(Действующий) СТО МИ «Правила согласования проекта стандарта Организации»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ «Правила согласования проекта стандарта Организации»

Концепция документа:

Настоящая методическая инструкция устанавливает требования к процессу согласования Согласующими лицами проекта стандарта Организации.

Подчиненность документа:

Подчиненные документы:

Отсутствуют

Прочие нормативные ссылки:

Отсутствуют

1. Общие положения

1.1. Настоящая методическая инструкция устанавливает требования к процессу согласования Согласующими лицами проекта стандарта Организации (далее - СТО).
1.2. Процесс согласования проекта СТО включает в себя три этапа:
• Первый цикл согласования (согласование структуры и текста проекта СТО);
• Второй цикл согласования (согласование только изменений, внесенных в документ по итогам первого цикла согласования);
• Финальный цикл согласования (согласование финальной версии документа).
1.3. Правила согласования проекта СТО на каждом цикле установлены в соответствующих разделах настоящей Инструкции.
1.4. Требования настоящей Инструкции обязательны для исполнения следующими участниками процесса стандартизации (см. таблицу 1):
Таблица 1 Участники стандартизации
Участники процесса
Участники смежных процессов
• Разработчик СТО;
• Согласующие лица;
• Эксперты;
• Менеджер проекта;
• Руководитель управления координаторов;
• Руководитель ОУП;		• Высший орган управления.
Характеристики вышеуказанных ролей приведены в Приложении 1 к настоящей Инструкции.
1.5. При использовании данной Инструкции применяются требования действующих редакций документов, на которые сделаны ссылки в тексте настоящей Инструкции.
1.6. Любые отступления от требований настоящей Инструкции должны быть согласованы с Высшим органом управления.

2. Правила первого цикла согласования проекта стандарта Организации

2.1. На первый цикл согласования СТО по умолчанию отводится 10 (десять) рабочих дней. Но в зависимости от размера или особенностей СТО Разработчик СТО может установить для первого согласования СТО иной срок.
2.2. Если по истечении установленного срока замечаний от Согласующего лица не поступило, выполняется условие «просрочил = согласовал», а данное Согласующее лицо утрачивает право участвовать в дальнейшей разработке данного СТО и будет обязано исполнять требования СТО в той редакции, в которой СТО примут без его участия.
Исключение 1: Если Согласующее лицо предупредит Разработчика СТО о невозможности согласования СТО в установленный срок, ему может быть продлен срок согласования СТО, но не более, чем на 3 (три) рабочих дня. И правом продления срока первого цикла согласования СТО Согласующее лицо
может воспользоваться не более 3-х раз в год Во избежание злоупотреблений и затягивания периода согласования СТО.
.
Исключение 2: Ключевые Согласующие лица (без мнения которых не обойтись при создании СТО) из процесса согласования проекта СТО не выбывают. Разработчик СТО предпринимает необходимые действия для получения обратной связи по СТО от ключевых Согласующих лиц.
2.3. При рассмотрении СТО на первом цикле согласования Согласующее лицо обязано:
• оценить структуру СТО и полноту описания разделов СТО;
• оценить корректность назначения исполнителей для выполнения операций описанного в СТО процесса;
• оценить корректность и однозначность понимания текста СТО,
• оценить возможность использования СТО на практике;
• указать свои замечания к тексту и структуре СТО, в полном объеме, т.к. согласно п.3.2. настоящей Инструкции, возможности подачи замечаний к первоначальному тексту СТО на следующих циклах согласования не будет, т.к. последующие циклы направлены только на согласование внесенных в СТО изменений.
2.4. Согласующее лицо отражает свои замечания к СТО в соответствии с правилами, указанными в разделе 5 «Правила отражения замечаний к проекту стандарта Организации» настоящей Инструкции.
2.5. Если Согласующее лицо приступает к рассмотрению СТО позже других Согласующих лиц и тем самым имеет возможность ознакомиться с замечаниями ранее ответивших коллег, оно может в своей визе указать свое согласие / несогласие с мнениями других Согласующих лиц.

