СТО МИ пользователя «Автоматизация генеральных поставок»

Описание

Подсистема предназначена для автоматизации процессов генеральных поставок в конфигурации 1С: Бухгалтерия.

Глоссарий

Идентификатор – неповторимый признак объекта, позволяющий различать его от других объектов

ПУД – первичный учетный документ

ПМР – план материальных ресурсов

ИСП – инвестиционный строительный проект

Общие сведения

Общая схема процесса генеральных поставок представлена на рисунке 1.

Расположение подсистемы «Автоматизация ген. поставок» в конфигурации 1С: Бухгалтерия представлено на рисунке 2.

Справочник «КПЕС»

Внешний вид справочника «КПЕС» представлен на рисунке 3.

На рисунке 4 представлена форма элемента справочника «КПЕС».

Реквизиты справочника:

Для кодов КПЕС, у которых установлен признак «Синхронизация CGC» (в 1С: Бухгалтерия), по регламентному заданию происходит получение новых и измененных CGC из облачной СЭД.

Справочник «Объекты строительства»

В справочнике «Объекты строительства» реквизит «Полный адрес объекта капитального строительства» на вкладке «Параметры» является обязательным для заполнения (рисунок 5).

Если реквизит не заполнен, появляется соответствующее сообщение пользователю (рисунок 6).

Справочник «Характеристики ресурсов (CGC)»

Справочник «Характеристики ресурсов (CGC)» является подчинённым справочнику «Каталог единичных ресурсов» и представлен на рисунке 7.

Форма элемента справочника имеет вид, представленный на рисунке 8.

Реквизиты:

Справочник «Каталог единичных ресурсов»

Справочник располагается в подсистеме «Автоматизация ген. поставок» → Справочники → Каталог единичных ресурсов (рисунок 9).

Справочник «Каталог единичных ресурсов» имеет иерархический вид, представлен на рисунке 10.

По кнопке «Получить новые CGC» выполняется синхронизация элементов из облачной СЭД в 1С: Бухгалтерия в ручном режиме, для кодов КПЕС, у которых установлен признак «Синхронизация CGC», см. раздел Справочник «КПЕС» (рисунок 11). При установке конкретной даты происходит синхронизация элементов на дату создания CGC.

Форма элемента справочника представлена на рисунке 12.

Реквизиты справочника:

При установке признака «Вести учет по характеристикам» открывается видимость вкладки «Характеристики» (рисунок 13).

Реквизиты табличной части «Характеристики»:

Табличная часть «Характеристики» содержит список характеристик, подчиненных данному элементу справочника. Пользователь имеет возможность добавления/изменения характеристик при помощи кнопок на командной панели вкладки (рисунок 14).

По кнопкам «Перейти» → «Характеристики ресурсов (CGC)» открывается справочник «Характеристики ресурсов» (см. раздел Справочник «Характеристики ресурсов (CGC)»).

Создание плана материальных ресурсов по инвестиционному проекту в 1С: Бухгалтерия

Документ «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту» предназначен для создания плана материальных ресурсов по проекту.

Документ располагается в подсистеме «Автоматизация ген. поставок» → «Застройщик» → «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту» (рисунок 15).

После выбора открывается список документов «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту» (рисунок 16).

При создании документа по кнопке или по клавише «Insert» на клавиатуре открывается форма выбора вида операции для документа (рисунок 17).

Вне зависимости, когда был создан документ, при его первичном проведении, дата документа заполняется текущей датой.

Вид операции «Первичный»

Документ «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту: Первичный» представлен на рисунке 18.

Реквизиты документа:

Если инвестор не указан, то при выборе проекта появляется сообщение, представленное на рисунке 19.

Выбор объекта строительства невозможно осуществить, пока не указана организация, при попытке выбора появляется соответствующее уведомление (рисунок 20).

При выборе проекта по кнопке открывается форма «Выбор проекта» (рисунок 21).

По кнопке «+» открывается содержимое проекта в разрезе пакетов (видов работ).

Если проект уже выбран, то при выборе пакета работ открывается форма обработки «Выбор проекта» со списком пакетов работ в разрезе «Проекта», указанного в шапке документа (рисунок 22).

Для выбора объекта строительства необходимо нажать на кнопку . Открывается справочник «Объекты строительства» (рисунок 23).

В нужной папке пользователь выбирает необходимый объект строительства. По двойному клику мыши на наименовании объекта строительства элемент добавляется на форму документа.

Если заполнен объект, автоматически заполняется поле «Проект» (заполняется по реквизиту «Проект» из карточки «Объекта строительства», рисунок 24).

Если заполнен «Проект», то при выборе «Объекта строительства» накладывается отбор на выбор объекта, то есть доступны объекты с проектом, указанным в шапке документа (рисунок 25).

Реквизиты табличной части:

По кнопке «Заполнить» → «Заполнить по проекту» табличная часть документа заполняется списком ресурсов, количеством и ценой (из бюджета проекта) по строительной спецификации инвестиционного проекта в разрезе пакетов (видов работ, если поле «Пакет работ» заполнено) c сайта «Инвестиционные проекты» (описание работы с сайтом «Инвестиционные проекты» представлено в инструкции СТО МИ пользователя «Сайт Инвестиционные проекты»).

