(Действующий) СТО СМК 70.22.14 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Начальник Архива...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий
- Образование: высшее профессиональное;
-Специальность: документовед, библиограф или опыт работы в области ведения архивного дела.
-Опыт работы: не менее 1 года в должности инженера по научно-технической информации.
3.2. Навыки и знания:
-умение систематизировать документацию;
-умение вести учет и выдачу документации;
-умение работать со сторонними организациями;
-умение работать на персональном компьютере и с офисной техникой,
-знание постановлений, распоряжений, приказов, других руководящих и нормативных документов вышестоящих и других органов, касающихся работы архивов;
-знание Государственной системы документационного обеспечения управления;
-знание порядка оформления и хранения документов, поступающих в архив, и действующей систему их классификации;
-знание основ организации производства, труда и управления;
-знание этики делового общения.
3.3. Должен знать:
-правила техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
-стандарты организации, положения, правил внутреннего трудового распорядка;
-законодательство о труде;
-настоящую должностную инструкцию;
-правила и нормы охраны труда.
3.4. Личные качества:
-организаторские и лидерские качества;
-коммуникабельность;
-самостоятельность в принятии решений в рамках своих полномочий;
-исполнительность;
-работоспособность;
-инициативность;
-стрессоустойчивость.

4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

4.1. Начальник Архива должен организовать:
4.1.1 работы по ведению архивного дела в организации;
4.1.2 прием, регистрацию, систематизацию, хранение и выдачу документов или их копий;
4.1.3 проверку комплектности принимаемой документации;
4.1.4 работу по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование хранимой документации;
4.1.5 поиск необходимых материалов;
4.1.6 контроль состояния архивных документов, соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
4.1.7 комплектование документации для выдачи по заявке;
4.1.8 методическое сопровождение архивного делопроизводства;
4.1.9 разработку инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела;
4.1.10 инструктировать Заказчиков о порядке формирования, подготовке и сдаче дел в архив.
4.2. Для соблюдения требований по технике безопасности начальник архива обязан:
4.2.1 соблюдать правила и нормы по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности;
4.2.2 не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия;
4.2.3 обеспечивать сохранность и конфиденциальность информации на персональном компьютере (использовать пароль доступа, не передавать важные сведения в общую сеть и пр.);
4.3. Для обеспечения качества при выполнении работ начальник архива обязан:
4.3.1 при выявлении нарушений соблюдения локальных нормативных актов организации в области документационного обеспечения управления подготавливать и документировать информацию о нарушениях, формулировать рекомендации по улучшению и предоставлять руководству;
4.3.2. соблюдать требования действующего законодательства по защите персональных данных при обработке и/или передаче третьим лицам персональных данных работников организации и Заказчиков;
4.3.3. своевременно выполнять письменные и устные распоряжения и приказы управляющего организацией;
4.3.4. своевременно проводить ознакомление работников под роспись с должностными инструкциями и изменениям к ним;
4.3.5. составлять план работы архива;
4.3.6. при увольнении передавать дела, документы и рабочее место Управляющему организацией либо другому сотруднику, назначенному управляющим, в срок до десяти рабочий дней по акту приема-передачи дел. Материальные ценности, взятые в аренду, передаются лицам, ответственным за возврат из аренды, что подтверждается актом приема-передачи дел.