(Действующий) СТО СМК 70.22.14 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Эксперт...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО СМК 70.22.14 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Эксперт

1. ОБЩАЯ ЦЕЛЬ ДОЛЖНОСТИ

Общая цель должности: создание и управление системами документации (общесистемная, нормативная, справочно-информационная, распорядительная, судебно-претензионная, правоустанавливающая, договорная, кадровая, финансово-бухгалтерская, техническая.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Подчиненность:
- Непосредственная - Руководителю управления.
- Косвенная - старшему эксперту, Управляющему организацией.
2.2. Замещение: исполнителя должности Эксперт замещает эксперт или старший эксперт.
2.3. Прием и освобождение от должности осуществляется на основании Управляющего организацией.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ДОЛЖНОСТИ

3.1. Требование к квалификации:
- Образование: высшее по специальностям документоведение, экономика, управление, юридические специальности, бухучет.
- Специальное обучение: курсы по направлениям «Делопроизводство», «Офис- менеджмент» , «Юриспруденция», «Бухгалтерский учет и аудит», «Информационные технологии»
3.2. Навыки:
- правила приема документации;
- умение вести учет, регистрацию и выдачу документации;
- виды документов, их назначение;
- правила передачи дел в архив организации;
- навыки работы с оргтехникой;
- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
- типовые сроки исполнения документов;
- принципы работы с картотекой;
- пользоваться справочно-правовыми системами;
- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
- Владение программами Lotus, 1C Бухгалтерия, Oracle, Primavera, Papir.
3.3. Эксперт должен знать:
- нормативно-правовые и нормативно-методические акты по вопросам документационного обеспечения и управления, стандарты, инструкции, правила и рекомендации по обработке документов;
- организационную структуру ООО «Экспертиза» и предприятий, обслуживаемых ООО «Экспертиза», должностных лиц, схему документационного взаимодействия с подразделениями и должностными лицами, другими организациями, с которыми ООО «Экспертиза» поддерживает партнерские контакты и осуществляет обмен документированной информацией;
- требования к обращению с входящими, исходящими и внутренними видам документов по общесистемной, нормативной, справочно-информационной, распорядительной, судебно-претензионной, правоустанавливающей, договорной, кадровой, финансово-бухгалтерской, технической систем документами;
- правила текущего хранения документов и сроки их хранения;
- машинопись;
- применяемые в работе программные средства обработки конфиденциальных документов;
- стандарты организации, положения;
- настоящую должностную инструкцию.

4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

4.1. Обязанности эксперта по обеспечению и управлению документацией распространяются на систему (мы) документации, за которой он закреплен:
- Ежедневно принимать и заносить документы в учетные базы.
- Отслеживать процессы нормализации справочников: устранение ошибок, неточностей и неполноты данных, устранение дублей и ошибок данных, приведение наименований данных в соответствии с принятым стандартом, дополнение недостающей информации, унификация и структуризация данных;
- Участвовать в разработке инструкций пользователя по ведению электронной базы данных по направлениям;
- Ежедневно оповещать ответственных исполнителей по срочным документам в случае срока их обязательного исполнения на следующий рабочий день.
- Своевременное исполнять устные и письменные приказы и распоряжения Управляющего организацией, Руководителя управления.
4.2. Для обеспечения безопасности работ Эксперт обязан:
- Соблюдать правила и нормы по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.
- Сохранять строгую конфиденциальность информации, полученной для исполнения своих обязанностей и принимать все возможные меры, чтобы предотвратить ее разглашение.
- Обеспечивать сохранность информации на персональном ПК.
- Соблюдать требования действующего законодательства по защите персональных данных при обработке и/или передаче третьим лицам персональных данных работников организации и Заказчиков.
4.3. Для обеспечения качества работ Эксперт должен решать следующие задачи:
- Регулярно самостоятельно изучать изменения в действующих нормах документационного обеспечения и управления, повышать свой профессиональный уровень.
- При возникновении неоднозначных и нестандартных ситуаций в работе, все действия согласовывать с непосредственным руководителем.
- Предоставлять отчеты по распоряжению непосредственного руководителя и Управляющего организацией по мере необходимости