СТО МИ пользователя «Работа с задолженностью»

Описание

Система автоматизирует процессы анализа и работы с задолженностью: по подотчетным лицам; по материально-ответственным лицам; по контрагентам.

Работа с задолженностью по подотчетным лицам включает:

Работа с задолженностью по материально ответственным лицам позволяет:

Работа с задолженностью по контрагентам предоставляет возможности:

Глоссарий

ИС – информационная система.

СЭД Lotus Notes – система электронного документооборота Lotus Notes.

БУ – бухгалтерский учёт.

МЦ – материальные ценности.

Работа с задолженностью (71 счет)

Учет задолженности подотчетников ведется на 71 счете и в регистре «Взаиморасчеты с подотчетниками».

Формирование задолженности происходит документами:

Списание задолженности:

Обработка «Переходный этап по 71 счету»

Обработка «Переходный этап по 71 счету» предназначена для формирования документа «Корректировка записей регистров» в части приведения состояния задолженности сотрудников по бухгалтерскому и управленческому учету к одинаковым остаткам.

Форма обработки представлена на рисунке 1.

Реквизиты:

Реквизиты табличной части:

После нажатия на кнопку «Заполнить» сравниваются состояния задолженности сотрудников организации по бухгалтерскому и управленческому учету на указанную дату, выявляются несоответствия по сумме итого. Далее обработка на суммы несоответствий закрывает по кредитным документам, начиная с минимальной даты, итог записывает в табличную часть (рисунок 2).

После нажатия на кнопку «Сгенерировать» создается документ «Корректировка записей регистров». Если документ от указанной даты уже существует, то он перезаполняется.

Формирование задолженности

Документ «Расходный кассовый ордер»

Внешний вид формы нового документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику» представлен на рисунке 3.

Реквизиты документа:

Реквизиты вкладки «Реквизиты платежа»:

Реквизиты вкладки «Печать»:

Реквизиты вкладки «Дополнительно»:

Платежный документ создается на основании заявки на платеж, либо непосредственно в них нужно указать по какой заявке делается платеж (Описание работы с заявками на платеж представлено в инструкции пользователя по работе с ПО «Заявки на платеж»).

На рисунке 5 представлен пример заполненного документа.

Документ «Платежное поручение исходящее»

Форма нового документа «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Прочее списание безналичных денежных средств» представлена на рисунке 6.

Реквизиты документа:

Реквизиты вкладки «Основная»:

Счет. аналитика бухгалтерского учета:

Платежный документ создается на основании заявки на платеж, либо непосредственно в них нужно указать по какой заявке делается платеж (Описание работы с заявками на платеж представлено в инструкции пользователя по работе с ПО «Заявки на платеж»).

На рисунке 7 представлен пример проведенного документа с заполненными полями.

Списание задолженности

Документ «Приходный кассовый ордер»

Внешний вид формы нового документа «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств подотчетником» представлен на рисунке 8.

Реквизиты документа:

Реквизиты вкладки «Реквизиты платежа»:

Реквизиты вкладки «Печать»:

Реквизиты вкладки «Дополнительно»:

На рисунке 10 представлен пример заполненного документа.

Документ «Авансовый отчет»

Внешний вид документа представлен на рисунке 11.

Реквизиты документа:

Реквизиты табличной части «Дополнительно»:

Реквизиты табличной части «Прочее»:

На вкладке «Прочее» отражаются наименования документов и подотчетные суммы по ним (рисунок 12).

Документ «Закрытие задолженности»

Список документов «Закрытие задолженности» представлен на рисунке 13.

Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку или выбрать клавишу «Insert» на клавиатуре.

Открывается форма выбора вида операции для документа (рисунок 14).

Вид операции «Удержание из заработной платы»

Форма документа «Закрытие задолженности» с видом операции «Удержание из заработной платы» представлена на рисунке 15.

Реквизиты:

Реквизиты табличной части:

По кнопке «Заполнить» заполняется табличная часть документа непогашенной задолженностью на дату документа (рисунок 16).

Документ «Закрытие задолженности» с видом операции «Удержание из заработной платы» позволяет сформировать печатные формы приказа об удержании неиспользованной и невозвращенной суммы (рисунок 17), согласия работника (рисунок 18).

Вид операции «Списание неликвидной задолженности»

Форма документа «Закрытие задолженности» с видом операции «Списание неликвидной задолженности» представлена на рисунке 19.

Реквизиты:

Реквизиты табличной части:

По кнопке «Заполнить» табличная часть документа заполняется остатками по 71 счету по физ. лицу, указанному в шапке документа. Если физ. лицо в шапке документа не выбрано, то табличная часть заполняется по всем физ. лицам (рисунок 20).

Вид операции «Распоряжение о сроках»

Форма документа «Закрытие задолженности» с видом операции «Распоряжение о сроках» представлена на рисунке 21.

Реквизиты:

Реквизиты табличной части:

После нажатия на кнопку «Заполнить» табличная часть документа заполняется списком сотрудников организации, которая указана в шапке документа (рисунок 22).

Если не заполнены реквизиты на вкладке «Сроки» – «Срок предоставления авансового отчета в рабочих днях» и «Срок предоставления авансового отчета в календарных днях», то появится соответствующее сообщение пользователю и заполнение табличной части не произойдет (рисунок 23).

На вкладке «Сроки» (рисунок 24) заполняются реквизиты:

Документ «Закрытие задолженности» с видом операции «Распоряжение о сроках» позволяет сформировать печатную форму приказа о сроках предоставления авансовых отчетов (рисунок 25).

Выгрузка в лотус

При нажатии на кнопку «Выгрузить в лотус» происходит формирование и выгрузка выбранных печатных форм в базу первичных учетных документов. Открывается форма выбора (рисунок 26).

Документ автоматически направляется на согласование руководителю организации, которая указана в шапке документа.

Нажав на кнопку , пользователь может открыть выгруженный акт в Лотусе.

Отчет «Анализ задолженности по 71 счету»

Отчет «Анализ задолженности по 71 счету» предназначен для получения информации о структуре имеющийся задолженности сотрудников организаций по управленческому учету за период.

Форма отчета имеет следующий вид (рисунок 27).

Отчет настроен по умолчанию для отображения следующих группировок:

Отчет настроен по умолчанию для отображения следующих полей:

Воспользовавшись настройкой структуры отчета, пользователь может изменять состав данных по своему усмотрению (рисунки 28, 29).

После нажатия на кнопку «Сформировать» в форме отчета отображаются данные в соответствии с установленными параметрами и заданными настройками (рисунок 30).

Рассылка уведомлений о задолженности в фоновом режиме

Уведомление рассылается из 1С в базу уведомлений в Лотусе за 3 дня до окончания срока предоставления авансового отчета.

Уведомление рассылается работнику и его руководителю (директору организации из ответственных лиц организации, по которой основное место работы сотрудника).

По результатам рассылки ответственному специалисту приходит в задачи сообщение с логом выгрузки: по каким документам отправлялись уведомления, с каким результатом (удачно, неудачно), причина неудачной выгрузки (рисунок 31).

Ответственный специалист назначается при помощи документа «Установить адресацию бизнес-процессов».

Рассылка отчета о текущем состоянии задолженности сотрудников организации

Обработка «Универсальная обработка рассылки уведомлений» предоставляет возможность выгрузки отчета о текущем состоянии расчетов с подотчетными лицами. Форма обработки представлена на рисунке 32.

