СТО СМК «Подготовка и правила оформления письменной консультации по вопросам стандартизации и автоматизации учетных процессов»

РАЗРАБОТАН впервые

Челябинск

2019

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящий СТО устанавливает требования к порядку подготовки и оформлению письменной консультации по вопросам стандартизации и автоматизации учетных процессов (далее – письменная консультация).

1.2. Требования данного СТО распространяются и обязательны для исполнения:

а) консалтинговой организацией, оказывающей услуги в области IT-менеджмента:

- сотрудниками Управления по внедрению;

б) ЕИО Заказчика, СД Заказчика, иными органами управления Заказчика.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:

- СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов»;

- МИ СМК 82.19.13 «Инструкция по оформлению и изложению стандартов»;

- Федерального законом РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- Налоговый Кодекс Российской Федерации;

- Гражданский Кодекс Российской Федерации;

- Трудовой Кодекс Российской Федерации;

- Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации;

- Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н;

- СТО СМК 70.22.11 «Учетная политика. Разработка, введение в действие, внесение изменений в учетную политику»;

- МИ СМК 70.22.11 «Инструкция по созданию УП»;

- СТО СМК «Система предупреждения нарушений контракта ЕИО»;

2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных СТО, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) СТО. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

СТО СМК «Термины, определения, сокращения».

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным СТО, несут все участники процесса, упомянутые в тексте данного СТО.

4.2. Сотрудник Управления по внедрению, в обязанности которого входит подготовка письменной консультации (далее – Исполнитель), несет ответственность за своевременность и корректность подготовки письменной консультации;

4.3. Заказчик несет ответственность за своевременность и полноту предоставления информации, необходимой для достоверной консультации.

4.4. Контроль соблюдения требований данного СТО участниками процесса осуществляет начальник соответствующего Отдела Управления по внедрению, руководитель Управления по внедрению, ЕИО Заказчика.

5. НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Письменная консультация принимается в работу Исполнителем с момента поступления письменного запроса на ее предоставление согласно п.6.1. данного СТО.

5.2. Письменная консультация заключается в предоставлении разъяснений, рекомендаций и иных форм консультаций, включая определение и (или) оценку проблем и (или) возможностей лица, по налоговым и бухгалтерским вопросам, а также по вопросам планирования, организации и осуществления предпринимательской деятельности в части законодательства в области налогообложения и бухгалтерского учета.

5.3. Письменная консультация в зависимости от запроса может содержать, в т.ч. но не исключительно, расчет налогооблагаемой базы для исчисления и уплаты налогов (оцифровку); предоставление рекомендаций в области налогообложения, защита прав и интересов Заказчика в налоговых органах.

5.4. Исполнитель при подготовке письменной консультации рассматривает вопросы:

- с точки зрения требований законодательства;

- предписаний данного СТО, иных инструкции;

- отраслевой специфики деятельности организации, локальных актов;

- Учетной политики Заказчика (при отсутствии Учетной политики Заказчика – руководствуется положениями Шаблона Учетной политики);

- Устава, прочих стандартов организации.

5.5. Рекомендации, даваемые в консультации, должны быть максимально реализуемыми в текущих обстоятельствах. Если для их реализации требуется дополнительная оценка аспектов правовых или иных, то это указывается в выводах, Заказчику рекомендуется обратиться за дополнительной консультацией к экспертам в соответствующей отрасли.

5.6. В зависимости от темы консультации, даже если нет запроса на оцифровку рекомендаций и последствий, но она возможна, то обязательно оцифровка производится. 5.7. При наличии запроса на оцифровку последствий и рекомендаций, когда оцифровка невозможна Исполнитель производит уточнение дополнительной информации, чтобы сделать оцифровку максимально возможной и точной.

5.8. Срок предоставления письменной консультации 3 рабочих дня, не считая дня поступления запроса. Увеличение срока допустимо в случае необходимости запроса дополнительной информации, а также, если по мнению Исполнителя консультация повышенного уровня сложности. Степень сложности определяется Исполнителем исходя из своего профессионального суждения.

6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

6.1. При необходимости получения письменной консультации, касающейся деятельности организации, Заказчик направляет начальнику соответствующего Отдела Управления по внедрению поручение в ИС, прикладывает документацию и иную информацию по вопросу, при этом начальник отдела Управления по внедрению должен в течение 1 (одного) рабочего дня назначить Исполнителя.

6.1.1. Если запрос на письменную консультацию получен непосредственно Руководителем Управления по внедрению, то он в течение одного рабочего дня назначает исполнителя для подготовки консультации, оставив визу в документе и обработав на исполнителя.

6.1.2. Если запрос на письменную консультацию получен одним из сотрудников Управления по внедрению, то он в течение одного дня уведомляете своего непосредственного руководителя посредством ИС о поступлении запроса на консультацию. Непосредственный руководитель рассматривает поступивший запрос и при необходимости должен назначит иного Исполнителя в течение одного рабочего дня. Если новый исполнитель не переназначается в указанный срок, то консультацию готовит сотрудник, к которому поступил первоначально запрос.

