СТО МИ пользователя «Папир: Закупки». Работа с сервисом в роли «Поставщик»

Общие положения

Настоящий стандарт является пошаговой инструкцией по участию в электронных конкурентных торгах в Информационной системе «МАРКЕТИНГОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ» пользователями в роли «Поставщик».

Принимать участие в закупках могут пользователи, имеющие доступ в личный кабинет на портале «МАРКЕТИНГОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ».

Для того чтобы получить доступ необходимо зарегистрироваться в информационной системе. Описание процесса регистрации приведено в СТО МИ пользователя "Регистрация в системе PAPIR".

Регистрация в информационной системе, размещение Прайса организации и участие в Закупках абсолютно бесплатны.

Извещения о проводимых закупках рассылаются автоматически всем зарегистрированным организациям в соответствии с тематикой их прайса, опубликованном на портале. Инструкция по размещению Прайса приведена в СТО МИ пользователя "Папир: Управление ресурсами". Работа с сервисом в роли "Поставщик".

Единая линия для консультации и технической поддержки +7 932 231 04 74. Вопросы, предложения или замечания по проведению закупок принимаются по e-mail: [email protected].

Глоссарий

Основные термины и определения приведены в документе: СТО МИ пользователя "Папир: Управление ресурсами". Общие положения по работе с информационной системой «Маркетинговые технологии».

Коммерческое предложение – документ в электронной форме, включающий в себя предложения товаров/работ/услуг в соответствия с условиями конкретной закупки.

Приглашение на участие в Закупке

Извещение о проведении Закупки направляется на электронную почту организации (рисунок 1). Для получения дополнительной информации (спецификация, договор поставки) по ссылке можно перейти на соответствующую страницу сайта Закупки (см. Сайт «Закупки»).

Важно!

Адреса электронной почты организации синхронизированы с системой 1С: Каталог лиц, для внесения изменений необходимо обратиться к ответственному менеджеру или в техническую поддержку. Включение/отключение рассылки на электронную почту организации осуществляется редактором организации на вкладке «Общая информация» сервиса «Управление организацией» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

Приложение «Закупки – Участник»

Пользователь в личном кабинете Информационной системы «Маркетинговые технологии» в справочнике «Закупки – участник» сервиса «Информационная система «Маркетинговые технологии» (рисунок 2) видит все Закупки, в которых он может принять участие (рисунок 3).

Важно!

Пользователь в роли «Поставщик» видит только те закупки, в которых объявлена закупка ресурсов, к которым существуют привязанные ТРУ в прайсе организации.

В списке закупок отображается следующая информация:

Для поиска необходимой закупки пользователь может применить фильтры по соответствующим колонкам справочника. Пример фильтрации данных по дате начала закупки представлен на рисунке 4.

При двойном щелчке мыши по выбранной закупке или при нажатии на кнопку «Просмотреть детали закупки» открывается карточка закупки в отдельной вкладке рабочего стола сервиса (рисунок 5).

При нажатии кнопки происходит обновление карточки закупки.

Карточка закупки состоит из трех областей: списка разделов, шапки закупки и области для просмотра конкретного подраздела.

Список разделов состоит из папок (рисунок 6):

Сквозная шапка закупки содержит:

Вкладка «Общие сведения» поделена на две части: «Общая информация» и «Условия публикации».

Реквизиты раздела «Общая информация»:

Реквизиты раздела «Условия публикации»

В разделе «Спецификация» отображается список ресурсов для закупки (рисунок 7).

В разделе «Файлы» отображается список файлов, приложенных к закупке (рисунок 8). Добавление и удаление файлов доступно только пользователям с ролью «Редактор» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Закупки». Работа с сервисом в роли «Представитель покупателя»). Для скачивания файла необходимо нажать кнопку «Скачать файл» .

На вкладке «Обсуждение» отображаются все обсуждения закупки, к которым у пользователя есть доступ. Основное обсуждение закупки создается автоматически, доступ к нему предоставлен всем пользователям системы. Работа с приложением «Обсуждения» описана в СТО МИ пользователя «Папир: Обсуждения».

На вкладке «Предложения» отображается список всех поданных коммерческих предложений (рисунок 9). Наименование контрагентов скрыто от поставщиков до момента перехода закупки в статус «Отменена», «Подводятся итоги» или «Завершена».