Колонка «Ед. изм.» заполняется единицей измерения единичного ресурса из каталога CGC. Цена единичного ресурса автоматически с сайта заполняется рекомендованной ценой из каталога CGC (рисунок 26).

При заполнении по проекту в разрезе «Пакета работ» табличная часть заполняется единичными ресурсами с учетом, вложенных в него «Пакетов работ» нижнего уровня.

При изменении «Проекта», «Пакета работ» или «Объекта строительства» в шапке документа появляется сообщение (рисунок 27).

По нажатию кнопки «Да» производятся нужные изменения, и табличная часть очищается.

Список ресурсов доступен для редактирования вручную.

По кнопкам на панели управления пользователь имеет возможность изменять/удалять/добавлять элементы в табличную часть документа (рисунок 28).

По кнопке открывается форма выбора проекта. По кнопке значение колонки пакета работ очищается.

В колонке «Единичный ресурс» отображается ссылка на единичный ресурс в каталоге. После нажатия на ссылку или на кнопку открывается элемент каталога единичных ресурсов в браузере (рисунок 29).

Вид операции «Корректирующий»

Если документ «План материальных ресурсов» проведен, то пользователь не имеет возможности изменять документ. Если план был создан ошибочно, то на его основании создается корректирующий план (вид операции «Корректирующий»).

Если необходимо скорректировать «Корректирующий план», то новый «Корректирующий план» может быть создан только на основании «Первичного плана».

Документ «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту» с видом операции «Корректирующий» создается по позициям, которых нет в первичном плане, либо по позициям, которые необходимо добавить/убрать из первичного плана материальных ресурсов.

Корректирующий план материальных ресурсов создается на основании первичного плана (рисунок 30).

Форма документа представлена на рисунке 31.

Реквизиты документа:

Документ «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту: Корректирующий», созданный на основании первичного плана представлен на рисунке 32.

Табличная часть документа «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту: Корректирующий» заполняется по ресурсной ведомости с помощью кнопки «Заполнить по проекту (корректировка)» (рисунок 33).

Заполнение и корректировка происходят по следующим этапам:

  1. Получение актуальных данных по ресурсной ведомости на текущую дату (рисунок 34);

  1. Расчет суммарного количества прихода по первичному ПМР (количество, в которое входят приход по первичному и всем корректирующим ПМР с положительным количеством) по Проекту и Пакету работ в разрезе единичных ресурсов (рисунок 35);

  1. Расчет остатка количества первичного ПМР по Проекту, Пакету работ в разрезе единичных ресурсов. Остаток вычисляется путем вычитания из суммарного количества прихода суммарного количество по всем корректирующим ПМР с отрицательным количеством и количества по спецификациям на закупку к сроку;
  2. В случае, если количество прихода по первичному ПМР меньше полученного количества по новой ресурсной ведомости, тогда количество по первичному ПМР необходимо увеличить до количества по РВ, то есть количество становится равным разнице между количеством по новой ресурсной ведомости и количества прихода по ПМР. Формируется запись со знаком плюс (рисунок 36);

  1. В случае, если количество прихода по первичному ПМР больше полученного количества по новой ресурсной ведомости, тогда необходимо скорректировать количество по первичному ПМР в меньшую сторону
      1. Далее уже рассматривается остаток по ПМР. Если остатка хватает для уменьшения количества до значения по новой ресурсной ведомости, то берется соответствующая разница (количество прихода - количество по ресурсной ведомости), в противном случае, берется значение остатка. Формируется запись со знаком минус (рисунок 37).

      1. Если остаток равен нулю, то данная строка будет удалена из табличной части с соответствующим сообщением пользователю;
  1. В случае, если количество прихода по первичному ПМР равно полученному количеству по новой ресурсной ведомости, тогда план по данному ресурсу не был изменен, и данная строка удаляется из табличной части с соответствующим сообщением пользователю (рисунок 38).

При заполнении ПМР по кнопкам «Заполнить по проекту», «Заполнить по проекту (корректировка)» в колонку «Количество по ресурсной ведомости» формируются данные, редактированию не подлежат (рисунок 39).

Поле «Комментарий» является обязательным для заполнения (рисунок 40).

В поле «Комментарий» нужно указать причину создания корректирующего плана. Этот комментарий будет отображен в карточке Лотус, в поле "Краткое содержание" (рисунок 41).

При создании Корректирующего плана на основании старых первичных планов материальных ресурсов, если в шапке не заполнен проект работ, проверяется проект работ по табличной части первичного плана.

При выборе пакета работ из шапки документа, если план «Корректирующий», форма выбора проектов/пакетов ограничивается пакетами работ, указанными в первичном плане (либо пакет в шапке документа + пакеты 2 уровня, либо пакеты из табличной части документа (для старых ПМР)).

Корректирующий план по материальным ресурсам заполняется по остаткам плана материальных ресурсов по организации и инвестиционному проекту по кнопке «Заполнить по остаткам» или по проекту по кнопке «Заполнить по проекту (корректировка)» (рисунок 42).