6.1.3. Если требуется консультация по сложности, которая не соответствует требованиям к квалификации, согласно должностной инструкции сотрудника, получившего первоначальный запрос, то непосредственный руководитель должен назначит иного Исполнителя или перенаправить запрос на консультацию в профильное подразделение.

6.2. Поручение может быть направлено в ИС в Служебной записке, Поручении, Письме, ПУДе либо как Заявка «Подготовка письменной консультации (заключения) по вопросам стандартизации и автоматизации учетных процессов» в базе «Заявки БИК».

6.3. Исполнитель, в течение установленного п.5.8. данного СТО срока готовит и оформляет письменную консультацию в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим СТО.

6.4. Если консультация повышенного уровня сложности, то после подготовки Исполнитель направляет письменную консультацию в ИС на согласование своему непосредственному руководителю, а он при необходимости Руководителю Управления по внедрению. Уровень сложности Исполнитель определяет на основе своего профессионального суждения.

6.5. Непосредственный руководитель или Руководитель Управления по внедрению рассматривает письменную консультацию на предмет соответствия поручению Заказчика, требованиям законодательства, интересам Заказчика, а также на предмет возможности размещения (опубликования) на сайте http://www.dokipedia.ru, в соответствии с требованием данного СТО.

6.6. После согласования Руководителем Управления по внедрению, если оно требуется, Исполнитель направляет письменную консультацию на ознакомление Заказчика, и, при необходимости заведения нормативных документов в информационную справочную систему http://www.dokipedia.ru направляет поручение в Отдел СМК консалтинговой организации, оказывающей услуги по сопровождению программного обеспечения и баз данных. Отдел СМК в течение 1-го рабочего дня размещает отсутствующее нормативные документы в информационной справочной системе http://www.dokipedia.ru.

6.7. В день предоставления письменной консультации Заказчику согласно п.6.6. данного СТО, Исполнитель должен в заявке «БИК» указать «Количество» по фактическому количеству затраченных часов и установить статус заявки «Исполнена. Результат на согласовании».

В случае, если запрос на консультацию был получен в любом документе согласно п.6.2. данного СТО, за исключением «Заявки БИК», то Исполнитель самостоятельно создает заявку, выполняя следующие действия:

- создает в базе «Заявки» - «Заявки БИК» новую заявку функцией «создать заявку»;

- выбирает услугу «Подготовка письменной консультации (заключения) по вопросам стандартизации и автоматизации учетных процессов»;

- выбирает из каталога «юридических и физических лиц» Заказчика консультации;

- выбирает из каталога «юридических и физических лиц» руководителя/ответственное лицо Заказчика, (должен соответствовать руководителю/ответственному лицу заказчика, являющегося заказчиком письменной консультации);

- функцией «обработать» отправляет заявку себе на исполнение с указанием фактической трудоемкости, переводит заявку в статус «Исполнена. Результат на согласовании».

6.8. Заказчик при получении заявки в статусе «Исполнена. Результат на согласовании» должен завизировать выполнение услуги функцией «Обработать – завизировать».

7. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПИСЬМЕННОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ

7.1. Письменная консультация должна состоять из трех частей: вводной, аналитической и итоговой. Образец письменной консультации приведен в Приложении. К консультации должна быть приложена документация, на основании которой подготовлено заключение.

7.2. Вводная часть заключения должна содержать:

7.2.1. Название документа в целом - "Заключение по теме" далее указывается тема заключения. Вопрос относительно, которого дается заключение.

7.3. Аналитическая часть заключения должна содержать:

7.3.1. Определение норм действующего законодательства, судебной практики, иных нормативных документов, которые регулируют вопрос, относительно которого дается

заключение;

7.3.2. Анализ законодательства и практики, по вопросу относительно которого дается заключение.

7.3.3. Определение и оценка рисков для Заказчика.

7.3.4. Разъяснение рисков наступления негативных последствий для Заказчика.

7.4. Итоговая часть должна включать:

7.4.1. Вывод по вопросу, относительно которого дается консультация (заключение) с рекомендациями Заказчику по минимизации рисков.

7.4.2. Обязательная оговорка по области применения консультации для иных случаев и для других периодов: «Ответы на вопросы подготовлены с учетом нормативной базы на дату предоставления заключения, они применимы только для рассматриваемой ситуации для конкретной организации/физического лица и для конкретной операции, при тиражировании выводов по данному заключению необходимо убедиться в возможности их применения.»

7.4.3. Если консультация была подготовлена на основе проектов нормативных актов, то это отдельно указывается в итоговой части.

7.4.4. Дата заключения.

7.4.5. ФИО, должность лица, подготовившего письменную консультацию.