Реквизиты:

Реквизиты табличной части:

После нажатия на кнопку «Заполнить» в табличную часть подставляется перечень объектов, по которым будут сформированы данные в отчете, а также основной и дополнительный список рассылки из настроек (рисунок 33).

Пользователь имеет право добавить в дополнительный список рассылки физ. лиц вручную, либо убрать.

Если у какого-то физ. лица из списка рассылки не заполнен реквизит Notes Address, или Notes Address LDAP, то строка выделяется серо-голубым цветом. В данном случае выгрузка будет невозможна.

После нажатия на кнопку «Показать отчет» в нижней части формы будет открыт предварительный просмотр отчета по текущей строке табличной части (рисунок 34).

С помощью обработки осуществляется рассылка отчета о текущем состоянии задолженности сотрудников организации.

По кнопке «Выгрузить в Лотус» рассылаются уведомления в Лотус в базу уведомлений по каждой строке с признаком «Обрабатывать».

После успешной выгрузки отчета в колонке «Результат выгрузки» будет выставлено значение «Выгружено» (рисунок 35).

Уведомление, которое было выгружено в Лотус, отобразится в списке сообщений (рисунок 36).

На рисунке 37 представлен пример отправленного уведомления в Лотус.

При нажатии на ссылку

, открывается выгруженный файл отчета в формате MS Excel (рисунок 38).

Рассылка отчета об ошибках на 71 счете

Для проверки заполнения субконто 2 (назначение авансовых отчетов), для ответственного бухгалтера каждый день формируется задача с отчетом об ошибках на 71 счете. Форма задачи представлена на рисунке 39.

По кнопке «Данные задачи» на экране будет отображен отчет об ошибках.

Работа с задолженностью по материально ответственным лицам

Документ «Распоряжение о полной материальной ответственности»

При создании нового документа «Распоряжение о полной материальной ответственности» появляется форма выбора вида операции (рисунок 40).

Форма нового документа представлена на рисунке 41.

Реквизиты документа:

Реквизиты табличной части «Номенклатурные группы»:

Реквизиты табличной части «Замещающие лица»:

Реквизиты табличной части «Выгрузка в lotus»:

При создании документа необходимо заполнить Организацию, МОЛ, Договор с МОЛ, Заказчик, Договор и Объект.

Если номенклатурная группа не указана, то МОЛ, указанный в документе, будет нести материальную ответственность по любой номенклатуре в выбранной Организации.

Документ выгружается в Лотус в базу ПУД. Для этого необходимо заполнить список согласования. По умолчанию документ будет выгружен руководителю организации, МОЛ, указанному в документе, и всем физическим лицам, которые указаны на вкладке «Замещающие лица». У всех лиц, для которых будет выгружен документ, должны быть обязательно проставлены реквизиты NotesAddress и NotesAddressLDAP. Если у кого-нибудь не будет проставлен, то выведется ошибка и документ не будет выгружен в Лотус.

После нажатия на кнопку «Выгрузить в Лотус» открывается форма для заполнения данных по выгрузке печатных форм документа (рисунок 42).

Печатная форма распоряжения доступна по кнопке «Распоряжение» в нижней части документа. Внешний вид формы представлен на рисунке 43.

После того как документ согласован в Лотус, в 1С автоматически появится флажок «Подписан».

Также документ выгружается в базу уведомлений в Лотус в фоновом режиме. Ответственный бухгалтер может удалять информацию об уведомлении. Если информации об уведомлении будет очищена, то документ будет снова выгружен в базу уведомлений в фоновом режиме при следующем запуске.

Ответственный бухгалтер устанавливается документом «Установить адресацию бизнес-процессов» с видом адресации «Ответственный бухгалтер за ошибки по МОЛ».

Обработка «Переходный этап к распоряжениям о полной материальной ответственности»

Форма обработки представлена на рисунке 44.

В обработке необходимо выбрать дату и нажать на кнопку «Заполнить» (рисунок 45).

В строках, для которых необходимо создать документ «Распоряжение о полной материальной ответственности», проставить флажок в колонке «Обработать». После нажатия кнопки «Генерировать» будут созданы документы «Распоряжение о полной материальной ответственности».

Обработка «Переходный этап по счету 08.04»

Внешний вид обработки представлен на рисунке 46.

Реквизиты табличной части обработки:

В обработке необходимо заполнить «Дату» и выбрать «Организацию». Затем нажать на кнопку «Заполнить» (рисунок 47).

Табличная часть заполняется остатками по регистру «Внеоборотные активы». В каждой строке необходимо заполнить «Склад». Затем нажать кнопку «Сгенерировать». При генерации будет создан документ «Корректировка записей регистров». Если уже существует документ для выбранной организации на дату указанную в обработке, то документ будет перезаполнен.

Отчет о материальных ценностях, выданных в подотчет

Отчет собирает данные по следующим материальным ценностям:

1) МБП, находящиеся в подотчете,

2) Основные средства, находящиеся в подотчете.

Отчет формируется на дату. Имеется возможность указать произвольную дату, или выбрать из раскрывающегося списка.

Группировки строк отчета по умолчанию:

По состоянию на текущую дату ответственный бухгалтер назначается документом «Установить адресацию бизнес-процесса» с вариантом адресации «Ответственный по выгрузке Отчета о МЦ, выданных в ПО».

По кнопке «Сформировать» происходит формирование отчета. В отчете считаются итоги по количеству, сумме и остаточной стоимости по виду материальных ценностей, счету учета и по складу.

После нажатия на кнопку «Настройка», появится поле для установки отбора. Если отбор не нужен его можно или отключить, убрав галочку в поле отбора, или удалить. Для этого необходимо, выделив необходимый отбор, нажать правой клавишей мыши на нем, и в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Удалить».

Чтобы добавить новый отбор необходимо нажать правой клавишей мыши в табличной части с отборами и выбрать в контекстном меню «Новый элемент» (рисунок 48).

Появится новая строка в табличной части отборов. В колонке «Поле» нужно выбрать необходимый отбор. В колонке «Значение» проставить необходимое значение (рисунок 49).

Уведомление работающих сотрудников и руководителей о закрепленных за ними материальных ценностях

Для рассылки уведомлений используется обработка «Универсальная обработка рассылки уведомлений» с видом отчета о материальных ценностях, выданных в подотчет (рисунок 50).

После нажатия на кнопку «Заполнить» в табличную часть подставляется перечень, по которым будут сформированы данные в отчете, а также основной и дополнительный список рассылки из настроек (рисунок 51).

При формировании отчета из списка исключаются организации, которые являются «закрытыми».

После нажатия на кнопку «Выгрузка в Лотус» происходит выгрузка данных по всем строкам с выставленным признаком «Обрабатывать».

Вариант рассылки «Физ лицо»

При выгрузке текст уведомления по работнику следующий:

«Предлагаем вам рассмотреть информацию о полученных вами товарно-материальных ценностях для использования в производственных целях.

<Отчет о МЦ, выданных в ПО, по ФизЛицу> (И личный подотчет, и по складу)

В случае несогласия с данными отчета предлагаем указать причины и принять меры к их устранению.

По вопросам, связанным со списанием, перемещением, движением товарно-материальных ценностей, необходимо обращаться в отдел внедрения сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов, с использованием базы СЭД, оформляя письмо в электронной почте ИС Лотус.