В системе предусмотрено ограничение в два корректирующих плана к одному ИСП в разрезе пакета работ верхнего уровня («Пакет работ» в шапке документа) за месяц, без указания ЕИО Инвестора и ЕИО ген. поставщика в цикле согласования (рисунок 43).

Если в момент создания корректирующего плана, он является третьим или более, в список согласующих автоматически добавляются два человека (рисунок 44).

При заполнении табличной части «По остаткам» реквизит «Пакет работ» обязателен для заполнения. При попытке заполнения появится соответствующее уведомление (рисунок 45).

Также при заполнении табличной части «По остаткам» осуществляется заполнение по остаткам Первичного плана в разрезе «Срока поставки» (рисунок 46).

Если документ «План материальных ресурсов» проведен, то нельзя отменить его проведение, появляется соответствующие сообщения (рисунки 47, 48).

При создании плана материальных ресурсов со знаком «минус» нужно учитывать:

Вид операции «Без участия ген. поставщика»

Количество создаваемых планов материальных ресурсов не имеет ограничений (рисунок 49).

Табличная часть документа с данным видом операции заполняется с помощью кнопки «Заполнить» → «Заполнить по проекту» (рисунок 50).

Также имеется возможность сразу создать документ «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Поставка к сроку» (см. раздел «Спецификация на поставку к сроку») без попадания в обработку «Заявки на закупку» (см. раздел Обработка «Заявки на закупку»).

Данный механизм запускается по кнопке → «Спецификация к договору». Документ должен быть в статусе «Согласован» (рисунок 51).

В обработку «Заявки на закупку» (см. раздел Обработка «Заявки на закупку») единичные ресурсы по данному виду операции не попадут.

Выгрузка в СЭД Lotus

Внешний вид вкладки «Выгрузка в лотус» представлен на рисунке 52

Реквизиты:

Табличная часть «Список согласующих» содержит список физических лиц с возможностью указания лиц, которых необходимо включить в выгрузку.

Данные на вкладке заполняются вручную при помощи кнопок на панели управления

(рисунок 53)

По кнопке «Выгрузить в Лотус на согласование» открывается форма выбора печатной формы и режима выгрузки (рисунок 54)

После нажатия на кнопку «ОК» печатная форма документа выгружается в СЭД Lotus Notes на согласование лицам, указанным в табличной части «Список согласующих».

Краткое содержание содержит комментарий из документа 1С. Поле Проект/Объект заполняется наименованием инвестиционного проекта и пакетом работ (рисунок 55).

По двойному клику мыши по выгруженному файлу с расширением .xps осуществится открытие печатной формы документа (рисунок 56).

Колонки печатной формы:

После выгрузки Статусу документа автоматически присваивается значение «На согласовании». Документ нельзя редактировать и нельзя повторно выгружать (рисунок 57)

При удачном согласовании статусу документа присваивается значение «Согласован». Документ также нельзя редактировать и нельзя повторно выгружать (рисунок 58).

При отклонении в согласовании статусу документа присваивается значение «Отклонен». Документ становится открытым для изменения. Можно выгрузить повторно в туже карточку документа СЭД Лотус, если база ПУД, в которую выгружен документ, доступна для выгрузки. В противном случае документ выгружается в новую карточку текущей базы ПУД. Связь с предыдущей карточкой не сохраняется.

Если документ проведен и согласован, его нельзя редактировать.

По регламентному заданию по обработке выгрузки в ПУД осуществляется обработка документа «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту», которая фиксирует факт того, что данный план должен попасть в «Заявки на закупку».

Проведение документа

При проведении документа осуществляется проверка на создание документа с видом операции «Первичный»:

Если вид операции «Корректирующий»:

Работа с документами

При копировании, а также при изменении «Проекта», «Объекта», «Пакета» работ в шапке документа очищаются пакеты работ и объект в строках табличной части документа.

Назначение ответственных менеджеров генерального поставщика

Документ располагается в подсистеме «Автоматизация ген. поставок» → «Ген. поставщик» → «Установить ответственных менеджеров ген. поставщиков» (рисунок 59).

Документ «Установка ответственных менеджеров ген. поставщиков» предназначен для назначения ответственных менеджеров генерального поставщика. Отдельный ответственный менеджер отвечает за свой список КПЕС.

На рисунке 60 представлена форма нового документа.

Реквизиты документа:

Реквизиты табличной части:

В поле «Сотрудник» вводится ответственный менеджер ген. поставщика.

В табличной части «Закрепленные шестизначные коды КПЕС» устанавливаются коды КПЕС для выбранного сотрудника (рисунок 61).

Признак «Отключить», установленный в значении «Истина», на форме документа предназначен для снятия закрепленных кодов КПЕС с определенного сотрудника.

Доступ к полному списку заявок на закупку

Для того чтобы видеть полный список потребностей застройщика (см. раздел Обработка «Заявки на закупку») в справочнике «Пользователи» необходимо установить признак «Полный список заявок на закупку» (рисунок 62).

