(Утративший силу) СТО СМК 70.22.14 Формирование и ведение баз данных по кадрам...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Термины и определения:

3.1.1. Документирование - Запись необходимой информации по установленным правилам и формам.
3.1.2. Кадровое делопроизводство - Деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами.
3.1.3. Обработка персональных данных - Действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
3.1.4. Перевод - Постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
3.1.5. Перемещение - Передвижение работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
3.1.6. Персональные данные - Любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.
3.1.7. Электронная подпись - Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
3.1.8. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - ЭП) - электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011.
3.1.9. Удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011 г.
3.1.10. Трудовой договор - Соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
3.1.11. Трудовые отношения - отношения, возникающие между работником и работодателем на основании трудового договора.
3.1.12. Нетрудовые отношения – отношения, возникающие между организацией – Заказчиком и ИП, физическими лицами, оказывающими услуги по гражданско-правовому договору (подряду), практикантами, стажерами.
3.1.13. Кадровые документы - документы по учету личного состава работников (приказы, решения, заявления, справки, отчеты, графики и др.) и документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются - положения, инструкции, постановления и др.);
3.1.14. Сотрудник (наемный работник) - лицо, работающее по трудовому договору и подчиняющееся внутреннему трудовому распорядку и иным локальным актам, регламентирующим трудовые отношения с Работодателем.
3.1.15. Трудоустраиваемый сотрудник - Физическое лицо, с которым у Работодателя (Заказчика) заключается трудовой договор.
3.1.16. Физлицо – физическое лицо, с которым у организации – Заказчика возникают нетрудовые отношения, персональные данные которого ОФБДК вносит в ИС.
3.1.17. Работодатель - сторона трудового договора, юридическое или физическое лицо, нанявшее на работу хотя бы одного наемного работника.
3.1.18. Заказчик - Организация (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо), состоящая в договорных отношениях с исполнителем и являющаяся заказчиком его услуг.

3.2. Сокращения:

ГОСТ – государственный стандарт;
ГОСТ Р – национальный стандарт;
ДОУ – документационное обеспечение управления;
ИС – информационная система;
БД – база данных;
ОФБДК – отдел формирования баз данных по кадрам;
СМК – система менеджмента качества;
СТО – стандарт организации.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Специалисты ОФБДК несут ответственность за:
- соблюдение требований действующего трудового законодательства;
- соблюдение установленных данным СТО сроков документирования трудовых правоотношений;
- обеспечение сохранности и конфиденциальности персональных данных работников при их обработке.
4.2. Трудоустраиваемые сотрудники несут ответственность за предоставление полного пакета юридически действительных документов, необходимых для заключения трудового договора.
4.3. Штатные сотрудники, руководители и ответственные лица организаций-Заказчиков несут ответственность за соблюдение действующего трудового законодательства, а также сроков предоставления первичных документов для учета рабочего времени на основании согласованных заявок.
4.4 Контроль соблюдения требований данного СТО осуществляет руководитель организации, оказывающей услуги по формированию и ведению базы данных по кадрам.

5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Формирование и ведение базы данных по кадрам осуществляется при:
- приеме на работу (заключении трудового договора),
- изменении условий трудового договора (оклад, размер ставки, должность, прочее),
- предоставлении отпусков,
- командировании,
- увольнении,
- прочее.