СТО СМК Организация платежного оборота. Порядок согласования и осуществления оплат
| РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «____» _______ 2013г.
|
1. Назначение и область применения
1.1. Настоящий Стандарт (далее – СТО) устанавливает требования к процессу согласования и проведения платежей в организации, организации платежного оборота Заказчика.
1.2. Требования СТО распространяются и обязательны для исполнения:
- сотрудником Управления по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области управления финансами (далее-Управление), на которого возложена функция планирования и организации платежного оборота;
- руководителем Управления, на которого возложена контрольная функция планирования и организации платежного оборота;
- сотрудником организации- заказчика, участником информационной системы в рамках существующих договорных отношений, осуществляющим функции по СТО в пределах участия в процессах создания поручения, принятия участия в ходе исполнения поручения, передачи обратной связи в ходе исполнения поручения;
- руководителем организации-заказчика/ единым исполнительным органом, участником информационной системы в рамках существующих договорных отношений, осуществляющим функции по СТО в пределах участия в процессах создания поручения, принятия участия в ходе исполнения поручения, передачи обратной связи в ходе исполнения поручения или согласования поручения.
2. Нормативные ссылки
2.1. СТО разработан в соответствии с требованиями следующих нормативных документов:
- СТО СМК 82.19.13 Управление договорами
- СТО СМК 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов"
- СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) СТО. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку
3. Термины, определения, обозначения и сокращения
3.1. Термины и определения:
Дебиторская задолженность - сумма долгов, причитающихся предприятию, фирме, компании со стороны других предприятий, фирм, компаний, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами.
Договор - соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Единый исполнительный орган - орган, руководящий финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельностью организации, и в своей работе руководствующийся действующим законодательством РФ, Уставом организации, и иными правовыми актами, регулирующими деятельность хозяйственных организаций.
Инвестиционно-строительный проект - это система сформулированных целей, создаваемых для реализации физических объектов (недвижимости), технологических процессов, технологической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.
Инвестиционный проект - обоснование экономической целесообразности, объема и сроков осуществления капитальных вложений, в том числе необходимая проектная документация, разработанная в соответствии с законодательством Российской Федерации и утвержденными в установленном порядке стандартами (нормами и правилами), а также описание практических действий по осуществлению инвестиций (бизнес-план).
Кредиторская задолженность - задолженность субъекта (предприятия, организации, физического лица) перед другими лицами, которую этот субъект обязан погасить.
Организация- юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, образованное в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Отчет об оплате промежуточных работ: Документ, составленный Подрядчиком по установленной форме, подписываемый уполномоченными представителями сторон, содержащий сведения о выполненных Подрядчиком промежуточных работах.
Система электронного документооборота - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками.
Согласование- процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта договора (визирующими лицами) по поводу условий данного договора.
Счет на оплату- необязательный документ, содержащий платежные реквизиты получателя (продавца), по которым плательщик (покупатель) осуществляет безналичный перевод денежных средств за перечисленные товары и (или) услуги. Документ, который служит для оплаты покупателем купленного товара. Никогда не являлся первичным документом, т.к. не содержался в альбомах унифицированных форм. На него не распространяются требования по хранению первичных документов.
3.2. Сокращения:
ДС - денежные средства;
ЕИО -единый исполнительный орган;
ИСП- инвестиционно-строительный проект;
ПУД - первичные учетные документы;
СМК - система менеджмента качества;
СТО - стандарт организации;
СЭД - система электронного документооборота.
4. Ответственность
4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных настоящим СТО в пределах своего участия в процессе несут:
- Сотрудники Управления;
- Ответственные специалисты Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем ООО БИК.
- Ответственные специалисты Правового управления ООО УК Стройком
- Организации - Заказчики;
- Единый исполнительный орган организации (далее ЕИО).
4.2. Контроль над соблюдением требований настоящего СТО осуществляет руководитель Управления.
5. Основные нормативные положения
5.1. Целью настоящего СТО является установление единого порядка по осуществлению оперативного планирования и организации платежного оборота при взаимодействии между всеми участниками процесса.
5.2. Основные нормативные положения:
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Налоговый кодекс Российской Федерации.
6. Описание процесса
При создании организации сотрудник Управления должен согласовать с ЕИО порядок работы по организации платежного оборота и регламент согласования оплат. При смене ЕИО сотрудник Управления уточняет актуальность сложившегося порядка работы. При этом уточняются следующие моменты:
- периодичность проведения оплат в организации (1 раз в неделю, 2 раза в неделю, ежедневно, по мере поступления поручений и т.п.).
