(Утративший силу) СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
Назначение пользователй для работы с сервисом.
909 × 404 пикс.     Открыть в новом окне Назначение пользователй для работы с сервисом.
В появившемся окне необходимо выбрать сотрудника, которому выдается доступ к сервису. Нажать кнопку «Добавить» и назначить роль Пользователь (рисунок 5).
Назначение роли пользователя.
794 × 498 пикс.     Открыть в новом окне Назначение роли пользователя.

Вход в сервис «Электронные документы»

Если пользователю Редактором организации уже предоставлен доступ к сервису «Электронные документы», то в списке сервисов необходимо выбрать его и нажать кнопку «Войти в сервис» (рисунок 6).
Вход в сервис "Электронные документы".
907 × 392 пикс.     Открыть в новом окне Вход в сервис "Электронные документы".
Откроется окно рабочего стола, которое состоит из виджетов:
  • Мои приложения – содержит список доступных пользователю приложений. Все приложения разбиты на группы. Для удобства работы группы можно сворачивать или разворачивать. Для открытия приложения необходимо выбрать его в списке щелчком мыши.
  • Мои обсуждения – содержит список разделов обсуждений, при нажатии на раздел осуществляется переход в приложение «Обсуждения» в выбранный раздел,
  • Мои уведомления – служит для быстрого просмотра списка уведомления, отображает то, какие изменения произошли в системе с электронными документами (подробнее о работе сервиса «Мои уведомления» см. СТО МИ пользователя «Папир: Центр уведомлений»).
По умолчанию приложение «Картотека электронных документов» открыто в соседней вкладке (рисунок 7).
Открытие справочника "Электронные документы".
1101 × 703 пикс.     Открыть в новом окне Открытие справочника "Электронные документы".

Приложение «Картотека электронных документов»

Внешний вид картотеки электронных документов представлен на рисунке 8.
Картотека электронных документов.
1278 × 686 пикс.     Открыть в новом окне Картотека электронных документов.
По умолчанию в картотеке отображаются неотмененные документы (подробнее о фильтре см. Фильтрация в картотеке).
Вне зависимости от выбранного слева раздела картотеки список документов может иметь следующие колонки:
  • Дата документа – дата создания документа формата ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:мм, по умолчанию отображается во разделах узлах картотеки,
  • Автор – ФИО пользователя, создавшего документ, по умолчанию отображается во разделах узлах картотеки,
  • Тип – тип электронного документа,
  • Инвестиционный проект – отображаются все связанные с данным документом инвестиционные проекты,
  • Объект – отображаются все связанные с данным документом объекты,
  • Всего сумма (НДС) – сумма документа с учетом НДС,
  • Наименование – название документа, формируемое по следующей формуле: Шаблон документа + Номер + «от» + Дата создания, по умолчанию отображается во всех разделах картотеки,
  • Статус – текущий статус документа, по умолчанию отображается во всех узлах картотеки,
  • Стороны – список сторон документа, выводимых в случайном порядке и по следующей формуле: Тип стороны + Краткое наименование организации, по умолчанию отображается во всех разделах картотеки,
  • Метки – в столбце указана информация о присвоенных документу метках, по умолчанию отображается во всех разделах картотеки:
    • – электронный документ был успешно выгружен в учетную систему,
    • – электронный документ был успешно импортирован из учетной системы,
    • – электронный документ был проведен в учетной системе,
    • – электронный документ отменен,
    • – электронному документу присвоена пользовательская метка,
  • Форма – форма электронного документа,
  • Электронная подпись – отображается информация о подписании документа данным пользователем, возможны следующие варианты иконок:
    • – документ пописан пользователем,
    • – документ не направлен на подписание или данного пользователя нет в списке подписывающих,
    • – пользователь находится в списке подписывающих, документ требует подписания данного пользователя,
  • Согласование – отображается информация о согласовании документа данным пользователем, возможны следующие варианты иконок:
    • – резолюция не требуется: документ еще не направлен на согласование, данного пользователя нет в списке согласующих или документ уже согласован данным пользователем,
    • – ожидается резолюция: пользователь находится в списке согласующих, документ требует согласования данного пользователя,
  • Кнопки – по умолчанию отображаются во всех разделах картотеки:
При наведении курсора мышки на любое иконку, кнопку или значение поля в картотеке появляется всплывающая подсказка.
Важно!
Разделы картотеки «Письма», «Входящие», «Исходящие» имеют список отображаемых колонок, отличный от стандартного. Подробнее о работе с письмами в картотеке электронных документов см. в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».
В таблице представлены колонки, которые по умолчанию отображаются, скрываются или отсутствуют в картотеке в зависимости от выбранного раздела. Поля, не указанные в таблице, отображаются по умолчанию для каждого раздела, кроме разделов «Письма», «Входящие», «Исходящие» (подробнее о данных разделах см. СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»).
Раздел картотеки
Наименование колонки
Всего сумма (НДС)
Тип
Инвестиционный проект
Объект
Электронная подпись
Согласование
Форма
Все документы
Скрыта
Отображается
Скрыта
Скрыта
Скрыта
Скрыта
Отображается
Договоры
Отображается
Отсутствует
Скрыта
Отсутствует
Скрыта
Скрыта
Отображается
Приложения
Отсутствует
Отсутствует
Скрыта
Отсутствует
Скрыта
Скрыта
Отображается
Спецификации
Отображается
Отсутствует
Скрыта
Отсутствует
Скрыта
Скрыта
Отображается
Документация по проекту
Отсутствует
Отсутствует
Скрыта
Отсутствует
Скрыта
Скрыта
Отображается
Исполнительная документация
Отсутствует
Отсутствует
Отображается
Отсутствует
Скрыта
Скрыта
Отображается
Первичные учетные документы
Отображается
Отображается
Отображается
Отсутствует
Скрыта
Скрыта
Отображается
Я - автор
Отображается
Отображается
Отображается
Отображается
Скрыта
Скрыта
Отображается
3D-модель,
Проектная документация,
Рабочая документация
Отсутствует
Отсутствует
Отображается
Отображается
Отсутствует
Отсутствует
Отсутствует
По каждой колонке можно осуществлять фильтрацию, вводя наименование запроса или его часть. Пользователь может самостоятельно настроить отображение столбцов (ширину столбца, скрыть лишние столбцы, изменить порядок), данные настройки будут сохранены в рамках браузера и режима, то есть при открытии на другом компьютере, в другом браузере или при включении приватного режима настройки будут свои независимые.
Для отображения и скрытия столбцов необходимо навести указать мышки на название любого столбца и нажать на появившуюся стрелочку , в выпадающем списке выбрать «Столбцы» и установить для отображения или снять для скрытия галочку напротив соответствующих наименований (рисунок 9).
Список столбцов для отображения и скрытия.
945 × 590 пикс.     Открыть в новом окне Список столбцов для отображения и скрытия.
Наименование электронного документа определяется следующим образом: Шаблон документа + Номер + «от» + Дата создания.
После сохранения электронный документ появляется в общем списке документов приложения «Электронные документы» (рисунок 10).
Представление списка электронных документов.
945 × 329 пикс.     Открыть в новом окне Представление списка электронных документов.
Переход в карточку электронного документа осуществляется по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно» . Электронный документ открывается в новой вкладке приложения «Электронные документы».

