(Утративший силу) СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу

Работа с приложением «Управление правилами доступа»

Приложение «Управление правилами доступа» предназначено для комплексного управления группами пользователей в организации и правилами доступа к электронным документам и инвестиционным проектам.

Управление группами пользователей

На вкладке «Группы пользователей в организации» доступно управление группами пользователей (создание/редактирование/удаление).
По умолчанию в списке доступна группа «Все пользователи организации», в которую автоматически включаются пользователи, имеющие роли в данной организации (рисунок 18). Редактирование данной группы и пользователей в ней недоступно.
Группа "Все пользователи организации".
912 × 549 пикс.     Открыть в новом окне Группа "Все пользователи организации".

Создание новой группы

Для создания новой группы необходимо нажать кнопку «Добавить группу». В появившемся окне заполнить наименование (например, Совет Директоров, Учредители, Юристы и т.д.) (рисунок 19).
Создание новой группы.
493 × 364 пикс.     Открыть в новом окне Создание новой группы.
Для сохранения нажать «Сохранить». Добавленная группа появится списке групп (рисунок 20).
Созданная группа в списке групп организации.
907 × 364 пикс.     Открыть в новом окне Созданная группа в списке групп организации.

Редактирование группы

Редактирование наименования ранее созданной группы осуществляется по кнопке «Редактировать группу». В открывшемся окне произвести изменения и нажать кнопку «Сохранить».

Удаление группы

Удаление группу доступно по кнопке «Удалить группу». Если группа участвует в каком-либо правиле доступа, то ее удаление запрещено: в этом случае появится предупреждающее информационное сообщение (рисунок 21).
Информационное сообщение.
595 × 150 пикс.     Открыть в новом окне Информационное сообщение.

Управление пользователями в группе

После создания группы можно управлять составом участников в ней, добавлять или удалять пользователей из группы.

Добавление пользователя в группу

Для добавления пользователя в группу необходимо выделить из списка нужную группу и в разделе «Пользователи в выбранной группе» нажать кнопку «Добавить».
В открывшемся окне со всеми зарегистрированными пользователями в системе необходимо найти нужного пользователя и нажать «Сохранить» (рисунок 22).
Добавление пользователя в группу.
905 × 582 пикс.     Открыть в новом окне Добавление пользователя в группу.
Пользователь отобразится в списке (рисунок 23).
Отображение добавленного пользователя в группе.
910 × 285 пикс.     Открыть в новом окне Отображение добавленного пользователя в группе.

Удаление пользователей из группы

Удаление пользователя из группы происходит по кнопке «Удалить». Необходимо выделить нужного пользователя в группе и нажать кнопку «Удалить». В появившемся диалоговом окне подтвердить действие. В случае долгой загрузки системы появится соответствующее сообщение (рисунок 24).
600 × 154 пикс.     Открыть в новом окне

Правила доступа к электронным документам и инвестиционным проектам

Правила доступа – определённые правила предоставления пользователям доступа к электронным документам, инвестиционным проектам и заявкам на закупки. Правила доступа может создавать пользователь в роли «Редактор организации». Правила могут распространяться как на всех пользователей системы, так и на определённые группы или конкретных пользователей. Правило действует как для существующих документов или проектов, так и для вновь создаваемых, пока оно не будет изменено.
Внешний вид вкладки «Подключенные правила доступа» представлен на рисунке 25. В левой части экрана отображаются «Объекты», которые используются в качестве разделов, фильтрующих правила. Правила отображаются в правой части экрана в соответствии с выбранным разделом.
Внешний вид вкладки "Подключенные правила доступа".
1443 × 570 пикс.     Открыть в новом окне Внешний вид вкладки "Подключенные правила доступа".

