бы одно физическое лицо для подписания. По умолчанию, в список согласующих добавляется «Руководитель» из регистра сведений «Ответственные лица» (рисунок 15).
Если галочками не отмечено ни одно физическое лицо для согласования, тогда документ отправляется только на подписание.
На форме документа расположена кнопка открытия документа в Лотус (рисунок 16).
На форме списка размещен значок Лотуса для визуального отображения выгруженных документов (рисунок 17).
На форме списка находится кнопка для вызова задания по синхронизации документов (рисунок 18).
По нажатию данной кнопки выводится форма выбора периода, за который пользователь хочет провести синхронизацию (рисунок 19).
Данная кнопка доступна пользователям с правами «Бухгалтер» и «ГлавБух».
При проведении документа и выгрузке в Лотус проверка по проводкам БУ не происходит.
По нажатию на кнопку «Выгрузить в Лотус» документ выгружается в Лотус.
При выгрузке в Лотус ответственному сотруднику ОВСиК АУП направляется уведомление в виде задачи с ссылкой на акт (рисунок 20).
В Лотус создается карточка в базе ПУД «Акт оказанных услуг». Документ отправляется на согласование (если есть хотя бы одно физ. лицо для согласования) и подписание. При этом в 1С документу устанавливается статус «На согласовании» и блокируется от изменений в форме документа и в форме списка (рисунок 21).
В случае, если документ отклонен на этапе согласования или отмечен как старая версия на этапе подписания, тогда в 1С устанавливается статус «Отклонен», документ можно редактировать (рисунок 22).
В случае, если документ согласован и затем подписан, в 1С устанавливается статус «Подписан», документ будет недоступен для редактирования (рисунок 23).
Важно!
Для организации ООО «Комфорт-сервис» выгруженные документы в Лотус не направляются в ДОУ.
В случае, если карточка в Лотус будет помечена как старая версия после подписания, статус в 1С будет установлен «Отклонен», но повторной синхронизации с документом в ЗиУП не произойдет, так как на этот момент уже может быть создан документ отражения, что приведет к нарушению отражения проводок.
Для ролей «Бухгалтер» и «ГлавБух» для невыгруженных в Лотус документов, статус документа можно менять. Для других ролей или выгруженных документов статус документа поменять нельзя.
Генерация документов в 1С: ЗИУП происходит на основании документа «Договор на выполнение работ с физ. лицом» со статусом «Подписан» и не «Сгенерирован в ЗУП» (рисунок 24).
При генерации документов ЗиУП проходит проверка на наличие галочки «Проверено БУ» – если она не проставлена, то генерация не запускается.
Генерация запускается ежедневно. Данные собираются для генерации за 1 день.
По документам, отклоненным за предыдущий день, отправляется задача автору документа в 1С Бухгалтерия (рисунок 25).
При запуске генерации направляется уведомление в Лотусе ответственным специалистам согласно настройки адресации в 1С: ЗиУП (рисунок 26).
Уведомления формируются не по документам, а по организациям. Например, если сгенерировано 5 документов по одной организации, уведомление направляется однократно.
Если генерация по каким-то причинам не выполнилась, отправляется уведомление в Лотус на сотрудника, указанного последним в регистре «Регистр адресации» в 1С: Бухгалтерия с вариантом адресации «Контролер 3-го уровня (ОРО в ИС)», а также по отклоненным документам с установленным признаком «Выгружен в ЗУП».
На каждую строку таблицы «Распределение отражения в бух.учете» генерируется отдельный документ в ЗиУП (рисунок 27).
Текущая синхронизация документа из ЗиУП в Бухгалтерию отключена.
На основании документа «Договор на выполнение работ с физ. лицом» со статусом «Подписан» и не «Сгенерирован в ЗУП» происходит генерация документа в 1С: ЗИУП (рисунок 28).
Заполнение документа в ЗиУП происходит по следующим элементам:
На форме документа размещен значок открытия карточки документа в Лотус (рисунок 29).
После генерации документов «Договор на выполнение работ с физическими лицами» запускается генерация документов «Начисление зарплаты работникам организации» (рисунок 30).
Документ создается ежедневно в разрезе организаций, если по организации есть созданные документы «Договор на выполнение работ с физическими лицами» за текущее число. Документ только записывается. При создании документа происходит проверка, есть ли данный документ в существующих документах «Начисления», если есть, то данные не заполняются по данному договору, если нет – создается отдельный документ.
Заполнение документа «Начисление зарплаты»:
При создании документов «Договор на выполнение работ с физ. лицом» и «Начисление зарплаты» предусмотрено создание информации по изменению от служебного пользователя Lotus (рисунок 31).
При формировании документа «Отражение зарплаты в регл. учете» в заполнении проводок подставляется ссылка на договор контрагента, уже загруженного в базу ЗиУП пользователем (рисунок 32).
