СТО МИ «Контроль по заключаемым договорам»

1.1. Настоящий Стандарт организации устанавливает требования к процессу контроля Координаторами ИСП заключаемых договоров в рамках инвестиционно-строительных проектов.

1.2. Ответственным за проверку заключаемых договоров в рамках инвестиционно-строительных проектов со стороны офиса управления проектами назначается Координатор ИСП.

1.3. Проверка договора по ИСП осуществляется Координатором после включения его в цикл согласования ответственным за заключение договора участником команды ИСП (далее – Ответственным менеджером) согласно п. 2.4.1 СТО УП «Регламент заключения договоров по инвестиционно-строительному проекту».

1.4. В пределах сопровождения одного ИСП координатор в рамках трудоемкости, учитываемой в абонентской плате, может быть привлечен к согласованию договоров:

1.4.1. согласование изменений одного договора управления ИСП на этапе его заключения – не более 2 (двух) раз;

1.4.2. рассмотрение и согласование одного договора (спецификации), заключаемого в рамках реализации ИСП – не более 3 (трех) раз;

1.4.3. рассмотрение одного договора с пометкой «Рисковый» − не более 2 (двух) раз.

1.5. При превышении данной трудоемкости Координатору необходимо письменно (в СЭД) зафиксировать данный факт (после того как рассматриваемый договор был заключен) с указанием полученного отклонения, после чего обеспечить процесс создания соответствующих документов для оплаты дополнительных услуг организацией инвестором. При этом организация инвестор вправе перевыставить данную оплату на соответствующего участника команды ИСП, по вине которого была превышена установленная трудоемкость Координатора.

1.6. Участники процесса

1.6.1. Координатор ИСП

1.6.2. Специалист по договорной работе офиса управления проектами

1.6.3. Управляющий ИСП

1.6.4. Менеджеры ИСП

1.6.5. ЕИО организации инвестора

1.6.6. Ответственный экономист организации инвестора

1.6.7. Совет директоров организации инвестора

2.1. В случае выявления нарушений возможны следующие действия:

2.1.1. Направление ответственному менеджеру на доработку:

2.1.1.1. Координатор должен указать причину отправки договора на доработку в поле договора и отметках к нему: для этого в тексте документа основным шрифтом (Sans Serif, 10 пт.) темно-синего цвета развернуто указывает причину отправки договора на доработку, в т.ч. пункт СТО, который нарушен. Это же описание копируется в отметки к документу.

2.1.1.2. Документ направляется на доработку, если в течение 2 рабочих дней замечания не были устранены, договор подлежит отклонению координатором.

2.1.2. Отклонение проверяемого договора

2.1.2.1. Координатор в обязательном порядке указывает причину отклонения договора в своей визе.

2.1.3. Направление в адрес ЕИО и Совета директоров организации-инвестора уведомлений о рисках и ожидание обратной связи в соотстветствии с СТО МИ «Создание уведомлений о рисках» (находится в разработке).

2.2. Выбор действия в случае выявления нарушения осуществляется в соответствии с настоящим СТО. В случаях, когда требуемое действие Координатора не регламентировано СТО, выбор осуществляется Координатором на свое усмотрение

3.1. В процессе проверки заключаемых договоров Координатор проверяет:

3.1.1.1. Соответствие выбранной программы СТД СТО УП «Рекомендуемые для применения стандартные типовые договоры по пакетам работ». В соответствии с логическим ходом реализации ИСП возможны отклонения от указанного СТО (однако при наличии нарушений договор подлежит отклонению)

3.1.2. Требования в соответствии с СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту»:

3.1.2.1. Соблюдение регламентированной последовательности операций

3.1.2.2. Обоснованность выбора контрагента

3.1.2.3. Корректность заполнения Технического задания для договора строительного подряда или договора выполнения проектных работ

3.1.2.4. Корректность отражения объемов работ

3.1.2.5. Раздельность заключения договоров подряда от договоров поставок материалов

3.1.3. Правильность заполнения сторон по заключаемому договору (пример представлен на рисунке 2), в том числе:

3.1.3.1. поле «Организация» (должна быть указана организация инвестор для соответствующего ИСП);

3.1.3.2. поле «Представитель» (должно быть указано лицо, имеющее действующую доверенность с правом подписания договоров по соответствующему ИСП);

3.1.3.3. реквизиты сторон по договору;

3.1.3.4. указание оснований для сторон по договору (в том числе с указанием наименований документов, предоставляющих право подписания заключаемого договора);

3.1.3.5. правильность указания заказчика ТРУ и поставщика ТРУ;

3.1.3.6. правильность указания исполнителя (если двухсторонний договор, то галочка должна стоять в поле «Контрагент 1»);

3.1.3.7. правильность заполнения даты начала договора;

3.1.3.8. наличие присвоенного номера договора;

3.1.3.9. наличие даты окончания договора.

