СТО СМК Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов
|
РАЗРАБОТАН взамен СТО СМК Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов (Изменение № 1 от 01.09.2016) ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: 01 февраля 2019 г.С изменениями №2 от 01.02.2019 |
1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Настоящий СТО устанавливает порядок подготовки и предоставления аналитической информации на основании завершенных учетных процессов в рамках ПО «Работа с задолженностью».
1.2. Требования СТО распространяются и обязательны для исполнения:
а) сотрудниками Управления по внедрению:
- отделом автоматизации;
- отделом сопровождения;
- отделом отчетности;
- отделом регламентных операций.
б) Заказчиком.
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:
- СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов организаций;
- СТО СМК Методологическая инструкция «Работа с задолженностью подотчетных лиц»;
- СТО СМК Методологическая инструкция «Инвентаризация финансовых обязательств»;
- СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия сотрудника отдела автоматизации»;
- СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия Заказчика».
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных СТО, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) СТО. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
СТО СМК «Термины, определения, сокращения»
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным СТО, несут все участники процесса, упомянутые в тексте настоящего СТО.
4.2. Контроль соблюдения требований данного СТО участниками процесса осуществляет руководитель структурного подразделения консалтинговой организации, оказывающей услуги в области IT-менеджмента.
5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов заключается в последовательности действий сотрудника отдела автоматизации (далее – Исполнитель) или Заказчика, определенной в соответствующих инструкциях.
5.2. Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов включает следующие виды работ:
- Проведение инвентаризации финансовых обязательств;
- Сверка взаиморасчетов с контрагентами;
- Работа с задолженностью подотчетных лиц.
5.3. Периодичность подготовки и предоставления аналитической информации на основании завершенных учетных процессов, причины запуска, сроки, результат и применяемое ПО указаны в таблице (приложение 1).
5.4. Зоны ответственности в рамках подготовки и предоставления аналитической информации на основании завершенных учетных процессов указаны в таблице (приложение 2).
5.5. Действия Исполнителя и Заказчика в рамках данного СТО осуществляются в учетной системе 1С:Бухгалтерия (далее – УС) и в ИС. Выгрузка Документа «Акт сверки» по данным бухгалтерского учета Заказчика в ИС доступна только сотрудникам отдела автоматизации.
5.6. Трудоемкость действий Исполнителя по процессу регламентирована СТО СМК Блок-схема по бизнес-процессу оказания услуги Отдела автоматизации и стандартизации учетных технологий.
6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
6.1. Проведение инвентаризации финансовых обязательств (Предоставление аналитической информации о результате завершённых учетных процессов. Модуль: Финансовые обязательства).
6.1.1. Инвентаризация финансовых обязательств проводится:
а) в полном объеме, при этом выполняются следующие процедуры:
- сверка взаиморасчетов с каждым контрагентом- участником ИС, с не участником ИС – при наличии акта сверки в ИС в базе ПУД на дату инвентаризации, в порядке, предусмотренном пп.б п.6.2. данного СТО, за исключением случаев, когда Заказчик подлежит обязательному аудиту: инвентаризации подлежат финансовые обязательства, которые составляют более 5 % от общей суммы финансовых обязательств или согласован иной объем по поручению Заказчика;
- анализ задолженности на предмет списания в БУ;
- запуск автоматического процесса списания задолженности при наличии оснований.
б) в сокращенном объеме, при этом выполняются следующие процедуры:
- анализ задолженности на предмет списания в БУ;
- запуск автоматического процесса списания задолженности при наличии оснований.
6.1.2. Инвентаризация финансовых обязательств делится на инвентаризацию:
а) с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами:
- по счетам бухгалтерского учета: 60, 62, 58, 66, 67, 76, 86, за исключением субсчетов: 62.2Ж, 62.73, 62.ДС, 62.Ж, 62.ПЮ, 76.3, 76.4, 76.8, 76.41, 76.А, 76.АВ, 76.АЖ, 76.В, 76.ВЛ, 76.Ж, 76.Ж2, 76.П, 76.ПЖ, 76.ФЛ
- на дату (число, месяц, год).
б) с подотчетными лицами:
- по счету бухгалтерского учета: 71
- на дату (число, месяц, год).