Обработка «Заявки на закупку»

Обработка располагается в подсистеме «Автоматизация ген. поставок» → «Ген. поставщик» → «Заявки на закупку» (рисунок 63).

Форма обработки «Заявки на закупку» представлена на рисунке 64.

На форме обработки необходимо указать организацию в поле:

Для сохранения настроек на форме обработки необходимо нажать на кнопку .

На форме «Сохранение настройки» необходимо указать наименование настройки и установить признак «Использовать при открытии» для того, чтобы настройка загружалась каждый раз при открытии формы обработки «Заявки на закупку».

Для автоматического сохранения вносимых изменений в настройке можно установить признак «Сохранять автоматически». По кнопке «ОК» настройки сохраняются, форма закрывается.

По кнопке открывается форма выбора настройки (рисунок 65).

Если вариант отображения данных принимает значение «В виде дерева (по умолчанию)», тогда табличная часть обработки имеет следующий вид:

  1. Ответственный
    1. Объект строительства
      1. CGC

Детальные записи:

      1. Ед изм
      2. Характеристики ресурса
      3. Количество
      4. Рекомендованная цена
      5. Срок поставки

На рисунке 66 представлен пример отображения данных в виде дерева.

Если вариант отображения данных принимает значение «В виде табличной части», то форма имеет вид (рисунок 67):

Колонки:

Внимание! В форму попадают только те единичные ресурсы, у которых документ «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту» находится в статусе «Согласован» и вид операции не равен «Без участия ген. поставщика» (см. раздел Создание плана материальных ресурсов по инвестиционному проекту в 1С: Бухгалтерия)

Менеджер ген. поставщика на форме обработки сводно видит все потребности (по закрепленным за ним шестизначным кодам КПЕС, установленным в документе «Установка ответственных менеджеров ген. поставщиков») (рисунок 68).

Если у пользователя есть доступ к полному списку потребностей (см. раздел «Доступ к полному списку заявок на закупку»), то добавляется отображение колонки «Ответственный менеджер», и форма будет иметь вид, представленный на рисунке 69.

Менеджер в режиме реального времени имеет возможность увидеть образовавшуюся потребность у застройщиков (по плану материальных ресурсов, см. раздел «Создание плана материальных ресурсов по инвестиционному проекту в 1С: Бухгалтерия»).

По кнопке «Обновить данные» происходит обновление данных табличной части обработки (рисунок 70).

Значение поля из колонки «Количество» можно изменять, другие поля табличной части обработки недоступны для редактирования

После принятия решения о закупке создается:

Спецификация на закупку может быть создана только из обработки «Заявки на закупку».

Спецификация на закупку к сроку

Спецификация к договору с вариантом печатной формы «Закупка к сроку» представлена на рисунке 72.

На форме спецификации имеется возможность изменить срок поставки в колонке «Срок поставки».

Поле «Примечание» в табличной части «Товары» заполняется строкой по колонке «Характеристика ресурса (CGC)» из табличной части обработки.

Количество единиц ресурсов можно изменить, только пересоздав документ спецификации на закупку к сроку в обработке «Заявки на закупку».

Необходимую информацию по ресурсу пользователь может добавить в поле «Примечание».

Спецификация к договору создается по единичным ресурсам, цена товара/работы/услуги равна рекомендованной цене связанных с ним CGC.

По кнопке «Заполнить CGC» (рисунок 73) осуществляется обновление рекомендуемой цены единичного ресурса на текущую дату и ее пересчет, исходя из коэффициента перевода, который указан в товаре/работе/услуге.

В нижней табличной части спецификации отражается информация по проекту и пакету работ, на которые требуется ресурс. По строкам отображается информация:

Печатная форма документа «Спецификация к договору: Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента» с вариантом «Закупка к сроку» представлена на рисунке 74. В колонку с наименованием проекта выводится адрес ИСП через запятую (реквизит «Полный адрес объекта капитального строительства» из колонки «Объект» нижней табличной части, см. раздел Справочник «Объекты строительства»). Таким образом, будет «Наименование проекта, Полный адрес объекта капитального строительства». Если «Полный адрес объекта капитального строительства» не заполнен, будет указываться только «Наименование проекта»

После того как спецификация создана и привязана к карточке договора в СЭД Lotus Notes, договор публикуется на сайтах «Закупки», Facebook.

После того как поставщик выбран, договор с номинальным поставщиком в СЭД Lotus Notes переводится в статус «Закрытый» и создается договор с выбранным поставщиком.

Происходит создание спецификации к договору с выбранным поставщиком на поставку к сроку с вариантом печатной формы «Поставка к сроку» на основании спецификации на закупку к сроку (рисунок 75).

Примечание: При открытии формы документа спецификации заполняется наименование проекта и пакета работ в нижней табличной части по данным сайта.

Спецификация на поставку к сроку

Спецификация с вариантом печатной формы «Поставка к сроку», созданная на основании закупки к сроку, представлена на рисунке 76. По умолчанию в нижней табличной части документа отображается информация по застройщику. Работа с данным вариантом печатной формы спецификации осуществляется стандартными механизмами.

