СТО УП «Регламент проведения электронных закупок»
Разработан: Смирнов С.А.
1. Общие положения
1.1. Настоящий стандарт организации устанавливает требования к процессу проведения закупок товаров/работ/услуг через информационную систему «Маркетинговые технологии».
1.2. Участниками данного процесса являются:
1) ответственное лицо организации, являющееся заказчиком услуги проведения закупки (далее – Представитель Заказчика);
2) специалист по работе с базой данных Закупки со стороны офиса управления проектами (далее – Специалист по закупке).
1.3. Настоящий СТО обязателен для исполнения всеми участниками системы стандартов бренда develop-man, в том числе участникам описываемого процесса (см. п. 1.2).
1.4. При использовании данного СТО применяются требования действующих редакций документов, на которые сделаны ссылки в тексте настоящего СТО.
1.5. Общая последовательность действий описываемого процесса и предельное время их выполнения представлены в таблице 1:
Таблица 1 – Общая последовательность действий
Наименование действия
|
Предельное время выполнения действия |
1. Подготовка к проведению закупки |
2 часа |
2. Проведение закупки |
– * |
3. Оформление результатов закупки |
1 день |
* на усмотрение Специалиста по закупке, в случае если Представитель Заказчика не указал срок проведения закупки в заявке на проведение закупки (см. п. 2.2) |
2. Подготовка к проведению закупки
2.1. Алгоритм действий, выполняемых при подготовке к проведению закупки представлен на рисунке 1:
Рисунок 1 − Алгоритм действий, выполняемых при подготовке к проведению закупки
− наименование и реквизиты организации Заказчика;
− предполагаемую для заключения форму договора;
− предмет закупки (Корзина закупки), в виде перечня единичных ресурсов с указанием объема, сроков и адреса назначения;
− указание о необходимости, по результатам закупки, в выборе победителя Специалистом по закупке, а также перечень стандартов Заказчика и (или) параметров для оценки коммерческих предложений и выбора победителя, в случае если Представитель Заказчика не будет проводить данный этап самостоятельно;
2.4. В случае, если Представителем Заказчика в Заявку были внесены некритические исправления, то она направляется Специалисту по закупке на повторную проверку.
В ином случае откорректированная Заявка заново направляется на согласование ЕИО организации Заказчика (или назначенному им ответственному лицу) Специалисту по закупке.
3. Проведение закупки
3.1. Алгоритм действий, выполняемых при проведении закупки представлен на рисунке 2:
Рисунок 2 − Алгоритм действий, выполняемых при проведении закупки
1) автоматическая публикация на сайте карточки закупки;
2) автоматическая рассылка Извещений потенциальным поставщикам, которые присутствуют в базе данных сайта «Товары/работы/услуги» и имеют в прайсе товар/работу/услугу принадлежащий единичному ресурсу с 6-тизначным кодом каталога КПЕС, совпадающий с кодом ресурса из корзины закупки;
3) автоматический прием коммерческих предложений в электронной форме через личный кабинет в информационной системе «Маркетинговые технологии» в течении срока, указанного Представителем Заказчика в Заявке.
3.4.1. Специалист по закупке оповещает о закупке потенциальных поставщиков (из списка рассылки Извещений) не заполнивших коммерческое предложение, с целью уточнения причин неучастия в закупке, консультации и устранения возникших проблем.
3.4.2. Специалист по закупке проводит консультации поставщиков по вопросам о закупке.
3.4.3. Специалист по закупке консультирует по закупке посредством телефонных переговоров и электронной переписки, при этом использую только служебные (рабочие) телефонные номера и адрес электронной почты.
− по требованию Представителя Заказчика об отмене закупки;
− по требованию Представителя Заказчика о внесении изменений в закупку;
− по требованиям, предусмотренным стандартами Заказчика;
− в случае обращения поставщиков об ошибочных данных в корзине закупки и (или) в дополнительной информации к закупке.
− при обнаружении технической ошибки в работе автоматизированной системы закупок;
− при отсутствии коммерческих предложений на момент окончания закупки;
− в случае обращения поставщиков о недостаточном сроке закупки для подготовки коммерческого предложения;
− в случае, если менее чем за 10 минут до окончания закупки изменяется одно из участвующих полных коммерческих предложений или поступает новое полное коммерческое предложение, стоимость которого меньше чем предыдущее полное коммерческое предложение с наименьшей стоимостью на сумму более чем:
− в любых других случаях на усмотрение Специалиста по закупке, которые могут повлиять на увеличение эффективности закупки.
4. Оформление результатов проведения закупки
4.1. Алгоритм действий, выполняемых при проведении отбора поставщиков представлен на рисунке 3:
Рисунок 3 − Алгоритм действий, выполняемых при проведении отбора поставщиков
4.4. В случае, если по итогам отбора поставщиков в виде конкурентной закупки победитель закупки отказывается от подписания договора, то Представитель Заказчика уведомляет об этом Специалиста по закупке в течение 1 (одного) рабочего дня, при этом направляет ему письменный отказ, завизированный печатью организации победителя.
При отсутствии письменного отказа Специалист по закупке проверяет отказ телефонным звонком в организацию победителя. По результатам телефонного звонка Специалист по Закупке включает такую организацию в Реестр недобросовестных контрагентов (согласно СТО УП «Реестр недобросовестных контрагентов») и корректирует итоги закупки, согласно требованиям п. 4.2 настоящего СТО.