(Действующий) СТО МИ СМК 82.19.13 Инструкция по работе с технической системой...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ СМК 82.19.13 Инструкция по работе с технической системой документации

Концепция:
Настоящая Методологическая Инструкция Организации (далее – Инструкция) разработана для установления единого порядка управления исходными данными, исполнительной и проектной документациями в целях своевременного информационного обеспечения и организации работы с документами.
Подчиненность документа:
Прочие нормативные ссылки:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В соответствии с требованием п. 4.1 ГОСТ Р 21.1003-2009. Национальный стандарт Российской Федерации. Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности. На основании п. 4.4. ГОСТ Р 21.1003-2009. Национальный стандарт Российской Федерации. Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации подлинники ПД и РД подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации. Если документация была разработана сторонней организацией на хранение в Архив сдаются копии проектной, рабочей и иной технической документации.
1.2. Настоящая Инструкция разработана для установления единого порядка управления исходными данными, исполнительной и проектной документациями в целях своевременного информационного обеспечения и организации работы с документами в рамках реализации положений СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
1.3 Требования Инструкции обязательны для исполнения инженером по научно-технической информации (далее Инженер НТИ), в функции которого входит прием, обработка, хранение и работа с документами исходных данных, исполнительной, проектной и технической системы документации.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с исходными данными, исполнительной, проектной и технической системой документации независимо от вида носителя информации.

2. ПРИЕМ, ПРОВЕРКА И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

2.1. Прием, проверка внешнего вида и оформления и обработка проектной и рабочей документации для размещения в ИС

2.1.1. Прием, проверка внешнего вида и оформления и обработка проектной (далее – ПД) и рабочей документации (далее - РД) осуществляется инженером НТИ.
2.1.2. Передающая сторона подготавливает и направляет инженеру НТИ обращение на создание электронной карточки для размещения ПД и РД в ИС.
2.1.3. Инженер НТИ после приема обращения должен в течение 1 (одного) рабочего дня:
- создать электронную карточку документа в соответствующем разделе в ИС, согласно разделам, заполнить необходимые поля, в том числе указать вид и название документа, ссылку на договор ИСП и письмо-поручение;
- вложить в созданную карточку документацию;
- уведомить об окончании обработки электронной карточки ПД и РД передающую сторону.
2.1.4. Инженер НТИ является обязательным участником согласования ПД и РД.
2.1.5. При согласовании инженер НТИ должен провести проверку:
- верность указанных наименований и их соответствие названиям разделов.
- наличие ссылки на договор ИСП;
- графическая часть должна быть приложена в формате *.pdf - сканированная копия утвержденной документации с печатью и подписью разработчика;
- графическая часть не должна содержать тексты и таблицы с данными;
- текстовая часть документации должна быть приложена в форматах *.docx для удобства работы с информацией, и *.pdf - сканированная копия утвержденной документации с печатью и подписью разработчика;
- наличие в текстовой части документации исправных активных ссылок на нормативно-техническую документацию и Классификатор единичных ресурсов, отсутствие не редактируемых элементов (вставки изображении).
2.1.6. В случае наличия замечаний инженер НТИ отказывает в согласовании документации и указывает свои замечания комментарием. Для проведения повторного согласования исправленную документацию прикладывают в новую карточку.
2.1.7. В случае уведомления передающей стороной инженера НТИ о замене проекта или отдельных листов, инженер НТИ создает новую карточку документа в разделе «История изменений» и заносит документ в новую карточку, где передающей стороной устанавливается цикл согласования. Более ранний проект/лист является актуальным до момента утверждения изменений документации.

2.2. Прием, проверка исходных данных, исполнительной, проектной документации

2.2.1. Прием и проверка исходных данных, исполнительной, проектной документации осуществляется централизованно в Архиве Инженером НТИ.
2.2.2. Передающая сторона должна передать Инженеру НТИ исходные данные, исполнительную, проектную документацию по подписанному со своей стороны Акту приема-передачи (Приложение А), составленному в двух экземплярах и с сопроводительным письмом.
2.2.3. Инженер НТИ при приеме документов должен в присутствии Передающей стороны проверить наличие на документах реквизитов, указанных в Приложениях В, Г и отметки к какому разделу перечня ГСН соответствует сдаваемый документ.
2.2.3.1. При отсутствии необходимых реквизитов и отметок на документе Инженер НТИ должен вернуть документы передающей стороне.
2.2.3.2. При наличии необходимых реквизитов и отметок на документе Инженер НТИ должен сверить наличие передаваемых документов с указанными в Акте приема-передачи:
а) при отсутствии в Акте передаваемого документа, в свободной колонке Акта проставляется наименование отсутствующего документа;
б) при наличии в Акте наименования отсутствующего документа, проставляется отметка об отсутствии документа в перечне.
2.2.4. Инженер НТИ после проверки должен подписать Акт приема-передачи и один экземпляр Акта вернуть Передающей стороне.

2.3. Обработка документов

2.3.1. Инженер НТИ после приема и проверки исходных данных, исполнительной документации должен в течение 3 (трех) рабочих дней:
– отсканировать документ, файл отсканированного документа должен быть назван одноименно с названием документа;
- создать электронную карточку документа в соответствующем разделе в ИС, согласно структуры, заполнить необходимые поля, в том числе указать вид и название документа;
– вложить в созданную карточку скан документа;
- в случае замены проекта или отдельных листов сканированный документ заносится в существующую карточку. Более ранний проект или отдельный лист, находящийся в карточке, аннулируется.