3.1.4. Правильность заполнения во всех приложениях: наименования инвестиционного проекта, объекта заказчика и соответствие дат указанной дате начала договора (т.е. во всех приложениях, созданных при первоначальном заключении договора, должна быть указана такая же дата, как и в заключаемом договоре).

3.1.5. Правильность заполнения спецификации к договору, в том числе:

3.1.5.1. при выборе вида спецификации «Прайсовая»: указание объема закупаемых товаров/работ/услуг (далее – Ресурсов), либо ссылки на «Лимитную» спецификацию к данному договору;

3.1.5.2. всех полей: «Инвестиционный проект», «Объект Заказчика» и «Пакет работ»;

3.1.5.3. соответствие выбранных товаров/ работ/ услуг с сайта «ТРУ» предмету договора;

3.1.5.4. соответствие указанных единичных ресурсов с закупаемыми Ресурсами, в том числе отнесение к правильным пакетам работ в соответствии с СТО УП «Описание пакетов работ верхнего уровня»;

3.1.5.5. актуальность цен на соответствующие Ресурсы;

3.1.5.6. не превышение общей фактической стоимости Ресурсов над:

3.1.5.6.1. общей рекомендуемой стоимостью Ресурсов с сайта «Ресурсы»;

3.1.5.6.2. суммы, указанной в коммерческом предложении выбранного контрагента.

Исключение: когда в карточке договора имеется письменное согласование превышения (или ссылка на него) согласно требованиям п. 2.2.7 СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту».

3.1.5.7. в случае, если по соответствующей организации инвестору приказом утверждены обоснованные цены на Ресурсы, то цены, указанные на них в проекте договора, не должны быть:

3.1.5.7.1. завышены или занижены более чем на 15% (для жилых зданий);

3.1.5.7.2. завышены более чем на ставку НДС и занижены более чем на 15% суммарно со ставкой НДС (для нежилых зданий).

Отклонения от данных ограничений цены (как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения) допускаются только в случае определения цены по результатам тендера. В остальных случаях контрагент обязан письменно предоставить экономическое обоснование цены с разложением её на элементарные составляющие, на которое должна быть приложена ссылка в карточке договора.

3.1.5.8. не превышение стоимости позиций Ресурсов, составляющих 80% и более от общей суммы спецификации, над рекомендуемой на сайте «Ресурсы» (кроме случая, когда контрагент был выбран по варианту В – Безотлагательная закупка). В перечень проверки включаются позиции Ресурсов в порядке убывания их общей стоимости. (Документ)

3.1.6. Правильность заполнения вкладки «Исполнение документа», в которой должны быть указаны следующие лица:

3.1.6.1. Ответственный менеджер – ответственный участник команды ИСП;

3.1.6.2. Контролер менеджера – соответствующий управляющий ИСП;

3.1.6.3. Контролер – ответственный Координатор;

3.1.6.4. Исполнитель – ответственный участник команды ИСП.

3.1.7. Правильность заполнения вариативных полей в тексте заключаемого СТД.

3.1.8. Корректность отображения спецификации к рассматриваемому договору на сайте «Инвестиционные проекты».

3.1.9. Заполнение Ответственным менеджером всех полей, заполнение которых не требуется в рамках заключаемого СТД, пометкой «Не требуется».

3.1.10. Наличие в карточки договора ссылки на предыдущий расторгнутый договор в случае, если рассматриваемый договор заключается с контрагентом, с которым ранее был расторгнул аналогичный договор.

3.1.11. Не превышение стоимости оказываемых работ/услуг/поставок одним контрагентом по ИСП в сравнении с другими заключаемыми/заключенными договорами на аналогичный вид работ/ услуг/поставок по параллельно реализуемым ИСП (при наличии нарушений договор подлежит отклонению).

3.1.12. Не превышение лимита бюджета по соответствующему пакету работ согласно информации с сайта «Инвестиционные проекты» (при наличии нарушений договор подлежит отклонению).

3.1.13. Наличие в карточке договора следующих, относящихся к нему, документов:

3.1.13.1. всех актуальных приложений, необходимых для заключения и являющихся обязательными по условиям заключаемого договора (которые, в том числе, должны быть приложены в формате «*.pdf» и отдельными файлами).

3.1.13.2. ссылок на соответствующие смежные договоры. Если смежные договоры находятся в разработке, то об этом Ответственным менеджером в карточке договора должна быть сделана соответствующая отметка;

3.1.14. Соответствие условиям заключаемого СТД разработанной ВПТ или обоснования трудоемкости (для договоров на выполнение работ и оказания услуг), в том числе (при наличии нарушений договор подлежит отклонению):

3.1.14.1. наличие ссылки на письменное согласование приложенной ВПТ (в том числе её подписание ЭЦП исполнителем и (или) ответственным инженером-программистом расчетно-аналитических программ со стороны офиса управления проектами) для соответствующего пакета работ. В исключительных случаях (установленных соответствующими СТО системы стандартов бренда «Эфекс», например, в п. 2.3.3 СТО УП «Регламент заключения СТД на оказание услуг машин и механизмов») взамен ВПТ может быть приложено письменное обоснование трудоемкости контрагента, которое должно быть согласовано с управляющим ИСП.