По вопросам, связанным с арендованным имуществом, необходимо обращаться в Организацию-арендодателя, с использованием базы СЭД, оформляя письмо в электронной почте ИС Лотус»

Выгрузка «пустого» отчета в СЭД Lotus Notes запрещена.

Вариант рассылки «Директор»

При выгрузке текст уведомления по руководителю следующий:

«Руководителю организации, <ФИО руководителя>.

Уведомляем Вас о материальных ценностях на <дата формирования отчета>, находящихся в подотчетах сотрудников, в т.ч. уволенных, и на складах, где установлены материально-ответственные лица, организации <Организация>.

Предлагаем Вам в срок до <дата выгрузки + 2 дня> рассмотреть информацию о материальных подотчетах уволенных сотрудников организации, принять меры к незамедлительному предоставлению первичных учетных документов, подтверждающих передачу материальных ценностей на склад, или в подотчет иному работнику.

В случае отсутствия указанных документов предлагаем Вам дать распоряжение/поручение/согласие в отдел автоматизации и стандартизации учетных технологий для подготовки документов о взыскании задолженности по материальному подотчету в судебном порядке.

По вопросам, связанным со списанием, перемещением, движением товарно-материальных ценностей, необходимо обращаться в отдел внедрения сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов, с использованием базы СЭД, оформляя письмо в электронной почте ИС Лотус.

По вопросам, связанным с арендованным имуществом, необходимо обращаться в Организацию-арендодателя, с использованием базы СЭД, оформляя письмо в электронной почте ИС Лотус»

Отчет «Ведомость по подтвержденным отчетам в ПУД»

Отчет собирает подтвержденные документы «Выгрузка отчета в ПУД» за определенный период. Внешний вид отчета представлен на рисунке 52.

Также в отчете можно установить отбор в табличной части отборы. Установка отборов описана в разделе «Отчет о материальных ценностях, выданных в подотчет».

По умолчанию отчет формируется по следующим полям (таблица 1).

Организация
Вид отчета
Физ. лицо
Ссылка
Подписан

Отчет о движении основных средств и товарно-материальных ценностей

Отчет собирает обороты по всем счетам за определенный период, где 2-ое субконто – Склад, в котором проставлен МОЛ.

Группировка строк:

Поля:

На рисунке 53 представлен пример сформированного отчёта

Также в отчете можно установить отбор в табличной части отборы. Установка отборов описана в разделе «Отчет о материальных ценностях, выданных в подотчет».

Отчет о движении основных средств и товарно-материальных ценностей по регламентному заданию выгружается в ПУД в СЭД Lotus Notes.

По выполнению регламентного задания формируется задача (рисунок 54), которая приходит бухгалтеру, установленному в регистре сведений с вариантом адресации «Ответственный по выгрузке Отчета о движении ТМЦ» (установка адресации происходит в документе «Установить адресацию бизнес-процессов»)

По кнопке «Данные задачи» открывается форма отчета для выгрузки (рисунок 55).

По кнопке «Выгрузить в Лотус» на форме задачи отчет выгружается в СЭД Lotus Notes.

Процесс согласования запускается в базе СЭД Lotus Notes автоматически, после выгрузки отчета ответственным бухгалтером. Уведомление бухгалтеру не создается, если у физ. лица реквизиты Notes Address и Notes Address LDAP не заполнены.

По МОЛ, который на сегодняшний день зарегистрирован как работник в какой-либо организации ведущей учет в ИС, но уже не является работником в предыдущих организациях, ведущих учет в ИС, то при наличии МЦ, выданных в предыдущей организации, Отчет по МОЛ направляется в адрес МОЛ и руководителя предыдущей организации.

Текст уведомления в СЭД Lotus Notes представлен ниже:

«Предлагаем вам рассмотреть отчет о движении основных средств и товарно-материальных ценностей на вашем подотчете за <календарный месяц (с 1 числа по 31 число)> <Отчет о движении основных средств и товарно-материальных ценностей (за период)>

В случае согласия с оборотами ОС и ТМЦ за указанный период и с остатками ОС и ТМЦ на конец отчетного периода предлагаем вам подписать отчет.

В случае несогласия с данными отчета предлагаем указать причины и принять меры к их устранению.

По вопросам, связанным со списанием, перемещением, движением основных средств и товарно-материальных ценностей, необходимо обращаться в Отдел внедрения сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов, с использованием базы СЭД, оформляя письмо в электронной почте ИС Лотус.

По вопросам, связанным с арендованным имуществом, необходимо обращаться в Организацию-арендодателя, с использованием базы СЭД, оформляя письмо в электронной почте ИС Лотус»

На рисунке 56 представлен пример уведомления в СЭД Lotus Notes.

Двойным кликом мыши на наименовании отчета или на значке открывается форма отчета в формате .xps (рисунок 57).

Работа с задолженностью по контрагентам

Договоры контрагентов

Условия по договорам контрагентов

На рисунке 58 представлен внешний вид элемента справочника «Договоры контрагентов».

Заполнение условий по договору производится ответственным менеджером в форме элемента справочника «Договоры контрагентов» на вкладке «Условия по договору» (рисунок 59).

Ответственный менеджер заполняется при создании договора в 1С по данным из договора в СЭД Лотус. Не обновляется при изменении в СЭД Лотус. Если исполнитель по договору – внешний, тогда создается договор со стороны покупателя, ответственный менеджер заполняется в нем. Если исполнитель по договору – внутренний, тогда ответственный менеджер заполняется в договоре со стороны поставщика, где Организация – Исполнитель, а владелец – покупатель.

Другим пользователям эти данные доступны только для чтения. Напоминание о необходимости заполнить параметры договора приходит ответственному менеджеру в задаче. Пока параметры договора не заполнены, его нельзя выбрать вручную ни в один документ.

На рисунке 60 представлен пример заполнения условий договора контрагента ответственным менеджером.

Условия по договору

1) Периодичность – для регулярно оказываемых услуг/работ:

2) Условие поставки:

3) Варианты оплаты:

4) Условия по предоплате:

5) Условие на срок полной оплаты:

6) Условие на срок поставки:

Зависимость вариантов условий по договору между собой представлена в таблице 2.

Условия
Варианты оплаты
Условие по предоплате
Условие на срок полной оплаты
Условие на срок поставки
100% предоплата
1. 100% предоплата
4. Условий нет
1. Количество календарных дней от даты предоплаты
2. Количество банковских дней от даты предоплаты (рабочих дней по производственному календарю)
Оплата по факту поставки
4. Условий нет
1. Количество календарных дней от даты поставки
3. Количество календарных дней после периода оказания услуг (для периодичных услуг)
2. Количество банковских дней от даты поставки (рабочих дней по производственному календарю)
4. Условий нет
3. Число месяца, следующего за месяцем поставки
Предоплата (частичная оплата)
2. Фиксированная сумма
1. Количество календарных дней от даты поставки
1. Количество календарных дней от даты предоплаты
3. % от суммы договора
2. Количество банковских дней от даты поставки
(рабочих дней по производственному календарю)
2. Количество банковских дней от даты предоплаты (рабочих дней по производственному календарю)
3. Число месяца, следующего за месяцем поставки

Условия по договорам СТД

Для договоров СТД можно автоматизировать процесс заполнения условий, для этого необходимо проставить настройки по каждому договору СТД в справочнике «Виды договоров СТД».