На форме спецификации необходимо указать поставщика (ссылка на справочник «Контрагенты») и заполнить товары/работы/услуги поставщика из справочника «Номенклатура». Если поставщик не указан, то товары/работы/услуги нельзя выбрать, выводится служебное сообщение (рисунок 77).

В документе «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Поставка к сроку», при изменении товара/работы/услуги из справочника «Номенклатура», справочник открывается с отбором по единичному ресурсу (рисунок 78).

Цена товара/работы/услуги в спецификации заполняется вручную, также имеется возможность изменения срока поставки в колонке «срок поставки» (рисунок 79).

При изменении единицы измерения в табличной части «Товары» пересчитывается «Количество единиц» в зависимости от базового количества (колонка «Количество», рисунок 80).

По кнопке «Заполнить CGC» (рисунок 81) для спецификации с вариантом печатной формы «Поставка к сроку» осуществляется обновление рекомендуемой цены единичного ресурса на текущую дату, и её пересчет, исходя из коэффициента перевода, который указан в товаре/работе/услуге.

При записи документа осуществляется проверка табличных частей на количество. При несовпадении значения выводится служебное сообщение пользователю (рисунок 82).

При открытии формы документа заполняется наименование проекта и пакета работ в нижней табличной части по данным сайта.

Для роли «Контроль и анализ инвестирования» в карточке документа «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Поставка к сроку» доступен признак «Реализация между ИСП разных организаций инвестора» (рисунок 83).

При проведении документа, если признак «Реализация между ИСП разных организаций инвестора» установлен, то контроль продавца по «Номенклатуре» не осуществляется.

При снятии признака табличная часть будет очищаться. Это сделано для того, чтобы не было возможности поставить галочку, выбрать ТРУ, затем снять галочку и провести документ.

Спецификация для вида ПМР «Без участия ген. поставщика»

При создании документа «Спецификация к договору» с вариантом «Поставка к сроку» на основании документа «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту» с видом операции «Без участия ген. поставщика» (рисунок 84) спецификация заполняется следующим образом:

1) Вид операции устанавливается «Спецификация к договору поставки от контрагента»

2) Покупатель заполняется Организацией с признаком «Генеральный поставщик»

3) Вариант печатной формы устанавливается «Поставка к сроку». Нельзя выбрать другой.

4) Табличные части заполняются остатками по документу основанию по регистру накопления «План материальных ресурсов по ИСП»

По кнопке «Заполнить» → «По документу основанию» табличная часть документа заполняется остатками по регистру накопления «План материальных ресурсов по ИСП» в разрезе документа основания (Документ «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту»)

При проведении спецификации, созданной на основании ПМР с видом операции «Без участия ген. поставщика»:

Спецификация на генеральную поставку

После оформления поставки к сроку менеджер застройщика в 1С создает спецификацию к договору на поставку с товарами/работами/услугами выбранного поставщика.

Создается спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента с вариантом печатной формы «Ген. поставка». В документе автоматически устанавливается признак «Спецификация к ПМР по ИСП» при выборе печатной формы «Ген. поставка» (рисунок 85).

В новой спецификации заполняется цена с наценкой, указывается срок поставки.

Заполнение реквизитов документа:

По кнопке «Заполнить» → «Добавить по спецификации» открывается форма списка документов спецификации (рисунки 86, 87).

Для заполнения табличной части спецификации к договору по поставкам необходимо нажать на кнопку «Заполнить» → «Заполнить по проектам» (рисунок 88).

После выполненных действий табличная часть заполняется остатками по регистру накопления «Закупки по ген. поставкам» по документу «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Поставка к сроку» в разрезе «Объекта» и «Пакета работ», указанных в шапке документа (рисунок 89).

При указании «Пакета работ» верхнего уровня дополнительно табличная часть заполняется единичными ресурсами по «Пакетам работ» нижнего уровня.

По кнопкам «Заполнить по проектам», «Добавить по спецификации» заполняются наименование проекта и пакета работ в нижней табличной части по данным сайта.

После выбора необходимого документа спецификации на поставку к сроку, товары по ней переносятся в табличную часть спецификации на генеральную поставку (рисунок 90). В табличной части остаются только записи по объекту строительства, указанного в шапке документа.

Колонка «Адрес поставки» из табличной части «Товары» заполняется автоматически по реквизиту «Почтовый адрес объекта» из объекта, указанного в шапке документа, в том случае, если колонка еще не заполнена (рисунок 91).

Поле «Адрес поставки» доступно для редактирования (рисунок 92).

В табличной части «Товары дополнительно» колонка «Адрес поставки» формируется аналогично, как и в табличной части «Товары» – по реквизиту «Почтовый адрес объекта» из объекта, указанного в строке табличной части, в том случае, если колонка еще не заполнена (рисунок 93).

Поле «Адрес поставки» в табличной части «Товары дополнительно» также доступно для редактирования.

По кнопкам «Заполнить по проектам», «Добавить по спецификации» колонка «Адрес поставки» формируется по строкам табличной части «Товары» документа «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Поставка к сроку» (рисунок 94).