Фильтрация в картотеке электронных документов

В картотеке отображаются электронные документы в соответствии с доступом пользователя, выбранным узлом картотеки и настроенными фильтрами.
По умолчанию в сервисе предоставлен список предустановленных системных папок (подробнее о работе с шаблонами электронных документов см. в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»):
  • Все документы – отображаются все электронные документы, к которым у текущего пользователя есть доступ,
    • Договоры – отображаются электронные документы типа «Договор»,
      • Приложения – отображаются электронные документы типа «Приложение»,
      • Спецификации – отображаются электронные документы типа «Спецификация»,
    • Документация по проекту – отображаются электронные документы типа «Документация по проекту»,
      • 3D–модель – отображаются электронные документы типа «3D-модель»,
      • Проектная документация – отображаются электронные документы типа «Проектная документация»,
      • Рабочая документация – отображаются электронные документы типа «Рабочая документация»,
    • Исполнительная документация – отображаются электронные документы типа «Исполнительная документация»,
    • Первичные учетные документы – отображаются электронные документы типа «Первичный учетный документ»,
    • Письма – отображаются электронные документа типа «Письмо», «Входящее письмо», «Исходящее письмо»,
      • Входящие – отображаются электронные документы типа «Входящее письмо»,
      • Исходящие – отображаются электронные документы типа «Исходящее письмо»,
    • Я – автор – отображаются электронные документы, созданные текущим пользователем.
Важно!
Письма, созданные до 31.12.2016, в фильтрах «Входящие» и «Исходящие» не отображаются. «Письма», «Входящие», «Исходящие» (подробнее о данных разделах см. СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»)
Фильтрация документов доступна по всем столбцам картотеки.
Важно!
Колонки картотеки могут быть скрыты и поэтому недоступны для настройки фильтрации. Подробнее об отображении скрытых колонок см. в разделе Приложение «Картотека электронных документов».
При фильтрации по дате документа отображаются все электронные документы, созданные в указанный день или период. Доступны следующие типы фильтра:
  • Фиксированный день – указывается конкретный день (рисунок 11),
Фильтрация по дате: фиксированный день.
437 × 314 пикс.     Открыть в новом окне Фильтрация по дате: фиксированный день.
  • Предустановленный вариант – выбор из списка вариантов по умолчанию (рисунок 12):
    • Сегодня,
    • Вчера,
    • В этом месяце,
Фильтрация по дате: Предустановленный вариант.
435 × 336 пикс.     Открыть в новом окне Фильтрация по дате: Предустановленный вариант.
  • Период – указывается начало и/или конец периода (рисунок 13).
Фильтрация по дате: Период.
419 × 344 пикс.     Открыть в новом окне Фильтрация по дате: Период.
Для сброса фильтра необходимо нажать кнопку «Очистить»: форма закроется и фильтр очистится.
Для столбцов «Дата регистрации вх. номера» и «Дата регистрации исх. номера» фильтрация выполняется аналогично.
Фильтрация по стороне документа возможна вводом необходимого текста в поле фильтра (полнотекстовым поиском) или через расширенный фильтр. В расширенном фильтре поиск настраивается по типу стороны и осуществляется как по каждому полю в отдельности (Название роли/Тип поиска/Наименование), так и по всем полям сразу (рисунок 14).
Поиск по стороне.
423 × 413 пикс.     Открыть в новом окне Поиск по стороне.
В поле «Название роли» указывается полное или частичное наименование роли в электронном документе («Получатель», «Поставщик» и т.д.) (рисунок 15), выполняется полнотекстовый поиск.
Поиск по роли.
393 × 416 пикс.     Открыть в новом окне Поиск по роли.