3.1.14.2. сумма заложенных в договоре трудозатрат должна совпадать с заложенным показателем по соответствующему пакету работ и ВПТ (либо обоснованию трудоемкости согласно п. 2.2.4 (подпункт 4) настоящего СТО).

Также для договоров на услуги машин и механизмов должен быть произведен перерасчет лимитов по использованию башенного крана согласно требованиям СТО УП «Определение нормативного количества работников под грузоподъёмным краном».

3.1.15. Правильность заполнения всех имеющихся полей во вкладке «Дополнительная информация» в зависимости от условий заключаемого договора (пример для СТО СТД 019-2012 Договор строительного подряда на монтаж оборудования представлен на рисунке 3).

3.1.1. Правильность заполнения списка согласующих согласно требованиям п. 2.4.9 СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту» и назначенного срока согласования: не менее трех полных рабочих дней (для СЭД − это четыре дня, а если на согласование попадают выходные, то четыре дня плюс количество выходных дней). День отправления на согласование входит в полный день согласования, если документ направлен до 12:00.

3.1.2. Наличие признаков рисковых ситуаций в соотв. с СТО МИ «Создание уведомлений о рисках»:

3.1.3. Превышение стоимости позиций ресурсов, составляющих 80% и более от общей суммы спецификации, над рекомендуемой на сайте «Ресурсы» (кроме случая, когда контрагент был выбран по варианту Безотлагательная закупка).

3.1.4. Превышение общей фактической стоимости ресурсов над:

3.1.4.1. Общей рекомендуемой стоимостью Ресурсов на сайте «Ресурсы»;

3.1.4.2. Суммой, указанной в коммерческом предложении выбранного контрагента.

3.1.4.3. Когда стоимость закупаемых работ/услуг контрагентов, в сравнении с обоснованными ценами, утвержденными приказом по организации Заказчика-Инвестора (СТО МИ «Алгоритм проверки договоров по инвестиционно-строительному проекту»):

3.1.4.3.1. Завышена или занижена более чем на 15%, для жилых зданий;

3.1.4.3.2. Завышена более чем на НДС и занижена более чем на 15% плюс НДС для нежилых зданий.

3.1.4.4. Когда ответственным менеджером ИСП использована нерекомендуемая форма СТД для соответствующего пакета работ, установленная СТО УП «Рекомендуемые для применения стандартные типовые договоры по пакетам работ»

3.1.4.5. Отсутствие всех требуемых приложений к договору (контракту) (СТО МИ «Алгоритм проверки договоров по инвестиционно-строительному проекту»)

3.1.4.6. Отсутствие договора ИСП, либо статус договора ИСП, отличный от «действующий»

3.2. В процессе проверки изменений к уже заключенному договору Координатор проверяет:

3.2.1. Проверка измененных приложений к действующему договору по ИСП, полученных на согласование, должна осуществляться Координатором согласно всех требований, установленных п.3.1 настоящего СТО.

3.2.2. При изменении Ответственным менеджером приложений к действующему договору по ИСП Координатору необходимо проверить допустимость (возможность) внесенных изменений в соответствии с условиями заключенного договора и требованиям СТО системы стандартов бренда «Эфекс».

3.2.3. В случае изменения Ответственным менеджером спецификации к действующему договору, Координатору необходимо проверить соответствие требованиям СТО системы стандартов бренда «Эфекс», в том числе:

3.2.3.1. Осуществлено ли Ответственным менеджером сторнирование старой редакции спецификации перед созданием новой в договорах, у которых старая редакция спецификации заменяется новой

При этом не сторнированные позиции старой редакции спецификации должны быть закрыты ПУД, а пакет работ новой спецификации соответствовать указанному пакету работ в старой редакции спецификации.

3.2.3.2. Правильно ли сформирована спецификация, которая создана на пакет работ, на который отсутствует спецификация в действующем договоре.

3.3. В процессе проверки соглашений о расторжении договоров Координатор проверяет:

3.3.1. правильность заполнения соглашения о расторжении договора;

3.3.2. наличие задолженности организации инвестора на указанную дату расторжения договора;

3.3.3. наличие подписанных ПУД, оплат и их оснований по выполненным работам/оказанным услугам/ поставкам;

3.3.4. осуществлено ли Ответственным менеджером сторнирование спецификации к расторгаемому договору.

3.4. Проверка полученного на согласование договора по ИСП должна осуществляться Координатором в полном объеме при каждом цикле согласования, при этом все выявленные замечания должны письменно указываться в отметках по документу и (или) карточке договора.