На рисунке 61 представлен список элементов справочника.

Элемент справочника «Виды договоров СТД» представлен на рисунке 62. При создании проверяется STDUnique key и путь к базе данных.

Параметры устанавливаются на вкладке «Параметры создания договоров в 1С» (рисунок 63).

Варианты условий по договорам СТД такие же, как и в справочнике «Договоры контрагентов» (описание представлено в разделе «Условия по договорам контрагентов»).

Изменение условий договоров контрагентов

Обработка «Изменение параметров по договорам» позволяет поставить необходимые условия в уже созданных договорах в 1С. Используется для уже выгруженных старых договоров, либо для изменения условий новых.

Обработка находится в подсистеме Управление договорамиОбработкиИзменение параметров по договорам.

Форма обработки представлена на рисунке 64.

Отборы:

По кнопке «Заполнить» обработка собирает договоры, подставляет в табличную часть данные по договору.

Варианты заполнения:

Табличная часть содержит следующие колонки:

Если какие-то условия по договору в строке не заполнены, их можно заполнить вручную в табличной части обработки. При заполнении действует зависимость вариантов условий между собой.

После заполнения нужные договоры отмечаются флажком «Обрабатывать». По кнопке «Записать данные» (рисунок 65) проставленные значения записываются в договор, в информации по изменению справочников сохраняется пользователь, который внёс изменения и состав этих изменений.

Регистр накоплений «Бронирование задолженности»

Внешний вид регистра «Бронирование задолженности» представлен на рисунке 66.

Документы

Схема взаиморасчетов

Документ доступен для редактирования пользователям с ролями «Бухгалтер» и «Глав. бух», а также ответственному пользователю. Пользователям с ролями «Экономист» и «Риэлтеры» документ доступен для чтения.

Документ находится в подсистеме Взаиморасчеты (Упр)ДокументыСхема взаиморасчетов (рисунок 67).

Внешний вид документа «Схема взаиморасчетов» представлен на рисунке 68.

Реквизиты документа:

Табличная часть взаиморасчеты содержит столбцы:

На вкладке «Лотус» пользователем вручную указывается ссылка на документ в СЭД Lotus Notes (рисунок 69).

В табличной части «Взаиморасчеты» заполнение столбца «Первая сторона» доступно вручную (при выборе типа данных «Строка») и из справочников «Организации» и «Контрагенты» (рисунок 70), заполнение столбца «Вторая сторона» – вручную и из справочника «Контрагенты».

При установке признака «БУ» в поле «Первая сторона» устанавливается тип данных «Организации» – ссылка на справочник «Организации» (рисунок 71). Если ранее в данном поле введено строковое наименование или выбран контрагент, то эти значения очищаются.

Выбор документа БУ доступен лишь в том случае, когда первая сторона – с типом данных «Организация», вторая сторона – с типом данных «Контрагенты», при этом список документов фильтруется по организации и контрагенту (рисунок 72). При заполнении документа БУ устанавливается признак «Расчеты произведены».

Перед проведением документа осуществляются проверки:

  1. Для проверки собираются данные:
  2. Если по строке табличной части установлен признак «БУ» и данные по полям «Вторая сторона» и «Основание» соответствуют элементам справочника «Контрагенты» и «Договоры контрагентов» соответственно, а также указано, что это «Оплата», тогда осуществляется проверка по указанной организации, контрагенту, договору контрагента, по данных бухгалтерского учета и данным регистра «Взаиморасчеты с контрагентами», с учетом уже сформированных данных по регистру «Бронирование задолженности» (рисунок 73):

Документ формирует движение по регистру «Бронирование задолженности» по всем строкам, где вторая сторона имеет тип данных «Контрагенты», «Основание» заполнено из справочника «Договоры контрагентов» и установлен признак БУ:

Акт сверки взаиморасчётов

Документ «Акт сверки взаиморасчётов» предназначен для проведения сверки взаиморасчетов организации с контрагентами.

Важно!

Для пользователей с ролью «новые_Пользователи» запрещено проведение документа, отмена проведения и удаление документа.

Форма нового документа «Акт сверки взаиморасчетов» представлена на рисунке 75.

Сверка проводится за определенный период. Сверку можно производить как в рублях, так и в иностранной валюте. Счета учета расчетов, по которым проводится сверка, можно задать самостоятельно.

Сверка взаиморасчетов может быть проведена по всем договорам с контрагентом или по конкретному договору. В поле «Договор» доступны значения: «равно», «не равно», «в списке» и «не в списке». При выборе значения «в списке» или «не в списке» отображается табличная часть «Договоры» (рисунок 76).

Важно!

Для документа «Акт сверки взаиморасчетов» не анализируется режим «ПУД только по действующим договорам и спецификациям», то есть для выбора доступны все договоры в любом статусе.

Для проведения сверки взаиморасчетов нужно заполнить вкладки:

На вкладке «По данным организации» указываются документы, по которым осуществлялись расчеты с контрагентами, а также суммы расчетов (рисунок 77). Данные можно заполнить автоматически или вручную.

Важно!

Ручное заполнение и редактирование табличной части вкладки «По данным организации» доступно только пользователям с ролью «Бухгалтер» или «Главный бухгалтер».

При автоматическом заполнении (кнопка «Заполнить» «Заполнить по данным бухгалтерского учёта») производится анализ движения по счетам учета, которые указываются во вкладке «Счета учета расчетов» за указанный период. После автоматического заполнения можно выяснить причины изменения задолженности непосредственно по каждому документу.

При установке признака «С данными резерва по схеме взаиморасчетов» список документов заполняется с учетом остатков по регистру накопления «Бронирование задолженности»: если остатки с признаком «Оплата», то это дебиторская задолженность для организации, если «Поступление» – кредиторская. Документом-регистратором выступает документ «Схема взаиморасчетов». В общем списке документ будут выделены цветом (рисунок 78). Данные отображаются также на вкладке «По данным контрагента».

Если сверка производится в рублях, то при автоматическом заполнении табличной части вкладки в нее попадут данные обо всех операциях, повлекших расчеты с контрагентом, вне зависимости от того, какая валюта расчетов указана в договоре с контрагентом. Если же сверка производится в иностранной валюте, то в табличную часть попадут данные только об операциях, произведенных в указанной валюте, при условии, что эта валюта указана в договоре с контрагентом в качестве валюты расчетов (по расчетам в иностранной валюте и в условных единицах).

В нижней части вкладки выводятся суммы остатков на начало и конец периода, а также информация о расхождении в суммах с данными контрагента (рисунок 79).

Если в списке договоров есть договор с видом договора «Предоставленные займы» или «Полученные займы», то при нажатии кнопки «Заполнить» на вкладке «По данным организации» выдается служебное сообщение с предложением проверить проценты по займам (рисунок 80).

Для этого необходимо нажать кнопку «Проверить проценты по займам» – система проверит наличие графиков по указанному договору/списку договоров денежного займа. Если для указанного договора / списка договоров существует проведенный график по договору денежного займа, по которому за период, указанный в сверке, должны быть начисления на последний день каждого месяца, то проверяется наличие проведенных документов "Начисление процентов по договору денежного займа», если за какой-то период указанный документ не будет найдет, то появится соответствующее служебное сообщение (рисунок 81).

На вкладке «По данным контрагента» указываются суммы расчетов по данным контрагента. Вкладка доступна только пользователям с ролью «Бухгалтер» или «Главный бухгалтер».

