СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту»
1. Общие положения
2. Описание процесса
2.1. Подготовка к заключению договора
2.1.1. Заключение договоров: на выполнение подрядных работ, поставки материалов и оборудования, оказания услуг машин и механизмов (далее – Договоры) − допускается только при наличии:
2.1.2. Разработку ресурсной ведомости (состоящей из ведомости подсчета материалов и ведомости подсчета трудозатрат) согласно СТО УП «Регламент создания ресурсной ведомости» и СТО УП «Руководство на роль: Менеджер по управлению инвестированием в проектирование» обязан обеспечить менеджер по управлению инвестированием в проектирование.
Ведомость подсчета материалов, после ее разработки, должна быть согласована проектировщиком с ответственным менеджером по управлению инвестированием от команды ИСП.
Ведомость подсчета трудозатрат, после ее разработки, должна быть согласована исполнителем с ведущим инженером-программистом расчетно-аналитических программ офиса управления проектами и ответственным менеджером по управлению инвестированием от команды ИСП.
Утверждение ресурсной ведомости управляющим ИСП допускается только после ее согласования.
2.1.3. Рекомендованные цены по данным сайта единичных ресурсов CGC, в ресурсной ведомости, являются предельными ценами при определении стоимости закупаемых материалов и оборудования, подрядных работ, услуг машин и механизмов. В случае, если цена превышает рекомендованную, менеджеру по управлению инвестированием необходимо согласовать её размер согласно требованиям инвестора.
2.1.4. Заключение Договора возможно только на полный пакет работ, а количество пакетов работ, включаемых в один договор, не ограничено. При этом, на один пакет работ одновременно могут быть заключены все Договоры.
2.2. Запрос и обработка коммерческого предложения
2.2.1. Основанием для заключения Договора всегда должно быть коммерческое предложение, поступившее от потенциального контрагента.
2.2.2. Разработка запроса на получение коммерческого предложения для потенциального контрагента входит в обязанности менеджера по управлению инвестированием.
2.2.3. Менеджер по управлению инвестированием обязан направить запрос на коммерческое предложение (за печатью и подписью уполномоченного представителя организации) всем известным потенциальным контрагентам, приложив смету, и, указав рекомендованные цены (с сайта сайте единичных ресурсов CGC) по каждой позиции ресурсной ведомости на пакет(-ы) работ инвестиционно-строительного проекта.
Отправлять запрос на получение коммерческого предложения необходимо с корпоративного адреса электронной почты, закрепленной за менеджером по управлению инвестированием в договоре управления ИСП.
2.2.4. Менеджер по управлению инвестированием обязан обеспечить размещение информации о новой компании в ИС МТ, в т.ч. обновленной информации по свидетельству о допуске СРО для соответствующих видов работ.
2.2.5. Для договоров с авансовыми платежами, менеджер по управлению инвестированием обязан обеспечить обновление информации об организации в ИС по выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) (сроком давности не более 2 месяцев для закупок стоимостью более 500 тыс. руб. и не более 6 месяцев – в остальных случаях).
Вариант А: Безтендерная закупка
2.2.6. А1. Является стандартным вариантом закупки с неограниченной стоимостью.
2.2.6. А2. Не допускается в случае, если:
2.2.6. А3. Обязательные условия, при выполнении которых можно использовать данный вариант закупки:
Вариант Б: Безальтернативная закупка
2.2.6. Б1. Данный вариант закупки осуществляется при условии, что на региональном рынке и на сайте единичных ресурсов CGC присутствует меньше двух продавцов закупаемых товаров/ работ/ услуг, или при решении инвестора о выборе определенного подрядчика/поставщика, зафиксированном приказом по организации инвестора.
2.2.6. Б2. Такой вариант закупки не допускается в случае, когда потенциальный подрядчик/поставщик находится в реестре недобросовестных контрагентов.
2.2.6. Б3. Срок выполнения работ подрядчиком не должен превышать срок по оперативному графику реализации инвестиционно-строительного проекта.
Вариант В: Безотлагательная закупка
2.2.6. В1. Данный вариант закупки применяется в условиях аварийной ситуации на строительном объекте, когда инвестор несет значительные прямые финансовые потери. В таком случае, выбирается тот контрагент, который в кратчайшие сроки готов предоставить необходимые товары/работы/ услуги.
2.2.6. В.2. Для проведения такого варианта закупки необходима положительная виза инвестора при согласовании договора.
Вариант Г: Закупка по результатам тендера
2.2.6. Г1. Является стандартным вариантом закупки с неограниченной стоимостью. Выбирается по желанию ответственного за заключение договора менеджера по управлению инвестированием.
2.2.6. Г2. Такой вариант закупки не допускается в случае, когда потенциальный подрядчик/поставщик находится в реестре недобросовестных контрагентов.
2.2.6. Г3. Обязательными условиями, при выполнении которых может использоваться данный вариант закупки, являются:
2.3. Создание договора, спецификаций и приложений к договору
2.3.1. Используя стандартные формы договоров (в соответствии с СТО УП «Рекомендуемые для применения стандартные типовые договоры по пакетам работ»), ответственный менеджер по управлению инвестированием обязан создать текст договора и все приложения к нему.