В разделе «Публикации» отображаются ссылки на все публикации по закупке (рисунок 10). При нажатии на ссылку публикация откроется в отдельной вкладке браузера.

Заполнение коммерческого предложения

Подача коммерческого предложения осуществляется в разделе «Мои предложения» (рисунок 11).

В табличной части отображаются следующие данные:

Для добавления нового коммерческого предложения необходимо нажать кнопку «Добавить». Пользователь, заполнив и сохранив форму коммерческого предложения (рисунок 12), дает согласие на условия Закупки (наименование и объем закупаемых ресурсов, порядок оплаты, сроки выполнения).

Для удобства заполнения коммерческого предложения его можно развернуть на весь экран (нажав на кнопку ) или скрыть разделы.

Строки «Номер», «Форма договора», «Размер аванса в процентах», «Способ доставки», «Покупатели», «Публикация на сайте Закупки», «Начало закупки» и «Окончание закупки» уже указаны автоматически.

В строке «Форма договора» указана активная ссылка на текст шаблона договора на сайте «Докипедия».

В строке «Размер аванса в процентах» для договоров в форме ИСП-50, ИСП-40 и Универсального договора указано значение «Аванс согласно условий спецификации».

В строке «Способ поставки» для договоров в форме ИСП-50 и Универсального договора информация о доставке не указывается, т.к. ее нет при объявлении закупки, для ИСП-40 указывается выбранный способ поставки.

В поле «Покупатели» отображаются организации-инвесторы всех выбранных ИСП из спецификации закупки.

В строке «Публикация» указана активная ссылка на сайт «Закупки».

В строке «Начало закупки» указана дата начала приема коммерческих предложений. В строке «Окончание закупки» указаны дата и время, до которого Пользователь может подать и отредактировать коммерческое предложение.

В строке «Сумма» автоматически подсчитывается сумма по заполненному коммерческому предложению.

В строке «Примечание» Пользователь может оставить комментарий, который он считает необходимым отразить в коммерческом предложении.

В строке «Файл» пользователь может приложить к заполняемому коммерческому предложению файл (пояснения, скан-копии документов и т.д.).

В разделе «Строки предложения» для заполнения коммерческого предложения необходимо выбрать редактируемую строку коммерческого предложения и нажать кнопку «Редактировать запись», расположенную сверху над таблицей или нажать аналогичную кнопку справа от строки (рисунок 13).

Отобразится форма для заполнения отдельной строки предложения. Переходить между строками предложения можно с помощью кнопок «Назад» и «Вперед», расположенных в левом нижнем углу формы (рисунок 14).

Столбцы «Наименование единичного ресурса», «Количество CGC», «Ед. изм. CGC», «Примечание заказчика», «Адрес объекта/склада», «Дата начала работ» и «Дата окончания работ» уже заполнены автоматически на основании спецификации.

В строке «ТРУ» Пользователь в выпадающем меню выбирает Товар/Работу/Услугу, которую согласен поставить в рамках коммерческого предложения.

Для участия в Закупках необходимо заполнить, по возможности, все строки «Наименование Товаров/Работ/Услуг». Если в выпадающем меню появляется сообщение, что отсутствуют Товары/Работы/Услуги, запрашиваемые Покупателем (рисунок 15), то Пользователю следует занести их в свой Прайс согласно СТО МИ пользователя "Папир: Управление ресурсами". Работа с сервисом в роли "Продавец". Если поставлять данный Товар/Работу/Услугу не планируется, то значение ячейки остается «Пусто», цена не проставляется.

Если в выпадающем меню несколько товарных позиций, то Пользователь выбирает ту, которую он готов поставить (рисунок 16).

Важно!

Если на закупку Пользователь готов предложить разный набор товарных позиций, то возможна подача нескольких коммерческих предложений от одного юридического лица с различным набором Товаров/Работ/Услуг.

В строке «Кол-во ТРУ» автоматически рассчитывается количество позиций в единицах измерения ТРУ по формуле «Кол-во CGC»* «Коэффициент пересчета».

В строке «Единица измерения ТРУ» автоматически проставлена единица измерения из прайса пользователя. Значение можно отредактировать.

В строке «Коэффициент пересчета ед.изм. для ТРУ» автоматически проставляется коэффициент из прайса Пользователя. Значение можно отредактировать.