Данные можно заполнить автоматически или вручную (рисунок 82).

При автоматическом заполнении (кнопка «Заполнить» → «Заполнить по данным организации») если контрагент не ведет учет в ИС ИТК, то используется информация из табличной части вкладки «По данным организации». При этом оборот по дебету по данным организации интерпретируется как оборот по кредиту по данным контрагента. Если контрагент ведет учет в ИС ИТК, то производится анализ движения по счетам учета, которые указываются на вкладке «Счета учета расчетов» за указанный период.

В нижней части вкладки выводятся суммы остатков на начало и конец периода, а также выдается информация о расхождении в суммах с данными контрагента.

На вкладке «Счета учета расчетов» указывается список счетов учета, по которым необходимо осуществить сверку. По умолчанию счета учета заполняются следующим перечнем счетов: 60, 62, 58, 66, 67, 76, 86. При заполнении не используются субсчета 62.2Ж, 62.73, 62.ДС, 62.Ж, 62.ПЮ, 76.3, 76.4, 76.8, 76.41, 76.А, 76.АВ, 76.АЖ, 76.В, 76.ВЛ, 76.Ж, 76.Ж2, 76.Н, 76.П, 76.ПЖ, 76.ФЛ.

Важно!

Ручное заполнение и редактирование табличной части вкладки «Счета учета расчетов» доступно только пользователям с ролью «Бухгалтер» или «Главный бухгалтер».

На вкладке «Дополнительно» вводятся данные о представителях организации и контрагента, ответственных за сверку взаиморасчетов (рисунок 83). Поля «Представитель по доверенности организации» и «Представитель по доверенности контрагента» заполняются вручную из справочника «Физические лица».

На вкладке можно указать способ отображения названий документов в печатной форме (флажок «Выводить полные названия документов») и ориентацию печатной формы (если установлен флажок «Выводить данные контрагента», то ландшафт).

Если установлен флаг «Выводить полные названия документов», то для документа «Корректировка взаиморасчетов» с установленным признаком «Оплата за третьих лиц» в поле «Представление» табличных частей вкладок «По данным организации» и «По данным контрагента», а также в печатной форме документа указывается наименование контрагента (рисунок 84).

В случае если сверка взаиморасчетов проводится по всем договорам, то в печатную форму акта можно вывести с разбивкой по договорам (флажок «Разбить по договорам»). Иначе все документы будут отображены без дополнительной сортировки.

После осуществления сверки расчетов информацию можно защитить от случайных изменений. Для этого нужно установить флажок «Сверка согласована» в верхней части документа. После установки этого флажка все реквизиты документа, кроме информации о представителях сторон и ответственном лице, будут защищены от изменений (рисунок 85).

На вкладке «Мероприятия и статусы» вводятся данные о проведенных и запланированных мероприятиях по данному акту сверки взаиморасчетов организации и контрагента, а также статусы документа (рисунок 86).

На вкладке «Разногласия» вводятся данные о разногласиях по данному акту сверки взаиморасчетов организации и контрагента в разрезе документов (рисунок 87).

На вкладке «Выгрузка в ПУД» по кнопке «Выгрузить в лотус» выгружается в ПУД печатная форма документа. Отправляется на согласование списку лиц, указанных в табличной части (добавление в список согласования происходит посредством флажка «Включить», рисунок 88).

Выгрузка в Лотус, а также редактирование выгруженных в Лотус документов доступно только пользователям с ролью «Бухгалтер» или «Главный бухгалтер».

Документ не формирует проводок. Печатная форма «Акт сверки» документа представлена на рисунке 89.

При установленном признаке «С данными резерва по схеме взаиморасчетов» на печатных формах «Акт сверки» (рисунок 90) и «Акт сверки полный» отображается надпись: «С учетом схем взаиморасчетов».

Особенности работы с внешними контрагентами

Документ «Корректировка взаиморасчетов новая»

Внешний вид документа «Корректировка взаиморасчетов новая» с видом операции «Проведение взаимозачета» представлен на рисунке 91.

Дебетор и кредитор – внешние контрагенты

Если период по организации открыт, то при изменении в 1С доступны действия:

если же период по организации закрыт, то доступны действия:

Если документ выгружен в Лотус и статус документа заполнен и не «Отклонен», то документ недоступен для редактирования, кроме:

Выгрузка в Лотус осуществляется из обработки «Генерация корректировок».

После подписания ЭЦП статус документа в СЭД Лотус автоматически устанавливается в «Проведенный» (в 1С автоматически устанавливается статус документа «Подписан»).

При установке «Старая версия» в СЭД Лотус в 1С документа автоматически переходит в статус «Отклонен» и становится доступным для редактирования.

Соответствие статусов документов в СЭД Лотус и 1С:

Статус СЭД Лотус Статус 1С
На подписании На подписании
Проведенный Подписан
Отклонен Отклонен

По истечении 10 дней с момента окончания квартала по дате документа корректировка выделяется красным шрифтом в форме списка документов в 1С, если у нее любой статус, отличный от «Подписан» (рисунок 92).

При проведении документа с галкой «Проверено БУ», если дата документа изменена и документ выгружен в Лотус, автоматически в карточку Лотус на вкладку «Исполнение документа» – «Исполнение» добавляются отметки об исполнении вида: [Дата документа].

Обработка «Генерация корректировок»

Внешний вид обработки «Генерация корректировок» представлен на рисунке 93.

Если в качестве контрагента в табличной части будет выбран «не участник ИС», то будет сгенерирован документ «Корректировка взаиморасчетов новая» только для одной стороны. Документ будет записан, необходимо провести «вручную».

По нажатию кнопки «Предв. просмотр печ формы» открывается окно просмотра печатной формы.

По нажатию кнопки «Выгрузить в лотус» осуществляется выгрузка печатной формы «Заявление о зачете встречных однородных требований» в СЭД Lotus Notes.

На изменение печатной формы как в 1С, так и в СЭД Lotus не наложено ограничений.

При выгрузке в СЭД Lotus Notes печатной формы «Заявление о зачете встречных однородных требований» из обработки «Генерация корректировок» с установленным признаком «Зачет с не участниками ИС» автоматически устанавливается признак «Проверено БУ» и в печатной форме договоры по организации группируются с учетом НДС.

Алгоритм определения учета НДС:

Пример печатной формы, выгруженной в СЭД Lotus Notes, представлен на рисунке 94.

Отчеты

Проверочный отчет по ответственным менеджерам

Отчет «Проверочный отчет по ответственным менеджерам» предназначен для получения информации по договорам ответственного менеджера.

Отборы:

Для установки отборов необходимо нажать на кнопку «Настройки» и добавить нужные поля (подробное описание добавления полей для отборов в отчет приведено в разделе «Отчет о материальных ценностях, выданных в подотчет»).

Показатели:

Отчет показывает связанные договоры и ответственных менеджеров. По одной паре связанных договоров должен быть один ответственный менеджер.

Пример сформированного отчета с отборами по организации и ответственному менеджеру представлен на рисунке 95.

Отчет о нарушении сроков исполнения условий договоров

Отчет «Отчет о нарушении сроков исполнения условий договоров» анализирует взаиморасчеты с контрагентами по видам долга.

Группировка строк по умолчанию:

Колонки отчета:

На рисунке 96 представлен пример сформированного отчета.