При изменении «Адреса поставки» в верхней табличной части изменяется «Адрес поставки» в связанной с данной строкой в нижней табличной части и наоборот, при условии, что объект в нижней строке табличной части равен объекту в шапке документа (рисунок 95).

Если данное равенство не выполняется, адрес поставки не будет автоматически редактироваться (рисунок 96).

Пользователь имеет возможность дополнить товары в табличной части по другой спецификации по кнопке «Добавить по спецификации» (рисунок 97).

Количество можно изменять только в меньшую сторону. Изменения в верхней табличной части автоматически вносятся в нижнюю табличную часть. При вводе большего значения количества появляется служебное сообщение пользователю (рисунок 98).

Имеется возможность ручного изменения количества в нижней табличной части, если ресурс необходим для другого объекта строительства.

При проведении спецификации с вариантом печатной формы «Ген. поставка» осуществляется проверка на заполнение нижней табличной части.

При проведении закрывается регистр «Закупки по ген. поставкам» по Спецификациям к договору с вариантом печатной формы «Поставка к сроку» по FIFO.

После оформления документа «Поступление товаров и услуг» на основании данной спецификации план материальных ресурсов по инвестиционному проекту выполняется на объем поставленных CGC.

При открытии формы документа заполняется наименование проекта и пакета работ в нижней табличной части по данным сайта.

Печатная форма спецификации формируется по нижней табличной части, если она не заполнена, то – по верхней.

Колонка «Способ и адрес (место) поставки» заполняется по почтовому адресу объекта с указанием способа поставки.

Почтовый адрес объекта соответствует полю «Адрес поставки» (рисунок 99).

Способ поставки указывается перед почтовым адресом объекта, добавляется следующий текст

В электронной и печатной формах СЭД Лотус колонка «Способ и адрес (место) поставки» заполняется по аналогии с печатной формой «Спецификации к договору» в 1С (рисунки 102 и 103).

Документ «Сторно спецификации»

Описание документа «Сторно спецификации» см. в СТО МИ пользователя по работе с ПО «Спецификации к договорам».

Если у документа «Сторно спецификации» в качестве документа-основания указан документ «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Ген. поставка» (рисунок 104).

То при вводе на основании «Сторно спецификации» документа «Спецификация к договору» заполняются данные по сторно (включая привязку к проекту, пакету работ по нижней табличной части «Товары дополнительно») на отсторнированное количество и сумму (рисунок 105).

При этом количество для нижней табличной части «Товары дополнительно» пересчитывается с учетом коэффициента верхней табличной части «Товары» по данному единичному ресурсу (в разрезе кода строки).

При создании «Сторно спецификации» списываются остатки за минусом выставленных реализаций по данной спецификации.

Если «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Поставка к сроку», созданная на основании документа «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту», тогда наличие остатков для Ген. поставки не проверяется. В нижнюю табличную часть подтягиваются только остатки по регистру «Остатки по спецификации к договору»

Последовательность сторнирования документов при изменении количества по проекту:

1) Увеличение количества

– создание корректирующего плана материальных ресурсов (см. раздел «Создание плана материальных ресурсов по инвестиционному проекту в 1С: Бухгалтерия») → спецификация на «Закупку к сроку», на «Поставку к сроку»

– сторнирование спецификации на «Ген. поставку» документом «Сторно спецификации»

– создание спецификации на основании документа «Сторно спецификации» на «Ген. поставку»

2) Уменьшение количества

– создание корректирующего плана материальных ресурсов с «минусом»

– создание «Сторно спецификации» для документов спецификаций на «Поставку к сроку»

– создание документа «Спецификация к договору» на «Поставку к сроку» на основании «Сторно спецификации» с выведение нового количества ресурсов по первичному и корректирующему плану

– создание документа «Сторно спецификации» для спецификации на «Ген. поставку»

– создание документа «Спецификация к договору» на Ген. поставку на основании документа «Сторно спецификации»

Последовательность сторнирования документов, если поставку необходимо перенести к другому поставщику:

1) Поставщик отказался от поставки части перечня материалов, указанного в спецификации «Закупка к сроку», «Поставка к сроку».

– Необходимо произвести поставку от участника закупок занявшим место №2.

– На основании спецификации «поставка к сроку», созданную с участником закупок, занявшим место №1, создаем документ «Сторно спецификации», на основании которого создаем спецификацию «поставка к сроку» с участником закупок №2.

– Или необходимо провести новые закупки (пример ситуации описанной выше: в торгах не было участника №2)

– на основании спецификации «поставка к сроку» созданную с участником закупок занявшим место №1, создаем «Сторно спецификации», на основании спецификации «закупка к сроку» создаем документ «Сторно спецификации» на количество, которое не было поставлено по спецификации «поставка к сроку» и аналогично делаем для спецификации на «Ген.поставку», при этом сторнированное количество возвращается в раздел «Заявки на закупку» для формирования новой спецификации «закупка к сроку».

