Действующий
Регламент по Организации корпоративного мероприятия (до 150 чел.) | Трудоемкость: 80 н/ч Технологические сроки: 3-5 мес. | ||
№ | Операция | Технологические сроки | Ответственный |
1. Подготовительный этап, трудоемкость 50 н/ч | |||
1 | Заявка в ОРиСО на организацию мероприятия | за 3-5 месяцев | Заказчик |
2 | Заполнение брифа на проведение мероприятия: определение общей концепции мероприятия, выбор площадки для проведения | за 3 месяца | ИВК (ОРиСО) |
3 | Согласование брифа | за 3 месяца | Заказчик |
4 | Подготовка списков приглашенных на мероприятие | за 2-3 месяца | Управление персоналом УК "Стройком" |
5 | Согласование списков приглашенных с руководителями компаний | за 2-3 месяца | Управление персоналом УК "Стройком" |
6 | Согласование списков приглашенных на мероприятие VIP-персон | за 2-3 месяца | ИВК (ОРиСО) |
7 | Разработка подробного сценария мероприятия (предложения по официальной и развлекательной части) | за 2-3 месяца | ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
8 | Подготовка фуршетного предложения | за 2-3 месяца | ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
9 | Подготовка общей сметы на проведение мероприятия | за 2-3 месяца | ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
10 | Согласование сценария, фуршетного меню, общей сметы | за 2-3 месяца | Заказчик |
11 | Распределение общей суммы по смете согласно утвержденной схемы (при условии оплаты работ несколькими компаниями) | за 1,5-2 месяца | ИВК (ОРиСО) |
12 | Согласование сметы на проведение мероприятия с руководителями компаний Заказчиков (при условии оплаты работ несколькими компаниями) | за 1,5-2 месяца | Руководителями компаний Заказчиков |
13 | Документооборот: заключение договора с агентством на проведение мероприятия | за 2 месяца | ИВК (ОРиСО) |
Для информации: необходимо учитывать общее время документооборота: | |||
заключение оригинального договора | от 18 до 45 дней | модераторы, юридический отдел, ДОУ | |
заключение СТД-договора | от 7 до 20 дней | модераторы, ДОУ | |
заключение приложений к существующему договору | от 2 до 7 дней | модераторы, ДОУ | |
14 | Разработка дизайн-макетов фирменной продукции: пригласительные, конверты, грамоты и пр. | за 2 месяца | ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
15 | Согласование дизайн-макетов | за 2 месяца | Заказчик |
16 | Документооборот: оплата работ подрядчиков: | ||
заведение счета | за 2 недели | ИВК (ОРиСО) | |
согласование счета | за 1 неделю | Заказчик | |
проведение платежа | по факту согласования счета и перечисления д/с на р/с ИВК, но не позднее - 3-х дней до проведения мероприятия | ИВК (ОРиСО) | |
проведение закрывающих документов | по факту заключения договора/приложения | ИВК (ОРиСО) | |
17 | Печать фирменной продукции | за 1 месяц | ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
2. Организационный этап, трудоемкость 30 н/ч | |||
18 | Подготовка грамот для вручения, пригласительных для рассылки/раздачи | за 3 недели | ИВК (ОРиСО) |
19 | Доставка пригласительных до VIP-персон | за 1 неделю | ИВК (ОРиСО) |
20 | Подготовка оборудования, реквизитов для проведения мероприятия | за 1 неделю | ИВК (ОРиСО) |
21 | Контроль работы подрядчика по оборудованию площадки под проведение мероприятия | за 1 день/в день проведения | ИВК (ОРиСО) |
22 | Проведение генеральной репетиции мероприятия | в день проведения мероприятия | ИВК (ОРиСО)-Подрядчик |
23 | Участие сотрудников ОРиСО в проведении мероприятия (решение организацонных вопросов, контроль работы подрядчика и др.), 2 чел. | в день проведения мероприятия | ИВК (ОРиСО) |
24 | Вывоз оборудования и реквизитов | в день проведения мероприятия | ИВК (ОРиСО), подрядчик |
25 | Проведение анализа по итогам организации мероприятия | в течение 2 недель после проведения мероприятия | ИВК (ОРиСО) |
26 | Проведение анкетирования участников мероприятия для получения обратной связи (по запросу Заказчика) | в течение 1 месяца после проведения мероприятия | ИВК (ОРиСО) |
* примечание: сопутствующие работы по проведению мероприятия (организация и проведение фотосессии, изготовление слайд-шоу, подготовка фотоотчета и новостных материалов) включены в отдельные услуги и выставляются по факту согласно прайса ОРиСО/ИВК. |