Отчет об исполнении договора

Отчет «Отчет об исполнении договора» анализирует взаиморасчеты с контрагентами по договору.

Группировки строк по умолчанию:

Показатели:

На рисунке 97 представлен сформированный отчет с отбором по организации.

Отчет по внутренним взаиморасчетам

Отчет «Отчет по внутренним взаиморасчетам» предоставляет информацию за период о проведенных сверках взаиморасчетов организации с контрагентами, ведущими учет в ИС ИТК.

Информация выводится в виде шахматки, где на пересечении организации и контрагента область выделяется цветом в зависимости от состояния акта сверки взаиморасчетов:

На рисунке 98 представлен вид сформированного отчета «Отчет по внутренним взаиморасчетам».

Отчет о неподтвержденных документах по БУ

Отчет «Отчет о неподтвержденных документах по БУ» предоставляет список неподтвержденных документов по бухгалтерскому учету по организациям.

Группировка строк по умолчанию:

Поля:

На рисунке 99 представлен пример сформированного отчета.

Отчет по схеме взаиморасчетов

Отчет «Отчет по схеме взаиморасчетов» предоставляет список документов по схемам взаиморасчетов по организации.

Отчет собирается по данным регистра накоплений «Бронирование задолженности».

Группировка строк по умолчанию:

Поля:

На рисунке 100 представлен пример сформированного отчета.

Исполнение по схеме взаиморасчетов

Отчет «Исполнение по схеме взаиморасчетов» предоставляет список проведенных документов по схемам взаиморасчетов по организации.

Поля:

На рисунке 101 представлен пример сформированного отчета.

Автоматические уведомления и напоминания

Напоминание о необходимости заполнить параметры договора

Напоминание о необходимости заполнить параметры договора приходит ответственному менеджеру в задачи.

Напоминания формируются обработкой рассылки, которая анализирует все договоры, созданные в 1С, в которых установлен ответственный менеджер, но не заполнены условия договора. Проверки на периодичность нет.

Обработка запускается в фоновом режиме с периодичностью раз в 3 дня. Форма задачи представлена на рисунке 102.

После нажатия на кнопку «Данные задачи» можно открывается карточка договора для внесения изменений.

Уведомление об отсутствии параметров договора

Уведомление об отсутствии параметров договора приходит ответственным специалистам по работе с задолженностью.

Уведомления формируются обработкой, которая выполняется в фоновом режиме раз в неделю.

Обработка выполняет поиск оборотов по взаиморасчетам по бухгалтерскому учету по счетам 60, 62, 58, 66, 67, 76, 86. Субсчета 62.2Ж, 62.73, 62.ДС, 62.Ж, 62.ПЮ, 76.3, 76.4, 76.8, 76.41, 76.А, 76.АВ, 76.АЖ, 76.В, 76.ВЛ, 76.Ж, 76.Ж2, 76.П, 76.ПЖ, 76.ФЛ, 76.07 не используются. Анализируются данные от даты закрытия периода по организации до текущей даты (даты выполнения) в части заполнения условий по договору и договору второй стороны. В случае их отсутствия ответственному специалисту по работе с задолженностью приходит задача. Форма задачи представлена на рисунке 103.

После нажатия на кнопку «Данные задачи» открывается список документов с возможностью открытия документа (рисунок 104).

Уведомление о неподтвержденных документах по БУ

Рассылка уведомлений о неподтвержденных документах по БУ осуществляется при помощи обработки «Универсальная обработка рассылки уведомлений» (рисунок 105).

На форме обработки выбирается вид отчета «Отчет о неподтвержденных документах по БУ». Выбирается необходимый период, вариант рассылки и настройка формирования.

Заполнение табличной части происходит в разрезе организаций. По ссылке «Показать отчет» открывается предварительный просмотр (рисунок 106).

Автоматически рассылка выполняется на директора организации из ответственных лиц организации. Можно также добавлять в рассылку физические лица вручную в колонку «Дополнительный список рассылки».

Неподтвержденные документы собираются по организации за 3 предшествующих года на момент выгрузки.

Из отчета исключаются неподтвержденные документы по БУ:

Если неподтвержденных документов нет, тогда уведомление не направляется на директора.

Текст уведомления следующий:

«Руководителю организации.

Уведомляем Вас об отраженных на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операциях, неподтвержденных первичными учетными документами.

Предлагаем Вам принять меры к предоставлению указанных документов, в противном случае ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» не несет ответственности за достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности для внешних и внутренних пользователей».

Уведомление о нарушении сроков исполнения условий договоров руководителям организаций

Рассылка уведомлений о нарушении сроков исполнения условий договоров руководителям организаций происходит с помощью универсальной обработки для рассылки уведомлений (рисунок 107).

При заполнении в табличную часть подбираются только по тем ответственным менеджерам, у которых по договорам есть просрочка, в том числе поставки. Из рассылки можно исключить часть отчетов.

Рассылка отчетов осуществляется в разрезе организаций, определяется настройкой. Автоматически рассылка выполняется на директора организации из ответственных лиц организации. Можно также добавлять в рассылку физические лица вручную в колонку «Дополнительный список рассылки».

Текст уведомления:

«Настоящим уведомляем Вас о том, что работниками, являющимися ответственными менеджерами по договорам, допущены нарушения условий договоров по следующим контрагентам:

<Отчет о нарушении сроков исполнения условий по договорам>

Предлагаем Вам в срок до <дата формирования уведомления + 5 рабочих дней> проконтролировать незамедлительное устранение нарушений условий договоров, в противном случае управление по работе с задолженностью ….»

Таблица с отчетом в тексте прикрепляется файлом в формате MS Excel и недоступна для редактирования.

Уведомление о нарушении сроков исполнения условий договоров ответственным менеджерам

Рассылка уведомлений о нарушении сроков исполнения условий договоров ответственным менеджерам происходит с помощью универсальной обработки для рассылки уведомлений (рисунок 82).

При заполнении в табличную часть подбираются только по тем ответственным менеджерам, у которых по договорам есть просрочка, в том числе поставки. Из рассылки можно исключить часть отчетов.

Рассылка отчетов осуществляется в разрезе физических лиц (ответственных менеджеров), определяется настройкой. Автоматически рассылка выполняется на ответственного менеджера. Можно также добавлять в рассылку физические лица вручную в колонку «Дополнительный список рассылки».

Текст уведомления: «Настоящим уведомляем Вас о том, что нарушены условия поставки/оплаты следующим(и) контрагентам(и):

< Отчет о нарушении сроков исполнения условий по договорам >

Предлагаем Вам в срок до <дата выгрузки уведомления + 3 рабочих дня> предоставить для отражения в учете первичные учетные документы, и (или) внести изменения в договор, и (или) осуществить иные действия, направленные на устранение нарушений условий договора, в том числе подготовку претензии в адрес контрагента.»

Таблица в тексте будет прикреплена файлом в формате MS Excel и недоступна для редактирования.

Уведомление о необходимости проверки взаиморасчетов с контрагентом

Уведомление о необходимости проверки взаиморасчетов с контрагентом приходит ответственным специалистам по работе с задолженностью в задачи.

Уведомления формируются обработкой, которая выполняется в фоновом режиме раз в день.

