СТО УП «Регламент проведения селекторных совещаний»

Разработан: Аликин А.Ю. (изменен: Орлов В.М., Конюхов Д.А.)

1. Общие положения

1.1. Платформой для проведения селекторных совещаний по реализации инвестиционно-строительных проектов (далее – Совещание) является программа MS Lync.

1.2. Присоединение к Совещанию производится с автоматизированного рабочего места, а в случае, если это невозможно – с мобильного устройства.

1.3. Сотрудник офиса управления проектами организует Совещание в программе MS Outlook (режим «Cобрание Lync») и направляет ссылки по электронной почте:

1) ЕИО и сотрудникам организации инвестора;

2) ЕИО и ответственному менеджеру генерального поставщика;

3) Специалисту информационной и технической поддержки инвесторов (со стороны офиса управления проектами);

4) Участникам команды ИСП;

5) Представителям организации, осуществляющих строительный контроль;

6) Представителям организации, осуществляющей контроль за соблюдением техники безопасности на объекте.

1.4. Специалист информационной и технической поддержки инвесторов создает специальное письмо (в СЭД) (далее − Письмо), в котором ведутся все дальнейшие обсуждения между участниками Совещания.

1.5 Ссылка направляется участникам Совещания (согласно п. 1.3) на основании полученного уведомлении в СЭД от управляющего ИСП.

1.6. Ведущим Совещания является управляющий ИСП, а в случае его отсутствия, менеджер по управлению инвестированием в строительство, предварительно выбранный управляющим ИСП.

1.7. Ответственный менеджер по управлению инвестированием должен обеспечить присутствие на Совещании представителей всех организаций, с которыми имеются действующие договоры на закрепленные за ним пакеты работ. Для этого необходимо переслать им по электронной почте ссылку на Совещание в Lync, номер телефона и идентификатор конференции, полученные от сотрудника офиса управления проектами.

1.8. В случае, если обязательный участник Совещания не может присутствовать на нем, то ему необходимо уведомить об этом ведущего Совещания.

1.9. При необходимости, на Совещание допустимо привлекать иных лиц, не указанных в п. 1.3 и 1.7.

1.10. Полномочия выступающего обязательно предоставляются для:

1) ЕИО организации инвестора;

2) Представителя офиса управления проектами;

3) Управляющего ИСП, а также ответственному лицу им назначенному.

1.11. Дополнительно список ссылок на Совещания размещен на сайте develop-man.ru.

1.12. Специалист информационной и технической поддержки инвесторов имеет право задавать вопросы, относящиеся к логике Совещания, после каждого доклада.

1.13. Специалист информационной и технической поддержки инвесторов обязан:

1) вести запись Совещания и, после его завершения, размещать её в Письме и на официальном канале YouTube.com;

2) по завершению Совещания фиксировать вопросы, возникшие к офису управления проектами, в Письме и ответить на них до конца текущего рабочего дня (см. п. 1.13);

3) по завершению Совещания фиксировать перечень отсутствующих на Совещании подрядных организаций, выполняющих подрядные работы на объекте.

1.14. Для получения доступа на просмотр Совещаний, необходимо в Письме предоставить активный аккаунт на сервисе google+ специалисту информационной и технической поддержки инвесторов.

1.15. Порядок проведения Совещания и рассматриваемые вопросы могут корректироваться ЕИО организации инвестора.

2. Требования к формату выступления

2.1. При присоединении к Совещанию отключать звук микрофона и запускать видео, предварительно настроив микрофон и веб-камеру для корректной работы.

2.2. Перед началом выступления сообщать свою Ф.И.О. и занимаемую должность (если данную информацию не озвучил ведущий Совещания).

2.3. Доклад участника Совещания должен быть кратким, емким и, по содержанию и времени выступления соответствовать п. 2.6 настоящего СТО.

2.4. При выступлении необходимо:

- Оперировать измеримыми показателями: конкретные даты, стоимостные показатели, количество работников, объем выполненных работ в процентном соотношении и т.д.;

- При указании срока выполнения работ, поставок и т.д., сообщать плановую дату (по графику) и фактический ход их выполнения;

- Докладчику указывать название подрядной организации и должности её представителей, а не их Ф.И.О;

- Вопросы адресовать конкретному участнику Совещания, т.е. не должны быть абстрактными и без адресата;

- Уважительно относиться к другим участникам Совещания (не допускаются высказывания, задевающие их честь, престиж организаций, которые они представляют и т.д.);

- Смотреть в камеру, держаться уверенно, использовать умеренные жесты, средний темп речи и тон.

2.5. Во время проведения Совещаний не допускается:

- Обсуждение вопросов, не предусмотренных логикой Совещания;

- Длительное обсуждение проблем (в случае, если решение не было найдено оперативно, то дальнейшее разрешение ситуации проводить в рабочем порядке или назначить отдельное собрание).