3. Правила второго цикла согласования проекта стандарта Организации

Второй цикл согласования СТО предусматривает согласование только внесенных в СТО изменений по итогам первого цикла согласования СТО.
Согласующим лицам на втором цикле согласования СТО не допускается указывать замечания которые не были ими указаны при даче заключения по проекту СТО на первом цикле согласовании
СТО и не касаются исправленных или добавленных положений СТО. Данное условие направлено, во-первых, на сокращение времени второго цикла согласования СТО (а значит, и всего времени работы над СТО), а, во-вторых, на повышении ответственности Согласующих лиц при рассмотрении СТО на первом цикле согласования.
Из-за меньшего объема согласования на второй цикл согласования СТО по умолчанию отводится 5 (пять) рабочих дней. В зависимости от размера внесенных в СТО изменений Разработчик СТО может увеличить или сократить срок второго цикла согласования СТО.
Если по истечении установленного срока замечаний от Согласующего лица не поступила, выполняется условие «просрочил = согласовал», а данное Согласующее лицо утрачивает право участвовать в дальнейшей разработке данного СТО и будет обязано исполнять требования СТО в той редакции, в которой СТО примут без его участия.
Исключение 1: Если Согласующее лицо предупредит Разработчика СТО о невозможности согласования СТО в установленный срок, ему может быть продлен срок согласования СТО, но не более, чем на 1 (один) рабочий день. И правом продления срока второго цикла согласования СТО
Согласующее лицо может воспользоваться не более 3-х раз в год Во избежание злоупотреблений и затягивания периода согласования СТО.
.
Исключение 2: Ключевые Согласующие лица (без мнения которых не обойтись при создании СТО) из процесса согласования проекта СТО не выбывают. Разработчик СТО предпринимает необходимые действия для получения обратной связи по СТО от ключевых Согласующих лиц.
Согласующее лицо отражает свои замечания к СТО в соответствии с правилами, указанными в разделе 5 «Правила отражения замечаний к проекту стандарта Организации» настоящей Инструкции.
Если Согласующее лицо приступает к рассмотрению СТО позже других Согласующих лиц и тем самым имеет возможность ознакомиться с замечаниями ранее ответивших коллег, оно может в своей визе указать свое согласие / несогласие с мнениями других Согласующих лиц.

4. Правила финального цикла согласования проекта стандарта Организации

4.1. На финальный цикл согласования СТО по умолчанию отводится 2 (два) рабочих дня.
4.2. Т.к. в финальной версии СТО должны быть отработаны и согласованы все замечания всех Согласующих лиц, предполагается, что у Согласующих лиц не должно быть возражений к финальной версии СТО. Поэтому предполагается, что на финальном цикле согласования Согласующие лица только поставят визы «согласовано».
4.3. Если у Согласующего лица все же присутствуют замечания к финальной версии СТО, Согласующее лицо направляет свои замечания Разработчику СТО, который обязан отработать полученные замечания до полного их устранения. После чего Согласующее лицо обязано поставить визу «согласовано».

5. Правила отражения замечаний к проекту стандарта Организации

5.1. Указывать свои замечания к СТО следует либо в виде примечаний в файле с проектом СТО, либо в виде комментария к соответствующему письму в СЭД «Согласование проекта СТО…».
5.2. Если замечания указываются в файле с проектом СТО, то этот файл должен быть копией первоначального полученного на согласование файла с проектом СТО и иметь название первоначального файла с прибавлением в конце названия файла инициалов Согласующего лица. Например, первоначальный файл имел название «СТО УП_Выбор контрагента», а Согласующее лицо Иванов И.И. свои замечания оформил в файле «СТО УП_Выбор контрагента_Иванов И.И.».
5.3. Если Согласующее лицо хочет взять за основу файл с комментариями ранее ответившего Согласующего лица, он также копирует файл первого Согласующего лица и прибавляет к названию файла свои инициалы. Например, «СТО УП_ Выбор контрагента_Иванов И.И._Сидоров С.С.».
5.4. Замечания следует указывать в обязательной привязке к конкретному пункту СТО.
5.5. Замечания должны быть понятными, конкретными, аргументированными.
5.6. Каждое замечание должно содержать:
- пункт СТО, к которому оно относится,
- суть замечания;
- аргументированное описание причин, почему пункт СТО следует исправить / дополнить / удалить;
- при несогласии с описываемым процессом - свое предложение о новом построении процесса (с обоснованием, почему предлагаемый процесс лучше ранее описанного);
- при несогласии с исполнителем операции – свое предложение об исполнителе операции (с обоснованием замены исполнителя);
- при несогласии со сроком выполнения операции – свое предложение о сроке выполнения операции (с обоснованием изменения срока).
5.7. Неконкретные замечания типа «это работать на будет», или «на практике так не делается», а также общие рассуждения о ходе процесса к учету не принимаются.
Приложение 1
к СТО МИ «Правила согласования проекта стандарта Организации»

Участники процесса