- список участников согласования. Круг заинтересованных лиц, помимо ЕИО, с которыми, необходимо проводить согласование реестров платежей. Участниками согласования для организаций, реализующих ИСП, обязательно являются Управляющие ИСП; по другим проектам могут являться (на усмотрение ЕИО) менеджеры, специалисты по договорной работе или иные лица, уполномоченные ЕИО согласовывать оплаты от организации (вместо ЕИО, либо дополнительно с ЕИО).
- необходимость направления согласованных реестров платежей на ознакомление/согласование дополнительным лицам (Участникам общества, Председателю Совета директоров и т.п.)
- дополнительные полномочия сотрудника Управления (при необходимости), а именно возможность осуществлять оплату кредиторской задолженности, при наличии остатков на расчетных счетах, без согласования с ЕИО. (Согласно п.6.)
Для согласования и проведения оплат используются следующие формы реестров:
- Форма "Реестр платежей (поставка материалов)"
- Форма "Реестр платежей"
- Форма "Реестр платежей (услуги автотранспорта)"
- Форма " Реестр и/или Свод платежей"
Сотрудник Управления выбирает форму реестра в зависимости от специфики деятельности организации-заказчика. Смена формы реестра допускается только после согласования с руководителем Управления и ЕИО организации, для которой она составляется.
6.1. Оформление поручения инициатором платежа на оплату
Поручение на оплату инициатор направляет закрепленном за организацией сотруднику Управления в электронном виде посредством СЭД «Lotus Notes», либо почтовый клиент «Outlook».
Инициатором платежа могут являться:
- ЕИО;
- Уполномоченные лица ЕИО на взаимодействие с сотрудниками Управления по вопросам проведения оплат (менеджеры, специалисты по договорной работе);
- Контрагенты-кредиторы организации, находящиеся в информационной системе;
- Ответственные специалисты Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем ООО БИК (в части поручений/уведомлений на оплату налоговых платежей, заработной платы, штрафов, пеней, неустоек);
- Ответственные специалисты Правового управления ООО УК Стройком (в части поручений/уведомлений на оплату пошлин, нотариальных и других юридических расходов).
Инициатором платежа могут являться сотрудники Управления:
- в части поручений/уведомлений на оплату процентов, задолженности по кредитам, займам, оплата страховой премии по залоговому имуществу или оценки, прочих банковских комиссий;
- при осуществлении финансового сопровождения деятельности организации. Сотрудник Управления по письменному обращению Заказчика проводит анализ кредиторской задолженности организации. Направляет информацию ЕИО для рассмотрения и принятия решения по оплате кредиторской задолженности в виде реестра платежей или в виде письма через СЭД «Lotus Notes» в свободной форме (с учетом имеющихся остатков на расчетных счетах на момент направления информации).
Инициатор платежа в поручении на оплату указывает всю необходимую информацию для осуществления платежа:
- наименование организации-плательщика;
- наименование контрагента;
- реквизиты договора с контрагентом (при наличии договора);
- спецификация к договору (если существует более 1 спецификации);
- ссылка на ПУД (при необходимости оплаты конкретного ПУД);
-ссылка на Счет на оплату или отчет об оплате промежуточных работ (внесенный в базу ПУД), если платеж авансовый;
- Инвестиционный проект (в том числе объект строительства), проект/пакет работ Инвестиционного проекта, если платеж авансовый и в договоре/ спецификации не содержится данной информации;
- назначение платежа (налоги, заработная плата, пошлина и т.п.), если платеж не по договору;
- дополнительные реквизиты (КБК, период и т.п.), если оплата налоговых платежей или пошлин;
- оплата основного долга, процентов или штрафных санкций, если платеж по кредитному договору/договору займа;
- дополнительные данные (подотчетное лицо, цель выдачи, вид оплаты-наличные ДС или перечисления на реквизиты банковской карты), если выплата подотчетных сумм;
-сумма платежа;
- схемы движения денежных средств (при необходимости);
- предложения, из каких источников осуществить платеж (при необходимости).
Допускается получение информации от Инициатора платежа в виде реестров. Если по одной организации получены реестры от двух разных источников, то сотрудник Управления составляет общий реестр платежей по организации.