6.1.3. Основанием для проведения инвентаризации финансовых обязательств может быть:
- составление годовой бухгалтерской отчетности;
- составление промежуточной бухгалтерской отчетности;
- реорганизация/ликвидация Заказчика;
- смена ЕИО заказчика;
- прочие причины.
6.1.4. Порядок проведения инвентаризации финансовых обязательств установлен СТО СМК Методологическая инструкция «Инвентаризация финансовых обязательств»
6.2. Сверка взаиморасчетов с контрагентами (Предоставление аналитической информации по обязательствам на основании завершенных учетных процессов).
6.2.5. Порядок проведения сверки взаиморасчетов с контрагентами установлен СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия сотрудника отдела автоматизации» и СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия Заказчика».
6.3. Работа с задолженностью подотчетных лиц (Предоставление аналитической информации по обязательствам на основании завершенных учетных процессов - подотчетные лица).
6.3.1. Работа с задолженностью подотчетных лиц осуществляется сотрудником отдела автоматизации:
а) при установлении сроков и правил составления и предоставления отчетности подотчетными лицами;
б) при выявлении задолженности подотчетных лиц, уведомлении о наличии задолженности, обозначении мер по закрытию задолженности
в) при закрытии задолженности подотчетных лиц.
6.3.2. Установление сроков и правил составления и предоставления отчетности подотчетными лицами осуществляется на основе:
- получения в ИС уведомления о создании организации.
6.3.3. Выявление задолженности подотчетных лиц, уведомление о наличии задолженности, обозначение мер по закрытию задолженности осуществляется на основе:
– получения в УС задачи «Требуется выгрузить отчеты по физ.лицу по организации», автоматически формируемой на основании заявки «Документирование трудовых отношений с сотрудником в момент увольнения»;
- получения в ИС уведомления о создании организации;
- получения от Заказчика в ИС поручения (СЗ, электронное письмо) о подготовке и предоставлении информации о задолженности подотчетных ли
6.3.4. Закрытие задолженности осуществляется на основе:
- получения от Заказчика в ИС поручения (СЗ, электронное письмо) о подготовке и предоставлении информации о задолженности подотчетных лиц.
6.3.5. Порядок работы с подотчетными лицами установлен СТО СМК Методологическая инструкция «Работа с задолженностью подотчетных лиц».
7. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ, РАССЫЛКА
7.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандартов по представлению Управляющего проектом по стандартизации и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в данном СТО.
7.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в ИС в БД «Стандарты».
7.3. Данный СТО рассылается в электронном виде посредством ИС участникам системы стандартизации.
Процесс |
Периодичность |
Причины запуска процесса |
Сроки исполнения |
Результат |
Наименование применяемого ПО |
Тип |
Этап |
|
Проведение инвентаризации финансовых обязательств
|
1. расчеты с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами и кредиторами; 2. расчеты с подотчетными лицами. |
1. Ежегодно |
Перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности |
До даты подготовки отчетности согласно СТО СМК Закрытие периода |
СТО СМК Форма документа Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
СТО СМК Форма документа Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
СТО СМК Форма документа «Отчет о результатах инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности»;
СТО СМК Форма документа «Поручение по итогам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности»;
|
«ПО: Предоставление аналитической информации о результате завершённых учетных процессов. Модуль: Финансовые обязательства» |
2. В любой момент времени |
Реорганизация/ликвидация Заказчика |
Согласно СТО СМК Форма документа «Заявка (поручение) на проведение инвентаризации»
|
Закрытие задолженности в досудебном порядке |
Прочие причины |
|
Сверка взаиморасчетов с контрагентами
|
1. сверка с участниками ИС;
2. сверка с не участниками ИС.
