(Действующий) СТО СМК 70.22.14 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Секретарь-референт...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО СМК 70.22.14 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Секретарь-референт

1. ОБЩАЯ ЦЕЛЬ ДОЛЖНОСТИ

Обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителей, организация процесса прохождения документов организаций-Заказчиков.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Подчиненность:
непосредственная: Руководителю управления Управления документационного обеспечения (УДО);
косвенная: Управляющему организацией.
2.2. Замещение:
- лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.
2.3. Секретарь-референт организации принимается на работу и освобождается от должности приказом Управляющего организацией.

3. ТРЕБОВАНИЯ

3.1. Требования к квалификации:
Образование: Высшее.
Специальное обучение: Курсы секретаря-референта
Опыт работы: не менее 1 года в должности секретаря-референта.
3.2. Навыки и знания:
Секретарь должен знать:
- государственные стандарты по оформлению распорядительных документов;
- структуру и руководящий состав организации;
- основы делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов в электронной программе Lotus; Excel, Word, Papir.
- основы этики и эстетики;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- правила создания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- стандарты организации, положения;
- настоящую должностную инструкцию.
3.3. Личные качества:
- Внимательность;
- Обучаемость, способность к самообучению;
- Усидчивость;
- Аккуратность;
- Коммуникабельность;
- Способности к самоконтролю;
- Самостоятельность в принятии решений в рамках своих полномочий;
- Исполнительность;
- Работоспособность;
- Инициативность;
- Стрессоустойчивость.
- Культура речи.

4. ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт:
- организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения;
- организует прием посетителей;
- готовит письма и другие документы по поручению руководителя, вводит текущую информацию в базы данных;
- планирует рабочее время руководителя;
- готовит проведение заседаний, совещаний, оформляет протокол;
- организует командировки руководителя;
- принимает и своевременно обрабатывает корреспонденцию, поступающую на имя руководителя и сотрудников организации;