Последовательность сторнирования документов, если закупка не состоялась и не вышло ни одного участника:

– необходимо разбить спецификацию «закупка к сроку» на несколько более мелких спецификаций. Сторнируем спецификацию «закупка к сроку», остатки по спецификации возвращаются в раздел «Заявки на закупку»

Внимание! В документе «Сторно спецификации» обязательно должен быть указан «Код строки».

Внимание! Нельзя отменять проведение документа «Сторно спецификации».

Документ «Реализация товаров и услуг»

Если Спецификация к договору с вариантом печатной формы «Ген. поставка» или «Поставка к сроку» по документу основанию «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту»:

Осуществляются движения документа по регистру «План материальных ресурсов по ИСП»

Документ «Поступление товаров и услуг»

Выполняются движения по регистру «План материальных ресурсов по ИСП», если в документе указана «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Поставка к сроку» по документу основанию «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту»

Осуществляется проверка на спецификацию: сначала проверяется Спецификация к договору, которая указана в табличной части, и в случае, если она не заполнена, проверяется Спецификация из шапки документа.

Документ «Ведомость на материалы, оборудование, машины и механизмы»

Данный документ расположен в подсистеме «Автоматизация ген. поставок» (рисунок 106).

Внешний вид нового документа показан на рисунке 107.

Реквизиты документа:

Если договор уже выгружен в 1С, то после привязки ведомости к Лотусу договор проставится в документе в течении 30 – 60 минут, если нет – то в течение часа (рисунок 109),

Для выбора доступны только объекты с учетом связи проекта с объектом в карточке объекта (рисунок 111),

Табличная часть «Работы»:

По кнопке «Заполнить» табличная часть «Работы» заполняется по табличной части «Товары» документа «Спецификации на пакет работ», а именно по колонке «Наименование промежуточной работы» (рисунок 113).

Табличная часть «Материалы»:

По кнопке «Заполнить» табличная часть документа заполняется данными по проекту и пакетам работ исходя из потребности плана материальных ресурсов (ПМР).

Если по ПМР еще не созданы документы «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Ген. поставка», то срок поставки заполняется сроком из ПМР, при чем ПМР должен быть со статусом «Согласован» (рисунок 114).

Если по ПМР уже созданы документы «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Ген. поставка», то срок поставки заполняется сроком, указанном в спецификации, при этом на состояние спецификаций ограничения не накладывается.

Табличная часть «Поставщики»:

Равенство пакетов работ определяется по соответствию табличной части «Товары» выбранной спецификации и пакетов работ (рисунок 117).

По кнопке «Заполнить» табличная часть «Поставщики» заполняется по спецификациям к договору по вышеуказанным критериям отбора (рисунок 118).

Табличная часть «Оборудование, машины и механизмы» аналогична табличной части «Материалы» (рисунок 119).

По кнопке «Заполнить» табличная часть «Оборудование, машины и механизмы» заполняется по табличной части «Товары», при этом «Пакет работ» – значение колонки «Наименование пакета работ» табличной части спецификаций, указанных в табличной части «Поставщики» (рисунок 120).

Табличные части нельзя редактировать, есть возможность удалять строки (рисунок 121).

Печатная форма

Печатная форма документа собирается из табличных частей «Материалы» и «Оборудование, машины и механизмы» (рисунок 122).

При этом колонка «Наименование материала/оборудования/машины/ механизма» заполняется комплексным значением «Единичный ресурс» и «Характеристика ресурса» (рисунок 123).

Документ в СЭД Лотус

Аналогичный вид печатной формы создается в Лотусе при привязке к договору.

В СЭД Лотус в карточке договора расположена кнопка «Действия» → «Создать приложение» (рисунок 124).

При выборе «Приложения №11» открывается форма списка документов «Ведомость на материалы, оборудование, машины и механизмы» в разрезе организации и внешней стороны из карточки договора в Лотусе, не привязанных к договору в Лотусе (в 1С не заполнено поле «Договор контрагента»).

После выбора необходимого документа создается приложение к указанному договору, оно отображается на вкладке ответные документы.

В 1С у выбранного документа заполняется поле «Договор контрагента».

Обработка «Ресурсная ведомость»

Обработка расположена в подсистеме «Автоматизация ген. поставок», раздел «Обработки» (рисунок 125).

Внешний вид данной обработки представлен на рисунке 126.

Реквизиты обработки:

Если поле «Организация» не заполнено, то появляется служебное сообщение (рисунок 128).

Для выбора значения реквизита «Проект» открывается отдельное окно (рисунок 130).

Но при нажатии на какой-либо проект, кроме заполненного автоматически, программа не передает это значение в поле, и появляется соответствующее предупреждение (рисунок 131).

В случае, если ранее пользователь не указал значение реквизита «Первичный ПМР», выходит сообщение (рисунок 132).

Реквизиты «Проект» и «Пакет работ» в шапке документа выбираются по сайту MS Project в том случае, если по организации включен режим «Управление инвестиционными проектами по MS Project» (рисунок 134), иначе по сайту ИСП.

Реквизиты табличной части «Ресурсная ведомость»:

В табличной части «Расшифровка» отображается расшифровка сумм табличной части «Ресурсная ведомость» в разрезе документов.

