СТО МИ «Оформление доверенности на участника команды ИСП»

Разработан: Конюхов Д.А. (изменен Орлов В.М.)

1. Общие положения

1.1. Данная методическая инструкция описывает алгоритм действий участника команды ИСП (далее – Менеджера) при оформлении простой оригинальной доверенности, необходимой для выполнения своих функций в рамках реализации ИСП.

1.2. Для всех Менеджеров, в соответствии с их ролью, предусмотрен свой набор прав и полномочий (согласно шаблону), указываемых в карточке доверенности.

2. Оформление доверенности

Процесс оформления доверенности проходит в четыре этапа:

1) Создание заявки в базе «Доверенности»;

2) Направление поручения на подготовку доверенности;

3) Согласование доверенности ответственным менеджером и ЕИО;

4) Получение доверенности в специализированной консалтинговой организации.

2.1. Создание заявки в базе «Доверенности».

1) На главной странице программы IBM Lotus Notes откройте базу «Доверенности» (рисунок 1):

Рисунок 1 – Главная страница IBM Lotus Notes

2) Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Оригинальная доверенность» (рисунок 2):

Рисунок 2 – Создание карточки оригинальной доверенности

3) Заполните карточку оригинальной доверенности (рисунок 3), указав:

- Ф.И.О. в строке «поверенный»;

- Наименование организации инвестора в строке «организация»;

- Краткое содержание доверенности, например, «доверенность на менеджера по управлению инвестированием …»;

- Номер доверенности (при нажатии кнопки присваивается автоматически);

- Дату начала и окончания действия доверенности (максимальный срок 1 год);

- Вид доверенности – простая.

Рисунок 3 – Заполнение карточки оригинальной доверенности

4) Заполните заявку на оформление доверенности (рисунок 4 и 5), указав:

- форму доверенности – простая письменная;

- доверителя – организацию инвестора и Ф.И.О. ЕИО;

- поверенного − наименование Вашей организации (ИП), Ф.И.О. Менеджера, получающего доверенность, паспортные данные (серию и номер паспорта, дату выдачи и кем выдан), адрес регистрации.

Рисунок 4 – Заполнение заявки на оформление доверенности

- содержание доверенности − Вашу роль в команде ИСП и, в соответствии с ней, перечислить предоставляемые права и полномочия (из шаблона), приложив ссылку на договор(-ы) ИСП (в СЭД), либо указав наименование ИСП (если договор еще не заключен).

- срок действия доверенности (не более 1 года).

Рисунок 5 – Заполнение заявки на оформление доверенности

5) Заполните вкладку адресаты (рисунок 6), указав ответственного Менеджера, на которого оформляется доверенность в поле «Подписал», а в поле «Адресат» − «Стройком УК ООО».

Рисунок 6 – Заполнение заявки на оформление доверенности

2.2. Направление поручения на подготовку доверенности

Направьте созданную заявку на исполнение адресату «Юристы (руководство)»:

1) Нажмите кнопку «Обработать» − выберете «Отправить на исполнение» − перейдите во вкладку «Рассылка» (рисунок 7):

Рисунок 7 – Выбор этапа обработки

2) Снимите галочки со всех адресатов, после чего установите галочку только возле «Юристы (руководство)» и нажмите «ОК» (рисунок 8):

Рисунок 8 – Выбор адресата для отправки

2.3. Согласование доверенности ответственным менеджером и ЕИО

2.3.1. В случае обнаружения назначенным исполнителем от УК «Стройком» каких-либо замечаний (необходимо дополнить недостающие сведения и т.д.), он указывает их в своей визе и направляет на доработку автору заявки (рисунок 9).

Ответственному Менеджеру необходимо их исправить в течение 2 (двух) рабочих дней.

Рисунок 9 – Пример визы от исполнителя УК «Стройком»

2.3.2. В случае, если замечаний нет − исполнитель УК «Стройком», в течение 3 рабочих дней, после подготовки проекта доверенности, направляет его на согласование ответственному Менеджеру и ЕИО организации инвестора (или его представителю) (рисунок 10).

Рисунок 10 – Направленный на согласование проект доверенности

2.3.3. Менеджеру необходимо согласовать полученную доверенность, нажав кнопку «Завизировать документ» − поставить маркер в поле «Подписать» − «ОК» (рисунок 11):

Рисунок 11 – Подписание менеджером полученной доверенности

2.4. Получение доверенности в специализированной консалтинговой организации

После подписания доверенности ЕИО организации инвестора, Менеджер приглашается для подписания и получения доверенности в консалтинговую организацию, обслуживающую электронный документооборот.

Подписанную доверенность сотрудник консалтинговой организации регистрирует (в СЭД) и переводит в статус «Действующая».