2.6. Порядок выступлений, примерное содержание и время доклада участников Совещания представлен в таблице 1:

Таблица 1 − Порядок выступлений, примерное содержание и время доклада участников Совещания

Порядок выступления
Участник Совещания
Примерной содержание выступления
Время, мин. (на одного докладчика)
1
 Ведущий Совещания Напоминает о необходимости выключения микрофона и запуска видео. Докладывает о ходе выполнения продаж по ИСП (в начале каждой недели). Предоставляет слово каждому из участников Совещания. По завершению каждого доклада просит озвучить вопросы к выступившему.
0,2
2
 Представитель организации, осуществляющей контроль за соблюдением техники безопасности на объекте По объекту ___ не устранено ___ предписаний (с указанием перечня работ по пакетам работ), из них критических ___ шт. (с указанием перечня работ по пакетам работ). За вчерашний день выдано критическое предписание ___ (указать в чем суть предписания, на какую работу и по какому пакету работ).
0,5
3
 Представители организации, осуществляющей строительный контроль на объекте По объекту ___ не устранено ___ предписаний (с указанием перечня работ по пакетам работ), из них критических ___ шт. (с указанием перечня работ по пакетам работ). За вчерашний день выдано критическое предписание ___ (указать в чем суть предписания, на какую работу и по какому пакету работ).
0,5
4
 Менеджер по управлению инвестированием в проектирование По объекту ___ все исходные данные собраны / не собраны (указать отсутствующие и ожидаемую дату получения).Общее количество договоров на проектирование необходимых к заключению на текущий квартал ___;На текущий момент заключено ____ договоров/___подготовлено/___отправлено на согласование (указать причины, препятствующие их заключению).Организации, выполняющие проектные работы в графике / с отставанием от графика (указать текущий срок отставания).Ожидаемый срок выдачи проектной документации (по разделам, с наименованием): ___. Срок получения заключения экспертизы по сданной ПД ___. Договор по контролю качества и экспертизе ПД заключен / не заключен (указать причины и планируемый срок). На пакет работ ___ ресурсные ведомости выгружены (материалы, работы, механизмы).Ресурсная ведомость отсутствует на пакет работ ____, планируемые срок выгрузки ___. Изменений в проекте не производилось/ в проект внесены следующие изменения ___.Согласно требованиям управляющего ИСП: Информация может докладываться по таблице, которая ведется по всем разделам ПД.Доклады могут осуществляться с заданной периодичностью.
1,0
5
 Менеджер по управлению инвестированием в обеспечение машинами и механизмами На объекте ___ за вчерашний день не исполнено ___ согласованных заявок. Не выделена техника (наименование техники) ___ для подрядчика ___. Техника будет поставлена ___.Сообщает, что на ____ число по объекту ___ будут исполнены ___ заявок.Выделена ___ (наименование техники) организации ___ для подрядчика ___. Время работы с ___ по ___. Не выделена ___ (наименование техники). Приняты следующие меры ___. Техника будет поставлена ___.Подрядчик ___ уведомлен.
0,5
6
 Менеджер по управлению инвестированием в поставку материалов и оборудования На ___ неделе запланирована поставка следующих групп материалов: ___. На объект ___ за вчерашний день не поставлены материалы: ___ для подрядчика ___. Материалы будут поставлены ___. ___ числа на объект ___ будут поставлены следующие материалы: ___В нарушение графика не будут сегодня поставлены следующие материалы: ___. Приняты следующие меры ___.Ожидаемый срок поставки___. Подрядчик ___ уведомлен.
1,5
7
 Менеджер по управлению инвестированием в строительство;Менеджер по управлению инвестированием в работы ВиК;Менеджер по управлению инвестированием в электромонтажные работы; На объекте ___ по пакету работу ___ ведутся работы подрядчиком ___. Плановое количество человек на объекте ___, фактическое ___. Работы выполняются согласно графику / с отставанием от графика (указать текущий срок отставания, его причины и корректирующие мероприятия).Объем выполненных работ ___ по пакету работ (в % отношении). На текущий квартал необходимо заключить ___ договоров, из них ___ заключено/___подготовлено (в том числе приложений)/ ___отправлено на согласование (указать причины, препятствующие их заключению).Проблемными вопросами являются: ___.
2,0
8
 Представители подрядных организаций На объект ___ за вчерашний день была запланирована работа ___ чел. с выработкой ___ чел-час. Фактически работало ___ чел. , выработка составила ___ чел-час. Отклонение от графика ___ по причине (указать если было отклонение от плана) ___. На сегодня запланирована работа ___ чел с выработкой ___ чел-час. Дефицитные позиции материалов ___ в количестве ___, заявка была направлен ответственному менеджеру ___ (указываются материалы, которые приведут к остановке работ на объекте в течение ближайших 5 рабочих дней) ___. Прочие вопросы: ___.
5,0
9
 Ведущий Совещания Прошу озвучить срочные вопросы.
10
 Ведущий Совещания Ответственным менеджерам прошу обратить внимание на отсутствие подрядных организаций: ___