В исключительных случаях он может использовать оригинальные формы договоров, процесс заключения которых описан в СТО УП «Регламент заключения оригинального договора по инвестиционно-строительному проекту».
2.3.2. Ответственный менеджер по управлению инвестированием должен создать спецификацию (в соответствии с СТО МИ пользователя «Спецификации к договорам») к Договору в 1С Бухгалтерия, осуществив её привязку к бюджету проекта на сайте инвестиционно-строительных проектов.
Если в процессе привязки обнаружено превышение суммы доступного лимита по бюджету пакета работ, то необходимо письмом через управляющего ИСП согласовать: с инвестором − перераспределение сумм расходов между пакетами работ, либо с инвестором и советом директоров инвестора − увеличение бюджета проекта.
Откорректированная сумма вносится в бюджет на сайте инвестиционно-строительных проектов экономистом организации, аккредитованной инвестором (см. список контактных лиц).
2.3.3. Спецификация всегда создается в ИС для внутреннего управленческого учета, является приложением и неотъемлемой частью договора.
2.3.4. Если у контрагента отсутствует доступ к ИС, то спецификация подписывается в ручную обеими сторонами, при этом в карточку «Спецификация» не прикладываются подписанные с двух сторон документы.
2.3.5. Не допускается при создании спецификации превышать физический объем единичного ресурса CGC (накопленным итогом) над количеством, зафиксированным в ресурсной ведомости на сайте ИСП.
2.3.6. В случае изменения договора (например, из-за корректировки рабочей документации, сроков строительства или технического задания) ответственный менеджер по управлению инвестированием обязан в карточку договора приложить ссылки на письма и листы рабочей документации, согласующие эти изменения.
2.4. Согласование договора и перевод его в действующий
2.4.1. Для согласования каждого типа договора существует свой список согласующих (см. варианты: А, Б, В, Г, Д, Е), в который входит специалист по контролю и анализу за инвестированием СЧА в ИСП (кроме варианта Г, Д), без проверки которого договор не может быть переведен в статус «Действующий».
2.4.2. Общие требования, обязательные для контроля за исполнением со стороны специалиста по контролю и анализу за инвестированием СЧА в ИСП:
2.4.3. В случае наличия заинтересованности в сделке по договору − менеджеру по управлению инвестированием необходимо приложить соответствующие ссылки на согласующие письма, направленные в адрес высшего органа управления инвестора и (или) совета директоров инвестора.
2.4.4. Договор может быть переведен в «Действующий» только при наличии всех положительных виз. При этом, виза «Просрочил-подписал» не приравнивается к положительной визе «Подписал».
2.4.5. В случае, если есть положительная виза управляющего организации инвестора, поставлена после отрицательной визы одного или нескольких участников согласования, то договор может перейти в статус «Действующий».
В случае, если после положительной визы управляющего организации инвестора появляется отрицательная виза одного или нескольких участников согласования, то договор не может перейти в статус «Действующий».
2.4.6. Задание на перевод договора в «Действующий» отправляется ответственным менеджером по управлению инвестированием в Управление ДОУ – как для договора, так и для спецификации.
2.4.7. В случае, если со стороны заказчика имеются дополнительные требования, непредусмотренные соответствующими СТО (например, прикрепление в карточку договора дополнительных документов, включение в список согласования определенных лиц и т.д.), но регламентированные в иных распорядительных документах (стандартах, внутренних регламентах заказчика, методических инструкциях и т.п.), менеджер по управлению инвестированием обязан их выполнять.
Вариант А: Стандартные Договоры на сумму менее 500 тыс. рублей
2.4.8. А1. В рамках данного варианта возможно заключать следующие СТД:
2.4.8. А2. Список согласующих (для нового и изменяемого договора/ спецификации):
Вариант Б: Стандартные Договоры на сумму более 500 тыс. рублей
Вариант В: Стандартные Договоры с авансовым платежом
2.4.8. В1. рамках данного варианта возможно заключать следующие СТД:
Вариант Г: Стандартный договор поставки от генерального поставщика на сумму менее 500 тыс. рублей
2.4.8.Г1. В рамках данного варианта возможно заключать СТО СТД 026-2012 Договор генеральных поставок (с изменениями №1).
2.4.8.Г2. Список согласующих (для нового и изменяемого договора/ спецификации):
Вариант Д: Стандартный договор поставки от генерального поставщика на сумму более 500 тыс. рублей
2.4.8.Д1. В рамках данного варианта возможно заключать СТО СТД 026-2012 Договор генеральных поставок (с изменениями №1).
Вариант Е: Оригиналь ные Договоры
2.4.9. В случае, если контрагент не имеет доступа в ИС, то ответственный менеджер по управлению инвестированием должен передать в Управление ДОУ подписанный проект договора с контрагентом, приложения к нему (при наличии), а также документы, подписанные контрагентом, необходимые для заключения договора в соответствии с Приложением Г (в СТО СМК Управление договорами), и иные документы.