Обработка выполняет поиск сальдо по взаиморасчетам по связанным договорам по бухгалтерскому учету по счетам 60, 62, 58, 66, 67, 76, 86. Субсчета 62.2Ж, 62.73, 62.ДС, 62.Ж, 62.ПЮ, 76.3, 76.4, 76.8, 76.41, 76.А, 76.АВ, 76.АЖ, 76.В, 76.ВЛ, 76.Ж, 76.Ж2, 76.П, 76.ПЖ, 76.ФЛ, 76.07 не используются. Если сальдо не сошлось по сумме, то дополнительно проверяется последний проведенный акт сверки взаиморасчетов организации с контрагентом. Если статус акта не равен «Подписан с расхождениями», либо акта нет, то ответственному специалисту по работе с задолженностью отправляется уведомление в задачи. Форма уведомления представлена на рисунке 108.

По задачам в регистре сведений «Идентификация исполнителя» назначается «Контролер по проверке взаиморасчетов». Контролер может назначаться на сотрудника и/или по организациям.

Контролер может переназначить исполнителя задачи. Список задач, по которым текущий пользователь является контролером, отображается на вкладке «Задачи» → «Задачи на контроле» панели функций (рисунок 109).

Напоминание о мероприятии по акту сверки взаиморасчетов

По дате контроля мероприятия по акту сверки взаиморасчетов ответственному специалисту по работе с задолженностью приходит в задачи напоминание. Форма задачи представлена на рисунке 110.

Ответственный специалист назначается документом «Установить адресацию бизнес-процессов».

После нажатия на кнопку «Данные задачи» открывается документ «Акт сверки взаиморасчетов», по которому запланировано мероприятие.

Напоминание о задолженности в кассу

По регламентному заданию «Рассылка уведомлений о задолженности в кассу» контрагентам рассылаются уведомления в СЭД Lotus Notes о задолженности перед организацией. Организация определяется в регистре сведений «Свойства объектов» по свойству «Рассылка уведомлений о задолженности» (рисунок 111).

Задолженность контрагента оценивается по Дт сальдо на текущую дату по счету 78.03.2. Адресат в СЭД Lotus Notes определяется по реквизиту «NotesAddress» физ.лица контрагента.

Пример сформированного уведомления представлен на рисунке 112.

В приложенном отчете отображается карточка счета 78.03.2 с расшифровкой по документам за предшествующий месяц от даты формирования уведомления (рисунок 113).

Результат работы регламентного задания «Рассылка уведомлений о задолженности в кассу» записывается в лог «Рассылка уведомлений о задолженности в кассу» в регистре сведений «Лог синхронизации Лотус» (рисунок 114).

По результатам рассылки ответственному специалисту «Ответственный по уведомлениям о задолженности в кассу» приходит задача с логами выгрузки (рисунок 115).

Ответственный специалист назначается документом «Установить адресацию бизнес-процессов».

Ответственный специалист может очистить данные реквизита NotesAddress физического лица. В этом случае уведомления о задолженности не будут приходить данному физическому лице, но факт задолженности будет отображаться в логах рассылки уведомлений.

Связь документов ПУД и 1С в ручном режиме

Для связи документа ПУД и 1С необходимо в 1С в форме документа, выполнив команду «Действия» → «Связать с ПУД» (рисунок 116), сохранить код документа в буфер обмена.

Далее на сайте http://mssps:23000 в ПУД в окне документа, открыв по кнопке «Связать с документом 1С» (рисунок 117) окно ввода кода (рисунок 118), скопировать из буфера обмена (Ctrl+V на клавиатуре) код документа 1С и нажать кнопку «ОК».

Инвентаризация расчетов с контрагентами и подотчетными лицами

Документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами»

Документ предназначен для проведения инвентаризации расчетов с контрагентами.

Цель инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, которые числятся на счетах бухгалтерского учета.

После нажатия на кнопку или нажатия клавиши «Insert» на клавиатуре открывается форма выбора вида операции для документа (рисунок 119)

Форма нового документа представлена на рисунке 120.

При вводе документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» заполняются вкладки:

На вкладке «Дебиторская задолженность» заполняется информация о результатах инвентаризации дебиторской задолженности:

Суммы дебиторской задолженности заполняются автоматически после нажатия на кнопку «Заполнить» – «Заполнить дебиторскую задолженность».

Варианты заполнения дебиторской задолженности.

При автоматическом заполнении вся задолженность считается подтвержденной контрагентами.

После нажатия на кнопку «Заполнить» – «Заполнить не подтвержденные суммы» все подтвержденные суммы переходят в колонку «Не подтверждено».

На рисунке 121 представлен пример заполнения табличной части.

На вкладке «Кредиторская задолженность» заполняется информация о результатах инвентаризации кредиторской задолженности.

Суммы кредиторской задолженности заполняются автоматически после нажатия на кнопку «Заполнить» – «Заполнить кредиторскую задолженность».

Варианты заполнения кредиторской задолженности.

При автоматическом заполнении вся задолженность считается подтвержденной контрагентами.

После нажатия на кнопку «Заполнить» – «Заполнить не подтвержденные суммы» все подтвержденные суммы переходят в колонку «Не подтверждено».

На рисунке 122 представлен пример заполнения табличной части.

При автоматическом заполнении табличных частей вкладок «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность» в случае, когда контрагент ликвидирован (наименование содержит текст «ликвидирован» или «прекратил деятельность»), то сумма задолженности указывается в колонке «Прочее основание для списания».

На закладке «Счета расчетов» указывается список счетов учета, по которым проводится инвентаризация расчетов. По умолчанию список заполнен всеми счетами расчетов с контрагентами и подотчетными лицами (рисунок 123).

На вкладке «Дополнительно» (рисунок 124) указываются реквизиты приказа о проведении инвентаризации расчетов, заявка на проведение инвентаризации взаиморасчетов и состав инвентаризационной комиссии. В состав инвентаризационной комиссии автоматически включаются руководитель организации и текущий пользователь. Данные лица также указываются на вкладке «Выгрузка в лотус».

В реквизите «Причина проведения» необходимо выбрать нужное значение из списка:

Документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами» в бухгалтерском и налоговом учете не отражается, однако по результатам инвентаризации возможно проведение операций списания задолженности, по которой истек срок исковой давности. Для списания задолженности следует воспользоваться документом «Решение о результатах инвентаризации».

Для документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» предусмотрены следующие печатные формы:

Для вида операции «Взаиморасчеты с покупателями/поставщиками»

Для вида операции «Взаиморасчеты с подотчетными лицами»

Вкладка «Выгрузка в лотус» предназначена для настройки выгрузки документа в СЭД Лотус и его непосредственной выгрузки по кнопке «Выгрузить в лотус» (рисунок 131).

Документ «Решение о результатах инвентаризации»

Документ предназначен для отражения в базе данных результатов проведения инвентаризации расчетов с контрагентами. Основанием для данного документа служит документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами».

Форма документа представлена на рисунке 132.

Реквизиты документа:

На вкладке «Списание задолженности» заполняется информация о контрагентах, задолженность которых подлежит списанию:

Суммы задолженности заполняются автоматически после нажатия на кнопку «Заполнить» суммами задолженности с истекшим сроком давности из документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» (рисунок 133). При этом если списывается 58.ДЦ, то проводится анализ задолженности по контрагенту и договору по счету 98.01 и если задолженность есть, то автоматически добавляется строка к списанию по счету 98.01. Аналогично, если списывается 62.02 и есть задолженность по 76.АВ, то автоматически добавляется строка к списанию по счету 76.АВ.