В строке «Цена за единицу измерения» автоматически проставлена цена из прайса Пользователя за указанную единицу измерения. Поле «Цена за единицу измерения» может принимать следующие значения:

По умолчанию поле «Цена за единицу измерения» имеет значение «Пусто».

Важно!

Отредактировать цену можно либо с помощью стрелочек, расположенных справа от строки, либо прописать вручную, после чего убрать фокус с поля.

Значения в строках «В том числе НДС (Цена за ед. изм.)», «Сумма, руб. с НДС», «В том числе НДС(Сумма)» формируются автоматически, исходя из значений, указанных в строках «НДС», «Количество» и «Цена за единицу измерения».

В строке «Примечание поставщика» можно оставить любые комментарии, относящиеся к Закупке в целом или определенной позиции. Например, возможный срок поставки, отличный от запрашиваемого Покупателем; условия по доставке (обратите внимание на условия в строке «Форма договора» на наличие/отсутствие доставки).

В строке «Сертификат» указываются номера сертификатов соответствия, свидетельствах о допуске к работам и иных документах, наличие которых предусмотрено законодательством РФ для поставки товаров / выполнения работ / оказания услуг.

Пользователь, нажав на кнопку «Вперед», сохраняет заполненную строку коммерческого предложения и переходит к добавлению следующей. По нажатию кнопки «Сохранить» происходит сохранение текущей строки и закрытие формы.

После закрытия формы для заполнения строки предложения напротив каждой строки отображается сумма по каждой отдельной строке и над разделом «Строки предложения» отображается общая сумма добавляемого коммерческого предложения.

Также система автоматически проверяет внесенные изменения и определяет статус каждой строки предложения (рисунок 17).

Возможны следующие статусы (см. Корректность коммерческого предложения):

– строка заполнена корректно,

– строка заполнена некорректно (не заполнены строки «Наименование ТРУ» и/или «Цена за единицу измерения»).

Кнопка «Групповая операция» позволяет изменять цену ТРУ у нескольких строк одновременно (рисунок 18):

Для группового изменения цены ТРУ необходимо:

После завершения бизнес-процесса коммерческое предложение отобразится в списке коммерческих предложений на вкладках «Мои предложения» и «Предложения». Для просмотра информации по коммерческому предложения необходимо нажать кнопку «Посмотреть детали» , в открывшемся окне отобразятся детали предложения (рисунок 20).

Корректность коммерческого предложения

В случае если заполнены все необходимые строки коммерческого предложения (указаны все ТРУ и все цены), оно приобретает статус «Полное корректное коммерческое предложение». Такие коммерческие предложения рассматриваются в первую очередь, поскольку имеется целостное предложение с указанием производителя и актуальных цен.

Если в коммерческом предложении указаны все цены (при этом цены не равны «Пусто») и не указано хотя бы одно наименование ТРУ, то оно приобретает статус «Полное некорректное».

Полные корректные и некорректные коммерческие предложения отображаются в соответствующем разделе на странице Закупки.

Если Пользователь не указал хотя бы одну цену ТРУ (цена равна «Пусто»), то коммерческое предложение получит статус «Неполное» и будет отображаться в отдельном разделе на странице Закупки.

Важно!

В некоторых случаях для обновления информации о статусе коммерческого предложения необходимо закрыть вкладку «Мои предложения», а затем открыть ее вновь.

В списке коммерческих предложений организации полные (корректные и некорректные) коммерческие предложения помечаются символом , неполные – символом (рисунок 21).

Редактирование коммерческого предложения

Пользователь до момента окончания Закупок может отредактировать свое коммерческое предложение, как по наименованию Товаров/Работ/Услуг, так и по их стоимости, независимо от корректности предложения.

Для редактирования коммерческого предложения необходимо нажать кнопку «Редактировать» .

Итоги Закупки

После подведения итогов Закупки Пользователю приходит уведомление о результатах закупки со ссылкой на электронную карточку закупки (рисунок 22).

В электронной карточке закупки (см. Сайт «Закупки») пользователь может ознакомиться с итогами Закупки и выбранным продавцом (рисунок 23). Данная информация также доступна в разделе «Предложения» карточки закупки (рисунок 24).

Важно!

Победитель закупки не определяется автоматически. Победителя закупки выбирает Покупатель на основании коммерческих предложений.

Если Пользователь имеет обоснованные замечания по проведенным Закупкам, то он может направить их письмом на e-mail: [email protected].