Реквизиты табличной части «Расшифровка»:

При активизации строки в табличной части «Расшифровка» отображаются созданные в 1С документы по данному ресурсу (рисунок 135).

По кнопке «Заполнить / обновить данные» происходит заполнение табличной части «Ресурсная ведомость» следующим образом:

Остаток вычисляется путем вычитания из количества прихода суммарное количество расхода;

Формируется запись со знаком минус (рисунок 141).

Строки, с заполненными колонками «Доступно для корректировки» подсвечиваются цветом (рисунок 142).

По кнопке «Установить флажки» выделяются только те строки, у которых колонка «Доступно для корректировки» заполнена (рисунок 143).

Остальные строки можно выделить вручную.

Все колонки доступны только на просмотр, для редактирования недоступны.

По кнопке «Создать корректирующий план» открывается форма документа «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту» с видом операции «Корректирующий» с заполненными реквизитами. Табличная часть документа заполняется по выделенным строкам обработки (рисунок 144).

Обработка «Сторнирование спецификаций по ген. поставкам»

Форма обработки «Сторнирование спецификации по ген. поставкам» представлена на рисунке 145.

Реквизиты шапки:

После ввода наименования организации по кнопке «Обновить данные» происходит обновление данных в табличных частях обработки.

Первая табличная часть состоит из документов «Спецификация к договору» и представлена в виде дерева документов (рисунок 146).

Иерархия документов спецификаций следующая:

На каждом уровне иерархии табличная часть содержит колонку «Сторно спецификации».

Нижняя табличная часть содержит расшифровку по документам, указанным в первой табличной части.

По выделенной строке первой табличной части отображается количество и сумма по единичным ресурсам и/или номенклатур (товаров/работ/услуг) по спецификации, которое может быть отсторнировано (рисунки 147, 148).

Если «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Поставка к сроку», созданная на основании документа «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту», тогда

Генерация документов

По кнопке «Сгенерировать» по выделенным строкам первой табличной части происходит генерация документов «Сторно спецификации» согласно ролям пользователей.

1) Пользователи, не имеющие роль «Менеджер ген. поставщика» (устанавливается по обращению в техническую поддержку, для техподдержки: роль устанавливается в справочнике «Пользователи» → Роли → Обработка «Задать роли для пользователя») могут сторнировать документы «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Ген. поставка».

При удачной генерации документа выдается вопрос: «Оповестить ответственного менеджера?», – и в случае положительного ответа отсылается в СЭД Lotus Notes уведомление со следующим текстом:

«Произведено сторнирование документа Спецификация к договору «Номер документа» от «Дата», проверьте необходимость сторнирования документов: Документ1, Документ2, Документ3, …, ДокументN»

, где ДокументN – документ, связанный с отсторнированным, в структуре строк по табличной части обработки

2) Пользователи, имеющие роль «Менеджер ген. поставщика», могут сторнировать документы Спецификация к договору с вариантом печатной формы «Закупка к сроку» и «Поставка к сроку»

Отчет по исполнению ПМР по ИСП

О текущем состоянии процесса генеральных поставок можно узнать из отчета «Отчет по исполнению ПМР по ИСП».

Отчет предназначен для отображения информации о количестве и сроках поставки CGC по плану материальных ресурсов.

Отчет располагается в подсистеме «Автоматизация ген. поставок» → «Отчеты» → «Отчет по исполнению ПМР по ИСП» (рисунок 149).

Форма отчета представлена на рисунке 150.

На форме отчета пользователь имеет возможность установки отборов по:

По кнопке «Сформировать» происходит формирование отчета по плану генеральных поставок на определенную дату (рисунок 151).

Группировки отчета по умолчанию:

Показатели:

По ведомости:

Данные колонки заполняются по последнему документу «Ведомость на материалы, оборудование, машины и механизмы», привязанному к договору (рисунок 152).

По плану:

По спецификации на ген. поставку:

По спецификации на закупку к сроку:

По спецификации на поставку к сроку:

По плану (без участия ген. поставщика): (Выводятся данные по документу «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту» с видом операции «Без участия ген. поставщика»)

По спецификации на поставку к сроку (без участия ген. поставщика): (выводятся данные по спецификация с вариантом печатной формы «Поставка к сроку», созданных на основании документа «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту»)

По поступлению:

По реализации: (выводятся данные по документам «Реализация товаров и услуг»)

Информация выводится по документам: «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту», «Спецификация к договору», «Сторно спецификации» (в документе «Сторно спецификации» количество и сумма выводятся со знаком минус).

Данные по документам «План материальных ресурсов по инвестиционному проекту» выводятся только в статусе «Согласован».

Строки с документами «Спецификация к договору» выделяются цветом в зависимости от статуса спецификации (цвет выделения строк аналогичен цвету в журнале спецификации, см. СТО МИ пользователя «Спецификации к договорам»).

Инструкция по настройке отчетов, построенных на такой же основе, как и «Отчет по исполнению ПМР по ИСП» располагается: СТО МИ пользователя «Настройка отчетов в 1С: Предприятии».