СТО УП «Регламент проведения электронных закупок»

Разработан: Смирнов С.А.

1. Общие положения

1.1. Настоящий стандарт организации устанавливает требования к процессу проведения закупок товаров/работ/услуг через информационную систему «Маркетинговые технологии».

1.2. Участниками данного процесса являются:

1) ответственное лицо организации, являющееся заказчиком услуги проведения закупки (далее – Представитель Заказчика);

2) специалист по работе с базой данных Закупки со стороны офиса управления проектами (далее – Специалист по закупке).

1.3. Настоящий СТО обязателен для исполнения всеми участниками системы стандартов бренда develop-man, в том числе участникам описываемого процесса (см. п. 1.2).

1.4. При использовании данного СТО применяются требования действующих редакций документов, на которые сделаны ссылки в тексте настоящего СТО.

1.5. Общая последовательность действий описываемого процесса и предельное время их выполнения представлены в таблице 1:

Таблица 1 – Общая последовательность действий

Наименование действия
Предельное время выполнения действия
1. Подготовка к проведению закупки
2 часа
2. Проведение закупки
– *
3. Оформление результатов закупки
1 день
* на усмотрение Специалиста по закупке, в случае если Представитель Заказчика не указал срок проведения закупки в заявке на проведение закупки (см. п. 2.2)

2. Подготовка к проведению закупки

2.1. Алгоритм действий, выполняемых при подготовке к проведению закупки представлен на рисунке 1:

Рисунок 1 − Алгоритм действий, выполняемых при подготовке к проведению закупки

2.2. Представитель Заказчика формирует Заявку на проведение закупки (далее – Заявку) в СЭД, согласовывает её с ЕИО организации Заказчика (или назначенным им ответственным лицом) и направляет до 14:00 текущего дня Специалисту по закупке, со следующей информацией:

− наименование и реквизиты организации Заказчика;

− предполагаемую для заключения форму договора;

− предмет закупки (Корзина закупки), в виде перечня единичных ресурсов с указанием объема, сроков и адреса назначения;

− указание о необходимости, по результатам закупки, в выборе победителя Специалистом по закупке, а также перечень стандартов Заказчика и (или) параметров для оценки коммерческих предложений и выбора победителя, в случае если Представитель Заказчика не будет проводить данный этап самостоятельно;

– необходимую информации о предмете договора (пояснения, чертежи, макеты, эскизы и т.д.);

– указание требований к поставщикам (опыт работы, рыночный потенциал, наличие дилерских соглашений и т.д.);

– указание срока продолжительности приема коммерческих предложений и предельной даты окончания закупки (в случае отсутствия данной информации сроки принимаются Специалистом по закупке самостоятельно);

– иные условия договора (размер аванса, параметры доставки, требование к наличию необходимых документов и т.д.).

Представитель Заказчика при формировании Корзины закупки обязан руководствоваться требованиями СТО УП «Правила формирования корзины закупок».

2.3. Специалист по закупке в течение 2 (двух) часов с момента поступления Заявки от Представителя Заказчика (в случае поступления большого количества Заявок – с момента проверки последней Заявки), проверяет её на полноту представленной информации исходя из требований п. 2.2.

2.3.1. В случае наличия в Заявке необходимой для проведения Закупки информации Специалист по закупке берет ее в работу и проводит Закупку.

2.3.2. В случае отсутствия в Заявке необходимой для проведения Закупки информации, Специалист по закупке возвращает её Представителю Заказчика с указанием замечаний для исправления. Работа по такой Заявке не допускается.

2.4. В случае, если Представителем Заказчика в Заявку были внесены некритические исправления, то она направляется Специалисту по закупке на повторную проверку.

В ином случае откорректированная Заявка заново направляется на согласование ЕИО организации Заказчика (или назначенному им ответственному лицу) Специалисту по закупке.

3. Проведение закупки

3.1. Алгоритм действий, выполняемых при проведении закупки представлен на рисунке 2:

Рисунок 2 − Алгоритм действий, выполняемых при проведении закупки

3.2. Специалист по закупке запускает автоматизированную рассылку Извещения о проведении электронной закупки (далее – Извещение) (по форме СТО ФД «Извещение о проведении электронной закупки в информационной системе «Маркетинговые технологии»), через личный кабинет в информационной системе «Маркетинговые технологии», согласно СТО МИ «Участие в процессе закупки в роли «Ответственный за закупки».

3.3. Закупка проводится автоматически в форме электронных онлайн-торгов на сайте «Закупки» в следующем порядке:

1) автоматическая публикация на сайте карточки закупки;

2) автоматическая рассылка Извещений потенциальным поставщикам, которые присутствуют в базе данных сайта «Товары/работы/услуги» и имеют в прайсе товар/работу/услугу принадлежащий единичному ресурсу с 6-тизначным кодом каталога КПЕС, совпадающий с кодом ресурса из корзины закупки;

3) автоматический прием коммерческих предложений в электронной форме через личный кабинет в информационной системе «Маркетинговые технологии» в течении срока, указанного Представителем Заказчика в Заявке.

