Действующий
6.3. Работа с задолженностью подотчетных лиц: представляет собой подготовку и предоставление аналитической информации по обязательствам подотчетных лиц на основании завершенных учетных процессов.
а) подготовка и предоставление ПУД, устанавливающего сроки и правила составления и предоставления отчетности подотчетными лицами;
б) выявление задолженности подотчетных лиц, уведомление о наличии задолженности, обозначение мер по закрытию задолженности;
6.3.2. Подготовка и предоставление ПУД, устанавливающего сроки и правила составления и предоставления отчетности подотчетными лицами осуществляется на основе:
6.3.3. Выявление задолженности подотчетных лиц, уведомление о наличии задолженности, обозначение мер по закрытию задолженности осуществляется на основе:
– задачи «Требуется выгрузить отчеты по физ.лицу по организации» в УС, автоматически формируемой по согласованной заявке «Документирование трудовых отношений с сотрудником в момент увольнения»;
6.3.5. Порядок работы с подотчетными лицами установлен СТО СМК Методологическая инструкция «Работа с задолженностью подотчетных лиц».
7.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандартов по представлению Управляющего проектом по стандартизации и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в данном СТО.
| Процесс | Периодичность | Характер процесса | Причины запуска процесса | Объем работ | Сроки исполнения | Результат | Наименование применяемого ПО | |
| Тип | Этап | |||||||
| Инвентаризация финансовых обязательств | 1. расчеты с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами и кредиторами; 2. расчеты с подотчетными лицами. | 1. Ежегодно | обязательно | Перед составлением годовой БО | Полный/сокращенный (п.6.1.3.3. СТО) | До даты подготовки отчетности согласно:- СТО СМК Закрытие периода - графика инвентаризации- СТО СМК Форма документа «Заявка (поручение) на проведение инвентаризации» | СТО СМК Форма документа Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;СТО СМК Форма документа Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами; СТО СМК Форма документа «Отчет о результатах инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности»;СТО СМК Форма документа «Поручение по итогам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности»; | «ПО: Предоставление аналитической информации о результате завершённых учетных процессов. Модуль: Финансовые обязательства» |
| 2. Ежеквартально | По поручению | Перед составлением промежуточной БО | Сокращенный (п.6.1.3.3. СТО) | |||||
| 3. В любой момент времени (по необходимости) | Реорганизация/ликвидация Заказчика или контрагента-участника ИС | Полный/сокращенный(п.6.1.3.3. СТО) | Согласно СТО СМК Форма документа «Заявка (поручение) на проведение инвентаризации» | |||||
| Процедуры в рамках банкротства Заказчика или контрагента | ||||||||
| смена ЕИО заказчика; | ||||||||
| Прочие причины | ||||||||
| Сверка взаиморасчетов с контрагентами | 1. сверка с участниками ИС;2. сверка с не участниками ИС. | 1. Ежегодно | обязательно | Перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности | С подтверждением/без подтверждения (п.6.2.3. СТО) | В сроки, установленные СТО СМК Форма документа «Заявка (поручение) на проведение инвентаризации» | СТО СМК Форма документа «Акт сверки взаимных расчетов» | «ПО: Предоставление аналитической информации по обязательствам на основании завершенных учетных процессов - контрагенты (1 блок)» |
| 2. В любой момент времени | По поручению | 1. документ от не участника ИС; (акт сверки, письмо (запрос, уведомление));2. заявка (поручение) от участника ИС (СЗ, электронное письмо, договор (этап к договору, соглашение)) 3. поручение от начальника Отдела автоматизации | В сроки, установленные СТО СМК Методологическая инструкция Подготовка и представление аналитической информации об обязательствах на основании завершенных учетных процессов. Модули: - период 1 год, 1 основание – период 1 год, не более 5 оснований- период 1 год, свыше 5 оснований- период более 1 года, 1 основание- период более 1 года, не более 5 оснований- период более 1 года, свыше 5 оснований | |||||
