СТО Методическая инструкция по созданию уведомлений о рисках

Разработан: Буймов А.С.

1. Общие положения

1.1. Данная методическая инструкция устанавливает требования и описывает процесс создания уведомлений о рисках – информационных сообщений, направляемых координатором инвестиционно-строительного проекта в адрес ЕИО организации Заказчика-Инвестора и Совета директоров организации заказчика-инвестора. Уведомление содержит сведения о выявленных в процессе реализации ИСП рисках, влияющих на возможность достижения целей ИСП.

1.2. Различают два вида уведомлений о рисках:

· Простое уведомление: своевременное информирование Совета директоров и ЕИО организации Заказчика-Инвестора о возникшей рисковой ситуации;

· Уведомление с запросом: своевременное информирование и запрос указаний о дальнейших действиях у ЕИО или Совета директоров организации Заказчика-Инвестора.

1.3. Выбор вида уведомлений осуществляется координатором ИСП исходя из суммы рискового документа и качественной оценки вероятности реализации риска.

1.3.1. Если сумма документа превышает 0,5% от суммы бюджета ИСП и 1 000 тыс. руб. (одновременно две величины), создается уведомление с запросом.

1.3.2. Если сумма документа не превышает 0,1% от суммы бюджета ИСП или 100 тыс. руб. (наибольшая из двух величин), создается простое уведомление о принятии рисков и не требующее значительных действий.

1.3.3. Во всех остальных случаях выбор вида уведомления осуществляется на усмотрение координатора ИСП.

1.3. При подготовке любого вида уведомлений координатор должен дать обоснование ситуации, описать существенные или не существенные риски и обозначить заключение о возможности принятия этих рисков.

2. Виды рисковых ситуаций, требующие отправки уведомления о рисках

2.1. В процессе согласования договоров:

2.1.1. Превышение стоимости позиций ресурсов, составляющих 80% и более от общей суммы спецификации, над рекомендуемой на сайте «Ресурсы» (кроме случая, когда контрагент был выбран по варианту Безотлагательная закупка). В перечень проверки при этом включаются позиции ресурсов в порядке убывания их общей стоимости. (СТО МИ «Алгоритм проверки договоров по инвестиционно-строительному проекту»).

Риск: Возможно превышение лимита по бюджету по пакету работ в связи с закупом ресурсов по завышенным ценам. Нехватка остатков выделенных денежных средств для завершения всего комплекса работ.

2.1.2. Превышение общей фактической стоимости ресурсов над (СТО МИ «Алгоритм проверки договоров по инвестиционно-строительному проекту»):

· Общей рекомендуемой стоимостью Ресурсов на сайте «Ресурсы»;

· Суммой, указанной в коммерческом предложении выбранного контрагента.

Риск: Возможно превышение лимита по бюджету по пакету работ в связи с закупом ресурсов по завышенным ценам. Нехватка остатков выделенных денежных средств для завершения всего комплекса работ.

2.1.3. Когда стоимость закупаемых работ/услуг контрагентов, в сравнении с обоснованными ценами, утвержденными приказом по организации Заказчика-Инвестора (СТО МИ «Алгоритм проверки договоров по инвестиционно-строительному проекту»):

· Завышена или занижена более чем на 15%, для жилых зданий;

· Завышена более чем на НДС и занижена более чем на 15% плюс НДС для нежилых зданий.

Превышение установленных ограничений цены (как в плюс, так и минус) допускается для случая определения цены в результате тендера.

Риск: В случае закупа работ/услуг по цене выше на 15% и более обоснованных цен возможно превышение лимита по бюджету по пакету работ в связи с закупом ресурсов по завышенным ценам. Нехватка остатков выделенных денежных средств для завершения всего комплекса работ. В случае закупа работ/услуг по цене ниже на 15% и более обоснованных цен возможно некачественное или несвоевременное исполнение обязательств контрагентом по договору.

2.1.4. Когда ответственным менеджером ИСП использована нерекомендуемая форма СТД для соответствующего пакета работ, установленная СТО УП «Рекомендуемые для применения стандартные типовые договоры по пакетам работ».

Риск: Возможно некачественное, несвоевременное или неполное исполнение обязательств контрагентом по договору, а также отсутствие возможности претензионной работы с контрагентом.

2.1.5. Отсутствие всех требуемых приложений к договору (контракту) (СТО МИ «Алгоритм проверки договоров по инвестиционно-строительному проекту»)

Риск: Возможно некачественное, несвоевременное или неполное исполнение обязательств контрагентом по договору, а также отсутствие возможности претензионной работы с контрагентом.

2.1.6. Отсутствие договора ИСП, либо статус договора ИСП, отличный от «действующий» (СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту»)

Риск: Возможны несанкционированные внеплановые затраты. Возможна нехватка остатков выделенных денежных средств для завершения действующих ИСП.

2.2. По результатам ежемесячного план-фактного анализа в следующих случаях:

2.2.1. Не скорректирован лимит бюджета инвестиционного проекта в соответствии с п.2.3.7 СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту» по допущенным превышениям по пакетам работ в прошлом календарном месяце.

Риск: Возможно превышение лимита по бюджету ИСП в связи с закупом ресурсов по завышенным ценам, либо закуп внеплановых объемов ресурсов. Нехватка остатков выделенных денежных средств для завершения всего комплекса работ. Искажение информации о затратах на реализацию ИСП.

2.2.2. Не актуализированы сроки по пакетам работ на сайте проекта по обновленным данным прошлого календарного месяца.

Риск: Возможен сдвиг сроков реализации ИСП. Возможна нехватка финансирования на запланированные в дальнейшем работы, которые начнутся позже или раньше запланированного срока. Искажение информации о сроках реализации ИСП.

2.2.3. Если имеется текущее превышение по дате завершения проекта более чем на три месяца от срока, определенного по заключенным договорам по СТО СТД 002-2013 Договор управления проектом инвестирования в развитие земельного участка по технологии develop-man или СТО СТД 003-2013 Договор управления инвестиционно-строительным проектом по технологии develop-man.

Риск: Возможна нехватка финансирования на запланированные в дальнейшем работы, которые начнутся позже или раньше запланированного срока. Искажение информации о сроках реализации ИСП.

2.2.4. Более одного месяца не устраняются замечания по предписаниям, выданным в процессе осуществления строительного контроля (СТО СМК Подготовка и выдача предписаний по строительному контролю).

Риск: Возможны задержки со сдачей объекта в эксплуатацию. Возможно возникновения дополнительных затрат, связанных со слишком поздним устранением предписаний строительного контроля.

2.2.5. Отсутствует в запланированный срок заключенный договор к пакету работ.

Риск: Возможен сдвиг сроков реализации ИСП. Возможна нехватка финансирования на запланированные в дальнейшем работы, которые начнутся позже или раньше запланированного срока. Искажение информации о сроках реализации ИСП.

2.2.6. Отсутствуют в запланированный срок заказанные приложения к договору к пакету работ.

Риск: Возможен сдвиг сроков реализации ИСП. Возможна нехватка финансирования на запланированные в дальнейшем работы, которые начнутся позже или раньше запланированного срока. Искажение информации о сроках реализации ИСП.

2.2.7. Отсутствует в запланированный срок сформированный план материальных ресурсов к пакету работ.

Риск: Возможен сдвиг сроков реализации ИСП. Возможна нехватка финансирования на запланированные в дальнейшем работы, которые начнутся позже или раньше запланированного срока. Искажение информации о сроках реализации ИСП.

2.3. В процессе согласования первичных учетных документов:

2.3.1. В случаях актирования работ, не выполненных на 100%.

Риск: Возможно некачественное, несвоевременное или неполное исполнение обязательств контрагентом по договору, а также отсутствие возможности претензионной работы с контрагентом.

2.3.2. В случаях актирования работ, не принятых консалтинговым или иным подразделением, ответственным за контроль качества выполняемых работ.

Риск: Возможно некачественное, несвоевременное или неполное исполнение обязательств контрагентом по договору, а также отсутствие возможности претензионной работы с контрагентом.

2.3.3. В случаях актирования работ, без наличия действующего договора.

Риск: Возможно некачественное, несвоевременное или неполное исполнение обязательств контрагентом по договору, а также отсутствие возможности претензионной работы с контрагентом.