3.4. Специалист по закупке, до момента подведения итогов закупки, выполняет мероприятия по сопровождению и увеличению эффективности проводимой закупки:

3.4.1. Специалист по закупке оповещает о закупке потенциальных поставщиков (из списка рассылки Извещений) не заполнивших коммерческое предложение, с целью уточнения причин неучастия в закупке, консультации и устранения возникших проблем.

3.4.2. Специалист по закупке проводит консультации поставщиков по вопросам о закупке.

3.4.3. Специалист по закупке консультирует по закупке посредством телефонных переговоров и электронной переписки, при этом использую только служебные (рабочие) телефонные номера и адрес электронной почты.

3.5. Специалист по закупке имеет право отменить проводимую закупку в следующих ситуациях:

− по требованию Представителя Заказчика об отмене закупки;

− по требованию Представителя Заказчика о внесении изменений в закупку;

− по требованиям, предусмотренным стандартами Заказчика;

− в случае обращения поставщиков об ошибочных данных в корзине закупки и (или) в дополнительной информации к закупке.

При отмене закупки услуги Специалиста по закупке оплачиваются Заказчиком в полном объеме.

3.6. Специалиста по закупке имеет право продлить срок окончания закупки в следующих ситуациях:

− при обнаружении технической ошибки в работе автоматизированной системы закупок;

− при отсутствии коммерческих предложений на момент окончания закупки;

− в случае обращения поставщиков о недостаточном сроке закупки для подготовки коммерческого предложения;

− в случае, если менее чем за 10 минут до окончания закупки изменяется одно из участвующих полных коммерческих предложений или поступает новое полное коммерческое предложение, стоимость которого меньше чем предыдущее полное коммерческое предложение с наименьшей стоимостью на сумму более чем:

а) 10 000 руб., при закупке с суммарной рекомендуемой стоимостью по закупке до 500 000 руб.;

б) 20 000 руб., при закупке с суммарной рекомендуемой стоимостью по закупке от 500 000 до 1 000 000 руб.;

в) 30 000 руб., при закупке с суммарной рекомендуемой стоимостью по закупке от 1 000 000 до 10 000 000 руб.;

г) 100 000 руб., при закупке с суммарной рекомендуемой стоимостью по закупке свыше 10 000 000 руб.

− в любых других случаях на усмотрение Специалиста по закупке, которые могут повлиять на увеличение эффективности закупки.

В случае, если существует необходимость продлить закупку на срок, превышающий указанную в заявке Представителем Заказчика предельную продолжительность приема коммерческих предложений, то Специалисту по закупке необходимо согласовать с ним данную процедуру.

4. Оформление результатов проведения закупки

4.1. Алгоритм действий, выполняемых при проведении отбора поставщиков представлен на рисунке 3:

Рисунок 3 − Алгоритм действий, выполняемых при проведении отбора поставщиков

4.2. Специалист по закупке, в течение 1 (одного) рабочего дня с момента окончания закупки, подводит по ней итоги, составляя Протокол проведения закупки (далее – Протокол) (по форме СТО ФД «Протокол проведения закупки»), и направляет его Представителю Заказчика.

4.2.1. В случае, если выбор победителя осуществляет Представитель Заказчика, то Специалист по закупке включает в Протокол коммерческие предложения, соответствующие требованиям стандарта Заказчика и критериям, указанным согласно п. 2.2 (в Заявке).

При наличии коммерческих предложений от организаций, состоящих в Реестре недобросовестных контрагентов, Специалист по закупке рекомендует Представителю Заказчика не заключать договор с такой организацией.

4.2.2. В случае, если выбор победителя осуществляет Специалист по закупке, то он формирует Протокол и выбирает победителя согласно требованиям стандартов Заказчика и критериям, указанным в п. 2.2 (в Заявке). В случае отсутствия таких стандартов и критериев Специалист по закупке выбирает победителя по наименьшей стоимости коммерческого предложения, соответствующего условиям закупки.

4.2.3. В случае, если в рамках объявленной закупки не поступило ни одного коммерческого предложения, то Специалист по закупке отменяет данную закупку и выдает рекомендации Представителю Заказчика по увеличению эффективности закупки (изменить условия проекта договора, разделить корзину закупок на несколько отдельных закупок, приложить необходимую информацию о предмете договора и т.д.) и сообщает о необходимости создать новую Заявку.

4.3. В случае, если выбор победителя осуществляет Представитель Заказчика, то он, в течение 1 (одного) рабочего дня после получения Протокола, уведомляет Специалиста по закупкам о выбранном победителе Закупки.

4.4. В случае, если по итогам отбора поставщиков в виде конкурентной закупки победитель закупки отказывается от подписания договора, то Представитель Заказчика уведомляет об этом Специалиста по закупке в течение 1 (одного) рабочего дня, при этом направляет ему письменный отказ, завизированный печатью организации победителя.

При отсутствии письменного отказа Специалист по закупке проверяет отказ телефонным звонком в организацию победителя. По результатам телефонного звонка Специалист по Закупке включает такую организацию в Реестр недобросовестных контрагентов (согласно СТО УП «Реестр недобросовестных контрагентов») и корректирует итоги закупки, согласно требованиям п. 4.2 настоящего СТО.