(Действующий) СТО СМК 70.22.14 Формирование и ведение баз данных по кадрам...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО СМК 70.22.14 Формирование и ведение баз данных по кадрам

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Данный Стандарт организации (далее – СТО) устанавливает порядок формирования и ведения базы данных по кадрам, включая документирование трудовых отношений в определенных трудовым законодательством случаях, в том числе с использованием квалифицированной электронной подписи.
1.2. Требования данного СТО распространяются и обязательны для исполнения сотрудниками организации, оказывающей услуги по формированию и ведению базы данных по кадрам (далее – специалист ОФБДК), руководителями и ответственными лицами организаций-Заказчиков, штатными и трудоустраиваемыми сотрудниками, физическими лицами, оказывающими услуги по гражданско-правовому договору (подряду), практикантами, стажерами организации, оказывающей услуги по формированию и ведению базы данных по кадрам, и организаций-Заказчиков.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Термины и определения:

3.1.1. Документирование - Запись необходимой информации по установленным правилам и формам.
3.1.2. Кадровое делопроизводство - Деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами.
3.1.3. Обработка персональных данных - Действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
3.1.4. Перевод - Постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
3.1.5. Перемещение - Передвижение работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
3.1.6. Персональные данные - Любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.
3.1.7. Электронная подпись - Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
3.1.8. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - ЭП) - электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011.
3.1.9. Удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011 г.
3.1.10. Трудовой договор - Соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
3.1.11. Трудовые отношения - отношения, возникающие между работником и работодателем на основании трудового договора.
3.1.12. Нетрудовые отношения – отношения, возникающие между организацией – Заказчиком и ИП, физическими лицами, оказывающими услуги по гражданско-правовому договору (подряду), практикантами, стажерами.
3.1.13. Кадровые документы - документы по учету личного состава работников (приказы, решения, заявления, справки, отчеты, графики и др.) и документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются - положения, инструкции, постановления и др.);
3.1.14. Сотрудник (наемный работник) - лицо, работающее по трудовому договору и подчиняющееся внутреннему трудовому распорядку и иным локальным актам, регламентирующим трудовые отношения с Работодателем.
3.1.15. Трудоустраиваемый сотрудник - Физическое лицо, с которым у Работодателя (Заказчика) заключается трудовой договор.
3.1.16. Физлицо – физическое лицо, с которым у организации – Заказчика возникают нетрудовые отношения, персональные данные которого ОФБДК вносит в ИС.
3.1.17. Работодатель - сторона трудового договора, юридическое или физическое лицо, нанявшее на работу хотя бы одного наемного работника.
3.1.18. Заказчик - Организация (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо), состоящая в договорных отношениях с исполнителем и являющаяся заказчиком его услуг.

3.2. Сокращения:

ГОСТ – государственный стандарт;
ГОСТ Р – национальный стандарт;
ДОУ – документационное обеспечение управления;
ИС – информационная система;