2.3.4. В случаях актирования работ, с превышением по бюджету по пакету работ.

Риск: Возможно превышение лимита по бюджету ИСП в связи с закупом ресурсов по завышенным ценам, либо закуп внеплановых объемов ресурсов. Нехватка остатков выделенных денежных средств для завершения всего комплекса работ.

2.3.5. В случаях актирования работ, по превышенному лимиту по ИСП или не действующему ИСП.

Риск: Возможна нехватка остатков выделенных денежных средств для завершения всего комплекса работ.

2.3.6. В случаях актирования работ, по закрытому ИСП.

Риск: Возможны несанкционированные внеплановые затраты. Возможна нехватка остатков выделенных денежных средств для завершения действующих ИСП.

3. Оформление уведомлений

3.1. Оформление уведомлений в процессе согласования договора и первичных учетных документов.

3.1.1. Простое уведомление оформляется в виде обращения в адрес ЕИО и Совета директоров организации Заказчика-Инвестора в поле договора и отметках по документу. Обращение создается темно-синим шрифтом Sans Serif 12 пт., содержит информацию по сути рисковой ситуации.

3.1.2. Уведомление с запросом оформляется в виде в виде обращения в адрес ЕИО и Совета директоров организации Заказчика-Инвестора в поле документа и отметках по документу. Дополнительно ЕИО и Совета директоров добавляются в согласование документа. Обращение создается красным шрифтом Sans Serif 12 пт., содержит информацию по сути рисковой ситуации.

3.2. Оформление уведомлений о рисках по результатам ежемесячного план-фактного анализа.

3.2.1. Оба вида уведомлений оформляются отдельным письмом в СЭД Lotus Notes в течение 2 рабочих дней с момента подготовки план-фактного анализа. Текст обращения оформляется в виде комментария (т.е. с блокировкой изменений). Заголовок письма должен начинаться с «Уведомление о рисках реализации ИСП», далее заголовок должен содержать наименование ИСП (допускается краткое) и дату (месяц и год),за которую выполнялся план-фактный анализ.

3.2.2. Простое уведомление оформляется в виде обращения в адрес ЕИО и Совета директоров организации Заказчика-Инвестора. Обращение создается темно-синим шрифтом Sans Serif 12 пт., содержит информацию по сути рисковой ситуации.

3.2.3. Уведомление с запросом оформляется в виде в виде обращения в адрес ЕИО и Совета директоров организации Заказчика-Инвестора. Дополнительно ЕИО и члены Совета директоров добавляются в согласование документа. Обращение создается красным шрифтом Sans Serif 12 пт., содержит информацию по сути рисковой ситуации.

4. Работа с ответами н а уведомления

4.1. В случае отправки простого уведомления Координатор ожидает обратной связи от ЕИО или Совета директоров организации Заказчика-Инвестора в течение трех рабочих дней с дня, следующего за отправкой уведомления. Если в течение трех рабочих дней не было получено обратной связи, процедура согласования договора проводится в общем порядке в соответствии с СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту» (СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту»)

4.2. В случае отправки уведомления с запросом, документ будет считаться отклоненным при наличии хотя бы одной отрицательной визы ЕИО или Совета директоров организации Заказчика-Инвестора. При этом необходимо, чтобы ЕИО организации Заказчика-Инвестора согласовал документ (статус «Просрочил (подписал)» не применим, вне зависимости от наличия или отсутствия виз членов Совета директоров), в отношении Совета директоров может применяться статус «Просрочил (подписал)».

4.3. При отклонении документа ЕИО инвестора и(или) хотя бы одним членом Совета директоров организации Заказчика-Инвестора координатор ИСП отправляет документ на доработку его инициатору. Документ не может быть направлен на повторное согласование без полного устранения замечаний координатора ИСП и ЕИО инвестора или Совета директоров организации Заказчика-Инвестора.

4.4. В случае получения уточняющего вопроса от ЕИО или членов Совета директоров организации Заказчика-Инвестора по отправленному уведомлению в адрес координатора, последний в течении одного рабочего дня должен подготовить развернутый ответ.