Перед изменением статуса документа выполняется проверка на вхождение сторон в «черный список» в каталоге лиц (см. СТО МИ администратора «Каталог лиц»).

Вместе со сменой статуса договора происходит изменение статуса дочерних спецификаций, у которых статус позволяет изменить состояние.

При смене статуса договора и спецификации статус автоматически выгружается в 1С, при этом новый статус спецификации сразу отображается в карточке документа «Спецификация к договору», а статус договора устанавливается регламентным заданием и отображается только через некоторое время (примерно 1-2 часа).

Для технической поддержки

Настройки видимости доступных статусов договоров для смены в зависимости от текущего статуса документа и роли пользователя прописаны в управляющей базе данных Лотус (escado\controlmenu.nsf) в справочнике «Смена статуса договора».

Настройки доступности смены статуса спецификаци прописаны в справочнике «Смена статуса спецификации» управляющей базы данных Лотус в поле «Авто смена статуса».

Установка статуса «Приостановлено» выполняется регламентным заданием 1 раз в сутки (в 3:00), список договоров для установки нового статуса подтягивается с сайта "Договоры".

Работа с договорами в СЭД Lotus Notes

Расположение базы данных договоров

Базы договоров располагаются на главной странице СЭД Lotus Notes: Локальная сеть → Договоры (рисунок 3).

На рисунке 4 представлен пример отображения базы договоров.

Для того чтобы обеспечить удобный поиск документов, в меню просмотра секции «Договоры» предлагается несколько критериев для просмотра документов в правой части экрана (рисунок 5).

Фильтры:

• Действующие:
  • По дате рег. и рег. №,
  • По сделке,
  • По регистратору,
  • По автору,
  • По типу,
  • По СТД,
  • По папкам,
  • По участникам,
  • По исполнению,
  • По ответственному менеджеру,
• Обсуждаются,
• Незаключенные,
• Исполненные,
• Неисполненные,
• Приостановленные,
• Расторгнутые,
• Все:
  • По участникам,
  • По платежам,
  • На контроле,
  • По исполнителям,
  • На согласовании,
  • Журнал регистрации,
  • По подразделению,
  • По дате согласования.

Вид просмотра документов «по платежам» изначально показывает все платежи по договорам в основной валюте. Чтобы посмотреть платежи во второй (вспомогательной) валюте, нужно в открытом виде просмотра «по платежам» в колонке «Сумма» нажать на стрелочку слева от названия .

Создание карточки договора

По кнопке открывается форма выбора типа документа (рисунок 6).

Для создания оригинального договора необходимо выбрать пункт «Договор» и нажать на кнопку «ОК». По кнопке «Отмена» форма выбора типа документа закрывается, добавление договора не происходит.

Форма нового договора представлена на рисунке 7.

Для создания договора на основе СТД в базе договоров СТД (рисунки 8, 9)

Необходимо нажать на кнопку . Открывается форма нового договора на основе СТД. Вид формы договора представлен на рисунке 10.

Регламент работы с СТД-договорами см. в разделе «Регламент работы с СТД-договорами».

Регламент работы с оригинальным договором

По кнопке «Действия» открывается список действий по документу

По кнопке осуществляется добавление комментариев к документу.

По кнопке открывается форма «Доступ к документу» (рисунок 11).

На вкладке «Редакторы» происходит выбор редакторов документа, на вкладке «Читатели» соответственно – читателей.

Пользователей можно выбрать из «Каталога юр. физ. лиц» или из Адресной книги (рисунок 12).

По кнопкам происходит добавление пользователей и групп пользователей.

По кнопке открывается форма «Запрет редактирования документа» (рисунок 13)

По кнопке редакторами/читателями документа становятся все сотрудники.

По кнопке на вкладке «Читатели» пользователи вкладки «Редакторами» добавляются в список читателей.

Если пользователь установил признак «Запретить одновременное редактирование документа», то документ становится недоступным для одновременного редактирования.

По кнопке «Печать» имеется возможность печати:

• Содержания,
• Карточки,
• Спецификации договора.

Для сохранения договора необходимо нажать на кнопку . Если не заполнено поле «Ответственный менеджер по договору» на вкладке «Исполнение документа-исполнение», то документ сохранить невозможно. Появится соответствующее сообщение пользователю (рисунок 14).

По кнопке происходит закрытие формы договора.