История приглашений к участию в Закупке

Каждый Пользователь может ознакомиться с полным перечнем приглашений на участие в Закупках для любой организации на сайте Товары/Работы/Услуги. Для этого необходимо выбрать соответствующую компанию и раскрыть раздел «Список приглашений для участия в Закупках». В данном списке представлены как уже завершенные, так и только объявленные Закупки (рисунок 25).

Сайт «Закупки»

Вся информация по проводимым закупкам и всем коммерческим предложениям к ним предоставлена на сайте «Закупки».

Сайт «Закупки» располагается на портале «Маркетинговые технологии» (рисунок 26).

После ввода наименования покупателя и нажатия на кнопку «Найти» открывается каталог по покупателям (рисунок 27).

Выбрав наименование покупателя, открывается список закупок (рисунок 28).

Реквизиты:

Статусы Закупки:

В карточке закупки отображается общая информация по ней:

Вместе с началом процесса подачи Коммерческих предложений поставщиками на сайте «Закупки» происходит отображение поданных полных и неполных предложений с указанием стоимости, даты и времени подачи Коммерческого предложения. Во время проведения закупки наименования юридических лица, участвующих в коммерческом предложении, скрыты для просмотра (рисунок 29).

Важно!

Обновление информации на странице закупки НЕ происходит в автоматическом режиме. Для получения актуальной информации необходимо обновить страницу, нажав кнопку «Обновить» браузера или клавишу F5 на клавиатуре.

Для просмотра информации о поданном коммерческом предложении необходимо нажать кнопку «Детали» . Во всплывающем окне отобразятся основная информация коммерческого предложения: ресурсы, наличие ТРУ и стоимость, а также итоговая сумма по коммерческому предложению (рисунок 30).

Для просмотра изменений стоимости коммерческого предложения необходимо на странице закупки нажать кнопку «История» (рисунок 31).

Файлы, добавленные к закупке, отображаются в разделе «Файлы» и доступны для загрузки (рисунок 32).

Рядом с информацией о контактном лице присутствует кнопка «Задать вопрос», позволяющая участникам тендера задать уточняющие вопросы в публичном обсуждении (рисунок 33).

При переходе по ссылке нужно пройти процесс авторизации в СЭД Папир (при необходимости, если пользователь не был авторизован), после чего откроется страница с основным обсуждением закупки.

Для добавления комментария к обсуждению необходимо нажать кнопку «Добавить комментарий», ввести в текстовое поле свой вопрос и нажать кнопку «Опубликовать» (подробнее о работе с обсуждениями в СЭД Папир см. СТО МИ пользователя «Папир: Обсуждения») (рисунок 34).

Данное публичное обсуждение выводится на странице закупки в соответствующем разделе «Обсуждение закупки» (рисунок 35). Комментарии отсортированы в хронологическом порядке.

Справа от общей информации о закупке отображается сводная таблица изменений коммерческих предложений (рисунок 36).

Важно!

Сводная информация обновляется только при обновлении данных страницы, для этого необходимо нажать кнопку «Обновить» в браузере или клавишу F5 на клавиатуре.

В данной сводной таблице указано:

где

Z – эффективность закупки,

X – рекомендуемая стоимость закупки,

Y – лучшая стоимость коммерческого предложения.

Если рекомендуемая стоимость закупки или лучшая стоимость коммерческого предложения равны нулю или неопределены, то строчка будет отсутствовать.

После того как Закупка завершена имена поставщиков, добавившие коммерческие предложения, отображаются на сайте.

Победители закупки отображаются на сайте в поле «Победители» (рисунок 37).

Приложение «Положение о закупке»

Приложение «Положение о закупке» представляет собой список единых правил формирования и проведения электронной закупки и включает в себя такие параметры закупки как критерии выбора победителей, высокотехнологичные ресурсы, дополнительные и общие требования к участникам.

Пользователю «Поставщик» сервиса «Маркетинговые технологии» приложение «Положение о закупке» доступно только для чтения. Редактирование данных приложения «Положение о закупке» доступно пользователям с ролью «Администратор сервиса» сервиса «Управление проектами».

Внешний вид приложения «Положение о закупках» представлено на рисунке 38.

Для обновления данных приложения предназначена кнопка «Обновить» в верхнем правом углу приложения.

В левой части приложения отображается список разделов, в правой – информация по разделу: