СТО СМК 71.12.20 Порядок выбора поставщиков товаров, работ или услуг

1.1. Настоящий Стандарт организации (далее - СТО) устанавливает порядок выбора поставщиков товаров, работ или услуг (далее – поставщик Т/Р/У) для последующего заключения договора, согласно СТО СМК 82.19.13 Управление договорами.

1.2. Требования настоящего СТО обязательны для применения:

-лицензиаром (лицом, предоставляющим менеджеру неисключительное право использования ноу-хау, на условиях предусмотренных договорами по форме СТД СМК 021-2012 Лицензионный договор о предоставлении права использования секрета производства (ноу-хау) для управления инвестиционным проектом, СТД СМК 025-2012 Лицензионный договор о предоставлении неисключительных имущественных прав на использование программного комплекса для ЭВМ

- менеджерами (лицами, заключившими договоры по форме СТД СМК 021-2012 Лицензионный договор о предоставлении права использования секрета производства (ноу-хау) для управления инвестиционным проектом, СТД СМК 025-2012 Лицензионный договор о предоставлении неисключительных имущественных прав на использование программного комплекса для ЭВМ)

- организациями, Единоличным исполнительным органом которых является менеджер (далее - организации).

2.1. Стандарт разработан с учетом требований следующих нормативных документов:

Конституция Российской Федерации.

Гражданский кодекс Российской Федерации.

СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов.

СТО СМК 82.19.13 Управление договорами. 

СТО СМК 71.12.20 Приемка качества промежуточных и скрытых работ подрядчика СМР. Общий порядок приемки

СТД СМК 022-2011 Контракт на оказание услуг по контролю качества работ при проектировании и строительстве объекта

- МИ СМК 82.19.13 Инструкция по обработке финансово-бухгалтерской документации.

- СТД СМК 021-2012 Лицензионный договор о предоставлении права использования секрета производства (ноу-хау) для управления инвестиционным проектом,

- СТД СМК 025-2012 Лицензионный договор о предоставлении неисключительных имущественных прав на использование программного комплекса для ЭВМ

 При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3.1.1. аккредитация: официальное признание органом по аккредитации компетентности физического или юридического лица выполнять работы в определенной области оценки соответствия.

3.1.2. доверенность: письменное полномочие (документ), выданное какому-либо лицу другим лицом, представлять интересы последнего перед третьими лицами.

3.1.3. договор: соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

3.1.4. единоличный исполнительный орган (ЕИО) организации: Орган, руководящий финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельностью организации, и в своей работе руководствующийся действующим законодательством РФ, Уставом организации, и иными правовыми актами, регулирующими деятельность хозяйственных организаций.

3.1.5. лицензия: специальное разрешение на право осуществления юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем конкретного вида деятельности (выполнения работ, оказания услуг, составляющих лицензируемый вид деятельности), которое подтверждается документом, выданным лицензирующим органом на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, в случае, если в заявлении о предоставлении лицензии указывалось на необходимость выдачи такого документа в форме электронного документа.

3.1.6. совет директоров организации: Постоянно действующий орган управления и контроля за деятельностью исполнительного органа Общества, члены которого избираются на общем собрании участников Общества из числа его участников и других лиц.

ЕИО – единоличный исполнительный орган

ИС – информационная система

ПУД – первичный учетный документ

СМК – система менеджмента качества

СТО – стандарт организации

Т/Р/У – товары, работы или услуги

4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным СТО, несут участники процесса согласно п. 1.2. в рамках лицензионного договора СТО СТД 021-2012 Лицензионный договор о предоставлении права использования секрета производства (ноу-хау) для управления инвестиционным проектом, СТД СМК 025-2012 Лицензионный договор о предоставлении неисключительных имущественных прав на использование программного комплекса для ЭВМ.

4.2. Контроль над соблюдением требований данного Стандарта осуществляет владелец Стандарта.

5.1. Договоры с поставщиками Т/Р/У заключаются менеджерами, имеющими право заключать от имени организации такие договоры на основании договора управления или доверенности по одной из форм, приведенных в СТО СМК 82.19.13 Доверенности. Порядок оформления, контроля над сроком действия, прекращения действия доверенности в целях:

- привлечение исполнителей для выполнения работ, оказания услуг для организации;

- выполнения субподрядных работ (оказания услуг), в случае если организация по каким-либо причинам не может выполнить работы (оказать услуги) самостоятельно;

- приобретения товаров.

5.2. Заключение договоров с поставщиками Т/Р/У осуществляется в соответствии с требованиями СТО СМК Управление договорами.

5.3. Запрещается привлечение в качестве поставщиков Т/Р/У аффилированных лиц, или лиц, указанных в Реестре недобросовестных поставщиков.

5.4. Заключение договоров с поставщиками Т/Р/У до 500 000,00 (пятисот тысяч) рублей возможно осуществлять без дополнительного согласования советом директоров организации. Договоры свыше 500 000,00 (пятисот тысяч) рублей заключаются после согласования сделки советом директоров организации.

5.5. Выбор поставщика Т/Р/У осуществляется следующими способами:

- выбор поставщика Т/Р/У путем сравнения не менее 3 (трех) предложений, размещенных на сайте единичных ресурсов CGC и Классификаторе товаров, работ, услуг согласно п. 6.1.;

- выбор поставщика Т/Р/У по результатам сравнения коммерческих предложений, согласно п. 6.2.

6.1.1. При возникновении необходимости заключения договора с поставщиком Т/Р/У, менеджер осуществляет поиск предложений на сайте единичных ресурсов CGC и в Классификаторе товаров, работ, услуг.

6.1.2. Если на указанных Интернет-ресурсах размещена информация о 3 (трех) и более поставщиках необходимых Т/Р/У, менеджер осуществляет выбор поставщика Т/Р/У среди организаций, представленных на Интернет-ресурсах.

Менеджер создает документ в ИС, указывает в нем ссылки на работы и услуги поставщиков Т/Р/У на сайте единичных ресурсов CGC и в Классификаторе товаров, работ, услуг.

6.1.3. По результатам сравнения работ (услуг) и расценок на них, менеджер указывает поставщика Т/Р/У, с которым планируется заключить договор и причины, повлиявшие на его выбор среди прочих.

6.1.4. Дальнейшие действия, согласно п. 6.3.

6.2.1. Если информация о поставщиках необходимых Т/Р/У на Интернет-ресурсах не представлена, а также при наличии аргументированных сомнений в актуальности представленной информации и/или качестве Т/Р/У представленного поставщика, менеджер может актуализировать информацию на сайтах, путем добавления новых поставщиков Т/Р/У, согласно СТО СМК Инструкция: Регистрация Продавцов в Информационной системе Маркетинговые Технологии.

Используя Интернет, рекламу, и другие ресурсы менеджер осуществляет поиск поставщиков необходимых Т/Р/У. Менеджер направляет запросы на предоставление Коммерческих предложений потенциальным поставщикам Т/Р/У посредством электронной почты или исходящим письмом в соответствии с требованиями СТО СМК Управление документацией. Общие положения.

6.2.2. Запрос коммерческого предложения исполняется на фирменном бланке организации и должен содержать:

- наименования работ (услуг);

- объем работ (услуг);

- сроки выполнения работ (оказания услуг);

- характеристики объекта на котором необходимо выполнение работ (оказание услуг);

- срок предоставления Коммерческого предложения;

- иные сведения, необходимы для расчета стоимости запрашиваемых работ (услуг).

6.2.3. После получения не менее 3 (трех) Коммерческих предложений от потенциальных поставщиков Т/Р/У менеджер создает электронный документ в ИС и прилагает к нему все полученные Коммерческие предложения, при наличии портфолио организаций. В зависимости от формата, коммерческие предложения прилагаются в форматах:

- ссылки на электронный документ – в случае поступления Коммерческого предложения в виде входящего документа;

- ссылки на письмо в электронной почте в формате Элемент Outlook (.msg).

Информация о юридических лицах, у которых менеджер запрашивает Коммерческие предложения, должна содержаться на сайте Юридических лиц, с указанием необходимых данных, в том числе данных о наличии Свидетельств о допуске СРО для соответствующих видов работ, Лицензий и аккредитации, в случае если они необходимы для выполнения работ (оказания услуг). Если информация на сайте не представлена, менеджер обеспечивает занесение информации на сайт Юридических лиц, в соответствии с требованиями СТО СМК Управление каталогом лиц и СТО МИ СМК Администратора по работе с ПО «Каталог лиц».

При получении Коммерческих предложений от потенциальных поставщиков Т/Р/У менеджер обеспечивает заведение информации об услугах, оказываемых ими на сайт единичных ресурсов CGC и в Классификаторе товаров, работ, услуг, согласно СТО СМК Инструкция: Регистрация Продавцов в Информационной системе Маркетинговые Технологии.

6.2.4. По результатам сравнения Коммерческих предложений, менеджер указывает поставщика Т/Р/У, с которым планируется заключение договора и причины, повлиявшие на его выбор среди прочих коммерческих предложений.

6.2.5. Дальнейшие действия, согласно п. 6.3.

По выполнению п. 6.1. или 6.2. менеджер в течение 1 (одного) дня обязан направить электронный документ с Коммерческими предложениями или ссылками на сайт единичных ресурсов CGC, Классификаторе товаров, работ, услуг (6.1.2., 6.2.3.) ЕИО организации, уведомив тем самым о намерении заключить договор с выбранным поставщиком Т/Р/У.

6.3.1. В случае заключения договора стоимостью до 500 000,00 (пятисот тысяч) рублей, по истечению 3 (трех) рабочих дней с момента направления электронного документа ЕИО организации, менеджер заключает договор с выбранным поставщиком Т/Р/У на выполнение работ (оказание услуг) в соответствии с требованиями СТО СМК Управление договорами.

6.3.1.1. Если от ЕИО организации в течение 3 (трех) рабочих поступили мотивированные возражения относительно выбора поставщика Т/Р/У в рамках направленного электронного документа, менеджер выбирает поставщика Т/Р/У, соответствующего указанным требованиям ЕИО

6.3.2. В случае заключения договора стоимостью свыше 500 000,00 (пятисот тысяч) рублей, согласно п. 5.4. настоящего СТО необходимо получить согласие Совета директоров общества на заключение такого договора.

6.3.2.1. ЕИО организации после получения электронного документа (после создания такого документа, в случае если менеджером является ЕИО) инициирует проведение заседания совета директоров организации согласно СТО СМК Порядок подготовки, созыва и проведения ежеквартальных заседаний Совета директоров общества. Повесткой дня собрания Совета директоров является одобрение договора с поставщиком Т/Р/У по результатам выбора.

6.3.2.2. В случае согласования советом директоров заключения договора с выбранным поставщиком Т/Р/У, ЕИО организации доводит информацию до менеджера. Менеджер заключает договор на выполнение работ (оказание услуг) с поставщиком Т/Р/У в соответствии с требованиями СТО СМК Управление договорами.

6.3.2.3. В случае, если по результатам заседания совета директоров заключение договора с выбранным поставщиком Т/Р/У не согласованно, ЕИО доводит до сведения менеджера причины отказа в согласовании. Менеджер должен исключить указанные причины и повторно направить ЕИО для вынесения на повестку заседания совета директоров заключение договора с поставщиком Т/Р/У.

В этом случае повторяется процесс 6.3.1.1. – 6.3.2.2.

7.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандарта по представлению управляющего проектом по стандартизации и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов (с изменением №1).

7.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в ИС и БД «Стандарты».

7.3. Данный СТО рассылается в электронном виде посредством ИС участникам системы стандартизации

(обязательное)

Блок схема процесса выбора поставщиков Т/Р/У