7.5. Заключение должно быть оформлено Исполнителем в виде гипертекстового документа в формате Word. Гиперссылки должны быть оформлены по тексту консультации (заключения) при упоминании нормативных документов на нормативные документы, размещенные в Информационной справочной системе http://www.dokipedia.ru, а также при упоминании терминов на термины из Каталога определений и терминов на http://www.dokipedia.ru.

8. ПОРЯДОК РАЗМЕЩЕНИЯ КОНСУЛЬТАЦИИ НА САЙТЕ http://www.dokipedia.ru И В ИС

8.1. С целью размещения (опубликования) консультации (заключения) на сайте http://www.dokipedia.ru, Руководитель Управления по внедрению или Начальник Отдела (если заключение не отправлялось Руководителю Управления по внедрению) при согласовании консультаций (заключений), подготовленных работниками управления/отдела должен оценить необходимость и возможность размещения (опубликования) консультации (заключения) на сайте http://www.dokipedia.ru.

8.2. Критерии оценки:

8.2.1. Актуальность рассматриваемого вопроса;

8.2.2. Возможность "обезличивания" (исключения упоминания наименования Заказчика, третьих лиц и данных, которые указывают на конкретных лиц либо ситуации) консультации (заключения) без потери содержания;

8.2.3. Размещение (опубликование) консультации (заключения) на сайте http://www.dokipedia.ru не может нанести вред интересам Заказчика и третьих лиц.

8.3. Специалист должен исключить из текста консультации (заключения) упоминания наименования Заказчика, третьих лиц и данных, которые указывают на конкретных лиц либо ситуации, оформить консультацию (заключение) в соответствии с требованиями, изложенными в п.2 настоящего стандарта и после положительного согласования консультации (заключения) Начальником Отдела (если консультация повышенного уровня сложности, то Руководителем Управления по внедрению), направить консультацию (заключение) в Отдел СМК консалтинговой организации, оказывающей услуги по сопровождению программного обеспечения и баз данных для размещения (опубликования) на сайте http://www.dokipedia.ru.

8.4. Ссылка на консультации (заключения) после размещения (опубликования) на сайте http://www.dokipedia.ru должны быть приложены Отделом СМК консалтинговой организации, оказывающей услуги по сопровождению программного обеспечения и баз данных в соответствующей карточке, из которой поступило поручение о их размещении (опубликовании).

8.5. С целью исключения разночтения нормативных документов и практики их применения, не реже чем один раз в квартал, Начальник Отдела должен все подготовленные консультации (заключения) направить на ознакомление сотрудникам Управления по внедрению. Для этого создается СЗ в ИС, в нее вкладываются тексты консультаций (заключений), кратко указывается тема консультации (заключения), при наличии/необходимости ссылка на первичный запрос консультации. Затем посредством функции «Обработать» СЗ рассылается по группе «БИК Управление по внедрению и сопровождению».

8.6. Сотрудники Управления по внедрению должны ознакомиться с представленными консультациями (заключениями), при возникновении вопросов задать их.

9. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ, РАССЫЛКА

9.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандартов по представлению Управляющего проектом по стандартизации и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов».

9.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в ИС в БД «Стандарты»

9.3. Данный СТО рассылается в электронном виде посредством ИС участникам системы стандартизации.

Разработчик Начальник Отдел автоматизации и стандартизации учетных технологий И.В. Третьякова
УправляющийООО «Бизнес Инновации Консалтинг» ИП Г.Ф. Кагирова
Руководитель Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» О.Н. Воробьева
Начальник Отдел формирования отчетности в информационных системах Л.Ю. Губина
Начальник Отдел внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов Н.Е. Кузнецова
Начальник Отдела регламентных операций вИнформационных системах А.В. Бирюкова

Приложение

к СТО Подготовка и правила оформления письменной консультации

по вопросам стандартизации и автоматизации учетных процессов

Образец письменной консультации

Начало формы ___________________________________________________________

Вводная часть:

Заключение «Краткое наименование»

Тема заключения. Вопрос относительно, которого дается заключение.

Аналитическая часть

Нормативное обоснование

- Определение норм действующего законодательства, судебной практики, иных нормативных документов, которые регулируют вопрос, относительно которого дается

заключение;

- Анализ законодательства и практики, по вопросу относительно которого дается заключение.

Определение и оценка рисков для Заказчика.

Разъяснение рисков наступления негативных последствий для Заказчика.

Итоговая часть

Вывод:

Рекомендации:

Обязательная оговорка:

Ответы на вопросы подготовлены с учетом нормативной базы на дату предоставления заключения, они применимы только для рассматриваемой ситуации для конкретной организации/физического лица и для конкретной операции, при тиражировании выводов по данному заключению необходимо убедиться в возможности их применения.

Фамилия И. О. Исполнителя (число, месяц, год подготовки консультации)

Конец формы ___________________________________________________________