(Действующий) СТО МИ пользователя «Договоры»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ пользователя «Договоры»

Описание

Система автоматизирует процессы:
  • Работы с оригинальными и стандартными договорами в СЭД Lotus Notes,
  • Синхронизации договоров, статусов договоров между СЭД Lotus Notes и 1С: Бухгалтерия,
  • Работы с договорами на сайте «Закупки»,
  • Ведения списка команды инвестиционного проекта и механизма смены ответственных менеджеров и контролеров ответственных менеджеров в договоре.

Глоссарий

СЭД Lotus Notes – система электронного документооборота.
Управление ДОУ – служба, осуществляющая распечатку и обработку договорной документации.
Договор – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
СТД – стандартный типовой договор.
ИС – информационная система.

Виды договоров

На рисунке 1 представлены виды договоров.
Виды договоров
677 × 426 пикс.     Открыть в новом окне Виды договоров

Статусы договоров

На рисунке 2 представлена схема классификации статусов договоров (СТД-договоров и оригинальных договоров).
Классификация статусов договоров
532 × 474 пикс.     Открыть в новом окне Классификация статусов договоров
Классификатор статусов договоров:
  • Обсуждается – устанавливается при создании договора в СЭД Lotus Notes,
  • Не заключен / Недействует – устанавливается вручную пользователем ИС (ДОУ) для договоров в встатусе «Обсуждается». Пользователи ИС (ДОУ) имеют возможность перевести договор из статуса «Не заключен» в статус «Обсуждается».
  • Действует / Заключен – устанавливается пользователем ИС (ДОУ),
  • Исполнен – устанавливается пользователем ИС (Ответственный менеджер / Контролер ответственного менеджера),
  • Приостановлен – устанавливается автоматически, если договор в течение 5 рабочих дней от окончания срока действия договора не переведен в статус «Исполнен», а также в случае исключения ответственного менеджера из команды проекта (см. раздел «Команда инвестиционного проекта»),
  • Расторгнут – устанавливается пользователем ИС (ДОУ).
Перед изменением статуса документа выполняется проверка на вхождение сторон в «черный список» в каталоге лиц (см. СТО МИ администратора «Каталог лиц»).
Вместе со сменой статуса договора происходит изменение статуса дочерних спецификаций, у которых статус позволяет изменить состояние.
При смене статуса договора и спецификации статус автоматически выгружается в 1С, при этом новый статус спецификации сразу отображается в карточке документа «Спецификация к договору», а статус договора устанавливается регламентным заданием и отображается только через некоторое время (примерно 1-2 часа).

Для технической поддержки

Настройки видимости доступных статусов договоров для смены в зависимости от текущего статуса документа и роли пользователя прописаны в управляющей базе данных Лотус (escado\controlmenu.nsf) в справочнике «Смена статуса договора».
Настройки доступности смены статуса спецификаци прописаны в справочнике «Смена статуса спецификации» управляющей базы данных Лотус в поле «Авто смена статуса».
Установка статуса «Приостановлено» выполняется регламентным заданием 1 раз в сутки (в 3:00), список договоров для установки нового статуса подтягивается с сайта "Договоры".

Работа с договорами в СЭД Lotus Notes

Расположение базы данных договоров

Базы договоров располагаются на главной странице СЭД Lotus Notes: Локальная сеть → Договоры (рисунок 3).
Расположение базы данных договоров в СЭД Lotus.
389 × 516 пикс.     Открыть в новом окне Расположение базы данных договоров в СЭД Lotus.
На рисунке 4 представлен пример отображения базы договоров.
База договоров
1250 × 507 пикс.     Открыть в новом окне База договоров
Для того чтобы обеспечить удобный поиск документов, в меню просмотра секции «Договоры» предлагается несколько критериев для просмотра документов в правой части экрана (рисунок 5).
Фильтрация.
746 × 638 пикс.     Открыть в новом окне Фильтрация.
Фильтры:
  • Действующие:
    • По дате рег. и рег. №,
    • По сделке,
    • По регистратору,
    • По автору,
    • По типу,
    • По СТД,
    • По папкам,
    • По участникам,
    • По исполнению,
    • По ответственному менеджеру,
  • Обсуждаются,
  • Незаключенные,
  • Исполненные,
  • Неисполненные,
  • Приостановленные,
  • Расторгнутые,
  • Все:
    • По участникам,
    • По платежам,
    • На контроле,
    • По исполнителям,
    • На согласовании,
    • Журнал регистрации,
    • По подразделению,
    • По дате согласования.
Вид просмотра документов «по платежам» изначально показывает все платежи по договорам в основной валюте. Чтобы посмотреть платежи во второй (вспомогательной) валюте, нужно в открытом виде просмотра «по платежам» в колонке «Сумма» нажать на стрелочку слева от названия .

Создание карточки договора

По кнопке открывается форма выбора типа документа (рисунок 6).
Выбор типа документа.
623 × 267 пикс.     Открыть в новом окне Выбор типа документа.
Для создания оригинального договора необходимо выбрать пункт «Договор» и нажать на кнопку «ОК». По кнопке «Отмена» форма выбора типа документа закрывается, добавление договора не происходит.
Форма нового договора представлена на рисунке 7.
Форма нового договора.
1277 × 541 пикс.     Открыть в новом окне Форма нового договора.
Для создания договора на основе СТД в базе договоров СТД (рисунки 8, 9)
Договоры СТД.
279 × 278 пикс.     Открыть в новом окне Договоры СТД.
Создание договора на основе СТД
1248 × 575 пикс.     Открыть в новом окне Создание договора на основе СТД
Необходимо нажать на кнопку . Открывается форма нового договора на основе СТД. Вид формы договора представлен на рисунке 10.
Карточка нового договора на основе СТД
1246 × 780 пикс.     Открыть в новом окне Карточка нового договора на основе СТД
Регламент работы с СТД-договорами см. в разделе «Регламент работы с СТД-договорами».

Регламент работы с оригинальным договором

По кнопке «Действия» открывается список действий по документу