| 3. Ежеквартально (только по участникам ИС) | этап работ согласно п.3.5. СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия сотрудника отдела автоматизации» (плановая сверка) | С подтверждением (п.6.2.3. СТО) | в сроки, установленные Календарем учетных работ в рамках 4 этапа согласно СТО СМК Закрытие периода | Отчет по сверке в произвольной форме | Внешняя обработка «Сверка взаиморасчетов» | |||
| Работа с задолженностью подотчетных лиц | Подготовка и предоставление ПУД, установливающего сроки и правила составления и предоставления отчетности подотчетными лицами; | В любой момент времени | 1. При создании организации (регистрации юр.лица) | - | 2 дня | СТО СМК Форма документа Распоряжение о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами | «ПО: Предоставление аналитической информации по обязательствам на основании завершенных учетных процессов - подотчетные лица» | |
| Заявка (Поручение) | ||||||||
| выявление задолженности подотчетных лиц, уведомление о наличии задолженности, обозначение мер по закрытию задолженности | Ежемесячно | обязательно | Заявка регулярно оказываемая услуга «Подготовка и представление аналитической информации об обязательствах на основании завершенных учетных процессов. Модуль: Подотчетные лица» | 1 день (последний рабочий день месяца) | СТО СМК Форма документа Уведомление подотчетного лица о наличии задолженности по полученным денежным средствам в подотчет;СТО СМК Форма документа Уведомление руководителя о наличии задолженности по полученным подотчетным суммам сотрудников | |||
| подготовка и предоставление аналитической информации о задолженности по подотчетным суммам; | 1. При увольнении сотрудника2. В любой момент времени | 1. Обязательно2. По поручению | 1. Задача в 1с Бухгалтерия 2. Заявка (Поручение) | 2 дня | СТО СМК Форма документа Отчет «Анализ задолженности по 71 счету» | |||
| Подготовка и предоставление ПУД для закрытия задолженности. | По поручению | СТО СМК Форма документа «Согласие на удержание из заработной платы неиспользованной подотчетной суммы»;СТО СМК Форма документа «Приказ об удержании неиспользованной и невозвращенной подотчетной суммы» | ||||||
| Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов | Сверка без подтверждения взаиморасчетов Заказчика с контрагентом | Сверка с подтверждением взаиморасчетов Заказчика с контрагентом | |||
| Контрагент | Контрагент | ||||
| Не участник ИС | Участник ИС | Не участник ИС | |||
| основание | Проведение инвентаризация обязательств | сотрудник отдела автоматизации | Заказчик | ||
| поручение, заявка, СЗ от Заказчика в рамках заключения договоров | Заказчик | ||||
| расторжение договоров | Заказчик | ||||
| поручение, заявка, СЗ в ИС от Заказчика (представителя Заказчика по доверенности) на основании карточки ПУД (письмо (запрос, уведомление)) | Заказчик | ||||
| Плановая сверка взаиморасчетов между участниками ИС | - | сотрудник отдела автоматизации | - | ||
| Разработчик: Ведущий специалист по автоматизированной системе внутреннего контроля | Мякишева Ирина Юрьевна |
| Управляющий ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» | ИП Кагирова Галия Фаниловна |
| Руководитель Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем | Воробьева Оксана Николаевна |
| Начальник Отдела автоматизации и стандартизации учетных технологий | Третьякова Ирина Витальевна |
| Начальник Отдела формирования отчетности в информационных системах | Губина Лариса Юрьевна |
| Начальник Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов | Кузнецова Наталья Евгеньевна |
| Зам.начальника Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов | Мальцева Алена Владимировна |
| Начальник Отдела регламентных операций в Информационных системах | Бирюкова Анастасия Валерьевна |
| члены Совета директоров | Крикун Алексей АлександровичБондарева Наталья Анатольевна |