Если в соответствующей строке документа-основания заполнено значение в столбце «В т.ч. истек срок давности», то в столбце «Основание для списания» указывается «истек срок исковой давности», если заполнено значение в столбце «Прочее основание для списания», тогда в столбце «Основание для списания» указывается «ликвидирован или прекратил деятельность».

В столбце «Субконто (прочие доходы и расходы» указывается значение «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности».

Для документа «Решение о результатах инвентаризации» предусмотрены следующие печатные формы:

Выгрузка в Лотус

Вкладка «Выгрузка в лотус» предназначена для настройки выгрузки документа в СЭД Лотус и его непосредственной выгрузки по кнопке «Выгрузить в лотус» (рисунок 136).

На вкладке предусмотрены отдельные списки для согласующих и подписывающих.

По нажатию кнопки «Заполнить согласующих» список согласующих автоматически заполняется руководителем организации, ответственным пользователем и ответственным по варианту адресации бизнес-процессов «Бухгалтер по открытию доступа».

По нажатию кнопки «Заполнить подписывающих» список подписывающих автоматически заполняется руководителем организации и ответственным пользователем.

После нажатия кнопки «Выгрузить в лотус» пользователю необходимо выбрать печатные формы для выгрузки и для подписания (рисунок 137). В списке печатных форм отображаются печатные формы документа «Решение о результатах инвентаризации» и печатные формы «Акт инвентаризации» и «Справка» документа-основания «Инвентаризация расчетов с контрагентами».

После выбора печатных форм и нажатия кнопки «ОК» документ будет выгружен в СЭД Lotus Notes (рисунок 138).

Выгруженный документ автоматически направляется на согласование пользователям из списка согласующих с установленным флагом «Использовать». В 1С устанавливается статус документа «На согласовании», реквизиты документа блокируются от изменений за исключением полей «Дата» и «Отразить по БУ».

После окончания цикла согласования печатные формы (с установленным признаком «На подписание») автоматически направляются на подписание пользователям из списка подписывающих с установленным флагом «Использовать». После подписания ЭЦП в СЭД Lotus Notes у документа устанавливается статус «Проведенный», в 1С: Бухгалтерия устанавливается статус «Подписан».

При отклонении документа на этапе согласования или установке признака «Старая версия» в хранилище ЭЦП в Лотус устанавливается статус «Отмененный документ», в 1С: Бухгалтерия и Лотус – статус «Отклонен».

При отправке на доработку в СЭД Lotus Notes и в 1С: Бухгалтерия устанавливается статус «На доработке».

В таблице указано соответствие статусов в СЭД Lotus и 1С: Бухгалтерия:

СЭД Lotus Notes
1С: Бухгалтерия
На согласовании На согласовании
На подписании На согласовании
Проведенный Подписан
Отмененный документ Отменен
Документ на доработку На доработке

Повторная выгрузка доступна для документов в статусе «Отклонен» или «На доработке» и осуществляется в ту же карточку ПУД, если база, где она расположена, доступна для выгрузки, в противном случае создается новая карточка в текущей базе данных, связь с предыдущей карточкой не сохраняется.

Обработка «Генерация документов Инвентаризация расчетов и Решение по результатам инвентаризации»

Обработка «Генерация документов инвентар расч решение по результатам инвентар» расположена в подсистеме «Работа с задолженностью (Инвентаризация)» (рисунок 139).

Внешний вид обработки представлен на рисунке 140.

Реквизиты обрарботки:

По нажатию кнопки «Заполнить» табличная часть заполняется организациями в соответствии с выбранной системой налогообложения (рисунок 141).

При нажатии на кнопку «Сгенерировать инвентаризацию» для каждой организации с установленным флагом «Обрабатывать» генерируется документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами». В табличную часть подставляется ссылка на созданный документ (рисунок 142).

Пример сгенерированного документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» представлена на рисунке 143.

Если по организации отсутствуют данные о задолженности, то документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами» сгенерирован не будет, для пользователя появится соответствующее сообщение (рисунок 144).

По нажатию кнопки «Сгенерировать решение» на основании сгенерированной инвентаризации расчетов с контрагентами будет создан документ «Решение о результатах инвентаризации» (рисунки 145 и 146).

Созданные документы «Решение о результатах инвентаризации» по кнопке «Выгрузить в Лотус» выгружаются в СЭД Lotus Notes на согласование (руководителю организации, ответственному и ответственному по варианту адресации бизнес-процессов «Бухгалтер по открытию доступа») и на подписание (руководителю организации и ответственному). Выгружаются все документы с установленным флагом «Обрабатывать» с выбранными печатными формами (рисунок 147).

Отчет о результатах инвентаризации взаиморасчетов

Отчет о результатах инвентаризации взаиморасчетов предназначен для получения информации о проведенных инвентаризациях взаиморасчетов и решений по ним. Форма отчета представлена на рисунке 148.

Группировка строк по умолчанию:

Показатели:

Воспользовавшись настройкой структуры отчета, пользователь может изменять состав данных по своему усмотрению. Настройка структуры доступна после нажатия кнопки «Настройки» и выбора кнопки (рисунок 149).

Предоставление отчетов при увольнении

Заявка на оформление отношений при увольнении сотрудника создается в базе заявок в Лотусе (описание работы с заявками в Лотус представлена в инструкции по работе с ПО «Заявки на предоставление услуг»).

Перечень конкретных услуг на увольнение настраивается экономистом.

В таких заявках первое дополнительное поле – «Физическое лицо» (рисунок 150).

При создании заявки на увольнение автоматически создается заявка для ОАиСУТ (отдела автоматизации и стандартизации учетных технологий) (заявка БИК «Подготовка и представление аналитической информации об обязательствах на основании завершенных учетных процессов. Модуль: Подотчетные лица»). Пример заявки представлен на рисунке 151.

В созданной заявке содержится ссылка на заявку на увольнение и наоборот (рисунок 152).

Из заявки БИК в автоматическом режиме формируется и отправляется задача в 1С сотруднику ОАиСУТ с необходимостью выгрузить отчеты по МОЛ, по 71 счету и по договорам (задача «Требуется выгрузить отчеты по физ. лицу и организации заявку по услугам в Лотус»), как это показано на схеме ниже (рисунок 153).

Ответственный специалист по выгрузке отчетов устанавливается в документе «Установить адресацию бизнес-процессов» с видом адресации «Ответственный специалист по работе с задолженность».

Форма задачи в 1С имеет вид рисунок 154.

В форме можно посмотреть отчеты, которые будут выгружены в Лотус в заявку, отчеты доступны в раскрывающемся меню кнопки «Показать».

Предварительно ответственный специалист может просмотреть отчет об исполнении договоров с отбором по менеджеру, выбрав необходимый отчет в списке.

Если в отчете все правильно, то необходимо нажать кнопку «Выгрузить в Лотус» и данные отчеты будут добавлены в заявку БИК «Подготовка и представление аналитической информации об обязательствах на основании завершенных учетных процессов. Модуль: Подотчетные лица», из которой была создана задача, отчет выгружается в заявку файлом в формате *.xps, который недоступен для редактирования.

Пример, выгруженных файлов в СЭД Lotus Notes представлен на рисунке 155.

По двойному клику мыши на наименовании отчета или на значке происходит открытие форм отчетов в формате .xps.