6.2. Анализ данных поступившего поручения сотрудником Управления
Сотрудник Управления должен провести анализ поступившего поручения на возможность осуществления оплаты.
В процессе проведения анализа сотрудник Управления проверяет:
- достаточность исходной информации
Если поручение на оплату не содержит достаточный объем информации, позволяющий совершить платеж, сотрудник Управления направляет Инициатору платежа запрос на предоставление дополнительной информации посредством СЭД «Lotus Notes». После получения необходимой информации сотрудник Управления принимает поручение к рассмотрению в сроки, установленные п. 6.4.
- наличие и полноту информации о реквизитах получателя
Проверяется наличие и полнота информации о реквизитах получателя в 1С: Предприятие. При отсутствии данных в 1С, сотрудник Управления уведомляет Инициатора платежа о необходимости отражения реквизитов контрагента/получателя ДС в каталоге лиц.
- наличие основания для оплаты
Проверяется наличие договора в 1С: Предприятие и срок договора. В базе СЭД «Lotus Notes» - Договоры, проверяются условия по договору (предоплата, оплата по факту выполненных работ/оказанных услуг, при необходимости сроки оплаты).
Сотрудник Управления уведомляет инициатора платежа/ ЕИО о невозможности принятия поручения в работу в следующих случаях:
1) договор в 1С отсутствует;
2) истек срок действия договора;
3) сумма поручения на оплату превышает сумму предусмотренную в договоре.
- соответствие условиям договора (наличие кредиторской задолженности в случае, если условиями договора предусмотрена оплата по факту поставки, по факту выполненных работ, оказанных услуг, сроки, сумма по договору).
Проверяется соответствие суммы направленной в поручении на оплату сумме подтвержденной в учете организации кредиторской задолженности (по информации из 1С). Если анализируются варианты поступлений средств в организацию, проверяется достаточность задолженности для проведения оплат по всем контрагентам, через расчетные счета которых предполагается движение денежных средств. Используются несколько способов проверки задолженности:
1С:Бухгалтерия → Отчеты → Анализ субконто;
Задаются следующие параметры: период, организация, вид субконто: контрагенты, договоры; далее формируется отчет через «Сформировать»;
1С:Бухгалтерия → Отчеты СК → Взаиморасчеты → Акт сверки по данным бухучета.
Задаются следующие параметры: период, организация, контрагент, устанавливается отметка «только проверенные по БУ»; далее формируется отчет через «Сформировать»;
Авансирование по ходу выполнения промежуточных работ согласно условиям договора:
а) соответствие суммы отчета и порядка оплат по договору, проверка фактически произведенных авансовых платежей и документов в СЭД «Lotus Notes»;
б) для контрагентов-кредиторов, находящихся в единой информационной системе, в 1С:Предприятие: Заявки на платеж → Отчеты → Отчеты об оплате промежуточных работ.
Задаются необходимые параметры период, организация, контрагент –далее отчет формируется через «Сформировать»;
в) для контрагентов-кредиторов, не находящихся в информационной системе в 1С : Предприятие : БДДС (новая) →Отчеты → Отчет по факту оплат ПУД.
Задаются необходимые параметры период, организация, контрагент –далее отчет формируется через «Сформировать».
Допускается применение иных Отчетов из 1С, если полнота, достаточность, корректность данных отчета не вызывает сомнений у сотрудника Управления.
При отсутствии задолженности и/или недостаточности суммы задолженности сотрудник Управления уведомляет Инициатора платежа. При этом сумма включается в реестр платежей, делается отметка по данной позиции к оплате, в соответствующей колонке 7 – «аванс, не предусмотренный условиями договора». Если ЕИО платеж с данным замечанием не согласовывает, то сотрудник Управления уведомляет Инициатора платежа об отказе в оплате с указанием причины. При положительном согласовании ЕИО платежа с данным замечанием, для дополнительного согласования сотрудник Управления направляет платеж (реестр платежей, свод платежей) Председателю Совета Директоров для рассмотрения и дополнительного согласования. Такие платежи могут быть оплачены только после согласования Председателем Совета Директоров или Участником Общества (при отсутствии Совета Директоров) п.6.4. Если Председателем Совета Директоров платеж с данным замечанием согласовывается к оплате, то сотрудник Управления осуществляет платеж, при этом уведомляет Участника Общества о нарушении соответствующих пунктов Контракта. При отказной визе Председателя Совета Директоров, сотрудник Управления уведомляет Инициатора платежа, ЕИО об отказе в проведении оплаты и необходимости устранения замечания.
