(Утративший силу) СТО МИ пользователя «Регламентированная отчетность»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу

Формирование структуры для выгрузки

Для выгрузки отчета в СЭД Лотус необходимо открыть меню «Выгрузка» и выбрать пункт «Выгрузить в Лотус», предварительно указав нужный отчет (выделить строку журнала отчетов).
Для удобного поиска в журнале отчетов предусмотрены фильтры. Поля для фильтрации расположены в нижней части журнала отчетов (рисунок 4).
Фильтры
561 × 86 пикс.     Открыть в новом окне Фильтры
Пример выбора отчета для выгрузки представлен на рисунке 5.
Пример выбора отчета для выгрузки
988 × 649 пикс.     Открыть в новом окне Пример выбора отчета для выгрузки
После нажатия на кнопку «Выгрузить в Лотус» открывается форма выбора пользователей, которые участвуют в согласовании и подписании, контролера, а также режима выгрузки.
По умолчанию:
  • В список согласующих лиц автоматически добавляется руководитель из ответственных лиц организации. Также есть возможность редактировать и добавлять согласующих.
  • В список подписывающих лиц автоматически добавляется руководитель из ответственных лиц организации и ответственный, указанный в печатной формы вместо главбуха. 
  • Автор, Исполнитель: автоматически выбирается ответственный, выполняющий выгрузку.
  • Исполнитель сохраняется в 1С (используется для отчета).
  • Режим выгрузки – автоматический.
Доступные режимы выгрузки:
  • Ручной – отчет автоматически направляется на согласование, после согласования автоматически отправляется в ДОУ для распечатывания и подписания.
  • Автоматический – отчет автоматически направляется на согласование и подписание ЭЦП (последовательно).
Примечание: При ручном режиме выгрузки список подписывающих лиц не используется, табличная часть очищается и недоступна для редактирования.
Внешняя форма выбора представлена на рисунке 6.
Форма обработки "Выбор согласующих, подписывающих, контролера"
408 × 440 пикс.     Открыть в новом окне Форма обработки "Выбор согласующих, подписывающих, контролера"
Примечание: Согласование последовательное, его порядок определен порядком строк в табличной части.
Необходимо, чтобы у пользователей, участвующих в выгрузке в Лотус, были заполнены следующие поля:
  • NotesAddress,
  • NotesAddressLDAP,
  • Каталожный номер,
В случае если эти поля не заполнены, появится соответствующее предупреждение, и выгрузка будет приостановлена.
Факт выгрузки отразится в служебном окне, внизу экрана, также можно будет увидеть значок СЭД Лотус в соответствующей строке списка.
Перейти в карточку СЭД Лотус можно после нажатия кнопки «Открыть в Лотус» (рисунок 7).
Кнопка "Открыть в Лотус" в журнале отчетов
630 × 449 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Открыть в Лотус" в журнале отчетов

Работа с выгруженным отчетом

Отчет выгружается в базу ПУД. По одному отчету создается одна карточка ПУД, поиск документа по группировкам базы ПУД. 
Тип документа – «Регламентированная отчетность».
В кратком содержании содержится информация: тип отчетности + вид отчетности + отчетный период + номер корректировки, а также дата выгрузки. 
Тип отчетности – это папка из справочника «Регламентированные отчеты», вид отчетности – наименование отчета.
Отчет выгружается в формате .xps с целью невозможности для редактирования.
Каждая форма в регламентированном отчете (титульный лист, разделы) отображается на новой странице в выгруженном отчете, следуя друг за другом.
Пример отчета в программе 1С представлен на рисунке 8.
Пример отчета в программе 1С
960 × 905 пикс.     Открыть в новом окне Пример отчета в программе 1С
Пример печатной формы выгруженного отчета в формате .xps представлен на рисунке 9.
Пример печатной формы выгруженного отчета
1029 × 915 пикс.     Открыть в новом окне Пример печатной формы выгруженного отчета
Из рисунка можно увидеть, что файл состоит из 4 страниц, каждая из которых соответствует определенной форме регламентного отчета.
Внешний вид карточки в СЭД Лотус представлен на рисунке 10.
Карточка отчета в СЭД Лотус
903 × 534 пикс.     Открыть в новом окне Карточка отчета в СЭД Лотус
После выгрузки отчет автоматически направляется на согласование, в СЭД Лотус переходит в статус «На согласовании». Согласующим ежедневно приходит напоминание.
Примечание: При отклонении документа (в ручном режиме выгрузки), статус в 1С изменяется в течение часа, при этом документ в Лотусе не должен блокироваться пользователем.
Контролер ежедневно получает напоминание по всем отчетам по личной почте. 
  • Обрабатываются только статусы «На доработке», «На согласовании», «Согласован», «На подписании»,
  • Вид отчета (таблица 1).
Ссылка на ПУД
После согласования:
  • При ручном режиме: отправляется в ДОУ при положительной визе,
  • При автоматическом режиме: в случае положительного согласования отчет автоматически отправляется на подписание ЭЦП; Статус «На подписании».,
  • Если отчет подписан, статус становится – «Подписан» (в СЭД Лотус и в 1С); если установлена «старая версия» в СЭД Лотус – «Отклонен»; в 1С – «На доработке» (устанавливается вручную),
  • В случае если исполнитель обнаружил ошибку в отчете в СЭД Лотус, документ отправляется на доработку вручную, устанавливается статус «На доработке», в 1С – «На доработке» (устанавливается вручную),
  • В статусе «На доработке» в 1С пользователь имеет право внести изменения в 1С и повторить выгрузку в ту же карточку в СЭД Лотус.
Отправка отчета в контролирующий орган:
  • Выгрузка отчета производится вручную, в 1С автоматически устанавливается статус «Выгружен для отправки»,
  • Пользователю разрешено вручную устанавливать статус «Сдан».

Процесс работы и смена статусов

Статусы отчетов в 1С:
  • «В работе» – устанавливается автоматически при сохранении отчета в 1С;
  • «Подготовлен, выгружен в Лотус» – устанавливается автоматически при выгрузке отчета в СЭД Лотус; в 1С документ становится недоступным для редактирования;
  • «Подписан» – устанавливается автоматически при подписании ЭЦП в СЭД Лотус; вручную при ручном способе выгрузки после получения уведомления о смене статуса в СЭД Лотус. 
  • «На доработке» – устанавливается вручную при снятии с согласования, отрицательном согласовании, «старой версии» в подписании ЭЦП, документ становится доступен для внесения изменений;
  • «Выгружен для отправки» – устанавливается автоматически при выгрузке из 1С в XML или вручную при отправке на бумажном носителе;
  • «Сдан» – устанавливается вручную.
Примечание: В случае если возникла необходимость доработать документ, у пользователя есть возможность изменить статус, при котором документ будет доступен для редактирования.
Статусы отчетов в Лотус:
  • «На согласовании» – автоматически при отправке на согласование;
  • «Согласован» – автоматически при положительном согласовании;
  • «На подписании» – автоматически при отправке на подписание;
  • «Отклонен» – автоматически при отрицательном согласовании, либо установке «старая версия»; 
  • «Подписан» – автоматически при подписании ЭЦП, либо вручную ДОУ;
  • «На доработке» – вручную при отправке на доработку;
  • «Сдан» – вручную;
  • «Передан в архив» – вручную.