(Действующий) СТО «Регламент организации корпоративного мероприятия»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО «Регламент организации корпоративного мероприятия»

Регламент по Организации корпоративного мероприятия (до 150 чел.)
Трудоемкость: 80 н/ч Технологические сроки: 3-5 мес.
Операция
Технологические сроки
Ответственный
1. Подготовительный этап, трудоемкость 50 н/ч
1
Заявка в ОРиСО на организацию мероприятия
за 3-5 месяцев
Заказчик
2
Заполнение брифа на проведение мероприятия: определение общей концепции мероприятия, выбор площадки для проведения
за 3 месяца
ИВК (ОРиСО)
3
Согласование брифа
за 3 месяца
Заказчик
4
Подготовка списков приглашенных на мероприятие
за 2-3 месяца
Управление персоналом УК "Стройком"
5
Согласование списков приглашенных с руководителями компаний
за 2-3 месяца
Управление персоналом УК "Стройком"
6
Согласование списков приглашенных на мероприятие VIP-персон
за 2-3 месяца
ИВК (ОРиСО)
7
Разработка подробного сценария мероприятия (предложения по официальной и развлекательной части)
за 2-3 месяца
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик
8
Подготовка фуршетного предложения
за 2-3 месяца
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик
9
Подготовка общей сметы на проведение мероприятия
за 2-3 месяца
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик
10
Согласование сценария, фуршетного меню, общей сметы
за 2-3 месяца
Заказчик
11
Распределение общей суммы по смете согласно утвержденной схемы (при условии оплаты работ несколькими компаниями)
за 1,5-2 месяца
ИВК (ОРиСО)
12
Согласование сметы на проведение мероприятия с руководителями компаний Заказчиков (при условии оплаты работ несколькими компаниями)
за 1,5-2 месяца
Руководителями компаний Заказчиков
13
Документооборот: заключение договора с агентством на проведение мероприятия
за 2 месяца
ИВК (ОРиСО)
Для информации: необходимо учитывать общее время документооборота:
 
заключение оригинального договора
от 18 до 45 дней
модераторы, юридический отдел, ДОУ
 
заключение СТД-договора
от 7 до 20 дней
модераторы, ДОУ
 
заключение приложений к существующему договору
от 2 до 7 дней
модераторы, ДОУ
14
Разработка дизайн-макетов фирменной продукции: пригласительные, конверты, грамоты и пр.
за 2 месяца
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик
15
Согласование дизайн-макетов
за 2 месяца
Заказчик
16
Документооборот: оплата работ подрядчиков:
 
 
 
заведение счета
за 2 недели
ИВК (ОРиСО)
 
согласование счета
за 1 неделю
Заказчик
 
проведение платежа
по факту согласования счета и перечисления д/с на р/с ИВК, но не позднее - 3-х дней до проведения мероприятия
ИВК (ОРиСО)
 
проведение закрывающих документов
по факту заключения договора/приложения
ИВК (ОРиСО)
17
Печать фирменной продукции
за 1 месяц
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик
2. Организационный этап, трудоемкость 30 н/ч
18
Подготовка грамот для вручения, пригласительных для рассылки/раздачи
за 3 недели
ИВК (ОРиСО)
19
Доставка пригласительных до VIP-персон
за 1 неделю
ИВК (ОРиСО)
20
Подготовка оборудования, реквизитов для проведения мероприятия
за 1 неделю
ИВК (ОРиСО)
21
Контроль работы подрядчика по оборудованию площадки под проведение мероприятия
за 1 день/в день проведения
ИВК (ОРиСО)
22
Проведение генеральной репетиции мероприятия
в день проведения мероприятия
ИВК (ОРиСО)-Подрядчик
23
Участие сотрудников ОРиСО в проведении мероприятия (решение организацонных вопросов, контроль работы подрядчика и др.), 2 чел.
в день проведения мероприятия
ИВК (ОРиСО)
24
Вывоз оборудования и реквизитов
в день проведения мероприятия
ИВК (ОРиСО), подрядчик
25
Проведение анализа по итогам организации мероприятия
в течение 2 недель после проведения мероприятия
ИВК (ОРиСО)
26
Проведение анкетирования участников мероприятия для получения обратной связи (по запросу Заказчика)
в течение 1 месяца после проведения мероприятия
ИВК (ОРиСО)
* примечание: сопутствующие работы по проведению мероприятия (организация и проведение фотосессии, изготовление слайд-шоу, подготовка фотоотчета и новостных материалов) включены в отдельные услуги и выставляются по факту согласно прайса ОРиСО/ИВК.