- при поступлении поручения на выплату подотчетных сумм
Сотрудник Управления анализирует следующие данные: является ли указанное подотчетное лицо сотрудником организации, имеется ли задолженность у сотрудника перед организацией по ранее полученным подотчетным суммам.
При невыполнении указанных условий сотрудник Управления уведомляет инициатора платежа о невозможности осуществления оплаты. Если у сотрудника имеется задолженность за ранее полученные подотчетные суммы, сотрудник Управления уведомляет руководителя организации о данном факте и только при получении дополнительной разрешительной визы принимает поручение к исполнению. Если подотчетным лицом является ЕИО организации Исполнитель его уведомляет о нарушении соответствующих пунктов Контракта, при получении дополнительной разрешительной визы принимает поручение в работу, при этом подготавливает Уведомление Участнику общества о нарушении соответствующих пунктов Контракта.
- при поступлении поручения на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации
Сотрудник Управления анализирует следующую информацию: вид налогов (сборов), сумму к оплате, код бюджетной классификации, сроки оплаты, проверяет отражение в учете штрафов и пеней.
Для дополнительного контроля сотрудник Управления осуществляет проверку факта оплаты налогов за предыдущие периоды;
- при поступлении поручения на выплату заработной платы или других выплат социального характера
Сотрудник Управления проверяет наличие расчетного документа, суммы, указанной в документе, период выплаты, суммы НДФЛ при окончательном расчете или выплате отпускных (на предмет соответствия с п.6 ст.226 НК РФ). В случае отклонения от законодательства сотрудник Управления уведомляет руководителя организации о возможных штрафных санкциях через СЭД «Lotus Notes» и только при получении дополнительной разрешительной визы руководителя принимает поручение к исполнению.
- проверка наличия ДС на р/с организации согласно п. 6.3
При недостаточности на расчетных счетах денежных средств для осуществления платежа сотрудник Управления уведомляет инициатора об этом. При этом в зависимости от порядка работы согласно, принятого в организации сотрудник Управления участвует в определении возможных источников поступления денежных средств в организацию. При выполнении достаточных условий, необходимых для совершения оплаты, сотрудник Управления принимает поручение в работу (с учетом и в зависимости от предварительно согласованного с руководителем организации порядка работы), в случае наличия замечаний, дающих основание сотруднику Управления принять решение о невозможности осуществления платежа (основания указаны выше по тексту) сотрудник Управления поручение в работу не принимает (отказывает), уведомляет инициатора платежа о невозможности совершить оплату с указанием причин или выявленных замечаний.
6.3. Формирование и анализ остатков ДС на расчетных счетах организаций для планирования оплат
Для оценки возможности проведения оплат сотрудник Управления использует информацию об остатках ДС на расчетных счетах организации по состоянию на конец предыдущего операционного дня. Для просмотра данной информации сотрудник Управления формирует в 1С: Бухгалтерия «Отчет по остаткам с Клиент-банков», задает необходимые параметры: наименование организации и период. Информацию об остатках на расчетных счетах организации также можно получить другими способами:
- 1С: Бухгалтерия → Заявки на платеж → Документы → Сетка платежей → Новая сетка через «Добавить» → «Обновить остаток и план»;
- 1С: Бухгалтерия →Банк и Касса → Документы→ Банковская Выписка → далее выбирается наименование организации.
Для организаций, реализующих инвестиционно-строительные проекты, сотрудник Управления осуществляет дополнительный анализ поступлений на расчетные счета за предыдущий день, распределяет суммы, поступившие по инвестиционно-строительным проектам на соответствующие расчетные счета.
6.4. Порядок исполнения поручения на оплату
Сотрудник управления принимает поручения от Инициатора платежа, проверяет поступившие поручения (п.6.2.) и включает их в реестр платежей. При незначительных объемах платежей (не более 5 в день), после принятия поручения в работу, допускается отправка платежа на согласование ЕИО без включения в реестр (т.е. каждое поручение направляется отдельно для согласования ЕИО).
Поручения, поступившие в том числе от ЕИО, включаются в общий реестр (для оценки достаточности средств для осуществления платежей с учетом имеющихся остатков на расчетных счетах). Если инициатором платежа является ЕИО и при этом в организации незначительный объем платежей, или поступившее от Инициатора платежа поручение на оплату уже содержит согласование ЕИО, дополнительно согласовывать платеж не требуется.