Подключение правила из списка существующих

Для подключения правила нужно нажать кнопку «Подключить правило доступа». Откроется диалоговое окно с мастером подключения правил. Доступные правила доступа отображаются в зависимости от выбранного раздела. Если раздел не выбран, то отображаются все правила доступа (рисунок 26).
Подключение правил доступа.
1122 × 518 пикс.     Открыть в новом окне Подключение правил доступа.
Возможен выбор одного из следующих правил:
  1. «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании заявок на закупку с превышением или рисковыми сроками» позволяет предоставить группе пользователей организации, являющейся инвестором инвестиционных проектов, доступ к заявкам на закупки ИСП в качестве участника согласования (см. СТО МИ пользователя "Папир: Управление проектами"). Если в заявке на закупку было обнаружено превышение или рисковые сроки поставки, то в случае установки данного правила, участие в согласовании заявки на закупку данной группы пользователей обязательно.
  2. «Чтение всех инвестиционных проектов организации» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на чтение всех инвестиционных проектов, где в качестве организации-инвестора указана текущая организация (добавление группы в список доступа в роли «Читатель проекта»).
  3. «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов если контрагент-поставщик не аккредитован или находится в черном списке» позволяет предоставить указанному пользователю или группе пользователей доступ к электронным документам организации с типом «Договор», «Спецификация» в качестве наблюдателя или участника согласования к обязательному циклу согласования, если сторона-поставщик документа не аккредитована или находится в черном списке.
  4. «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов по запросу» позволяет предоставить указанному пользователю или группе пользователей доступ к выбранным электронным документам организации в качестве наблюдателя или участника согласования, если организация участвует в согласовании.
  5. «Обязательное участие организации в согласовании документов» позволяет предоставить указанному пользователю или группе пользователей доступ к электронным документам организации в качестве наблюдателя или участника согласования. В случае установки данного правила согласование выбранных электронном документов данной организацией обязательно.
  6. «Чтение всех документов организации» позволяет предоставить доступ группе пользователей на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Читатель»).
  7. «Замещение сотрудника» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на редактирование документов «Договор», «Спецификация», «Товарная накладная», «Приложение», где в качестве одной из сторон выступает текущая организация и пользователь, которого нужно заместить является редактором (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Редактор»).
  8. Ручной перевод подписанных документов в статус «Действует» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на установку статуса «Действует (вручную)» в документах типа «Договоры», «Спецификации», «ПУДы» и «Приложения», где одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа в роли «Контролер»).
  9. «Редактирование всех документов организации» позволяет предоставить доступ группе пользователей на редактирование всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Редактор»).
  10. «Аутсорсинг консалтинговых услуг ООО УК «Стройком» позволяет предоставить доступ группе пользователей «Сотрудники ООО УК «Стройком» организации «Стройком УК ООО» на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Читатель»). Данное правило можно использовать для организаций, которые передали на аутсорсинг консалтинговые услуги ООО УК «Стройком». Группой пользователей «Сотрудники ООО УК «Стройком» управляет редактор организации «Стройком УК ООО».
  11. «Аутсорсинг бухгалтерии ООО «БИК» позволяет предоставить доступ группе пользователей «Бухгалтерия организации ООО «БИК» на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Читатель»). Данное правило можно использовать для организации, которые передали на аутсорсинг бухгалтерское обслуживание ООО «БИК». Группой пользователей «Бухгалтерия организации ООО «БИК» управляет редактор организации ООО «Бизнес Инновации Консалтинг».
  12. «Аутсорсинг ДОУ ООО «Экспертиза» позволяет предоставить доступ группе пользователей «Канцелярия. Входящие. Исходящие» организации ООО «Экспертиза» на чтение электронных документов с типом «Письмо», где в качестве одной из сторон указана текущая организация (группа добавляется в список доступа электронного документа в роли «Регистратор»). Данное правило можно использовать для организаций, которые передали на аутсорсинг документное обеспечение управления ООО «Экспертиза». Группой пользователей «Канцелярия. Входящие. Исходящие» управляет редактор организации ООО «Экспертиза».
Для добавления правил «Чтение всех документов организации», «Редактирование всех документов организации», «Чтение всех инвестиционных проектов организации», «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании заявок на закупку с превышением или рисковыми сроками» необходимо выполнить следующую последовательность действий:
Выбрать правило из списка и перейти далее по мастеру,
Выбор правила.
913 × 528 пикс.     Открыть в новом окне Выбор правила.
Выбрать группу пользователей, которой будет предоставлен доступ (рисунок 27),
Выбор группы пользователй.
593 × 258 пикс.     Открыть в новом окне Выбор группы пользователй.
По нажатию на пиктограмму отобразится список сотрудников группы,
После завершения работы с мастером правило появляется в списке подключенных (рисунок 28).
Добавление правила.
1443 × 441 пикс.     Открыть в новом окне Добавление правила.
Выбранная группа пользователей получает доступ к электронным документам, инвестиционным проектам или заявкам на закупки, где в качестве одной из сторон документа или инвестором проекта указана текущая организация.
Важно!
22.05.2019 для всех организаций, у которых заведен хотя бы один инвестиционно-строительный проект, автоматически добавлено правило «Согласование заявки на закупку группой Координаторы офиса управления проектами Эфекс» (рисунок 29), его действие аналогично действию правила «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании заявок на закупку с превышением или рисковыми сроками», в качестве субъекта доступа выбрана группа пользователей «Координаторы офиса управления проектами Эфекс» организации «Эфекс Системс ООО» в роли «Участник» для заявок на закупки.
Правило "Согласование заявки на закупку группой Координаторы офиса управления проектами Эфекс".
1380 × 327 пикс.     Открыть в новом окне Правило "Согласование заявки на закупку группой Координаторы офиса управления проектами Эфекс".
На рисунке 30 представлен доступ к электронному документу.
Список доступа к электронному документу.
705 × 576 пикс.     Открыть в новом окне Список доступа к электронному документу.