|
1. Ежегодно
|
Перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности |
В сроки, установленные СТО СМК Форма документа «Заявка (поручение) на проведение инвентаризации»
|
СТО СМК Форма документа «Акт сверки взаимных расчетов» |
«ПО: Предоставление аналитической информации по обязательствам на основании завершенных учетных процессов - контрагенты (1 блок)» |
2. В любой момент времени |
1. документ от не участника ИС; (акт сверки, письмо (запрос, уведомление));
2. заявка (поручение) от участника ИС (СЗ, электронное письмо, договор (этап к договору, соглашение))
3. поручение от начальника Отдела автоматизации
|
В сроки, установленные СТО СМК Методологическая инструкция Подготовка и представление аналитической информации об обязательствах на основании завершенных учетных процессов. Модули:
- период 1 год, 1 основание – период 1 год, не более 5 оснований
- период 1 год, свыше 5 оснований
- период более 1 года, 1 основание
- период более 1 года, не более 5 оснований
- период более 1 года, свыше 5 оснований
|
3. Ежеквартально (только по участникам ИС) |
этап работ согласно п.3.5. СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия сотрудника отдела автоматизации» |
в сроки, установленные Календарем учетных работ в рамках 4 этапа согласно СТО СМК Закрытие периода |
Отчет по сверке в произвольной форме |
Внешняя обработка «Сверка взаиморасчетов» |
Работа с подотчетными лицами |
установление сроков и правил составления и предоставления отчетности подотчетными лицами; |
1. При создании организации (регистрации юр.лица) |
2 дня |
СТО СМК Форма документа Распоряжение о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами |
«ПО: Предоставление аналитической информации по обязательствам на основании завершенных учетных процессов - подотчетные лица» |
2. В любой момент времени |
Заявка (Поручение) |
выявление задолженности подотчетных лиц, уведомление о наличии задолженности, обозначение мер по закрытию задолженности |
Ежемесячно |
Заявка регулярно оказываемая услуга «Подготовка и представление аналитической информации об обязательствах на основании завершенных учетных процессов. Модуль: Подотчетные лица» |
1 день (последний рабочий день месяца) |
СТО СМК Форма документа Уведомление подотчетного лица о наличии задолженности по полученным денежным средствам в подотчет;
СТО СМК Форма документа Уведомление руководителя о наличии задолженности по полученным подотчетным суммам сотрудников
|
подготовка и предоставление аналитической информации о задолженности по подотчетным суммам; |
1. При увольнении сотрудника
2. В любой момент времени
|
Заявка (Поручение) |
2 дня |
СТО СМК Форма документа Отчет «Анализ задолженности по 71 счету» |
закрытие задолженности. |
СТО СМК Форма документа «Согласие на удержание из заработной платы неиспользованной подотчетной суммы»;
СТО СМК Форма документа «Приказ об удержании неиспользованной и невозвращенной подотчетной суммы»
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 2
Зоны ответственности в рамках
подготовки и предоставления аналитической информации на основании завершенных учетных процессов
Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов |
Сверка без подтверждения взаиморасчетов Заказчика с контрагентом
|
Сверка с подтверждением взаиморасчетов Заказчика с контрагентом
|
Контрагент |
Контрагент |
Участник ИС |
Не участник ИС |
Участник ИС |
Не участник ИС |
основание |
Проведение инвентаризация обязательств |
сотрудник отдела автоматизации
|
Заказчик |
контрольная проверка взаиморасчетов |
сотрудник отдела автоматизации |
поручение, заявка, СЗ от Заказчика в рамках заключения договоров |
Заказчик |
расторжение договоров |
Заказчик |
проведение зачетов взаимных требований |
Заказчик |
поручение, заявка, СЗ в ИС от Заказчика (представителя Заказчика по доверенности) на основании карточки ПУД (письмо (запрос, уведомление)) |
Заказчик |
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
| Разработчик: Ведущий специалист по автоматизированной системе внутреннего контроля |
Мякишева Ирина Юрьевна |
| Управляющий ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» |
ИП Кагирова Галия Фаниловна |
| Руководитель Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем |
Воробьева Оксана Николаевна |
| Начальник Отдела автоматизации и стандартизации учетных технологий |
Третьякова Ирина Витальевна |
| Начальник Отдела формирования отчетности в информационных системах |
Губина Лариса Юрьевна |
| Начальник Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов |
Кузнецова Наталья Евгеньевна |
| Зам.начальника Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов |
Мальцева Алена Владимировна |
| Начальник Отдела регламентных операций в Информационных системах |
Бирюкова Анастасия Валерьевна |
|
|