Сотрудник Управления в обязательном порядке должен указывать краткую информацию об имеющихся остатках на расчетных счетах, запланированных поступлениях (известных сотруднику Управления), обращать внимание ЕИО на срочные оплаты, на целевые поступления и списания ДС.
Подготовленный реестр платежей сотрудник Управления направляется ЕИО организации на согласование через СЭД «Lotus Notes» – Канцелярия – Электронная почта до 12-00 рабочего дня.
В случае планирования отсутствия на рабочем месте ЕИО должен сообщить сотруднику Управления замещающее лицо, уполномоченное согласовывать оплаты от организации. При согласовании реестра платежей по ИСП в согласование дополнительно включается Управляющий ИСП, другие лица, уполномоченные ЕИО
В процессе согласования реестра платежей ЕИО принимает решение по оплате позиций, включенных в реестр, если сотрудник Управления просит обозначить приоритеты в оплате (при недостаточности имеющихся средств на счете), указывает приоритетные оплаты.
В рамках согласования ЕИО может указать (при необходимости), что оплата некоторых платежей должна быть произведена из обозначенного им источника.
По позициям, несогласованным к оплате, ЕИО делает соответствующие замечания: отказ, перенос сроков или оплата при условии поступлений средств из обозначенного им источника.
Визируя реестр платежей (либо отдельные платежи) ЕИО должен четко и односложно формулировать содержание своей визы, исключающее двойное толкование – согласовано в оплату, либо отказано.
ЕИО рассматривает реестр платежей на текущий день с 12-00 до 14-00, проставляет положительные/отрицательные визы и направляет его на исполнение в сотруднику Управления.
При необходимости Председатель Совета Директоров может направить поручение сотруднику Управления о необходимости формировании Свода платежей по группе организаций, указанных Председателем Совета Директоров, и направления его на рассмотрение/согласование. В этом случае сотрудник управления после формирования и согласования реестров платежей (или проверки отдельных поручений в оплату) ЕИО формирует по группе организаций Свод платежей и направляет его на рассмотрение Председателю Совета Директоров (или иным лицам, указанным Участником или Председателем Совета Директоров). При этом, платежи, по которым отсутствуют замечания со стороны сотрудника Управления, проводятся в плановом порядке (в порядке и сроки, установленные настоящим СТО). Платежи, которые имеют замечания (авансы, не предусмотренные договором и т.п.), но были включены в реестры платежей и согласованы ЕИО к оплате, принимаются к оплате после согласования Председателем Совета Директоров (или Участником общества в случае отсутствия в организации Совета Директоров).
Дальнейшая работа по осуществлению оплат ведется в соответствии с СТО Методологическая инструкция по ведению расчетных операций.
7. Внесение изменений, хранение и рассылка
7.1. Решение о внесении изменений в СТО принимает Владелец стандарта по предоставлению Управляющего проектом и Разработчика. Внесение изменений в СТО производится в порядке, установленном в СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов».
7.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в Архиве в условиях, исключающих его порчу, несанкционированный доступ или утерю.
7.3.СТО рассылается в электронном виде согласно СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов».
Приложение 1. Временной регламент работы сотрудников Управления
| Временной интервал |
Вид операция |
Примечание |
| С 8-30 по 13-00 |
Выгрузка остатков в 1С за предыдущий операционный день |
|
| С 16-00 предыдущего рабочего дня до 12-00 текущего рабочего дня |
Формирование реестра платежей по поручениям, подготовка к согласованию |
|
| С 16-00 предыдущего рабочего дня до 14-00 текущего рабочего дня |
Рассмотрение согласованных реестров/поручений |
Если поручения поступило в работу до 14-00, то заявка в оплату принимается текущим днем |
| Если поручение поступило в работу после 14-00, то заявка в оплату принимается следующим рабочим днем |
| С 12-00 до 14-00 |
Согласование реестров руководителями |
|
| С 12-00 по 16-00 |
Подтверждение заявок на платеж, создание и подтверждение сетки платежей к оплате |
Если согласование реестров происходит после 14-00, то подтверждение заявок на платеж осуществляется следующим рабочим днем. |
| С 13-00 по 17-30 |
Подготовка платежных поручений и оплата через СЭД |
|